5. Kết cấu đề tài
2.3. Các phương pháp đào tạo nguồn nhân lực
2.3.1. Phương pháp đào tạo trong công việc
Trong Giáo trình Quản trị nhân lực theo phương thức e-learning, TS. Nguyễn Vân Thùy Anh nêu rõ phương pháp đào tạo trong công việc là phương pháp đào tạo được thực hiện tại nơi làm việc, người lao động học được kiến thức từ công việc thực tế dưới sự chỉ dẫn của những người đi trước có nhiều kinh nghiệm và kỹ năng hơn trong công việc. Nhóm này bao gồm những phương pháp sau:
❖ Đào tạo theo kiểu chỉ dẫn công việc
Đây là phương pháp phổ biến dùng để dạy các kỹ năng thực hiện công việc cho hầu hết các công nhân sản xuất và kể cả một số việc quản lý. Quá trình đào tạo bắt đầu bằng sự giới thiệu và giải thích của người dạy về mục tiêu của công việc và chỉ dẫn tỉ mỉ, theo từng bước về cách quan sát, trao đổi, học hỏi và làm thử cho tới khi thành thạo dưới sự hướng dẫn và chỉ dẫn chặt chẽ của người dạy.
❖ Đào tạo theo kiểu học nghề
Trong phương pháp này, chương trình đào tạo bắt đầu bằng việc học lý thuyết ở trên lớp, sau đó các học viên được đưa đến làm việc dưới sự hướng dẫn của công nhân lành nghề trong một vài năm; được thực hiện các công việc thuộc nghề cần học cho tới
21
khi thành thạo tất cả các kỹ năng của nghề. Phương pháp này dùng để dạy một nghề hoàn chỉnh cho công nhân.
❖ Kèm cặp và chỉ bảo
Phương pháp này thường dùng để giúp cho các cán bộ quản lý và các nhân viên giám sát có thể học được các kiến thức, kỹ năng cần thiết cho công việc trước mắt và công việc tương lai thông qua sự kèm cặp, chỉ bảo của những người quản lý giỏi hơn. Có ba cách để kèm cặp là:
• Kèm cặp bởi người lãnh đạo trực tiếp
• Kèm cặp bởi một cố vấn
• Kèm cặp bởi người quản lý có kinh nghiệm hơn
❖ Luân chuyển và thuyên chuyển công việc
Luân chuyển và thuyên chuyển công việc là phương pháp chuyển người quản lý từ công việc này sang công việc khác để nhằm cung cấp cho họ những kinh nghiệm làm việc ở nhiều lĩnh vực khác nhau trong tổ chức. Những kinh nghiệm và kiến thức thu được qua quá trình đó sẽ giúp cho họ có khả năng thực hiện được những công việc cao hơn trong tương lai. Có ba cách để luân chuyển và thuyên chuyển công việc:
• Chuyển đối tượng đào tạo đến nhận cương vị quản lý ở một bộ phận khác trong doanh nghiệp nhưng vẫn với chức năng và quyền hạn như cũ.
• Người quản lý được cử đến nhận cương vị công tác mới ngoài lĩnh vực chuyên môn của họ.
• Người quản lý được bố trí luân chuyển công việc trong phạm vi nội bộ một nghề chuyên môn.
2.3.2. Phương pháp đào tạo ngoài công việc
Theo Giáo trình Quản trị nhân lực theo phương thức e-learning – TS. Nguyễn Vân Thùy Anh, nội dung của phương pháp đào tạo ngoài công việc được trình bày rõ như sau:
Đào tạo ngoài công việc là phương pháp đào tạo trong đó người học được tách khỏi sự thực hiện các công việc thực tế. Các phương pháp đó bao gồm:
22
❖ Tổ chức lớp cạnh doanh nghiệp
Đối với những nghề tương đối phức tạp, hoặc các công việc có tính đặc thù, thì việc đào tạo bằng kèm cặp không đáp ứng được yêu cầu cả về số lượng và chất lượng. Các doanh nghiệp có thể tổ chức các lớp đào tạo với các phương tiện và thiết bị dành riêng cho học tập. Trong phương pháp này chương trình đào tạo gồm hai phần: lý thuyết và thực hành. Phần lý thuyết được giảng tập trung do các kỹ sư, cán bộ kỹ thuật phụ trách. Còn phần thực hành thì được tiến hành ở các xưởng thực tập do các kỹ sư hoặc công nhân lành nghề hướng dẫn. Phương pháp này giúp cho học viên học tập có hệ thống hơn.
❖ Cử đi học ở các trường chính quy
Các doanh nghiệp cũng có thể cử người lao động đến học tập ở các trường dạy nghề hoặc quản lý do các bộ, ngành hoặc do trung ương tổ chức. Trong phương pháp này, người học sẽ được trang bị tương đối đầy đủ cả kiến thức lý thuyết lẫn kỹ năng thực hành. Tuy nhiên phương pháp này tốn nhiều thời gian và kinh phí đào tạo.
❖ Các bài giảng, các hội nghị hoặc các hội thảo
Các buổi giảng bài hay hội nghị có thể được tổ chức tại doanh nghiệp hoặc ở một hội nghị bên ngoài, có thể được tổ chức riêng hoặc kết hợp với các chương trình đào tạo khác. Trong các buổi thảo luận, học viên sẽ thảo luận theo từng chủ đề dưới sự hướng dẫn của người lãnh đạo nhóm, và qua đó họ học được các kiến thức, kinh nghiệm cần thiết.
❖ Đào tạo theo kiểu chương trình hoá, với sự trợ giúp của máy tính
Đây là phương pháp đào tạo kỹ năng hiện đại ngày nay mà nhiều công ty ở nhiều nước đang đang sử dụng rộng rãi. Trong phương pháp này, các chương trình đào tạo được viết sẵn trên đĩa mềm của máy tính, người học chỉ việc thực hiện theo các hướng dẫn của máy tính. Phương pháp này có thể sử dụng để đào tạo rất nhiều kỹ năng mà không cần có người dạy.
❖ Đào tạo theo phương thức từ xa
Đào tạo từ xa là phương thức đào tạo mà giữa người dạy và người học không trực tiếp gặp nhau tại một địa điểm và cùng thời gian mà thông qua phương tiện nghe nhìn
23
trung gian. Phương tiện trung gian này có thể là sách, tài liệu học tập, băng hình, băng tiếng, đĩa CD và VCD, Internet (Video-Conferencing). Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, các phương tiện trung gian ngày càng đa dạng.
Phương thức đào tạo này có ưu điểm nổi bật là người học có thể chủ động bố trí thời gian học tập cho phù hợp với kế hoạch của cá nhân; người học ở các địa điểm xa trung tâm đào tạo vẫn có thể tham gia được những khoá học, chương trình đào tạo có chất lượng cao. Tuy nhiên, hình thức đào tạo này đòi hỏi các cơ sở đào tạo phải có tính chuyên môn hóa cao, chuẩn bị bài giảng và chương trình đào tạo phải có sự đầu tư lớn.
❖ Đào tạo theo kiểu phòng thí nghiệm
Phương pháp này bao gồm các cuộc hội thảo học tập trong đó sử dụng các kỹ thuật như: bài tập tình huống, diễn kịch, mô phỏng trên máy tính, trò chơi quản lý hoặc là các bài tập giải quyết vấn đề. Đây là cách đào tạo hiện đại ngày nay nhằm giúp cho người học thực tập giải quyết các tình huống giống như trên thực tế.
❖ Mô hình hóa hành vi
Đây là phương pháp diễn sẵn các vở kịch được thiết kế sẵn để mô hình hóa các hành vi hợp lý trong các tình huống đặc biệt.
❖ Đào tạo kỹ năng xử lý công văn, giấy tờ
Đây là một kiểu bài tập, trong đó người quản lý nhận được một loạt các tài liệu, các bản ghi nhớ, các tường trình, báo cáo, lời dặn dò của cấp trên và các thông tin khác mà một người quản lý có thể nhận được khi vừa tới nơi làm việc, họ có trách nhiệm phải xử lý nhanh chóng và đúng đắn. Phương pháp này giúp cho người quản lý học tập cách ra quyết định nhanh chóng trong công việc hằng ngày.
2.4. Nội dung đào tạo nguồn nhân lực trong doanh nghiệp
Đào tạo nguồn nhân lực là một nhiệm vụ quan trọng trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ nâng cao được vị thế cạnh tranh và phát triển vượt bậc nếu như chất lượng nguồn nhân lực được cải thiện thông qua công tác đào tạo. Do đó, để thực hiện tốt công tác đào tạo nguồn nhân lực, doanh nghiệp cần phải xây dựng quy trình đào tạo phù hợp. Các doanh nghiệp có thể xây dựng chương trình đào tạo NNL dựa theo quy trình dưới đây:
24
Hình 2.1. Trình tự xây dựng một chương trình đào tạo và phát triển NNL
(Nguồn: Giáo trình Quản trị nhân lực theo phương thức e-learning – TS. Nguyễn Vân Thùy Anh, NXB Đại học Kinh Tế Quốc Dân)
2.4.1. Xác định nhu cầu đào tạo
Xác định nhu cầu đào tạo là bước đầu tiên quan trọng trong việc xây dựng chiến lược đào tạo của doanh nghiệp. Đào tạo là hoạt động vô cùng cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp, tuy nhiên, cần phải đào tạo đúng và đủ thì mới có thể nâng cao chất lượng hiệu quả công việc và tránh thiệt hại về thời gian, chi phí, công sức. Hơn nữa, nếu xác định không đúng nhu cầu đào tạo và phát triển thì chẳng những doanh nghiệp không thu được lợi ích mà còn gặp bất lợi trong việc tiến tới mục tiêu chiến lược phát triển, sự bất hợp lý trong cơ cấu lao động càng trở nên trầm trọng, lòng nhiệt huyết và niềm tin của nhân viên đối với doanh nghiệp bị giảm sút…
Xác định nhu cầu đào tạo
Xác định mục tiêu đào tạo
Lựa chọn đối tượng đào tạo
Xác định chương trình đào tạo và lựa chọn phương pháp đào tạo
Lựa chọn và đào tạo giáo viên
Dự tính chi phí đào tạo
Thiết lập quy trình đánh giá
Đánh giá lại nếu cần thiết Các quy trình đánh giá được xác định phần nào bởi sự có thể đo lường được các mục tiêu
25
Trong Giáo trình Quản trị nguồn nhân lực (2016), ThS. Lê Trường Diễm Trang và ThS. Phan Thị Thanh Hiền cho rằng nhu cầu đào tạo được xác định như sau:
Đào tạo thường được thực hiện khi người lao động không có đủ các kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc thông qua sự phàn nàn của khách hàng; kỹ thuật và năng lực nhân viên còn non kém dẫn đến sự lãng phí quá mức về nguyên vật liệu, sự gia tăng các vụ tai nạn lao động; tỷ lệ nghỉ việc cao… hoặc khi doanh nghiệp có sự thay đổi một hệ thống nào đó và người lao động cần phải học những kỹ năng mới thích ứng với sự thay đổi đó. Trong trường hợp người lao động đã có khá đầy đủ kỹ năng và các hệ thống đã được thiết lập hoàn chỉnh thì việc đào tạo cho người lao động học cách làm việc tốt hơn sẽ được thực hiện như thế nào? Doanh nghiệp nên tập trung vào khả năng học tập của từng cá nhân hay để các nhóm nhân viên học tập lẫn nhau? Để có được giải đáp chính xác cho những vấn đề như trên thì nhà quản lý phải xác định nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp. Việc xác định nhu cầu này chủ yếu thông qua việc phân tích ba khía cạnh sau:
• Phân tích doanh nghiệp
• Phân tích công việc
• Phân tích năng lực cá nhân
Phân tích doanh nghiệp sẽ tập trung vào các vấn đề như văn hóa doanh nghiệp, mục tiêu chiến lược, đường lối, phương hướng phát triển cũng như sự biến động của các yếu tố ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp… Mục đích phân tích công việc là để xác định nhu cầu tổng thể của doanh nghiệp và mức độ hỗ trợ của doanh nghiệp đối với hoạt động đào tạo. Việc phân tích sẽ làm rõ doanh nghiệp cần bao nhiêu người, ở bộ phận nào, trình độ kỹ năng cần có là gì và khi nào cần những người đó để đáp ứng các nhu cầu của doanh nghiệp, ngoài ra sẽ xác định được chương trình đào tạo có nên được thực hiện hay không và hình thức đào tạo nào là phù hợp nhất.
Phân tích công việc: đây là quá trình xem xét, so sánh yêu cầu của công việc được phản ánh trong bản tiêu chuẩn công việc với quy trình làm việc thực tế của người lao động để phát hiện ra sự thiếu hụt, sự yếu kém về kiến thức, kỹ năng của người lao động so với yêu cầu của công việc. Dạng phân tích này thường được sử dụng để xác định nhu
26
cầu đào tạo cho nhân viên mới hoặc công việc mới chưa được thực hiện trước đây đối với nhân viên.
Phân tích năng lực cá nhân ở đây bao gồm là phân tích năng lực làm việc dựa trên kết quả thực hiện công việc và năng lực tiếp nhận đào tạo. Thông thường, hoạt động phân tích nhân viên đòi hỏi có sự đánh giá xếp loại khả năng thực hiện công việc của nhân viên nhằm xác định xem cá nhân hoặc nhóm nhân viên nào yếu về những kỹ năng nào. Nguồn cung cấp thông tin đánh giá xếp loại này là từ các giám sát bộ phận hoặc từ chính bản thân nhân viên đánh giá về mình và đồng nghiệp đánh giá họ về khả năng thực hiện công việc. Năng lực của mỗi nhân viên là khác nhau do đó nhu cầu đào tạo của họ cũng không giống nhau.
Ngoài ra, nhu cầu đào tạo còn xác định dựa trên các thông tin khác như: chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo, mong muốn của nhân viên, nhân viên mới cần đào tạo để hội nhập, sự thay đổi của kinh tế – xã hội…
2.4.2. Xác định mục tiêu đào tạo
Theo Giáo trình Quản trị nhân lực theo phương thức e-learning – TS. Nguyễn Vân Thùy Anh cho rằng khi các nhu cầu đào tạo đã được xác định, cần chuyển các nhu cầu này thành mục tiêu đào tạo, chính là kết quả mong muốn của hoạt động đào tạo bao gồm: kiến thức, kỹ năng có được sau đào tạo; trình độ đạt được; khả năng vận dụng; số lượng đào tạo; cơ cấu học viên…
Việc xác định mục tiêu sẽ góp phần nâng cao hiệu quả đào tạo và là cơ sở đánh giá chất lượng đạt được sau khi kết thúc công tác đào tạo. Mục tiêu đào tạo cần phải xuất phát từ nhu cầu đào tạo và phải cụ thể, rõ ràng.
2.4.3. Lựa chọn đối tượng đào tạo
Đào tạo nguồn nhân lực là một trong những chiến lược phát triển quan trọng của doanh nghiệp, vì vậy không được thực hiện một cách bừa bãi và ồ ạt mà phải xác định rõ từng bước theo quy trình. Và sau khi xác định được nhu cầu, mục tiêu thì cần phải xác định đúng đối tượng đào tạo để tránh tổn hao vô cớ tài nguyên chi phí, thời gian, công sức lao động. Đối tượng được đào tạo phải nằm trong nhu cầu đào tạo và cần xem xét đến mong muốn, trình độ, khả năng tiếp nhận đào tạo, xu hướng gắn bó với doanh nghiệp… xem có phù hợp để đào tạo hay không.
27
2.4.4. Xây dựng chương trình đào tạo và lựa chọn phương pháp đào tạo
Trong Giáo trình Quản trị nhân lực theo phương thức e-learning – TS. Nguyễn Vân Thùy Anh cho rằng chương trình đào tạo là hệ thống các bài học sử dụng để giảng dạy, bao gồm những kiến thức, kỹ năng cần được dạy và thời gian giảng dạy. Từ việc xác định được nhu cầu, mục tiêu và đối tượng đào tạo như trên, ta bắt đầu xây dựng chương trình đào tạo tương ứng. Sau đó, nhân viên phụ trách đào tạo dựa vào chương trình đào tạo để lựa chọn phương pháp đào tạo phù hợp.
Theo quan điểm trên, chương trình đào tạo phải được xây dụng cụ thể bao gồm: số lượng bài học, chủ đề, tài liệu giảng dạy – học tập, số giờ học, chi phí, trang thiết bị…
Có nhiều phương pháp khác nhau cho việc đào tạo, doanh nghiệp cần đánh giá kĩ càng để lựa chọn phương pháp phù hợp, có thể sử dụng một hoặc nhiều phương pháp kết hợp sao cho mang lại hiệu quả đào tạo cao nhất.
2.4.5. Lựa chọn và đào tạo giáo viên
ThS. Lê Trường Diễm Trang và ThS. Phan Thị Thanh Hiền (2016) cho rằng đội ngũ giáo viên là một yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của chương trình đào tạo. Có hai nguồn giảng viên đó là nội bộ và thuê ngoài. Doanh nghiệp có thể chọn giáo viên bên ngoài hoặc bên trong hoặc cả hai sao cho tối đa hóa thành công của chương trình đào tạo.
Giảng viên nội bộ là những công nhân lành nghề, quản lý làm việc tại doanh nghiệp, có nhiều kinh nghiệm và được đào tạo nghiệp vụ giảng dạy. Nếu sử dụng lực lượng giảng viên này sẽ tiết kiệm được chi phí hơn cũng như là học viên có thể hiểu sát