5. Kết cấu đề tài
4.1. Hoàn thiện công tác xác định nhu cầu và mục tiêu đào tạo
4.1.1. Chính sách khuyến khích tham gia đào tạo dành cho nhân viên
Nhân viên cần có ý thức tự giác tự nguyện trình bày mong muốn về nhu cầu đào tạo của bản thân thông qua các biểu mẫu do bộ phận đào tạo đưa ra. Sự chủ động và năng nổ trong việc đề xuất nhu cầu sẽ giúp việc xác định nhu cầu trở nên khách quan và sát với thực tế hơn, nhờ đó nhân viên sẽ được đào tạo đúng với nhu cầu bản thân.
Để cho nhân viên hiểu rõ về ý nghĩa của việc chủ động đề xuất thì bộ phận Nhân sự cần trình bày với Ban lãnh đạo tổ chức cuộc họp giữa các bộ phận để trao đổi trực tiếp với các TBP về vấn đề truyền đạt đến nhân viên. Cần có được sự ủng hộ và phối hợp từ các người đứng đầu thì mới có thể truyền năng lượng tích cực đến mỗi nhân viên và nâng cao ý thức chủ động tham gia của nhân viên.
Trong quá trình đào tạo cần có chính sách thưởng KPI đào tạo, mỗi nhân viên tham gia đào tạo sẽ được ghi nhận KPI đào tạo và nếu kết quả đánh giá cuối khóa học tốt sẽ được thưởng, cấp chứng nhận hoàn thành khóa học. Như vậy, nhân viên sẽ cảm thấy việc được đào tạo thực sự là quyền lợi quan trọng và mạnh dạn tham gia. Bên cạnh đó cần có chính sách thời gian linh động cho nhân viên để họ có thể sắp xếp tham gia khóa học thuận lợi ví dụ như tổ chức học vào thứ 7, đó là ngày nghỉ của công ty nên sẽ không ảnh hưởng nhiều đến công việc và nhân viên vẫn được trả lương cho việc đào tạo theo quy định của công ty.
4.1.2. Đối với TBP
Trực tiếp phổ biến đến nhân viên ý nghĩa của sự chủ động đề xuất nhu cầu đào tạo và các lợi ích đề ra cho nhân viên trong chính sách khuyến khích tham gia đào tạo.
Thường xuyên quan sát, đánh giá khách quan năng lực của từng nhân viên thuộc bộ phận mình để có được “Kết quả hoạt động đánh giá năng lực nhân viên” gửi cho NVĐT nhằm hỗ trợ công tác xác định nhu cầu.
69
Chủ động, năng nổ đóng góp, trao đổi với nhân viên đào tạo xây dựng kế hoạch đào tạo dựa trên nhu cầu, mục tiêu của bộ phận và doanh nghiệp.
4.1.3. Đối với bộ phận đào tạo
Cùng với sự phối hợp của nhân viên và các TBP, NVĐT cần thực hiện 2 phương pháp sau đây để có thể xác định được nhu cầu đào tạo sát với thực tế nhất: phương pháp phân tích công việc và phương pháp quản trị theo mục tiêu OKRs (Objective and Key Results). Ngoài ra, NVĐT cần tạo điều kiện cho nhân viên bày tỏ mong muốn, nguyện vọng đào tạo một cách dễ dàng nhất để nhân viên không ngần ngại bằng việc xây dựng
Phiếu đánh giá năng lực dành cho nhân viên, kết hợp với các biểu mẫu khác có sẵn sẽ
thuận tiện hơn cho việc xác định nhu cầu.
❖ Phương pháp phân tích công việc
Muốn xác định được nhu cầu đào tạo thì trước hết cần phải xác định sẽ đào tạo những ai và đào tạo kiến thức, kỹ năng gì. Phân tích công việc sẽ giúp xác định rõ hai vấn đề đó. Phân tích công việc là quá trình thu thập các thông tin liên quan đến công việc một cách có hệ thống. Phân tích công việc cung cấp cho các nhà quản trị một bản tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm của một công việc nào đó, mối tương quan của công việc đó với công việc khác, kiến thức và kỹ năng cần thiết để có thể thực hiện công việc đó một cách tốt nhất. Các thông tin thu được từ việc phân tích công việc sẽ hỗ trợ giải quyết các vấn đề quản trị nhân sự một cách thiết thực như: định hướng cho công tác tuyển dụng và hoàn thiện việc bố trí nhân viên; xây dựng hệ thống đánh giá, xếp hạng công việc; xác định nhu cầu đào tạo… Vì vậy, để xác định nhu cầu đào tạo sát với thực tế công việc và năng lực của nhân viên thì đây là phương pháp cần thiết.
Tuy rằng trước đó bộ phận nhân sự CMC đã thực hiện phân tích công việc để phục vụ cho công tác tuyển dụng, đào tạo, xây dựng bảng lương… nhưng không thường xuyên thực hiện đánh giá lại các thông tin đó, dẫn đến việc các thông tin không còn đúng với thực tế khi trải qua thời gian dài với nhiều biến đổi trong tổ chức. Do vậy, phương pháp phân tích công việc nên được thực hiện vào trước thời điểm lập kế hoạch mỗi năm, để có thể có được thông tin chính xác nhất.
70
❖ Thực hiện Quản trị theo mục tiêu OKRs (Objectives and Key Results)
Là phương pháp quản trị theo mục tiêu nổi tiếng được áp dụng cho các công ty như Google, Zynga, Twitter, Linkedln… với mục đích là giúp kết nối mọi người trong một tổ chức cùng hướng tới mục tiêu và đi đúng hướng.
Với mỗi mục tiêu được đề ra của các bộ phận, sẽ cần đạt được những kết quả then chốt để đi đến mục tiêu ấy, và từ đó sẽ xác định được nhu cầu đào tạo đối với mục tiêu đó. Ví dụ:
− Mục tiêu: bán được 100 dự án hội thảo online Webinar cho khách hàng.
− Kết quả then chốt:
• Đào tạo được 10 nhân viên kinh doanh cho dự án hội thảo online.
• Tiếp cận được 300 khách hàng tiềm năng.
• Tư vấn cho trên 150 khách hàng.
• Ký được 100 hợp đồng cho dự án Webinar
• Triển khai thành công dự án cho 100 khách hàng.
Với những mục tiêu cụ thể như vậy, có thể thấy công tác quản trị và đặc biệt ở đây là công tác đào tạo cho nhân viên được quan tâm và định hướng đúng, xác định đúng mục tiêu và chọn đúng đối tượng tham gia khóa học về sản phẩm. Tương tự như vậy, trong công tác đào tạo nên đặt ra mục tiêu chung với các bộ phận và chia ra thành các kết quả then chốt cụ thể tương ứng. Và quan trọng là bộ phận đào tạo cần trao đổi với các TBP để có được sự phối hợp tốt nhất khi sử dụng phương pháp này. Từ đó, công ty sẽ có kế hoạch thực hiện chi tiết, đi đúng hướng và đúng mục tiêu, qua đó mang lại hiệu quả cao hơn trong công tác đào tạo nguồn lực.
❖ Xây dựng Phiếu đánh giá năng lực dành cho nhân viên
Việc xác định nhu cầu đào tạo tại công ty dựa trên nhiều nguồn, nhiều phương diện và trong đó, việc đánh giá năng lực nhân viên để đưa ra nhu cầu đào tạo phù hợp là yếu tố quan trọng. Tuy nhiên, việc đánh giá chỉ có 1 chiều từ phía TBP, chưa có đánh giá từ phía nhân viên. Do đó, để tránh mắc lỗi chủ quan, NVĐT nên xây dựng phiếu đánh giá để nhân viên có thể tự đánh giá năng lực bản thân và đưa ra các mong muốn, nguyện vọng về việc đào tạo dành cho họ. Cụ thể, NVĐT sẽ gửi cho toàn thể nhân viên
71
thực hiện đánh giá trong vòng 1 tuần thông qua mail nội bộ. NVĐT sẽ kết hợp kết quả đó với kết quả đánh giá năng lực nhân viên của các TBP và Bảng check list câu hỏi khảo sát đào tạo để xác định nhu cầu đào tạo. Phiếu đánh giá năng lực có thể theo mẫu sau:
Hình 4.1. Phiếu đánh giá năng lực
(Nguồn: tác giả đề xuất)
4.2. Cải tiến chương trình đào tạo
Tuy tổng số lượng khóa đào tạo được thực hiện qua 3 năm khá nhiều nhưng trong đó số lượng khóa ĐTNB và ĐTBN còn hạn chế, chủ yếu chỉ là các khóa rèn luyện kỹ năng, ít khóa học cho việc nâng cao kiến thức chuyên môn, kiến thức ngành đổi mới. Do đó, cần tăng số lượng khóa ĐTBN lẫn ĐTNB về kiến thức chuyên môn cho từng nhóm lao động (hỗ trợ, kinh doanh, kỹ thuật) để nhân viên được đào tạo sâu hơn, không bị ngắt đoạn và hạn chế kiến thức. Chương trình đào tạo ngoài các khóa học nâng cao kiến thức và kỹ năng chuyên môn cần phải mở rộng sang các kiến thức liên quan đến ngành và các tình huống thực tế liên quan đến công việc để nhân viên thấy được một bức tranh rộng hơn, hiểu bài học tốt hơn.
Trân trọng cảm ơn những ý kiến đóng góp của bạn!
CMC TSSG - BỘ PHẬN ĐÀO TẠO
Nguyên nhân ảnh hưởng hiệu quả làm việc Nguyện vọng, mong muốn đào tạo để thực hiện công việc tốt hơn
Bộ phận
Những mặt làm tốt trong công việc Những mặt làm chưa tốt trong công việc
Vị trí công việc Tên nhân viên
TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC
PHIẾU ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC
72
Cân nhắc việc cử nhân viên sang nước ngoài đào tạo để tiếp thu các công nghệ mới và về phổ biến lại trong các khóa ĐTNB.
Hơn nữa, cần hướng nhân viên theo sự phát triển toàn diện cả về mặt tâm lý bằng việc thêm các đãi ngộ dành cho nhân viên trong chương trình đào tạo ngoài công việc như yoga, thiền định, workshop chia sẻ về cuộc sống và thư giãn tâm hồn để giải tỏa bớt căng thẳng để có thể làm việc hiệu quả hơn.
Ngoài ra, để đáp ứng yêu cầu của việc trở thành đối tác với các hãng nước ngoài và phục vụ các khách hàng là doanh nghiệp nước ngoài thì phải chú trọng nhiều hơn vào trình độ ngoại ngữ của nhân viên. Cần có thêm các đợt kiểm tra đánh giá trình độ ngoại ngữ để xây dựng chương trình nâng cao tiếng anh chuyên ngành, tiếng anh giao tiếp.
4.3. Cải thiện thực hiện đánh giá sau đào tạo
Việc đánh giá có ý nghĩa rất quan trọng, giúp công ty có thể nhận ra những ưu nhược điểm trong công tác đào tạo, qua đó đưa ra các chính sách cải thiện. Vì vậy, việc đầu tiên cần làm đó là NVĐT trực tiếp trao đổi với giảng viên đứng lớp về việc phổ biến cho nhân viên hiểu được ý nghĩa của việc thực hiện đánh giá để nâng cao ý thức tự giác mỗi người. Ngoài Phiếu đánh giá kiến thức đạt được sau đào tạo và khả năng ứng dụng, bộ phận đào tạo nên cho học viên thực hiện thêm Phiếu khảo sát ý kiến về chất lượng
khóa học sau đây để hiểu rõ hơn cảm nhận học viên sau khóa học. Phiếu khảo sát này
thể hiện được sự đánh giá từ phía nhân viên, phản ánh chất lượng khóa đào tạo đối với người được đào tạo mà phiếu đánh giá kia của công ty chưa thể hiện được.
73
Hình 4.2. Phiếu khảo sát ý kiến về chất lượng khóa học
(Nguồn: tác giả đề xuất)
Đơn vị Email
Trân trọng cảm ơn những ý kiến đóng góp của bạn!
TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC
PHIẾU KHẢO SÁT Ý KIẾN VỀ CHẤT LƯỢNG KHÓA HỌC
(Dành cho Học viên)
Khóa học Ngày
Tiêu chí Điểm Nhận xét
Giảng viên Môn học
Cảm ơn bạn đã tham gia khóa học này, chúng tôi mong rằng bạn đã có một khóa học bổ ích, lý thú. Hãy cho chúng tôi biết một số ý kiến đánh giá của bạn về nội dung đào tạo, giảng viên, công tác tổ chức để chúng tôi có thể cải tiến và nâng cao chất lượng dịch vụ đào tạo theo bảng dưới đây:
I. Nhận xét chung
Những điểm bạn thích nhất trong khóa học
Những điểm bạn thấy khóa học cần phải làm tốt hơn nữa
II. Đánh giá chi tiết: Hãy cho biết mức độ tán thành của bạn về từng hạng mục dưới đây theo thang điểm: 1. Nội dung đào tạo
1.1. Nội dung khóa học đáp ứng mục tiêu học
tập của học viên
1.2. Khóa học được thiết kế phù hợp với trình
độ của học viên
2.2. Giảng viên truyền đạt đầy đủ, rõ ràng, và
hấp dẫn
2.3. Giảng viên hỗ trợ tốt cho học viên trong
khóa học (giải đáp thắc mắc, hướng dẫn…)
1.3. Tài liệu đào tạo được cung cấp đầy đủ và
hữu dụng với học viên
2. Giảng viên
2.1. Giảng viên có nhiều kiến thức về lĩnh vực
giảng dạy
CMC TSSG - BỘ PHẬN ĐÀO TẠO Họ tên học viên
74
Phiếu khảo sát này cần được thực hiện ngay sau khi kết thúc khóa học nhằm để nhân viên đánh giá thực tế và khách quan nhất những cảm nhận về nội dung khóa học, giảng viên, cũng như điểm tốt và chưa tốt của khóa học. Kết quả đánh giá sẽ được bộ phận đào tạo tổng hợp lại để rút kinh nghiệm thực hiện các khóa học sau tốt hơn, đáp ứng đầy đủ hơn cho mong muốn của nhân viên.
Ngoài ra, thông qua thái độ thực hiện việc khảo sát, NVĐT có thể nhận biết được độ quan tâm và hưởng ứng của nhân viên đối với việc tham gia đào tạo. Nếu độ hưởng ứng cao, cho thấy đa số nhân viên đang khá hài lòng về chất lượng của công tác đào tạo và việc đào tạo là có ích. Còn với sự hưởng ứng và thái độ hợp tác kém thì NVĐT sẽ tìm ra nguyên nhân chưa tốt cũng như là bổ sung chính sách khích lệ tinh thần nhân viên trong công tác đánh giá nói riêng và công tác đào tạo nói chung.
Đối với các khóa đào tạo bên ngoài, NVĐT trao đổi rõ với bên phụ trách khóa học về vấn đề cần sự phối hợp của giảng viên cho việc thực hiện phiếu khảo sát này và
Phiếu đánh giá kiến thức đạt được sau đào tạo và khả năng ứng dụng tại lớp. Đối với
các khóa đào tạo nội bộ, giảng viên cũng cho nhân viên thực hiện việc đánh giá tương tự vào cuối giờ.
4.4. Xây dựng trang web quản lý đào tạo dành riêng cho công ty
Đầu tiên là giải quyết vấn đề lỗi hay gặp phải trong quá trình quản lý trang web:
− Công ty trình bày với Tập đoàn về những trở ngại trong việc dùng chung hệ thống đào tạo online để đề xuất tách ra và tạo riêng hệ thống quản lý đào tạo nhằm giúp cho công tác đào tạo nội bộ được thực hiện suôn sẻ hơn, tránh gây lãng phí thời gian và công sức của nhiều người.
− Công ty có thể kiến nghị Tập đoàn CMC cung cấp một Web quản lý đào tạo riêng. Hoặc nếu có điều kiện, dựa vào chuyên môn CNTT và đội ngũ kỹ thuật tài năng, công ty có thể đầu tư dự án phát triển phần mềm đào tạo trực tuyến riêng cho việc sử dụng trong nội bộ công ty và kinh doanh ra bên ngoài.
− Website dựa trên nền tảng của Website Tập đoàn, gồm hai giao diện, một cho người dùng (người tham gia đào tạo) và một cho admin quản lý. Các chức năng đều sử dụng giống với trang web của Tập đoàn vì khía cạnh này của Website rất tốt, không cần cải thiện tránh mất chi phí, thời gian và công sức.
75
Hình 4.3. Trang chủ trang web Learn.cmc.com.vn
(Nguồn: Learn.cmc.com.vn)
Kế đến là điều chỉnh cho vấn đề lọc dữ liệu từ trang web để cập nhật kết quả được thực hiện chính xác và dễ dàng hơn: danh sách thể hiện kết quả của các khóa học cần được cập nhật theo từng ngày. Ví dụ, ngày 10/10/2018 có 8 học viên đã hoàn thành khóa học online và thực hiện kiểm tra thì hệ thống sẽ xuất ra một danh sách ngày 10/10/2018 thể hiện kết quả của các học viên đó. Admin đã cập nhật đến ngày 09/10/2018 thì sẽ tiếp tục cập nhật tình trạng theo danh sách ngày 10/10/2018. Điều này sẽ tránh việc chồng chất danh sách người đào tạo cũ và mới gây khó khăn cho việc cập nhật kết quả.
4.5. Bổ sung nhân lực hỗ trợ quản lý công tác đào tạo
Tuy rằng công tác đào tạo được công ty chú trọng rất nhiều và tổ chức thực hiện dày đặc các khóa đào tạo với số lượng học viên nhiều qua từng năm nhưng chỉ có 1 NVĐT phụ trách cho tất cả, do đó khối lượng công việc quản lý công tác đào tạo hiện đang quá tải đối với 1 nhân viên. Cụ thể, NVĐT hiện tại phải cùng lúc giải quyết các vấn đề từ nhỏ nhất: sắp xếp bàn ghế cho các buổi ĐTNB, điểm danh học viên, gửi mail thông báo lịch học, phản hồi mail thắc mắc đào tạo của nhân viên, giải quyết lỗi trên hệ thống đào tạo online… đến việc quan trọng như xác định nhu cầu đào tạo, xây dựng