Hoàn thiện công tác tổ chức phân tích báo cáo tài chính tại công ty Xi măng Cẩm Phả

- Chi phí tài chính khác 214 3,466 3,680 657 932 1,589 442 2,533 2,

3.3.2.Hoàn thiện công tác tổ chức phân tích báo cáo tài chính tại công ty Xi măng Cẩm Phả

PHÂN TÍCH BÁO CÁO TÀI CHÍNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG CẨM PHẢ

3.3.2.Hoàn thiện công tác tổ chức phân tích báo cáo tài chính tại công ty Xi măng Cẩm Phả

3.3.2. Hoàn thiện công tác tổ chức phân tích báo cáo tài chính tại công tyXi măng Cẩm Phả Xi măng Cẩm Phả

Hoàn thiện công tác tổ chức phân tích báo cáo tài chính gắn liền với việc xây dựng một quy trình phân tích và tổ chức bộ máy thực hiện phân tích. Đây là hai khía cạnh quan trọng và mấu chốt nhằm đảm bảo cho công tác phân tích báo cáo tài chính phát huy được vai trò là công cụ quản lý đắc lực của quản trị tài chính công ty.

Xây dựng quy trình phân tích báo cáo tài chính

Quy trình của tổ chức phân tích báo cáo tài chính sẽ có quyết định rất lớn đến chất lượng của công tác phân tích. Để công tác phân tích đạt hiệu quả cao thì nhất thiết phải xây dựng được một quy trình phân tích khoa học và hợp lý.

Như đã đề cập ở phần thực trạng, hiện nay công ty Xi măng Cẩm phả vẫn chưa tiêu chuẩn hóa được một quy trình phân tích báo cáo tài chính cho công ty, do vậy trong thời gian tới công ty cần chú trọng xây dựng một quy trình phân tích kết hợp với lựa chọn loại hình phân tích báo cáo tài chính phù hợp . Cụ thể Quy trình tổ chức phân tích cần bao gồm những bước sau:

- Xác định được nhu cầu hay mục tiêu của phân tích báo cáo: Chủ thể phân tích cần căn cứ vào mục đích sử dụng thông tin phân tích phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh nào từ đó xác định và lựa chọn những thông tin cần thiết cho việc phân tích báo cáo.

Phòng TCKT Phòng thị trường Phòng tổ chức hành chính Hệ thống BCTC Thông tin tình hình kinh tế, ngành Thông tin về mục tiêu, chiếnlược,

chính sách cty B ộ ph ận th u th ập và ph ân tíc h tà i ch ín h

- Thiết lập được mục tiêu phân tích: Sau khi xác định được nhu cầu phân tích, chủ thể phân tích cần xác lập được các mục tiêu cụ thể cho từng công việc của quá trình phân tích báo cáo tài chính.

- Lập kế hoạch phân tích báo cáo tài chính: là việc lập kế hoạch hay xây dựng một chương trình phân tích báo cáo tài chính cụ thể và chi tiết , trong đó cần làm rõ những nội dung chính sau:

+ Xác định rõ nội dung phân tích: Nội dung phân tích báo cáo tài chính có thể liên quan đến toàn bộ hoạt động của công ty hoặc chỉ là một mảng nội dung liên quan đến một khía cạnh nào đó như khả năng thanh toán, khả năng sinh lời, hiệu quả sử dụng tài sản và nguồn vốn…Khi xem xét nội dung phân tích cần chỉ rõ mối liên hệ với phạm vi phân tích.

+ Xác định rõ phạm vi phân tích: Phạm vi phân tích có thể là toàn bộ công ty hoặc có thể là phân tích riêng cho nhà máy chính và chi nhánh phía nam, có thể phân tích cho toàn bộ mặt hàng hoặc trên từng mặt hàng… có thể phân tích toàn bộ các báo cáo tài chính hoặc chỉ một trong số các báo cáo…

+ Thời gian phân tích: Phân tích báo cáo tài chính của công ty nên được tiến hành thường xuyên định kỳ hàng quý, hàng năm sau khi báo cáo tài chính đã được kiểm toán xong.

Ngoài những nội dung trên, trong kế hoạch phân tích cũng cần chỉ rõ cách thức thu thập, xử lý, tính toán số liệu, xác định rõ nguồn lực sử dụng và phương pháp phân tích sẽ sử dụng, xây dựng các định mức công việc và tiến độ thời gian hợp lý, chi phí để thực hiện phân tích…

- Thực hiện phân tích: sau khi kế hoạch phân tích đã được phê duyệt, tiến hành công việc phân tích theo trình tự các bước sau:

+ Thu thập cơ sở dữ liệu phục vụ cho phân tích: cơ sở dữ liệu bao gồm các báo cáo tài chính và hệ thông thông tin bên ngoài hệ thống kế toán. Nguồn thông tin phục vụ cho phân tích được thu thập từ các phòng ban, bộ phận như đã để cập ở trên.

+ Kiểm tra và xác minh lại thông tin: Thông tin sau khi được thu thập cần phải được kiểm tra tính chính xác trên cơ sở đối chiếu, so sánh, xác minh lại số liệu…

+ Xử lý thông tin phân tích: Các dữ liệu thông tin sau khi thu thập cần phải được xử lý. Đây là quá trình sắp xếp lại các thông tin thu thập được theo những mục

đích nhất định. Nếu phát hiện có sai sót, gian lận cần điều chỉnh lại các báo cáo trước khi phân tích nhằm đảm bảo cho kết quả phân tích được chính xác.

+ Lập báo cáo sau khi đã điều chỉnh

+ Tiến hành phân tích số liệu: Việc phân tích được thực hiện theo nội dung và phạm vi phân tích đã được quy đinh rõ trong kế hoạch phân tích

- Nhận xét, đánh giá và viết báo cáo phân tích: Sau khi kết thúc công tác phân tích, cán bộ phân tích cần lập báo cáo phân tích. Trong báo cáo phân tích cần nêu rõ được các vấn đề sau:

+ Những nhận xét, đánh giá rút ra từ công tác phân tích

+ Những nguyên nhân và nhân tố ảnh hưởng đến tình hình tài chính của công ty

+ Những biện pháp, kiến nghị rõ ràng, thiết thực và có tính khả thi nhằm giải quyết các vấn đề tồn tại và phát huy được thế mạnh, tiềm năng trong tương lai. Đồng thời chỉ rõ điều kiện để thực hiện các kiến nghị đó.

Ngoài ra để giảm bớt được thời gian viết báo cáo cho cán bộ phân tích, các mẫu báo cáo cần thống nhất với nhau về biểu mẫu, quy cách…

Tổ chức bộ máy thực hiện

Để hoàn thành và đảm bảo chất lượng của công tác phân tích, công ty cần tổ chức một bộ phận riêng chịu trách nhiệm phân tích báo cáo tài chính nói riêng và tình hình tài chính nói chung cho cho công ty, bộ phận này nên độc lập với phòng tài chính kế toán. Bộ phận này sẽ chịu trách nhiệm thu thập thông tin và thực hiện phân tích báo cáo tài chính theo đúng quy trình đã nêu trên.

Để đảm bảo chất lượng cho công tác phân tích báo cáo tài chính thì trong bộ phận phân tích, cần phân công công việc và quy định rõ trách nhiệm cụ thể cho từng cá nhân. Việc phân công công việc có thể được thực hiện theo quy trình phân tích, ví dụ sẽ có cán bộ chịu trách nhiệm thu thập, phân loại và xử lý thông tin, cán bộ chuyên trách thực hiện phân tích và viết báo cáo phân tích. Mỗi cán bộ phải chịu trách nhiệm trực tiếp với công việc của mình đồng thời phải phối hợp với các nhân viên khác trong bộ phận nhằm đảm bảo cho quy trình phân tích được diễn ra thông suốt. Việc tác nghiệp giữa các nhân viên cũng cần phải được quy định rõ ràng nhằm đảm bảo hiệu quả chung của công tác phân tích. Đội ngũ cán bộ phân tích phải có trình độ chuyên môn về tài chính kế toán, có kỹ năng phân tích và tư duy tốt, am hiểu về hoạt động của công ty, về đặc điểm ngành kinh doanh cũng như phải nhạy

bén với những thay đổi biến động của môi trường vĩ mô. Trên cơ sở đó mới có thể thực hiện tốt công tác phân tích, để ra các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty.