Cũng như các tỉnh, thành phố khác trong toàn quốc, chỉ tính từ năm 1986 đến nay, bộ máy hành chính thành phố Hà Nội đã trải qua 5 lần tổ chức lại (bình quân 5 năm có một lần sắp xếp lại).
2.2.2.1. Cuộc tổ chức lại lần thứ nhất
Diễn ra trong 5 năm (1994 - 1999) nhằm cải tạo về cơ bản bộ máy hành chính cho phù hợp với yêu cầu quản lý nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước. Trọng tâm của cuộc sắp xếp lần này là tổ chức lại về cơ bản bộ máy hành chính cấp Thành phố và tổ chức lại bộ máy hành chính cấp cơ sở (xã, phường, thị trấn) nhằm chuyển từ phương thức can thiệp trực tiếp sang phương thức quản lý vĩ mô nền kinh tế, cải cách một bước những thủ tục hành chính liên quan đến phát triển kinh tế và giải quyết một số nhu cầu thường nhật của nhân dân.
a. Đối với bộ máy hành chính cấp Thành phố:
- Năm 1994, thành lập lại Sở Văn hóa - Thông tin; Sở Y tế, Sở Thể dục - Thể thao đáp ứng yêu cầu quản lý và phát triển các loại hình dịch vụ y tế, văn hóa thông tin và thể dục thể thao trong nền kinh tế thị trưởng; thành lập mới Sở Du lịch đáp ứng yêu cầu quản lý và phát triển du lịch thành ngành kinh tế mũi nhọn;
- Năm 1995, thành lập mới Chi cục Kiểm lâm, đáp ứng yêu cầu tăng trưởng kinh tế bền vững, trước mắt là yêu cầu bảo vệ rừng; thành lập Đài Phát thanh - Truyền hình Hà Nội, Trường Cao đẳng Nghệ thuật Hà Nội đáp ứng yêu cầu quản lý và phát triển hệ thống thông tin đại chúng và nâng cao chất lượng các hoạt động văn hóa nghệ thuật;
- Năm 1996, thành lập Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Ngoại vụ, Sở Thương mại trên cơ sở tổ chức lại Ủy Ban kế hoạch, Sở Kinh tế đối ngoại, Sở Thương nghiệp; thành lập Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn trên sở sở hợp nhất Sở Nông nghiệp, Sở Lâm nghiệp và Sở Thủy lợi và Ban Chỉ đạo xây
dựng nông thôn mới; thành lập Sở Khoa học Công nghệ và Môi trường trên cơ sở hợp nhất Ủy Ban khoa học kỹ thuật và Ủy ban Môi trường. Kết quả là chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền giải quyết các loại thủ tục hành chính trong lĩnh vực đăng ký kinh doanh, đầu tư trong nước và nước ngoại vào một đầu mối là Sở Kế hoạch và Đầu tư; trong lĩnh vực quản lý đoàn ra đoàn vào có yếu tố nước ngoài là Sở Ngoại vụ; trong lĩnh vực thương mại trong nước và nước ngoài vào một đầu mối là Sở Thương mại...
- Năm 1998, nhập Cục Đầu tư phát triển, Cục Quản lý tài sản nhà nước tại doanh nghiệp vào Sở Tài chính – Vật giá đáp ứng yêu cầu thống nhất quản lý nhà nước đối với doanh nghiệp và quản lý các nguồn vốn đầu tư phát triển; nhập Sở Địa chính với Sở Nhà đất thành Sở Địa chính – Nhà đất đồng thời thành lập Tổng Công ty Đầu tư và Phát triển nhà trên cơ sở tổ chức lại các doanh nghiệp trực thuộc Sở Địa chính với Sở Nhà đất, đáp ứng yêu cầu quản lý nhà - đất đô thị; chuyển chức năng quản lý trật tự xây dựng, cấp phép xây dựng từ Văn phòng Kiến trúc sư trưởng thành phố về Sở Xây dựng; chuyển các phòng Công chứng nhà nước thuộc Thành phố về trực thuộc Sở Tư pháp; thành lập Ban Chỉ đạo Giải phóng mặt bằng để thông nhất tham mưu, chỉ đạo về công tác giải phóng mặt bằng; sát nhập ủy ban Bảo vệ và chăm sóc trẻ em, ủy ban Dân số và kế hoạch hóa gia đình thành ủy ban Dân số, gia đình và trẻ em.
b. Đối với bộ máy hành chính cấp cơ sở
Thực hiện Nghị định số 174/CP ngày 29//4/1994 của Chính phủ quy định cơ cấu thành viên UBND; Nghị định số 09/1998/NĐ-CP ngày 23/4/1998 của Chính phủ sửa đổi; từ năm 1994-1998 thành phố Hà Nội đã tập trung kiện toàn một bước bộ máy hành chính cấp xã, phường, thị trấn:
Ngày 10/8/1998, UBND Thành phố ban hành Quyết định số 26/QĐ-UB hướng dẫn thực hiện Nghị định số 09/1981/NĐ-CP của Chính phủ. Theo quyết định này, UBND xã, phường, thị trấn nằm trong cơ cấu tổ chức hệ thống chính
trị ở cơ sở bao gồm: Cấp ủy đảng, Chính quyền (HĐND, UBND), Mặt trận Tổ quốc và một số đoàn thể chính trị xã hội như: Đoàn Thanh niên Công sản Hồ Chí Minh, Hội Liên hiệp phụ nữ, Hội Cựu chiến binh, Hội Nông dân. Các tổ chức khác như thôn và tổ dân phố không phải là cấp chính quyền nhưng là cánh tay nối dài của Chính quyền, đại diện cho chính quyền cơ sở, được giao một số nhiệm vụ giúp chính quyền cơ sở giải quyết những vấn đề bức xúc trong nội bộ nhân dân và là cầu nối giữa chính quyền nhà nước ở cấp cơ sở với dân.
Theo Nghị định 174/NĐ-CP ngày 29/4/1994 của Chính phủ, UBND xã, phường, thị trấn có 7 thành viên, gồm:
- Chủ tịch UBND: Phụ trách chung, lãnh đạo và điều hành hoạt động của UBND; phụ trách trực tiếp một sô lĩnh vực như: Nội chính, kinh tế – ngân sách, đất đai;
- Phó Chủ tịch UBND: Phụ trách văn hóa xã hội;
- 05 ủy viên, bao gồm: 01 ủy viên – Trưởng công an, phụ trách về an ninh, hộ tịch, hộ khẩu; 01 ủy viên phụ trách công tác quân sự; 01 ủy viên phụ trách tài chính; 01 ủy viên phụ trách văn phòng; 01 ủy viên phụ trách quản lý sản xuất – kinh doanh, dịch vụ.
Bộ máy giúp việc của UBND xã, phường, thị trấn có:
- Ban Kinh tế – kế hoạch, phụ trách các mặt công tác: Kế hoạch, thống kê, lao động, địa chính, giao thông, thủy lợi, thương mại, tiểu thủ công nghiệp, sản xuất kinh doanh, dịch vụ và xây dựng hợp tác xã;
- Ban Tài chính phụ trách các mặt công tác: Tài chính, ngân sách, thu thuế, kế toán, quỹ;
- Ban Văn hóa xã hội phụ trách các mặt công tác: Văn hóa thông tin, thể dục thể thao, giáo dục, thương binh xã hội, xây dựng gia đình văn hóa, tôn giáo, dân tộc;
- Ban chỉ huy quân sự, phụ trách công tác quân sự, hậu phương quân đội; - Ban Dân số, gia đình và quyền trẻ em phụ trách công tác dân số, kế hoạch hóa gia định, bảo vệ và chăm sóc trẻ em;
- Văn phòng HĐND và UBND phu trách các mặt công tác: Văn phòng, tư pháp, thanh tra, xây dựng chính quyền;
- Ban Thú y phụ trách công tác thú y, kiểm soát giết mổ động vật, vệ sinh thú y.
Trong thời gian qua, một số ban ngành của UBND cấp xã đã được thành phố, quận, huyện, UBND cấp xã quan tâm, kiện toàn lại tổ chức, xác định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền han, bố trí cán bộ, xây dựng quy chế làm việc đó là: Ban Tài chính, Công an xã, Ban Chỉ huy quân sự, Ban Thú y. Còn các Ban, ngành khác có tên, tổ chức theo quy định nhưng chưa có quyết định thành lập, chưa xác định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, bố trí cán bộ , quy chế làm việc, chưa làm việc theo đúng nghĩa là một tổ chức.
Cán bộ trong các Ban, ngành thuộc UBND cấp xã chủ yếu là cán bộ Đảng, Chính quyền, đoàn thể hưởng sinh hoạt phí kiêm nhiệm, một người phải đóng nhiều “vai”, ở nhiều tổ chức khác nhau; một số cán bộ còn lại thì được đưa vào cho đủ cơ cấu, không hưởng sinh hoạt phí hoặc là hợp đồng, hoặc hưởng hoạt động phí.
Các Ban, ngành chưa được kiện toàn sắp xếp lại hoặc mới được thành lập trong thời gian gần đây nhưng chưa phân rõ nhiệm vụ, quyền hạn, kinh phí hoạt động ít hoặc không có cho thấy tổ chức còn mang nặng tính hình thức, có tên nhưng không có phương hướng hoạt động, không có người tổ chức thực hiện, hoạt động kém hiệu quả; nhiều đài truyền thanh xã đã chia nhỏ về các thôn, hoạt động không thống nhất theo sự chỉ đạo của UBND xã mà theo sự phân công của lãnh đạo thôn.
Cuộc tổ chức lại lần thứ 2 được tiến hành trong 02 năm (2001-2002) với trọng tâm là tiếp tục kiện toàn tổ chức bộ máy hành chính cấp thành phố và tổ chức lại bộ máy hành chính cấp quận, huyện.
Khác với cuộc sắp xếp lần thứ nhất, nội dung cuộc sắp xếp lần này không chỉ liên quan đến bộ máy hành chính mà còn liên quan đến việc cơ cấu đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp nhà nước, lồng ghép nhiều mục tiêu như: Tinh giảm biên chế theo quyết định 207/QĐ-Ttg của Thủ tướng Chính phủ, Nghị định 12/NĐ-CP về tổ chức bộ máy hành chính địa phương, khoán biên chế và chi phí hành chính; sắp xếp lại doanh nghiệp nhà nước; tiếp nhận từ Trung ương và kiện toàn tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ của Ban Quản lý khu công nghiệp và khi chế xuất; tổ chức lại các Ban Quản lý dự án của các Sở, Ban, Ngành theo hướng mỗi Sở, Ban, Ngành chỉ có một Ban Quản lý dự án; thành lập một số đơn vị sự nghiệp công trên cơ sở tách chức năng thực hiện chương trình mục tiêu của một số cơ quan hành chính; đẩy mạnh phân cấp ; thí điểm mô hình Trung tâm Dịch vụ hành chính công tại quận Tây Hồ, huyện Từ Liêm, 03 Phòng Công chứng thuộc Sở Tư pháp và Trung tâm Thông tin lưu trữ thuộc Sở Địa chính – Nhà đất.
Thực hiện chương trình công tác trên đây:
- Ngày 30/8/2000 UBND thành phố ra Quyết định số 4447/QĐ-UB thành lập “Ban Đổi mới quản lý doanh nghiệp Thành phố”
- Ngày 31/10/2000 UBND thành phố ra Quyết định số 88/2000/QĐ-UB thành lập Ban Chỉ đạo giải phóng mặt bằng;
- Ngày 31/10/2001 UBND thành phố ra Quyết định số 97/2001/QĐ- UB thành lập Ban Quản lý, phát triển vận tải công cộng và xe điện;
- Ngày 11/12/2000 UBND thành phố đã có Công văn số 3048/CVUB- TCCQ trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt đề án “Kiện toàn tổ chức và tinh giảm biên chế trong các cơ quan hành chính, sự nghiệp”;
- Ngày 3/5/2001 sát nhập Uỷ ban Bảo vệ và Chăm sóc trẻ em, Uỷ ban Dân số và Kế hoạch hoá gia đình thành Uỷ ban Dân số gia đình và trẻ em;
- Ngày 01/11/2001 căn cứ vào Quyết định số 100/QĐ-TTg ngày 17/8/2000 của Thủ tướng Chính phủ về việc chuyển giao Ban Quản lý khu công nghiệp cấp tỉnh về trực thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, UBND thành phố ra Quyết định số 102/2001/QĐ-UB giao cho Ban Quản lý khu công nghiệp và khu chế xuất của Thành phố thực hiện một số nhiệm vụ thuộc thẩm quyền thuộc UBND Thành phố. Theo Quyết định này, Ban Quản lý khu công nghiệp và khu chế xuất của thành phố có nhiệm vụ: 1/ Quản lý nhà nước đối với các khu công nghiệp và cụm công nghiệp đóng trên địa bàn thành phố; 2/ Cấp Giấy chứng nhận cho các dự án trong nước không sử dụng vốn ngân sách; 3/ Thẩm định các dự án nhóm B,C thuộc vốn ngân sách trình UBND thành phố ra quyết định đầu tư và KCN &KCX (chuyển từ Sở Kế hoạch & Đầu tư sang); 4/ Làm chủ đầu tư các dự án xây dựng hạ tầng kỹ thuật trong và ngoài hàng rào Khu chế xuất do Ngân sách nhà nước cấp; 5/ Chủ trì thẩm định thiết kế kỹ thuật đối với các dự án đầu tư nước ngoài thuộc nhóm B, các dự án đầu tư trong nước thuộc nhóm B & C đầu tư vào KCN & KCX (chuyển từ Sở Xây dựng sang);
- Ngày 7/3/2002 UBND thành phố ban hành Quyết định số 36/2002/QĐ- UB thành lập Ban Quản lý đầu tư và xây dựng đô thị;
- Ngày 23/5/2002 thành lập Sở Quy hoạch và Kiến trúc trên cơ sở tổ chức lại cơ quan Kiến trúc sư trưởng thành phố;
- Ngày 14/8/2002, UBND thành phố ban hành Quyết định 116/2002/QĐ-UB về việc phân cấp cho UBND quận, huyện và uỷ quyền cho Giám đốc Sở Kế hoạch và Đầu tư quyết định đầu tư đối với các dự án có vốn đầu tư đến 5 tỷ đồng; uỷ quyền cho Giám đốc các Sở: Giao thông công chính, Công nghiệp, Nông nghiệp và phát triển nông thôn quyết định đầu tư và giám định đầu tư đến các dự án nhóm C; uỷ quyền cho Giám đốc Sở Địa chính - Nhà đất quyết định đầu tư và giám định đầu tư đối với các dự án có mức vồn đầu tư đến 2 tỷ đồng;
- Ngày 20/9/2002 UBND thành phố ban hành Quyết định số 125/QĐ- UB thành lập lực lượng Thanh tra chuyên ngành xây dựng.
2.2.2.3. Cuộc tổ chức lại lần thứ ba
Diễn ra vào năm 2003 nhằm sắp xếp lại bộ máy hành chính cho phù hợp với tên gọi cũng như cơ cấu của Chính phủ mới. Đồng thời, tăng cường phân cấp quản lý nhà nước đối với cấp quận, huyện và tách các doanh nghiệp nhà nước ra khỏi sở chủ quản. Cụ thể:
* Về tổ chức bộ máy:
Ngày 18/8/2003, UBND thành phố ban hành Quyết định số 101/2003/QĐ-UB thành lập Sở Tài nguyên và Môi trường trên cơ sở sáp nhập bộ phận quản lý môi trường thuộc Sở Khoa học Công nghệ và Môi trường, bộ phận quản lý tài nguyên thuộc Sở Công nghiệp với Sở Địa chính – Nhà đất;
Ngày 23/9/2003 UBND thành phố ban hành Quyết định 113/2003/QĐ- UB thành lập Cổng giao tiếp điện tử Hanoi Portal;
Ngày 10/10/2003 UBND thành phố ban hành Quyết định số 126/2003/QĐ-UB đổi tên Sở Khoa học công nghệ và Môi trường thành Sở Khoa học và Công nghệ;
Ngày 4/11/2003 UBND thành phố ban hành Quyết định số 148/2003/QĐ- UB đổi tên Sở Tài chính – Vật giá thành Sở Tài chính;
Ngày 22/12/2003 UBND thành phố ban hành Quyết định số 179/2003/QĐ- UB đổi tên Ban Tổ chức chính quyền Thành phố thành Sở Nội vụ.
* Về phân cấp quản lý:
Ngày 13/10/2003, UBND thành phố ban hành Quyết định số 6077/2003/QĐ-UB công bố danh mục thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của các Sở, ban, ngành; UBND quận, huyện, xã, phường, thị trấn trên Cổng giao tiếp điện tử;
Ngày 24/10/2003, UBND thành phố ban hành Quyết định số 134/2003/QĐ-UB phân cấp quản lý ngân sách cho các cấp quận, huyện, xã, phường, thị trấn;
Ngày 14/8/2003, UBND thành phố ban hành Quyết định số 4799/2003/QĐ-UB về việc phân cấp cho UBND các quận, huyện cấp phép hành nghề dịch vụ Karaoke, bán và cho thuê băng đĩa hình;
* Về tách các doanh nghiệp ra khỏi Sở chủ quản:
Ngày 18/6/2003, Thành uỷ ra Chỉ thị số 20/CT-TU về việc đẩy nhanh tiến độ sắp xếp và đổi mới doanh nghiệp nhà nước thuộc thành phố Hà Nội giai đoạn 2003-2005; ngày 15/6/2003, UBND thành phố ban hành Quyết định số 4862/QĐ-UB về việc xây dựng đề án thành lập 04 Tổng công ty hoạt động theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con (Tổng Công ty Đầu tư xây dựng Hà Nội, Tổng Công ty Du lịch Hà Nội, Tổng Công ty Vận tải Hà Nội, Tổng Công ty Thương mại Hà Nội).
Cuộc tổ chức lại lần thứ tư diễn ra năm 2008 nhằm tổ chức lại bộ máy hành chính theo Nghị định số 13/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ, sau đó hợp nhất bộ máy hành chính tỉnh Hà Tây với bộ máy hành chính thành phố Hà Nội.
a/ Đối với bộ máy hành chính tỉnh Hà Tây và thành phố Hà Nội