d) Khối phông lưu trữ cá nhân
3.2.1. Giải pháp về mặt tổ chức
Ngày 06/9/2001, Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) đã chính thức ban hành Quyết định số 52/2001/QĐ-BTCCBCP thành lập Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia. Trung tâm được xác định là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước có chức năng tiếp nhận, bảo quản an toàn, phục vụ khai thác sử dụng tài liệu bảo hiểm của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Căn cứ vào Quyết định trên, ngày 18/ 01/2002, Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Quyết định số 10/QĐ-TCCB quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia. Theo Quyết định này, Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia có 7 nhiệm vụ và một trong những nhiệm vụ đó là phối hợp với các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đề xuất danh mục những phông, sưu tập tài liệu quý, hiếm phải bảo hiểm trình Cục Lưu trữ Nhà nước phê duyệt và tổ chức thực hiện. Điều đáng quan tâm về mặt tổ chức là:
Thứ nhất, phải nghiên cứu đề xuất giải pháp về cơ chế phối hợp giữa Trung
việc tổ chức lập danh mục các phông và sưu tập tài liệu lưu trữ quý, hiếm cần phải lập phông bảo hiểm và tổ chức thực hiện việc lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý, hiếm. Theo kinh nghiệm của Lưu trữ Cộng hoà liên bang Đức thì việc lập bản sao bảo hiểm tài liệu được thực hiện tại các cơ quan lưu trữ - nơi trực tiếp bảo quản bản gốc, bản chính tài liệu lưu trữ. Sau khi hoàn thành và kiểm tra đạt yêu cầu chất lượng, bản sao bảo hiểm tài liệu ở dạng bản master negative được chuyển đến kho bảo hiểm để bảo quản, kho này hoàn toàn cách xa về mặt địa lý với kho bảo quản bản gốc, bản chính tài liệu lưu trữ. Tại Lưu trữ Liên bang Nga thì việc thực hiện sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý, hiếm có ý nghĩa toàn liên bang được thực hiện tập trung tại hai cơ sở: một cơ sở trực thuộc Viện Lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật tại thành phố Mátxcơva và một cơ sở trực thuộc Viện Lưu trữ lịch sử ở thành phố Xanh-pê-téc-bua. Theo Tổng cục Lưu trữ Liên bang Nga cho biết thì tới đây, hai cơ sở này sẽ được đưa về trực thuộc Tổng cục. Còn việc lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ của địa phương nào thì do địa phương đó tự thực hiện, chẳng hạn việc lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý, hiếm hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố Mát-x-cơ-va do Cục Lưu trữ thành phố Mátxcơva thực hiện. Các bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ cho dù của Liên bang hay của địa phương sau khi hoàn thành đều được chuyển đến Trung tâm bảo quản phông bảo hiểm tại Xi-bi-ri để tập trung bảo quản. Thiết nghĩ, đây cũng là những kinh nghiệm quý mà chúng ta có thể tham khảo vận dụng.
Thứ hai, phải tiếp tục xác định rõ chức năng nhiệm vụ của các đơn vị tổ
chức thuộc Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia. Theo Quyết định số 10 nêu trên thì cơ cấu tổ chức của Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia hiện có hai đơn vị là Phòng Nghiệp vụ bảo hiểm tài liệu lưu trữ và Phòng Hành chính-Quản trị-Tổ chức nhưng nhiệm vụ cụ thể của từng đơn vị đó phải làm
Thứ ba, trên cơ sở xác định rõ chức năng, nhiệm của Trung tâm Bảo hiểm
tài liệu lưu trữ quốc gia cũng như của các đơn vị thuộc Trung tâm và độ dày công việc mà đề xuất bố trí cho đủ biên chế để thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.