3.1.3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
Nguồn: www.minhphu.com
Hình 3.4: Sơ đồ cấu trúc của Tập đoàn Thủy sản Minh Phú
3.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ các bộ phận
Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ):
(HĐQT) triệu tập trong thời hạn 90 ngày, kể từ ngày kết thúc năm tài chính, có quyền thảo luận và thống kê qua các vấn đề sau: báo cáo tài chính hàng năm, báo cáo của ban kiểm soát về tình hình công ty, báo cáo của HĐQT, báo cáo của các kiểm toán độc lập, kế hoạch phát triển ngắn hạn và dài hạn của công ty.
Hội đồng quản trị (HĐQT):
HĐQT có toàn quyền nhân danh công ty quyết định các vấn đề có liên quan đến mục tiêu, chính sách, chiến lƣợc và quyền lợi của công ty phù hợp với pháp luật và điều lệ công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của ĐHĐCĐ và chịu trách nhiệm về những vi phạm điều lệ của công ty, những sai phạm trong quản trị gây thiệt hại cho công ty và quyền lợi các cổ đông.
Ban kiểm soát:
Gồm 3 thành viên do ĐHĐCĐ bầu ra và có nhiệm kỳ 5 năm có nhiệm vụ: - Kiểm tra tính pháp lý, chính xác, trung thực trong công tác quản lý, điều hành hoạt động SXKD của công ty và việc ghi chép, lƣu sổ chứng từ và lập sổ kế toán, báo cáo tài chính và các báo cáo khác của công ty để báo cáo với ĐHĐCĐ
- Thƣờng xuyên thông báo với HĐQT về kết quả hoạt động SXKD.
- Kiến nghị phƣơng pháp bổ sung, sửa đổi, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động SXKD của công ty.
Ban tổng giám đốc:
Gồm 1 tổng giám đốc và 5 phó tổng giám đốc Tổng Giám Đốc (TGĐ):
- Do HĐQT bổ nhịêm, miễn nhiệm, cách chức theo hình thức bỏ phiếu kín với nguyên tắc biểu quyết đa số.
- Là ngƣời đại diện theo pháp luật của công ty trong mọi hoạt động giao dịch, có quyền quyết định cao nhất về công tác điều hành và chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động của SXKD của công ty theo Nghị Quyết ĐHĐCĐ, Nghị Quyết và Quyết định của HĐQT, điều lệ công ty và các quy định pháp luật nhƣ quyền quyết đinh phƣơng hƣớng, kế hoạch dự án SXKD và các chủ trƣơng của công ty, nhất quyết các vấn đề liên doanh liên kết tổ chức của công ty, quyết định thành lập đơn vị mới, sáp nhập và giải thể các phòng nghiệp vụ không có hiệu quả, đƣợc đề cử phó Tổng Giám Đốc, Kế Toán Trƣởng, trƣởng các Phó phòng nghiệp vụ và các chức danh quản lý khác trong công ty trừ các chức danh do HĐQT bổ nhiệm.
Phó Tổng Giám Đốc:
Là ngƣời giúp đỡ cho TGĐ, đƣợc TGĐ uỷ quyền hay uỷ nhiệm trong một số lĩnh vực quản lý chuyên môn và phải chịu trách nhiệm pháp lý trƣớc TGĐ và
trƣớc pháp luật về những công việc mình làm
Ban giám đốc
• Giám đốc: là lãnh đạo cao nhất của công ty, quản lý điều hành toàn bộ hoạt động của công ty
+ Quyết định chính sách về trách nhiệm xã hội trong công ty.
+ Bổ nhiệm đại diện lãnh đạo để thực hiện hệ thống trách nhiệm xã hội. + Cung cấp nguồn nhân lực, tài chính để thực hiện và duy trì hoạt động của hệ thống trách nhiệm xã hội theo đúng tiêu chuẩn SA 8000:2008.
+ Tổ chức bộ máy quản lý
+ Nghiên cứu áp dụng các tiến bộ kỹ thuật nhằm hợp lý hóa sản xuất, cải tiến điều kiện lao động, nâng cao năng suất lao động và chất lƣợng sản phẩm.
+ Phê duyệt các phƣơng án kỹ thuật, vật tƣ kỹ thuật phục vụ cho sản xuất. + Chỉ đạo và kiểm soát các hoạt động sản xuất, các chế độ chính sách và trách nhiệm xã hội đối với ngƣời lao động, các hoạt động đảm bảo cho an toàn lao động, bảo hộ lao động, vệ sinh môi trƣờng.
+ Tổ chức quản lý toàn bộ tài sản cố định theo qui định, không ngừng phát huy năng lực của thiết bị tổ chức để khai thác các thiết bị trong công ty.
• Phó giám đốc kỹ thuật - cơ điện - đại diện lãnh đạo về trách nhiệm xã hội: + Giải quyết về chính sách, chế độ, an toàn sức khỏe, môi trƣờng, an ninh cho toàn thể cán bộ công nhân viên.
+ Chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc về tất cả các hoạt động của tất cả các lĩnh vực đƣợc phân công.
+ Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các chế độ chính sách đối với ngƣời lao động.
+ Chịu trách nhiệm phối hợp với các trƣởng phòng để xây dựng hệ thống trách nhiệm xã hội, kiểm tra xem xét, đánh giá các hoạt động đơn vị có phù hợp với các yêu cầu tiêu chuẩn trách nhiệm xã hội đang thực hiện.
+ Tiếp nhận các thông tin, những qui định đổi mới của pháp luật về các vấn đề có liên quan hệ thống trách nhiệm xã hội.
+ Kiểm tra thƣờng xuyên sự vận hành của hệ thống trách nhiệm xã hội, giải quyết những khó khăn khi phát sinh.
• Phó giám đốc sản xuất:
+ Đội trƣởng đội HACCP về an toàn thực phẩm. + Thu mua nguyên liệu và điều phối sản xuất.
+ Cùng Giám Đốc quyết định các thƣơng vụ mua bán và trao đổi thông tin. • Phó giám đốc thƣờng trực:
+ Thay mặt Giám Đốc thực hiện giải quyết công việc hàng ngày đƣợc Giám Đốc ủy quyền.
+ Tham mƣu, giúp việc cho Giám đốc trong các lĩnh vực: quản lý tài chính, hoạt động hành chính, liên hệ cơ quan chức năng.
Các phòng ban chức năng gồm:
Phòng tổ chức cán bộ:
- Tham mƣu cho TGĐ công ty về tổ chức bộ máy SXKD và bố trí nhân sự có năng lực phù hợp với nhu cầu phát triển của công ty
- Quản lý hồ sơ lý lịch của công nhân viên, giải quyết các chế độ tuyển dụng , cho thôi việc, bổ nhiệm, bãi nhiệm, bãi miễn, khen thƣởng, kỷ luật…
- Xây dựng kế hoạch chƣơng trình đào tạo, bồi dƣỡng nghiệp vụ chuyên môn tay nghề nhằm nâng cao trình độ cho các cán bộ công nhân viên của công ty, kết hợp cùng với phòng tài chính kế toán xây dựng tổng quỹ lƣơng.
Phòng hành chính quản trị:
- Quản lý công văn giấy tờ, sổ sách hành chính, thực hiện công tác lƣu trữ hồ sơ các tài liệu thƣờng và quan trọng.
- Quản lý về tài sản, trụ sở làm việc của công ty, mua sắm các vật dụng cần thiết và trang bị văn phòng phẩm phục vụ chuyên môn.
Phòng kế hoạch đầu tư :
- Có nhiệm vụ cùng với TGĐ công ty hoạch định các mục tiêu kế hoạch cho quá trình hoạt động và phát triển của công ty.
- Hƣớng dẫn các phòng nghiệp vụ xây dựng kế hoạch năm, kế hoạch ngắn hạn, tổng hợp kế hoạch SXKD toàn công ty, báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch SXKD
Phòng tài chính kế toán:
- Tổ chức hạch toán kế toán về hoạt động SXKD của công ty theo đúng pháp luật thống kê của nhà nƣớc.
- Tổng hợp kết quả kinh doanh, lập báo cáo kế toán thống kê, phân tích hoạt động SXKD để phục vụ cho việc kiểm tra thực hiện kế hoạch của công ty
- Thực hiện quyết toán các tiến độ và tham gia cùng các phòng nghiệp vụ của công ty hạch toán lãi lỗ giúp cho TGĐ nắm đƣợc tình hình tài chính và hiệu quả hoạt động của công ty.
Phòng kinh doanh xuất khẩu:
- Khai thác, thu mua tạo nhiều nguồn hàng, chủng loại về xuất khẩu các mặt hàng thủy sản nhƣ: Hàng đông lạnh, hàng khô, hàng tƣơi…
- Nghiên cứu thị trƣờng, chính sách giá cả, thƣơng nhân, khách hàng trong và ngoài nƣớc, đẩy mạnh công tác liên doanh, liên kết, hợp tác đầu tƣ với các đơn vị trong và ngoài ngành thuỷ sản. Nắm nguồn hàng chủ động để xuất khẩu đạt hiệu quả và chỉ tiêu công ty đề ra.
Phòng kinh doanh nhập khẩu:
- Tiếp xúc đàm phán với các đối tác kinh doanh trong và ngoài nƣớc với phạm vi kinh doanh nhập khẩu theo hƣớng chuyên ngành.
- Nghiên cứu và phát triển các thị trƣờng nhập khẩu, bán lẻ và kinh doanh trực tiếp những mặt hàng mà công ty có chức năng nhập khẩu.
- Dự thảo các kế hoạch nhập khẩu trực tiếp, các biện pháp tối ƣu nhằm thực hiện thủ tục nhập khẩu.