5. Kết cấu đề tài
3.4.1. Quy trình đào tạo tại công ty CMCTSSG
Hình 3.4 . Quy trình đào tạo tại CMC TSSG
(Nguồn: phòng Nhân sự) 3.4.1.1. Xác định nhu cầu đào tạo
Để xác định được nhu cầu đào tạo, NVĐT cần nhận thông tin từ các nguồn sau:
− Chiến lược công ty, kế hoạch kinh doanh
− Kết quả hoạt động đánh giá năng lực nhân viên
− Các yêu cầu đào tạo từ đề xuất của các bộ phận
− Yêu cầu đáp ứng từ hãng, đối tác
− Bảng check list câu hỏi khảo sát nhu cầu đào tạo
1. XÁC ĐỊNH NHU CẦU ĐÀO TẠO
2. PHÂN TÍCH ĐÁNH GIÁ, LẬP KẾ HOẠCH ĐÀO TẠO
3. DUYỆT
4. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
5. ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG SAU ĐÀO TẠO
6. BÁO CÁO VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ ĐÀO TẠO
41
Nhân viên dựa vào nhu cầu phát triển bản thân, liên kết với định hướng và mục tiêu của bộ phận và công ty, từ đó lập ra nhu cầu đào tạo của bản thân gửi TBP. Sau đó, TBP thiết lập nhu cầu đào tạo của bộ phận, xác định năng lực cần thiết đáp ứng nhu cầu dự án, cá nhân hay năng lực công ty và gửi đến NVĐT trước ngày 20/01 của năm. Ngoài ra, để tổng hợp nhu cầu một cách cụ thể hơn, NVĐT khảo sát thêm nhu cầu đào tạo trực tiếp từ phía nhân viên để làm cơ sở so sánh với đề xuất từ TBP. Khi xuất hiện nhu cầu đào tạo chưa được đề cập trong kế hoạch (do tình hình công việc/dự án phát sinh trong năm), TBP tập hợp và chuyển đề xuất về cho NVĐT.
Cuối cùng, NVĐT thu thập thông tin, tổng hợp nhu cầu, trao đổi và thống nhất nhu cầu đào tạo với TP. NS, TBP trước khi trình TGĐ phê duyệt kế hoạch (phòng Nhân sự sẽ phản hồi trong vòng 7 ngày kể từ ngày tiếp nhận).
3.4.1.2. Phân tích đánh giá, lập kế hoạch đào tạo
Sau khi tổng hợp nhu cầu đào tạo, TP. NS, NVĐT cùng với TBP phân tích, đánh giá nhu cầu đào tạo để xác định các khoảng trống kiến thức cần bổ sung trong ngắn hạn hay dài hạn – xác định các nguồn lực cần thiết để lựa chọn phương pháp đào tạo phù hợp (mua tài liệu – nhân viên tự học, kèm cặp trực tiếp, đào tạo nội bộ, đào tạo bên ngoài, thi chứng chỉ công nghệ).
Phòng Nhân sự lập kế hoạch đào tạo năm của toàn công ty trình TGĐ phê duyệt chậm nhất vào ngày 15/3 hằng năm.
❖ Xác định địa điểm đào tạo
Đào tạo tại công ty: các khóa đào tạo nội bộ và kèm cặp nhân viên được tổ chức thực hiện tại văn phòng công ty, chủ yếu do giảng viên nội bộ công ty giảng dạy các khóa hội nhập cho nhân viên mới.
Đào tạo bên ngoài công ty: công ty cử nhân viên đến tham gia đào tạo tại các trung tâm, hãng công nghệ để học các khóa nâng cao kiến thức nghiệp vụ chuyên môn, kỹ năng, thi chứng chỉ công nghệ đáp ứng nhu cầu công việc.
42
❖ Lựa chọn hình thức đào tạo
Khi đã xác định được nhu cầu đào tạo, NVĐT sẽ lựa chọn hình thức đào tạo phù hợp dựa theo nhu cầu, mục tiêu và đối tượng đào tạo. Có ba hình thức đào tạo được sử dụng trong công tác đào tạo của công ty CMC TSSG là:
− Đào tạo mới: nhân viên mới còn trong giai đoạn thử việc hoặc nhân viên thuyên chuyển bộ phận sẽ được tổ chức đào tạo mới thông qua các khóa hội nhập bộ phận và hội nhập công ty.
− Đào tạo nâng cao: các nhân viên chính thức sẽ được đào tạo nâng cao kiến thức, kỹ năng chủ yếu qua các khóa đào tạo bên ngoài.
− Đào tạo chuyên môn: công ty chia lao động ra thành 3 mảng chính là kinh doanh, kỹ thuật và hỗ trợ văn phòng, do đó, nhân viên sẽ được đào tạo sâu về chuyên môn phù hợp với vị trí công việc.
❖ Lựa chọn đối tượng đào tạo
Căn cứ vào mục tiêu và yêu cầu công việc, cùng với kết quả thực hiện công việc của nhân viên, NVĐT sẽ quyết định lựa chọn đối tượng để đào tạo hoặc nhân viên tự xuất phiếu đề xuất đào tạo và sẽ được xem xét để đưa đi đào tạo. Tuy nhiên, nhu cầu của cá nhân cần phải phù hợp với mục tiêu và chiến lược phát triển của công ty.
Các điều kiện để chọn đối tượng đào tạo tại CMC đối với khóa đào tạo ngoài công ty:
− Đạo đức tốt, kỷ luật tốt với trên 3 năm kinh nghiệm học tập, làm việc tại công ty và có nguyện vọng được đào tạo nâng cao kiến thức, kỹ năng phục vụ cho công việc.
− Nhân viên phải cam kết sau khi tham gia đào tạo phải ở lại phục vụ công ty ít nhất là 2 năm bởi vì đây là các khóa học với chi phí rất cao.
− Công ty giới hạn ngân sách cho các khóa đào tạo với mức phí cao như vậy nên công ty sẽ cân nhắc cẩn thận xem nên cử ai đi học để mang lại hiệu quả và chất lượng tốt nhất cho công việc.
Đối với các khóa đào tạo trong công ty thì đối tượng đào tạo thuộc một trong hai nhóm nhân viên sau:
43
− Là nhân viên chính thức và có kỷ luật tốt, mong muốn được đào tạo và nâng cao kỹ năng (NVĐT chỉ định hoặc nhân viên tự mình đăng ký học các chuyên đề do NVĐT đặt ra).
− Nhân viên mới đang trong giai đoạn thử việc cần hoàn thành khóa hội nhập bộ phận và hội nhập công ty.
❖ Lựa chọn phương pháp đào tạo
Công ty áp dụng chủ yếu các phương pháp: kèm cặp, tự đào tạo và đào tạo bên ngoài, học/thi chứng chỉ, mua tài liệu tự học.
− Với phương pháp kèm cặp chủ yếu áp dụng đối với nhân viên mới cần được chỉ dẫn trực tiếp để tiếp thu nhanh chóng công việc.
− Tự đào tạo (đào tạo nội bộ) là phương pháp được áp dụng chủ yếu là đối với nhân viên mới và nhân viên chính thức cần củng cố lại kiến thức trong công việc. Công ty xây dựng phương pháp tự đào tạo dưới hai hình thức là học offline do giảng viên nội bộ giảng dạy và học online trên trang web Learn.cmc.com.vn của công ty, các bài giảng được soạn bởi NVĐT kết hợp với các giảng viên nội bộ.
− Các nhân viên chính thức, nhất là nhân viên chủ chốt của công ty sẽ được cử đi đào tạo bên ngoài và học/thi chứng chỉ nhằm nâng cao kỹ năng trong quản lý và chuyên môn đáp ứng chiến lược phát triển của công ty.
− Đối với phương pháp mua tài liệu tự học, nhân viên sẽ được hướng dẫn cụ thể về tài liệu và được hỗ trợ chi phí, thực hiện đánh giá bởi NVĐT và TBP.
❖ Lựa chọn giảng viên
Căn cứ vào chương trình và phương pháp đào tạo, NVĐT sẽ chọn giảng viên cho từng khóa học khác nhau. Hai nguồn giảng viên chính đó là giảng viên bên ngoài và giảng viên nội bộ.
− Giảng viên bên ngoài được công ty lựa chọn chủ yếu từ các trung tâm đào tạo uy tín, có kiến thức, kỹ năng và phương pháp giảng dạy tốt.
− Giảng viên nội bộ được chọn phải đáp ứng các tiêu chuẩn của công ty đề ra để có thể phục vụ tốt cho quá trình giảng dạy:
44
• Có năng lực chuyên môn tốt và kiến thức đủ đáp ứng cho yêu cầu đào tạo và đã học qua các khóa đào tạo dành cho công tác giảng dạy.
• Khả năng giảng dạy tốt, truyền đạt mạch lạc, nội dung bài giảng và tài liệu dễ hiểu, đầy đủ thông tin.
• Có kinh nghiệm lâu năm trong công ty, lĩnh vực, nắm bắt thuần thục các công việc.
❖ Dự toán chi phí đào tạo
Với các khóa học nội bộ, chi phí được phòng Nhân sự dự tính bao gồm tất cả các chi phí cho giảng viên, phí cho nhân viên khi tham gia đào tạo ngoài giờ làm việc, ăn uống giải lao, máy móc, thiết bị, dụng cụ… Còn đối với các khóa học bên ngoài, NVĐT sẽ thỏa thuận và ký kết hợp đồng với cơ sở đào tạo để thanh toán chi phí cho khóa đào tạo. Với những nhân viên muốn tự mình học tập, họ có thể tự bỏ ra chi phí cho các khóa học và thậm chí còn nhận được sự hỗ trợ từ phía công ty về mặt thời gian, chi phí.
3.4.1.3. Phê duyệt kế hoạch đào tạo
Kế hoạch đào tạo sẽ được trình TGĐ xem xét. Nếu kế hoạch được duyệt, phòng Nhân sự chuyển sang bước tiếp theo. Nếu kế hoạch không được duyệt, phòng Nhân sự trao đổi, phân tích thêm với TBP liên quan để điều chỉnh lại kế hoạch tăng hoặc giảm các hạng mục theo yêu cầu của TGĐ.
3.4.1.4. Tổ chức thực hiện đào tạo
Phòng Nhân sự tiến hành tổ chức thực hiện và theo dõi những khóa đào tạo thông qua các phương pháp sau:
− Đào tạo nội bộ: với các chương trình chưa có sẵn nội dung và giảng viên, NVĐT liên hệ các bộ phận liên quan để thiết kế chương trình trước khi thực hiện. Sau đó là tổ chức các buổi học tại công ty và NVĐT sẽ là người chuẩn bị thiết bị, dụng cụ, tài liệu và theo dõi quá trình học tập.
− Đào tạo bên ngoài: NVĐT tìm kiếm, đánh giá, lựa chọn đơn vị đào tạo, đề xuất ký hợp đồng đào tạo và cử nhân viên tham gia. Nhân viên sẽ được hỗ trợ chi phí cũng như tạo điều kiện thuận lợi về thời gian trong quá trình tham gia đào tạo.
45
− Học/thi chứng chỉ: nhân viên được cử đi học/thi sau khi NVĐT và các TBP đưa ra các yêu cầu học/thi lấy chứng chỉ hoặc nhân viên tự đề xuất để được hỗ trợ đào tạo và được phê duyệt. Quá trình học tập và kết quả sẽ được theo dõi và cập nhật bởi NVĐT.
− Kèm cặp trực tiếp tại bộ phận: TBP có kế hoạch cụ thể, chuyển thông tin về phòng Nhân sự có thông tin phối hợp, hỗ trợ thực hiện và có kế hoạch đánh giá sau đào tạo.
− Mua tài liệu tự học: NVĐT căn cứ vào ngân sách đào tạo đã được phê duyệt và mục tiêu đào tạo để đề xuất mua tài liệu cho nhân viên tự nghiên cứu. NVĐT, TBP nhắc nhở các nhân viên tham dự đầy đủ, đúng giờ khi tham gia đào tạo. Nhân viên có trách nhiệm sắp xếp tham dự đào tạo/hội thảo mà vẫn hoàn thành tốt công việc được giao; đảm bảo hoàn thành khóa đào tạo; hoàn thành bài kiểm tra; thực hiện cam kết sau đào tạo.
3.4.1.5. Đánh giá sau đào tạo
Sau khi kết thúc mỗi khóa học, các nhân viên được đào tạo phải ghi nhận vào
Phiếu đánh giá kiến thức đạt được sau đào tạo và khả năng ứng dụng trình TBP và
chuyển về phòng Nhân sự để theo dõi, lưu vào hồ sơ cá nhân của nhân viên đó. Đối với các khóa hội nhập, sau mỗi khóa học học viên sẽ ký biên bản “Xác nhận hiểu sau đào tạo”.
Qua 3 đến 6 tháng, TBP và các nhân viên tự đánh giá kết quả vận dụng kiến thức của nhân viên đó một lần nữa. TBP xem xét, đánh giá việc vận dụng lý thuyết trong môn học của nhân viên được đào tạo vào thực tế công việc có tiến bộ hay không. Nếu TBP xét thấy không đạt hiệu quả thì kết hợp với phòng Nhân sự tìm ra nguyên nhân để khắc phục và điều chỉnh lại những vấn đề không phù hợp. Nếu nhân viên được đào tạo nâng cao hiệu quả và có biểu hiện tích cực trong công việc, TBP có thể đề xuất với BGĐ xem xét việc bố trí/bổ nhiệm nhân viên vào vị trí cũng như công việc phù hợp với năng lực của nhân viên.
46
3.4.1.6. Báo cáo và lưu trữ hồ sơ đào tạo
Hằng quý/năm, phòng Nhân sự phải tổng hợp và báo cáo tình hình đào tạo thực tế của toàn công ty so với kế hoạch trong quý/năm. Lưu trữ tài liệu, dữ liệu đào tạo là đầu vào cho kế hoạch đào tạo năm sau.
Phòng Nhân sự có trách nhiệm cập nhật, lưu lại các bằng cấp chứng chỉ của từng nhân viên, chứng từ, tài liệu, chi phí có liên quan đến các khóa học để cung cấp hỗ trợ cho việc làm hồ sơ đấu thầu cho công ty và lưu trữ vào hồ sơ cá nhân để làm cơ sở đánh giá phát triển nguồn nhân lực.
3.4.1.7. Kết thúc quy trình
Kết quả đào tạo được gửi đến nhân viên, TBP, TP. NS, BGĐ. NVĐT cập nhật kết quả vào khung dữ liệu hồ sơ đào tạo của nhân viên.