hiện quy chế văn hóa công sở
Văn hoá công sở là một khái niệm được sử dụng khá phổ biến ở nhiều nước trên thế giới nhất là các nước có nền hành chính hiện đại, họ coi đó là những điều kiện tối quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của một tổ chức nói riêng và bộ máy hành ớc chính nói chung. Tiêu biểu cho sự thành công và thực hiện văn hoá công sở ở một số nước như:
1.4.1. Nhật Bản
Nhật Bản trong 20 năm qua những cải cách liên tục, nhiều mặt và sâu trong khu vực công đã đem lại những kết quả tích cực trên các lĩnh vực, kinh tế phát triển vượt trộ và hung mạnh. Một trong những cải cách đó là: Cải cách những công việc, các chương trình và chính sách của Chính phủ; cải cách các cơ quan của Chính phủ ở Trung ương; bãi bỏ, tư nhân hoá hoặc thực hiện những cải cách khác đối với các doanh nghiệp nhà nước, các tổ chức của Chính phủ hoặc các tổ chức phi Chính phủ liên kết với Chính phủ; cải cách công vụ: giảm số lượng, đảm bảo chất lượng và đạo đức công vụ; cải cách các quy trình, thủ tục hành chính và quan hệ giữa Chính phủ với nhân dân; tăng cường tính minh bạch và giải trình của Chính phủ; đẩy mạnh Chính phủ điện tử; phân cấp và cải cách chính quyền địa phương.
Qua đó cho thấy vấn đề đạo đức công vụ, cải cách thủ tục, mối quan hệ giữa Chính phủ với nhân dân được Chính phủ rất quan tâm. Sau đây là một số bài học về văn hoá công sở của Nhật Bản.
Thứ nhất, tôn trọng danh thiếp: Một cuộc gặp tại Nhật Bản bắt đầu với việc trao cho nhau danh thiếp theo một cách rất trang trọng- một nghi lễ được
gọi là Meishi kokan. Khi nhận danh thiếp, người ta sẽ cầm bằng cả hai tay, xem xét nội dung cẩn thận và sau đó đọc to các thông tin được in trong danh thiếp. Tiếp đến họ sẽ đặt vào trong một chiếc hộp đựng danh thiếp hoặc lên bàn trước mặt họ để nhắc đến nó khi cần. họ không bao giờ bỏ danh thiếp vào túi áo vì hành động đó được coi là thiếu tôn trọng.
Chúng ta học được gì từ đó? Trao đổi danh thiếp là một cách bày tỏ sự tôn trọng lẫn nhau. Nó thể hiện rằng bạn đánh giá cao cuộc gặp gỡ hiện tại cũng như các cuộc gặp gỡ trong tương lai.
Chúng ta áp dụng bài học đó như thế nào? Thực ra mỗi một nền văn hoá có một hình thức trao danh thiếp riêng. Nếu bạn quá máy móc mà bê y nguyên kiểu Meishi kokan đó, rất có thể bạn sẽ bị coi là có vấn đề. Tuy vậy, khi nhận danh thiếp, hãy nhớ dành thời gian nghiên cứu thông tin trên đó. Sẽ không hại gì khi nhớ tên của một đối tác tiềm năng. Và bạn sẽ bị cho là thô lỗ nếu thuận tay nhét tấm danh thiếp vào túi áo gần tay bạn nhất.
Thứ hai, làm hài lòng các cây cao bóng cả: Theo phong tục, trong một cuộc họp ở Nhật Bản, người ta thường đưa ra những lời bình luận hay nhận xét dựa vào quan điểm hoặc thái độ của người có cấp cao nhất đang hiện diện ở đó. Không ai bày tỏ sự bất đồng đối với người đó. Khi cúi đầu- một hình thức chào hỏi truyền thống của người Nhật- người ta luôn luôn cúi thấp nhất trước người có địa vị cao nhất.
Chúng ta học được gì từ đó? Văn hoá công sở Nhật Bản luôn thể hiện sự tôn kính và coi trọng những người có địa vị cao bởi sự thông thái và từng trải cùng với những đóng góp quan trọng của họ cho công ty. Ở Nhật Bản, tuổi tác đi cùng với địa vị, nói nôm na là sống lâu lên lão làng. Vì vậy, một người càng cao tuổi thì càng trở nên quan trọng.
Chúng ta áp dụng bài học đó như thế nào? Luôn biết lắng nghe những người có thâm niên hoặc những người có địa vị cao hơn bạn trong công ty. Nếu bạn bất đồng với người quản lý, hãy thể hiện điều đó với họ khi chỉ có hai người. Không bao giờ được tỏ ra nghi ngờ vai trò hay quyền lực của họ
trước mặt các nhân viên khác. Bạn cần phải hiểu rằng họ có được địa vị cao như lúc này là nhờ khả năng, kỹ năng và kinh nghiệm của bản thân họ.
Thứ ba, thấm nhuần động lực qua các khẩu hiệu: Nhiều công ty Nhật Bản bắt đầu ngày làm việc bằng một cuộc họp vào buổi sáng. Tại đó, nhân viên sẽ xếp hàng và hô to các khẩu hiệu của công ty như một cách để truyền cảm hứng và động lực làm việc cũng như sự trung thành. Và đó cũng là một hình thức làm tươi mới các mục tiêu của côgn ty trong tâm trí từng nhân viên.
Chúng ta học được gì từ đó? Những cuộc tập hợp vào buổi sang hàng ngày như thế này là nhằm nhắc nhở nhân viên một cách thường xuyên về những mục tiêu lâu dài của công ty. Nếu không chắc chắn rằng những công việc lặt vặt hàng ngày sẽ xoá nhoà hoặc làm lu mờ những mục tiêu ấy.
Chúng ta áp dụng bài học đó như thế nào? Mỗi lần ngồi vào bàn làm việc, hãy tự nhắc nhở bản than về công việc sẽ phải làm. Luôn làm tươi mới các mục tiêu lâu dài trong tâm trí bạn và cần ý thức được sự cần thiết của hoạt động tập thể để đạt được mục tiêu sớm nhất. Hãy ghi các khẩu hiệu của công ty vào một cuốn sổ nhỏ cầm tay để tiện theo dõi khi bạn cảm thấy chán nản hoặc hoài nghi.
Thứ tư, làm mặt lạnh: Bạn sẽ không bao giờ thấy được những khuôn mặt lạnh như tiền như những khuôn mặt trong một văn phòng cuae người Nhật. Ngoại trừ đôi lúc cười đùa, nhân viên xứ hoa anh đào không thể hiện tình cảm ra ngoài, đặc biệt là trong các cuộc họp. Họ nói chuyện bằng giọng thấp, có chừng mực và thường nhắm mắt lại khi thể hiện sự chú ý tới người nói- một thói quen mà nhiều người nhầm lẫn với sự chán nản.
Chúng ta học được gì từ đó? Người Nhật luôn tôn trọng môi trường làm việc. Khiếu hài hước không có nhiều đất dụng, ngoài trừ trong giờ nghỉ. Hầu như không có chuyện va chạm cơ thể giữa các đồng nghiệp. Còn vỗ lưng? tuyệt đối không.
Chúng ta áp dụng bài học đó như thế nào? Đối với nhiều người, một không khí làm việc quá nghiêm túc thật sự gây ngột ngạt. Bạn không cần phải
coi văn phòng của mình như thánh địa, nhưng cũng không có lý do gì để cư xử như thể đó là nhà đứa bạn than của bạn. Một hình ảnh và tư cách chuyên nghiệp sẽ làm tăng sự tôn trọng đối với công việc và từ đó làm tăng năng suất.
Thứ năm, làm hăng say, chơi nhiệt tình: Sau một ngày thảo luận quyết liệt, các nhân viên Nhật Bản sẵn sàng tìm cách xả strees. Đi đến các quấy bar là một hoạt động phổ biến nếu không muốn nói là truyền thống. Nếu công sở là nơi đầy những nghi lễ hà khắc thì quầy bar lại là nơi để các nhân viên Nhật Bản trút hết bầu tâm sự. Một điểm đến được ưa thích khác là các quán karaoke, tại đây mọi người được thoải mái hát hò với tiêu chí “hát hay không bằng hay hát”. Các điểm đến về đêm như thế này ngoài việc giúp họ cân bằng công việc với giải trí thì còn là nơi để các đồng nghiệp chia sẽ thông tin, thắt chặt tình bạn hay củng cố tập thể.
Chúng ta học được gì từ đó? Một điều quan trọng cần phải nhớ là không được để công việc chiếm lĩnh cuộc sống riêng. Giải trí cũng là một phần quan trọng không kém trong một ngày. Nó giúp giải toả căng thẳng và làm vơi bớt lo âu. Khi đi chơi hoặc làm bất cứ việc gì với đồng nghiệp, có một cam kết bất thành văn là “bạn luôn là một phần của nhóm”.
Chúng ta áp dụng bài học đó như thế nào? Tạm đi các công việc thậm chí khi ở bên các đồng nghiệp khác là điều cần thiết. Hãy biết tận hưởng những thời gian nghỉ ngơi và tham dự các bữa tiệc của công ty. Biết cư xử xã giao và thoải mái với đồng nghiệp bên ngoài nơi làm việc, bạn sẽ được sống với chính mình và đồng thời cũng hạ thấp mình một chút.
Qua năm bài học của Nhật Bản về văn hoá công sở cho thấy họ đã có những khuôn mẫu nhất định trong công sở để rồi giờ thành thói quen không thể thiếu trong mọi hoạt động tại các khu vực công cũng như trong cuộc sống hàng ngày. Một điểm nữa mà trong văn hoá công sở ở Nhật Bản thực hiện rất tốt khi tiếp dân là: Khi người dân đến các cơ quan nhà nước, các nhân viên chuyên trách phải đứng lên chào niềm nở, tươi cười, sau đó mời người dân ngồi. Chỉ sau khi người dân ngồi, thì nhân viên nhà nước Nhật mới được
ngồi. Ngoài ra luôn luôn có các nhân viên chỉ dẫn, để hướng dẫn người dân cần đến bàn làm việc nào, phòng nào, thủ tục hành chính làm như thế nào. Nhân viên hướng dẫn không được ngồi, phải luôn luôn đứng, và phải chủ động chạy đến phía người dân, nếu thấy người dân có vẻ chưa tìm được nơi cần liên hệ công việc. Nhân viên trực tiếp làm việc với dân cũng là người hướng dẫn tận tình cách làm thủ tục hành chính. Nét mặt niềm nở, tươi cười luôn thể hiện trên nét mặt của nhân viên nhà nước Nhật Bản khi làm việc với dân.
1.4.2. Ấn Độ
Hiện nay, Ấn Độ đang thực hiện chiến dịch chống nạn đi làm trễ giờ ngay trong giới công chức Ấn Độ với tiêu đề Ấn Độ trị bệnh lười. Chiến dịch này khởi động từ Bộ Nội vụ. Bộ trưởng Bộ này, ông Palaniappan Chidambaram cho biết, ông luôn luôn đi làm đúng giờ để nêu gương cho nhân viên dưới quyền trong nỗ lực nâng cao hiệu quả làm việc của giới viên chức Nhà nước đang bị dư luận xã hội kêu ca là ăn lương mà không làm tròn chức trách, luôn đi muộn về sớm, tác phong làm việc lề mề chậm chạp gây phiền hà cho dân, lãng phí thời gian và tiền bạc của Nhà nước.
Nhưng theo ông, chỉ nêu gương thôi không đủ mà phải gây thành dư luận xã hội phê phán mạnh mẽ và có biện pháp chế tài để xử lý vi phạm. Trong giai đoạn đầu của chiến dịch này, 5000 viên chức của Bộ Nội vụ sẽ phải đăng ký giờ đến và giờ rời khỏi công sở với máy quét được lắp ở cửa các văn phòng, ai đi muộn về sớm sẽ bị máy ghi lại, vi phạm lần đầu sẽ bị nhắc nhở, tái phạm sẽ bị trừ lương hoặc trừ phép. Ấn Độ hiện nay, kể cả chính quyền Trung ương và các Bang có khoảng 10 triệu viên chức. Nếu biện pháp này được áp dụng trong cả nước thì tin rằng đây sẽ là một bước tiến mới của cải cách hành chính.
Nói người đi làm trễ là người lười cũng không hoàn toàn đúng, bởi có người rất chăm chỉ đôi khi vì một lý do đột xuất nào đó mà đi làm trễ giờ, tất nhiên không phải thường xuyên. Nhưng hiện tượng đi muộn về sớm trong đội
ngũ cán bộ công chức của ta hiện nay cũng không hiếm với nhiều lý do khác nhau, chẳng hạn như kẹt xe, hỏng xe chẳng ai kiểm soát được lý do ấy chính đáng hay không mà hoàn toàn dựa vào sự tự giác. Nhưng điều cần phải chống và chống một cách quyết liệt là thái độ thờ ơ, thiếu tinh thần trách nhiệm đối với công việc mà mình được giao. Có cơ quan cán bộ, nhân viên đến công sở rồi mới rủ nhau đi ăn sáng, ngồi trươc máy vi tính nhưng là để chơi games hay theo dõi chứng khoán, đến cơ quan không để làm việc mà để tán gẫu.
Ở Ấn Độ người ta dùng máy quét để quản lý giờ làm việc của công chức. Ở ta không có máy quét thì phải quản lý bằng các biện pháp giáo dục nâng cao ý thức tự giác của mỗi người. Hiện nay, ta đang thực hiện cuộc vận động học tập và làm theo tấm gương về tư tưởng và đạo đức Hồ Chí Minh, yêu cầu mỗi cơ quan, mỗi đơn vị, mỗi cá nhân tổ chức chương trình hành động làm theo gương Bác. Xây dựng một quy chế làm việc trong công sở, từ giờ giấc đến thái độ lao động, từ trang phục đến lời ăn tiếng nói sao cho văn minh và hiện đại, lịch sự và hiệu quả, là một việc làm thiết thực và giàu ý nghĩa.