Phân tích công việc là xác định rõ tính chất, đặc điểm và yêu cầu đạt được của công việc đó. Không biết phân tích công việc, nhà quản lý sẽ không thể tạo ra sự đồng bộ giữa các bộ phận, phòng ban trong công ty, không thể đánh giá chính xác yêu cầu của công việc, không thể đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên trong công ty để trả lương và kích thích động viên nhân viên kịp thời và chính xác. Đặc biệt phân tích công việc là công cụ rất hữu ích đối với công ty, nó giúp công ty nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Phân tích công việc là rất quan trọng, nhưng hiện nay tại công ty Cổ phần iPOS.vn chưa có hệ thống phân tích công việc, chỉ thực hiện theo
tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ của từng nhân viên do Công ty ban hành theo cách chung chung chứ chưa được chi tiết cụ thể.
Do vậy công ty cần phải có hệ thống phân tích công việc cho tất cả các chức vụ trong công việc. Từ đó hoàn thiện bản mô tả công việc, xây dựng bản tiêu chuẩn công việc một cách chi tiết cho từng vị trí để làm hoạt động quản trị nhân sự tại công ty đạt hiệu quả hơn.
a. Các phương pháp phân tích công việc cho Công ty Cổ phần iPOS.vn
Để thực hiện công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần iPOS.vn ta có thể sử dụng kết hợp 3 phương pháp sau:
Phương pháp phỏng vấn: bao gồm phỏng vấn cá nhân và phỏng vấn cả nhóm
- Phương pháp phỏng vấn cá nhân: được thực hiện thông qua việc phỏng vấn cá nhân về quy trình thực hiện, nội dung công việc của họ. Qua đó phân tích và rút ra các yêu cầu của công việc về kĩ năng, năng lực của người lao động. Phương pháp này mang lại hiêu quả cao nhưng lại tốn khá nhiều thời gian.
- Phương pháp phỏng vấn nhóm: được thực hiện thông qua việc phỏng vấn nhóm cá nhân về quy trình, nội dung thực hiện công việc. Từ đó chúng ta cũng phân tích và rút ra các yêu cầu kĩ năng và năng lực của người lao động. Phương pháp này mang lại hiệu quả cao nhưng lại tốn thời gian.
Phương pháp hội thảo kĩ thuật: là phương pháp sử dụng những người lãnh đạo trong công ty có trình độ và kiến thức rộng lớn về công việc. Những thông tin về phân tích công việc sẽ được nhận từ các chuyên gia hay các lãnh đạo công ty. Phương pháp này thu nhận được những thông tin tốt nhưng nó lại mang tính hiệu quả chủ quan nhiều.
Phương pháp quan sát: phương pháp này chủ yếu dùng cho nhân viên văn phòng. Thực tế phương pháp này phải kết hợp một số phương pháp mới đạt được hiệu quả cao.
Tùy vào thông tin thu thập được của mỗi công việc trong công ty mà ta có thể áp dụng các phương pháp trên.
b. Hoàn thiện bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc ở Công ty Cổ phần iPOS.vn
Các thông tin thu thập được từ quá trình phân tích công việc sẽ được dùng để làm bản mô tả công việc. Mô tả công việc là một tài liệu cung cấp các thông tin của một công việc cụ thể, các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc đó.
Bản mô tả công việc: là liệt kê chính xác xúc tích các công việc mà người lao động cần thực hiện. Nó cho ta biết người lao động cần phải làm công việc gì, làm như thế nào, các điều kiện để thực hiện công việc đó.
Hiện nay Công ty Cổ phần iPOS.vn có những bản mô tả công việc chưa được chi tiết, chỉ dùng để liệt kê các nhiệm vụ chủ yếu và chức năng, trách nhiệm của các vị trí chưa được cập nhật thông tin một cách liên tục và kịp thời. Do vậy công ty cần sớm tổ chức, xây dựng bản mô tả công việc cho các vị trí và cho biết sự thay đổi nhiệm vụ, chức năng của công việc do thay đổi về thời gian, con người và do các yếu tố môi trường thay đổi.
Sau khi ta đã hoàn thành bản mô tả công việc thì bước tiếp theo của phân tích công việc là ta phải đưa ra tiêu chuẩn để thực hiện công việc đó.
Bản tiêu chuẩn công việc là bản trình bày các điều kiện, tiêu chuẩn tối thiểu có thể chấp nhận được mà người lao động cần phải có để thực hiện một công việc nào đó.
Hiện nay Công ty Cổ phần iPOS.vn chưa có bản tiêu chuẩn công việc một cách chi tiết và cụ thể đi kèm theo từng bản mô tả công việc, chỉ áp dụng tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ của từng nhân viên do Công ty ban hành một cách chung chung, chưa đầy đủ. Do đó cần tổ chức xây dựng bản tiêu chuẩn công việc của từng chức vụ, vị trí trong công ty.
Yêu cầu quan trọng trong việc xây dựng bản tiêu chuẩn công việc là phải tách rời công việc cá nhân người đang làm việc đó. Các tiêu chuẩn đòi hỏi ở người thực hiện công việc đó chứ không phải các kiến thức, kĩ năng, bằng cấp mà người nhân viên đó có hay sẽ có.