- Đổi mới cơ chế tài chớnh: Xoỏ bỏ hoàn toàn cơ chế xin cho trong
3.2.2.6. Hoàn thiện hệ thống kiểm soỏt nội bộ trong doanh nghiệp
Hệ thống kiểm soỏt nội bộ thực chất là sự tớch hợp một loạt hoạt động, biện phỏp, kế hoạch, quan điểm, nội quy, chớnh sỏch và nỗ lực của mọi thành viờn trong tổ chức để đảm bảo tổ chức đú hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiờu đặt ra một cỏch hợp lý.
Một hệ thống kiểm soỏt nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức cỏc lợi ớch như: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh (sai sút vụ tỡnh gõy thiệt hại, cỏc rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giỏ thành, giảm chất lượng sản phẩm...); Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mỏt bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp; Đảm bảo tớnh chớnh xỏc của cỏc số liệu kế toỏn và bỏo cỏo tài chớnh; Đảm bảo mọi thành viờn tuõn thủ nội quy, quy chế, quy trỡnh hoạt động của tổ chức cũng như cỏc quy định của phỏp luật; Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu cỏc nguồn lực và đạt được mục tiờu đặt ra; Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đụng và gõy dựng lũng tin đối với họ.
Tựy vào loại hỡnh hoạt động, mục tiờu và quy mụ của tổ chức mà hệ thống kiểm soỏt nội bộ được xõy dựng khỏc nhau, nhưng để hoạt động hiệu quả, hệ thống này cần cú đủ năm thành phần:
(i) Mụi trường kiểm soỏt: Là những yếu tố của tổ chức ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soỏt nội bộ và là cỏc yếu tố tạo ra một mụi tr-
ường trong đú toàn bộ thành viờn của tổ chức cú nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soỏt nội bộ hay khụng. Vớ dụ, nhận thức của ban giỏm đốc thế nào về tầm quan trọng của liờm chớnh và đạo đức nghề nghiệp, về việc cần tổ chức bộ mỏy hợp lý, về việc phải phõn cụng, ủy nhiệm, giao việc rừ ràng, về việc phải ban hành bằng cỏc văn bản cỏc nội quy, quy chế, quy trỡnh sản xuất kinh doanh... Một mụi trường kiểm soỏt tốt sẽ là nền tảng quan trọng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soỏt nội bộ.
(ii) Đỏnh giỏ rủi ro: Khụng lệ thuộc vào quy mụ, cấu trỳc, loại hỡnh hay vị trớ địa lý, bất kỳ tổ chức nào khi hoạt động đều bị cỏc rủi ro xuất hiện từ cỏc yếu tố bờn trong hoặc bờn ngoài tỏc động:
- Cỏc yếu tố bờn trong: Sự quản lý thiếu minh bạch, khụng coi trọng đạo đức nghề nghiệp; Chất lượng cỏn bộ thấp; Sự cố, hỏng húc của hệ thống mỏy tớnh, của trang thiết bị, hạ tầng cơ sở; Tổ chức và cơ sở hạ tầng khụng thay đổi kịp với sự thay đổi, mở rộng của sản xuất; Chi phớ cho quản lý và trả lương cao; Thiếu sự kiểm tra, kiểm soỏt thớch hợp hoặc do xa cụng ty mẹ hoặc do thiếu quan tõm...
- Cỏc yếu tố bờn ngoài: Thay đổi cụng nghệ làm thay đổi quy trỡnh vận hành; Thay đổi thúi quen của người tiờu dựng làm cỏc sản phẩm và dịch vụ hiện hành bị lỗi thời; Xuất hiện yếu tố cạnh tranh khụng mong muốn tỏc động đến giỏ cả và thị phần; Sự ban hành của một đạo luật hay chớnh sỏch mới ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức...
Việc đỏnh giỏ rủi ro, xỏc định giải phỏp ngăn ngừa sẽ giảm thiểu tỏc động của nú đến hoạt động của tổ chức.
(iii) Cỏc hoạt động kiểm soỏt: là cỏc biện phỏp, quy trỡnh, thủ tục nhằm đảm bảo việc thực hiện một cỏch nghiờm tỳc cỏc qui định đó đặt ra của tổ chức. Vớ dụ: kiểm soỏt phũng ngừa và phỏt hiện sự mất mỏt, thiệt hại của tài sản; kiểm soỏt xem tổ chức cú hoạt động theo đỳng chuẩn mực mà tổ chức đó quy định, theo đỳng cỏc yờu cầu của phỏp luật hiện hành...
(iv) Hệ thống thụng tin và truyền thụng: cần được tổ chức để bảo đảm chớnh xỏc, kịp thời, đầy đủ, tin cậy, dễ nắm bắt và đỳng người cú thẩm quyền.
(v) Hệ thống giỏm sỏt và thẩm định: là quỏ trỡnh theo dừi và đỏnh giỏ chất lượng thực hiện việc kiểm soỏt nội bộ để đảm bảo nú được triển khai,
được điều chỉnh khi mụi trường thay đổi, được cải thiện khi cú khiếm khuyết. Vớ dụ, thường xuyờn rà soỏt, kiểm tra và bỏo cỏo về chất lượng, hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soỏt nội bộ, đỏnh giỏ và theo dừi việc ban lónh đạo cũng như tất cả nhõn viờn cú tuõn thủ cỏc chuẩn mực ứng xử của tổ chức sau khi ký cam kết hay khụng.
Ban giỏm đốc cú trỏch nhiệm thành lập, điều hành và kiểm soỏt hệ thống kiểm soỏt nội bộ phự hợp với mục tiờu của tổ chức. Để hệ thống này vận hành tốt, cần tuõn thủ một số nguyờn tắc như: Xõy dựng một mụi trường văn húa chỳ trọng đến sự liờm chớnh, đạo đức nghề nghiệp cựng với những quy định rừ ràng về trỏch nhiệm, quyền hạn và quyền lợi; Cỏc quy trỡnh hoạt động và kiểm soỏt nội bộ được văn bản húa rừ ràng và được truyền đạt rộng rói trong nội bộ tổ chức; Xỏc định rừ cỏc hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao; Mọi hoạt động quan trọng phải được ghi lại bằng văn bản; Bất kỳ thành viờn nào của tổ chức cũng phải tuõn thủ hệ thống kiểm soỏt nội bộ; Quy định rừ trỏch nhiệm kiểm tra và giỏm sỏt; Tiến hành định kỳ cỏc biện phỏp kiểm tra độc lập; Định kỳ kiểm tra và nõng cao hiệu quả của cỏc biện phỏp kiểm soỏt nội bộ.
Thực tiễn hoạt động của tập đoàn BCVT trong thời gian qua cho thấy: phần lớn cỏc doanh nghiệp (cỏc đơn vị thành viờn) chưa hiểu rừ sự cần thiết, lợi ớch cũng như cỏch xõy dựng, tổ chức và vận hành bài bản một hệ thống kiểm soỏt nội bộ. Cụng tỏc kiểm tra, kiểm soỏt thường chồng chộo, phiến diện, tập trung vào cỏc chỉ số kinh tế-tài chớnh và kết quả cuối cựng với thúi quen tỡm lỗi, đổ trỏch nhiệm chứ ớt chỳ trọng kiểm tra, kiểm soỏt toàn bộ hoạt động của tổ chức, lấy ngăn chặn, phũng ngừa là chớnh. Đõy là một trong cỏc điểm yếu mà tập đoàn cũng như từng doanh nghiệp thành viờn cần khắc phục
để nõng cao sức cạnh tranh khi hội nhập vào nền kinh tế toàn cầu.
Hệ thống kiểm soỏt nội bộ là một trong những yếu tố quan trọng của hệ thống quản lý hiện đại và cú ảnh hưởng tỏc động đến hiệu quả của hệ thống quản lý cả tập đoàn. Vỡ vậy, cần nhận thức đầy đủ vai trũ và sự cần thiết của hệ thống này. Theo đú, cần tổ chức cỏc chương trỡnh bồi dưỡng cỏn bộ, hoàn thiện bộ mỏy và phỏt huy vai trũ của hệ thống trong quỏ trỡnh hoạt động sản xuất kinh doanh.
Việc xõy dựng hệ thống qui chế của tập đoàn VNPT cần thực hiện theo trỡnh tự sau:
Bước 1: Rà soỏt, đỏnh giỏ lại toàn bộ cỏc qui chế đang cũn hiệu lực trờn tất cả cỏc lĩnh vực hoạt động của Tập đoàn cũng như cỏc đơn vị thành viờn. Điều chỉnh, bổ sung hoặc thay thế những điểm chưa phự hợp để ban hành qui chế mới đầy đủ hơn.
Bước 2: Ban hành cỏc qui chế mới phự hợp với điều kiện hoạt động sản xuất kinh doanh của tập đoàn, trờn tất cả cỏc lĩnh vực: đầu tư, tài chớnh, lao động, .... Qui chế mới phải hướng tới việc qui định rừ quyền và trỏch nhiệm của từng bộ phận, cỏ nhõn; phõn cấp quản lý sõu hơn nhằm tạo điều kiện cho cỏc đơn vị thành viờn được quyền tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Bước 3: Kiểm tra, giỏm sỏt việc thực hiện qui chế: Việc này phải tiến hành thường xuyờn, liờn tục. Khi cụng tỏc kiểm tra, giỏm sỏt được thực hiện nghiờm tỳc, mọi sự vi phạm đều được xử lý kịp thời, nghiờm minh thỡ qui chế mới thực sự đi vào thực tế và phỏt huy tỏc dụng theo ý muốn của nhà quản lý.
Đồng thời, phải xỏc định việc xõy dựng một hệ thống qui chế kiểm soỏt nội bộ chặt chẽ và đồng bộ là giải phỏp hàng đầu trong việc hoàn thiện hệ thống kiểm soỏt nội bộ của tập đoàn.
Tổ chức bộ mỏy kiểm toỏn nội bộ của tập đoàn là một trong những cụng cụ hữu hiệu đảm bảo hệ thống kiểm soỏt nội bộ được tuõn thủ.
Cụ thể, kiểm toỏn nội bộ thường cú trỏch nhiệm kiểm tra:
-Việc tuõn thủ cỏc quy trỡnh và chớnh sỏch, vốn là một phần của hệ thống kiểm soỏt nội bộ của tập đoàn;
-Việc tuõn thủ cỏc chớnh sỏch và quy trỡnh kế toỏn cũng như việc đỏnh giỏ tớnh chớnh xỏc của cỏc bỏo cỏo tài chớnh và bỏo cỏo quản trị;
-Xỏc định cỏc rủi ro, cỏc vấn đề và nguồn gốc của việc kộm hiệu quả và xõy dựng kế hoạch giảm thiểu những điều này.
Kiểm toỏn nội bộ bỏo cỏo trực tiếp lờn Tổng Giỏm đốc hoặc Hội đồng Quản trị. Do đú, với một kiểm toỏn nội bộ làm việc hiệu quả, hệ thống kiểm soỏt nội bộ của tập đoàn sẽ liờn tục được kiểm tra và hoàn thiện.
Ngoài ra, để đảm bảo hệ thống kiểm soỏt nội bộ hoạt động tốt, cần tổ chức xõy dựng hệ thống thụng tin quản lý thống nhất. Vấn đề tin học hoỏ hoàn toàn hệ thống thụng tin quản lý ở tập đoàn BCVT là rất cần thiết và tương đối dễ thực hiện.