d) Khối phông lưu trữ cá nhân
2.2. Sự cần thiết phải bảo hiểm tài liệu lƣu trữ
Chúng ta biết rằng tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân gia đình, dòng họ tiêu biểu, không phân biệt thời gian sản sinh, phương pháp và vật liệu chế tác. Với giá trị đặc biệt như vậy, tài liệu lưu trữ chẳng những được coi là di sản đặc biệt của dân tộc mà còn được coi là di sản của chung nhân loại cần phải được bảo vệ, bảo quản an toàn.
Tài liệu lưu trữ thường là bản gốc, bản chính, trong trường hợp không có bản chính mới được dùng bản sao để thay thế. Như vậy, về nguyên tắc có thể thấy rằng tài liệu lưu trữ là độc bản. Tài liệu lưu trữ được ghi trên nhiều vật mang tin khác nhau như đất nung, thân tre, lá cây, gỗ, giấy hoặc là phim, ảnh, băng, đĩa hình, băng, đĩa âm thanh, đĩa mềm, CD-ROM, các thiết bị lưu trữ ...., trong số đó tài liệu lưu trữ được ghi trên vật mang tin bằng giấy chiếm đại đa số
lưu trữ nói chung và của tài liệu lưu trữ ghi trên giấy nói riêng ngày càng bị đe doạ có thể dẫn tới huỷ hoại hoàn toàn bởi những nguyên nhân sau đây:
Thứ nhất: Nguyên nhân do tự thân tài liệu gây nên.
Sự giá hoá của tài liệu lưu trữ bị gây nên bởi chính vật mang tin và chất liệu ghi tin. Thực tế cho thấy, phần lớn tài liệu lưu trữ trên thế giới cũng như ở Việt Nam là được ghi trên giấy và phần lớn giấy lại được sản xuất trên dây chuyền máy công nghiệp với nguyên liệu chính là gỗ. Trong gỗ, ngoài xenlulô, có tới 25-30% lignin, 5% nhựa cây và các chất khác. Trong quá trình sản xuất, gỗ được đưa vào máy nghiền nát thành bột và được pha chế thêm các chất phụ gia như cao lanh, chất kết dính, chất tẩy trắng, chất màu, chất thơm... Với phương pháp sản xuất như vậy một số chất có trong thành phần của gỗ dễ bị ô xy hoá như lignin đã không được loại trừ. Dưới tác động của điều kiện môi trường đặc biệt là nhiệt độ và độ ẩm cao đã thúc đẩy tài liệu lưu trữ bị già hoá nhanh chóng trở nên vàng, giòn dẫn đến tự huỷ hoại. Ở Việt Nam, theo báo cáo kết quả khảo sát tình trạng vật lý tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III năm 1998 cho thấy hầu như 100% tài liệu lưu trữ sản xuất trên dây chuyền máy công nghiệp và từ nguyên liệu chính là gỗ đều đã bị a xít ở mức độ khá cao. Độ PH đo được từ 4,3-5,5. Nhiều tài liệu lưu trữ nhất là tài liệu lưu trữ được sản xuất trong thời kỳ kháng chiến chống thực dân Pháp và đế quốc Mỹ đã ngả màu vàng, trở nên giòn và dễ gãy vụn khi có tác động nhẹ. Theo tính toán của Viện Nghiên cứu giấy và xenlulô (Bộ Công nghiệp) nếu không tiến hành khử a xít thì khả năng trong khoảng 30 năm tới những tài liệu lưu trữ nêu trên sẽ tự huỷ hoại.
Tuổi thọ của tài liệu lưu trữ ngoài việc chịu ảnh hưởng của chất lượng vật mang tin thì độ bền của chữ viết hoặc đường nét trên ghi trên tài liệu lưu trữ còn chịu ảnh hưởng rất lớn bởi chất liệu của vật ghi tin, đó là mực. Hiện tại, ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, những tài liệu lưu trữ được viết bằng mực galic sắt
hầu như chữ viết đều đã bị mực ăn thủng, những tài liệu lưu trữ được viết bằng mực tím, mực xanh... đều đã bị phai màu.
Nhận thức được nguy cơ xuống cấp của tài liệu do nguyên nhân tự thân gây nên, ngay từ những năm đầu của thế kỷ XX, nhiều quốc gia trên thế giới đã nghiên cứu và đưa vào ứng dụng nhiều biện pháp để phòng ngừa như ban hành chính sách về sử dụng giấy bền lâu và mực bền lâu theo ISO 9706 về giấy bền lâu do Tổ chức tiêu chuẩn quốc tế ban hành tháng 7/1994 hoặc các biện pháp để ngăn chặn chẳng hạn như tiến hành khử a xít, khôi phục tình trạng chữ viết hoặc nét vẽ bị mờ, tu bổ tài liệu bị hư hỏng để kéo dài tuổi thọ cho tài liệu lưu trữ.
Thứ hai: Do ảnh hưởng của điều kiện tự nhiên
Khác với một số quốc gia trên thế giới, tài liệu lưu trữ của Việt Nam cũng bị hư hỏng rất nhiều do chịu ảnh hưởng của điều kiện tự nhiên. Bởi lẽ, Việt Nam nằm ở trung tâm khu vực Đông Nam Á, trong vùng khí hậu nhiệt đới gió mùa. Việt Nam có số giờ nắng trung bình năm từ 1.500 đến 2.000 giờ và lượng mưa trung bình năm từ 1.500 đến 2.000 mm. Do nắng lắm, mưa nhiều nên nhiệt độ và độ ẩm rất cao. Nhiệt độ trung bình năm từ 22 đến 27 0C và độ ẩm không khí là 80%. Trong khi điều kiện bảo quản tối ưu đối với tài liệu giấy thông thường là 20+-2 0C và độ ẩm không khí là 50+ - 5%.
Với nhiệt độ cao trung bình lên tới 27 0C như trên đã làm cho lượng nước cần thiết chứa trong giấy dần dần bốc hơi và kết quả là giấy ngày trở nên khô, giòn. Đặc biệt sự dao động mạnh của nhiệt độ từ 22 đến 27 0C đã làm cho độ bền cơ học của tài liệu lưu trữ bị giảm sút. Cùng với nhiệt độ cao thì độ ẩm cao trung bình trên 80% đã có ảnh hưởng rất lớn đối với độ bền của tài liệu lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bảo quản lâu trong điều kiện ẩm độ cao rất dễ bết dính lại với nhau và điều đó đã tạo điều kiện thuận lợi cho nấm mốc phát triển. Nhiệt độ và ẩm độ cao cũng là môi trường thuận lợi cho côn trùng sinh sôi phát triển nhanh chóng. Kết quả nghiên cứu đề tài khoa học “Côn
lưu trữ có tới 36 loại côn trùng hại tài liệu lưu trữ. Trong đó có ba loài cần đặc biệt lưu ý là loài gặm phá điển hình như con ba đuôi, con dán..; loài đục phá như mối, mọt...; loài truyền bệnh như mạt, rệp, bọ chét...Những loài côn trùng nêu trên chẳng những cắn nát hoặc đục thủng tài liệu lưu trữ mà còn dễ dàng truyền bệnh cho người khi tiếp xúc với tài liệu lưu trữ. Ngoài nhiệt độ và độ ẩm cao thì tác động của ánh sáng mặt trời vùng nhiệt đới, bụi, ô nhiễm môi trường không khí đã và đang có ảnh hưởng xấu đến sự an toàn và độ bền của tài liệu lưu trữ.
Một trong những yếu tố bất ngờ có thể gây tổn hại khôn lường đối với tài liệu lưu trữ chính là thiên tai. Càng ngày, các thảm hoạ thiên càng diễn ra phức tạp và Việt Nam cũng không nằm ngoài ảnh hưởng đó. Trong những năm gần đây ở Việt Nam đã xảy ra nhiều trận lũ, lụt, động đất. Điển hình là lũ quét, sụt lở đất và động đất ở khu vực miền núi phía Bắc; nạn bão lụt ở các tỉnh miền Trung, Tây Nguyên và khu vực đồng bằng sông Cửu Long. Những thảm hoạ thiên tai đó chẳng những đã cướp đi sinh mạng của nhiều người dân vô tội mà còn làm thiệt hại nhiều tài sản trong đó có tài liệu lưu trữ.
Thứ ba: Do thiếu kho tàng, các trang thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ
Do chiến tranh liên miên và khó khăn của nền kinh tế Việt Nam nên suốt một thời gian dài ngành lưu trữ đã không có đủ kho tàng và các trang thiết bị chuyên dụng để bảo quản tài liệu lưu trữ. Chính việc bảo quản tài liệu lưu trữ tại các kho tạm lâu ngày trong hang hoặc dưới hầm ẩm ướt và không có đủ các phương tiện bảo quản tối thiểu như giá, hộp, cặp... nên đã làm cho nhiều tài liệu lưu trữ bị hư hỏng nghiêm trọng. Thực trạng tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đã và đang xuống cấp nghiêm trọng là một minh chứng, trong đó có khối tài liệu Châu bản Triều Nguyễn - một trong những khối tài liệu được coi là quý, hiếm nhất của Việt Nam - cũng chỉ có khoảng 10% là còn tốt.
Thứ tư: Do con người gây gây nên
Bên cạnh sự thiếu thốn về kho tàng, về trang thiết bị còn phải kể đến nguyên nhân làm hư hại tài liệu do con người trực tiếp gây nên. Trước hết, phải kể đến cường độ sử dụng tài liệu ngày càng tăng đã làm cho tài liệu bị hư hỏng. Do chưa có các giải pháp thay thế nên phần lớn tài liệu đưa ra sử dụng đều là bản chính, bản gốc. Chính điều đó đã làm cho tình trạng vật lý của tài liệu lưu trữ vốn đã xuống cấp càng có nguy cơ bị xuống cấp nhanh chóng hơn.
Bên cạnh việc khai thác bản gốc, bản chính thì sự bất cẩn của con người cũng có thể làm cho tài liệu lưu trữ bị hư hại. Sự bất cẩn có thể dẫn đến hoả hoạn thiêu huỷ toàn bộ tài liệu lưu trữ. Ngoài ra, sự thiếu hiểu biết về kỹ thuật bảo quản tài liệu; sự cẩu thả và thiếu tinh thần trách nhiệm khi xuất nhập tài liệu và trong quá trình thực hiện các khâu nghiệp vụ thu thập, chỉnh lý, xác định gía trị tài liệu hay trong khi khai thác sử dụng tài liệu, trưng bày triểm lãm tài liệu; việc sử dụng các phương tiện bảo quản có nhiễm a xít; việc sử dụng các hoá chất có hại trong quá trình tu bổ sửa chữa tài liệu lưu trữ...đều có thể làm tổn hại tài liệu lưu trữ.
Một trong những nguyên nhân khác làm huỷ hoại tài liệu lưu trữ là các cuộc nội chiến và chiến tranh do con người gây nên. Cũng vì những nguyên nhân này mà tài liệu lưu trữ hình thành qua nhiều triều đại phong kiến của Việt Nam đến nay đã không còn nữa. Nhiều tài liệu lưu trữ hình thành trong qua trình hoạt động cơ quan, tổ chức của thực dân Pháp ở Việt Nam từ 1858 đến 1945; của chính quyền thân thực dân Pháp, thân phát xít Nhật và của chính quyền Việt Nam Cộng hoà từ 1954 đến1975; của chính quyền cách mạng từ 1945 đến 1975 cũng bị thất lạc, mất mát khá nhiều. Nguy cơ chiến tranh và các vụ khủng bố trên thế giới ngày càng gia tăng đang là mối đe dọa hoà bình, đe doạ sự an toàn của tài liệu lưu trữ.
Chính vì những nguyên nhân nêu trên nên cần phải tiến hành bảo hiểm tài liệu lưu trữ mà điều quan trọng là phải tạo lập được bản sao tài liệu lưu trữ. Bản sao đó phải được bảo quản tại kho lưu trữ chuyên dụng riêng biệt tách rời bản chính, bản gốc để đề phòng nếu chẳng may có sự cố xẩy ra làm huỷ hoại bản gốc, bản chính tài liệu lưu trữ thì vẫn còn bản sao thay thế.