d) Khối phông lưu trữ cá nhân
2.3.1. Cơ sở pháp lý để tiến hành bảo hiểm tài liệu
Cơ sở pháp lý quan trọng để tiến hành bảo hiểm tài liệu lưu trữ ở Việt Nam lần đầu tiên được pháp quy hoá trong Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia năm 1982. Tại Điều 5 của Pháp lệnh này có quy định "Đối với những tài liệu đặc biệt quý, hiếm, tuyệt mật, phải lập bản sao để bảo hiểm và phải được bảo quản, sử dụng theo chế độ đặc biệt do Hội đồng Bộ trưởng quy định". Vấn đề này một lần nữa lại được khẳng định trong Pháp lệnh lưu trữ quốc gia được Uỷ ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04/4/2001. Khoản 3 Điều 17 của Pháp lệnh này có quy định "Tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm phải được bảo quản theo chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ". Thi hành Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã và đang triển khai một số các biện pháp để xúc đẩy nhanh tiến độ bảo hiểm tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Cụ thể là, Cục Lưu trữ Nhà nước đã trình Bộ trưởng, Trưởng ban Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) ra Quyết định thành lập Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia. Theo Quyết định số 52/2001/QĐ-BTCCBCP ngày 06/9/2001 của Bộ Nội vụ về việc thành lập Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia thì Trung tâm có chức năng tiếp nhận, bảo quản an toàn, phục vụ khai thác sử dụng tài liệu bảo hiểm của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Như vậy là với Quyết định này, toàn bộ tài liêụ bảo hiểm của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đã được giao cho một đơn vị có trách nhiệm quản lý- đó là Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia.
Cùng với việc thành lập Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã và đang xúc tiến xây dựng một số đề án cải tạo và xây mới kho bảo hiểm để trình các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền phê duyệt như “Đề án cải tạo kho lưu trữ ở Đà Lạt-Lâm Đồng”; “Đề án xây kho bảo hiểm tài liệu”. Cùng với việc cải tạo và xây mới kho bảo hiểm tài liệu, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đang chỉ đạo các phòng nghiệp vụ cùng phối hợp với Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia và các đơn vị có liên quan xây dựng “Đề án bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia” trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt. Với việc triển khai các giải pháp nêu trên, cơ sở pháp lý để tiến hành bảo hiểm tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đang từng bước được xây dựng và hoàn thiện.
2.3.2. Thực trạng bảo hiểm tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
Mặc dù vấn đề bảo hiểm tài liệu lưu trữ đã được quy định trong Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia năm 1982 nhưng vì nhiều nguyên nhân khác nhau nên việc tiến hành bảo hiểm tài liệu còn rất hạn chế. Chúng ta có thấy rõ vấn đề này qua thực tế triển khai ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.
2.3.2.1. Thực trạng bảo hiểm tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I
Như đã trình bày tại Chương 1 của luận văn, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I hiện đang quản lý gần 06 km giá tài liệu lưu trữ quốc gia được hình thành trong quá trình hoạt động cuả các cơ quan, tổ chức thuộc thời kỳ Phong kiến - Pháp thuộc. Để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi thẩm quyền quản lý của mình, từ năm 1996, trong quá trình triển khai thực hiện “Đề án cấp cứu tài liệu Châu bản”, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I đã tiến hành ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý và bảo hiểm tài liệu Châu bản trên CD- ROM.
ổ đĩa cứng 1,2 GB và bộ nhớ RAM 32 MB, tốc độ 133 MHZ, các máy tính cá nhân IBM 486, máy quét scaner, máy ghi CD-ROM, HUB, cable nối mạng, các đĩa CD-ROM trắng và các thiết bị phụ trợ cần thiết khác.
Về phần mềm, chương trình quản lý và bảo hiểm tài liệu Châu bản được viết bằng ngôn ngữ Visual Basic với phần mềm cơ sở dữ liệu Access có các chức năng chính là cập nhật, lưu trữ và tìm kiếm thông tin theo yêu cầu trong phạm vi từng tập Châu bản.
Kết quả, đến hết năm 2002, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I đã đưa được 700 tập Châu bản với 365.000 trang ảnh vào CD-ROM. Mỗi CD-ROM tương ứng với 01 tập Châu bản. Mỗi CD - ROM sau khi hoàn thành được nhân thành 03 bản để bảo hiểm và để phục vụ khai thác sử dụng khi có yêu cầu.
Có thể nói răng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý và bảo hiểm tài liệu Châu bản là bước đi mạnh dạn vào thời điểm mà ở Việt Nam việc ứng dụng công nghệ thông tin còn khá mới mẻ đối với phần lớn các ngành. Kết quả mà Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I đạt được trong việc ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý và bảo hiểm tài liệu Châu bản đã mở ra triển vọng mới trong việc hiện đại hoá công tác quản lý và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu bằng công nghệ hiện đại ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.
Mặc dù đạt được kết quả như vậy nhưng việc triển khai ứng dụng công nghệ này trong thực tế đã bộc lộ những hạn chế nhất định, cụ thể là:
- Tài liệu Châu bản được tổ chức rời rạc trên từng CD-ROM theo từng tập Châu bản. Bởi vậy, việc tìm kiếm thông tin chỉ có thể thực hiện được trong phạm vi từng đĩa đơn lẻ (từng tập Châu bản) mà chưa cho phép khai thác thông tin về một vấn đề nào đó xuyên suốt tất cả các tập Châu bản;
- Tài liệu Châu bản được lưu trữ dưới dạng ảnh bitmap nên format dữ liệu ảnh chiếm bộ nhớ rất lớn, trong khi đó thì phương tiện để lưu trữ dữ liệu
hiện tại là CD-ROM có dung lượng nhỏ cho nên mỗi CD-ROM chỉ lưu trữ được 01 tập Châu bản với số trang ảnh tối đa khoảng 400 ảnh;
- Độ an toàn và tuổi thọ của phương tiện để lưu trữ dữ liệu là CD-ROM chưa được thực tiễn kiểm nghiệm. Qua tiến hành kiểm tra một số CD-ROM được sản xuất từ năm 1996 tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I cho thấy có những files không cho phép truy cập khi cần khai thác sử dụng.
Để khắc phục những tồn tại nêu trên, hiện tại, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I đang tiến hành triển khai Dự án "Nâng cấp và phát triển hệ thống thông tin tài liệu Châu bản triều Nguyễn" với các nội dung chủ yếu sau:
- Hoàn thiện Khung phân loại thông tin tài liệu Châu bản và bảng chuẩn thông tin về mã địa danh, mã xuất xứ...
- Chuyển đổi toàn bộ format ảnh *bmp (ảnh chưa nén) sang format ảnh *jpg (ảnh nén) để tiết kiệm bộ nhớ. Thực tế thí điểm chuyển đổi hiện tại ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I cho thấy nếu để ảnh ở dạng *bmp dung lượng bộ nhớ chiếm 195 MB thì khi chuyển sang format ảnh *jpg dung lượng bộ nhớ chỉ cần 27, 6 MB;
- Xây dựng chương trình chuyển đổi cấu trúc cơ sở dữ liệu ảnh và tiến hành chuyển đổi từ cơ sở dữ liệu ảnh đơn lẻ (theo từng CD hay từng tập Châu bản) thành một cơ sở dữ liệu tổng hợp chung cho toàn bộ tài liệu Châu bản nhằm tạo điều kiện cho việc khai thác sử dụng đạt hiệu quả;
- Xây dựng phần mềm ứng dụng trên mạng dưới dạng Web sao cho vừa tạo điều kiện cho việc khai thác sử dụng tài liệu được thuận lợi vừa bảo đảm giữ gìn bí mật thông tin trong trường hợp cần thiết 7.
2.3.2.2. Thực trạng bảo hiểm tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II
ROM trong khuôn khổ của “Đề án cấp cứu tài liệu Mộc bản”. Cho đến hết năm 2002, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II đã đưa được 55.318 tờ bản dập tài liệu Mộc bản vào 184 CD-ROM. Cũng như tài liệu Châu bản, mỗi CD-ROM chứa tài liệu Mộc bản đã được in sao thành 03 bản để bảo hiểm và để phục vụ khai thác sử dụng. Tuy nhiên, từ bài học của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II đã rút kinh nghiệm không tổ chức tài liệu Mộc bản trên các cơ sở dữ liệu đơn lẻ như đối với tài liệu Châu bản mà tổ chức thống nhất trong một cơ sở dữ liệu chung. Việc tổ chức tài liệu Mộc bản trong một cơ sở dữ liệu tập trung đã cho phép đáp ứng yêu cầu khai thác sử dụng toàn bộ tài liệu Mộc bản theo chuyên đề, theo tên tác phẩm, theo tên tác giả, theo niên lịch...và đã khắc phục được những tồn tại mà hệ thống quản lý tài liệu Châu bản mắc phải. Có thể nói rằng, việc tổ chức lưu trữ tài liệu Mộc bản trong một cơ sở dữ liệu chung một lần nữa đánh dấu bước tiến mới của việc ứng dụng công nghệ tin trong việc quản lý tài liệu lưu trữ ở dạng toàn văn trên CD-ROM.
Ngoài việc tiến hành đưa toàn văn bản dập tài liệu Mộc bản vào CD- ROM, từ năm 1999, thực hiện “Đề án chống nguy cơ huỷ hoại, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả một số khối và phông tài liệu”, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II đã ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý khối băng ghi âm về hoạt động của các quan chức cấp cao thuộc Chính quyền Nguỵ Sài Gòn từ 1954 đến 30/4/1975 trên CD-ROM.
Để triển khai thực hiện việc này, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II đã trang bị hệ thống phần cứng gồm: Máy ghi âm; bàn điều khiển Mixer; các máy cá nhân (PC); máy chủ (File Sever); thiết bị ghi CD -ROM; HUB; card mạng; card xử lý âm thanh; cable nối mạng; đĩa CD-ROM và các phụ kiện khác. Các máy cá nhân được nối mạng với nhau và nối với máy chủ thông qua hệ thống cable. Máy tính chủ làm nhiệm vụ điều hành toàn bộ hệ thống mạng máy tính và là nơi lưu
trữ toàn bộ thông tin nên phải có dung lượng ổ đĩa cứng lớn từ 3-9 GB và bộ nhớ RAM từ 84 MB trở lên.
Về phần mềm, chương trình quản lý và bảo hiểm tài liệu ghi âm được viết bằng ngôn ngữ Visual Basic với phần mềm cơ sở dữ liệu Access có các chức năng chính là cập nhật, lưu trữ và tìm kiếm thông tin theo yêu cầu.
Công việc ứng dụng này được thực hiện theo quy trình do Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành kèm theo văn bản số 145/LTNN-NVTW ngày 17/4/1999 và được sửa đổi theo văn bản số 479/ LTNN-NVTW ngày 05/10/2001 gồm các bước chủ yếu sau đây:
- Tài liệu ghi âm được số hoá thông qua các thiết bị số hoá. Riêng các băng ghi âm có chất lượng âm thanh kém thì phải được xử lý nâng cao chất lượng âm thanh thông qua bàn điều khiển mixer trước khi chuyển số hoá;
- Nhập các bài gỡ (bài nói) vào máy cá nhân (PC) dưới dạng rich text format;
- Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu ghi âm (mỗi bài nói là một phiếu tin, trong đó thông tin về địa chỉ tra tìm, tên sự kiện, tên bài nói, địa điểm ghi âm, thời gian ghi âm, thời lượng phát, chất lượng âm thanh, tình trạng vật lý...)
- Tạo file tần số cho mỗi bài nói;
- Ghép nối file văn bản (file text), file âm thanh với cơ sở dữ liệu tương ứng;
- Kiểm tra, chỉnh sửa hoàn chỉnh và ghi sang CD-ROM.
Kết quả đến hết năm 2002, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II đã đưa được gần 429 giờ băng ghi âm vào 122 CD-ROM. Và mỗi CD-ROM cũng được nhân thành ba bản để bảo hiểm và để phục vụ khai thác sử dụng khi có yêu cầu.
2.3.2.3. Thực trạng bảo hiểm tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
Cùng với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I và Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II, trong những năm qua, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cũng đã thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý và bảo hiểm tài liệu băng ghi âm. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý và bảo hiểm tài liệu ghi âm ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III cũng được thực hiện như ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II.
Kết quả đến hết năm 2002, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã đưa được gần 900 giờ băng ghi âm các bài nói của Chủ tịch Hồ Chí Minh, các kỳ họp Quốc hội, các Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng Cộng sản Việt Nam và các sự kiện trọng đại khác vào CD-ROM.
2.3.3. Nhận xét chung về thực trạng bảo hiểm tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
2.3.3.1. Những kết quả đạt được
Có thể thấy rằng trong những năm gần đây, các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia đã bước đầu triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý và bảo hiểm một số khối tài liệu quý, hiếm do mình trực tiếp quản lý như tài liệu Châu bản ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I; tài liệu Mộc bản ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II và tài liệu ghi âm ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II và Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
Sản phẩm của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý và bảo hiểm tài liệu là các cơ sở dữ liệu và các CD-ROM. Tại các cơ sở dữ liệu và trên mỗi CD-ROM, thông tin tài liệu được lưu giữ ở hai mức độ:
Mức thông tin toàn văn, trong đó tài liệu Châu bản và Mộc bản được quét
(scaner) toàn văn vào máy tính, được số hoá, xử lý kỹ thuật và lưu trữ dưới dạng ảnh bitmap và tài liệu băng ghi âm được chuyển vào máy tính, được số hoá, xử
lý kỹ thuật và lưu trữ dưới dạng các files âm thanh cùng với các files văn bản tương ứng.
Mức thông tin tóm tắt, trong đó thông tin tóm tắt về địa chỉ tra tìm, tiêu đề
tài liệu, tóm tắt nội dung tài liệu, số lượng tài liệu hay thời gian phát (đối với tài liệu ghi âm) và những đặc điểm khác của tài liệu... được tập hợp trong cơ sở dữ liệu để giúp cho việc quản lý và tra cứu tài liệu được thuận tiện.
Cả hai mức thông tin này đều được mã hoá tương thích theo cấu trúc, được thiết lập liên kết với nhau một cách chặt chẽ.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý tài liệu trên CD-ROM không những cho phép khai thác sử dụng tài liệu nhanh hơn, đầy đủ hơn mà còn góp phần quan trọng vào việc bảo vệ, bảo quản an toàn được bản gốc, bản chính của tài liệu.
2.3.3.2. Những hạn chế
Bên cạnh những kết quả đạt được như đã nêu trên thì việc bảo hiểm tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia nói chung còn nhiều hạn chế. Những hạn chế đó được thể hiện trên các phương diện sau:
Thứ nhất, về việc xác định những tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm.
Khoản 3 Điều 17 của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001 có quy định: “Tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm phải được bảo quản theo chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ do cơ quan quản lý lưu trữ trung ương quy định”. Nhưng cho mãi đến ngày 31/10/2003, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (cơ quan thuộc Bộ Nội vụ thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ) mới ban hành được bản “Hướng dẫn xác định, lựa chọn và thống kê tài liệu lưu trữ thuộc diện bảo hiểm” 4. Chính vì