Thứ nhất, quy định về trang phục, giao tiếp và ứng xử của CBCCVC
khi thi hành nhiệm vụ, bài trí công sở tại các CQHCNN bao gồm: Bộ, các cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Uỷ ban nhân dân các cấp. Tuy nhiên, quy chế không áp dụng với các cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài. Theo nghiên cứu của chúng tôi thấy rằng, các cơ quan đại diện ngoại giao của ta ở nước ngoài tuy có điều chỉnh bởi các chế tài khác như Luật Công pháp Quốc tế, các cam kết khác song việc điều chỉnh văn hoá công sở là điều nên quy định, bởi lẽ lễ tiết, tác phong, thái độ giao tiếp; ứng xử là văn hoá của người Việt Nam cho dù có đi đâu chăng nữa thì cốt cách, phong tục tập quán là những nét đẹp văn hoá đã thuộc về bản chất, thuộc về nét riêng của dân tộc Việt Nam thì không dễ gì thay đổi. Hơn nữa, nếu không có sự điều chỉnh bời văn hoá công sở thì rất có thể một số CBCCVC trong các cơ quan đại diện ngoại giao của ta ở nước ngoài sẽ “quên” phần nào cách ứng xử, giao tiếp và điều này nếu xảy ra sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến hình ảnh của Việt Nam ở nước ngoài. Thời gian qua có ý kiến khi cán bộ, công dân đi công tác, du lịch, thăm than nhân ở nước ngoài có việc muốn liên hệ với cơ quan ngoại giao của ta ở nước sở tại đã không nhận được sự ủng hộ cần thiết, mà một trong những tồn tại chính là thái độ ứng xử khi giao tiếp.
Quy chế đưa ra những nguyên tắc khi thực hiện văn hoá công sở phải tuân thủ. Đó là, phải phù hợp với truyền thống, bản sắc văn hoá dân tộc và điều kiện kinh tế-xã hội; phải phù hợp với định hướng xây dựng đội ngũ CBCCVC chuyên nghiệp, hiện đại; phải phù hợp với các quy định của pháp
luật và mục đích, yêu cầu cải cách hành chính, chủ trương hiện đại hoá nền hành chính nhà nước. Đây là những yêu cầu bắt buộc và rất cần thiết trong quá trình thực hiện. Việc giữ gìn bản sắc văn hoá dân tộc là một đòi hỏi khách quan, nhất là trong quá trình hội nhập có sự giao thoa giữa các nền văn hoá, nếu không có sự lựa chọn tốt dân tộc ta sẽ phải gánh chịu hậu quả của những luồng gió độc tràn vào cho dù đó là điều ta không mong muốn, nó hoàn toàn không phù hợp với truyền thống văn hoá của dân tộc Việt Nam. Đặc biệt đây là văn hoá công sở tồn tại trong CQHCNN. Bên cạnh đó là yếu tố knh tế- xã hội, việc triển khai và thực hiện quy chế pảhi gắn liền với sự phát triển kinh tế- xã hội ở từng đơn vị, địa phương. Sẽ là không văn hoá nếu sự đầu tư dàn trải, lãng phí, phô trương có thể là hiện đại nhưng lại mất đi vẻ mỹ quan, môi trường tự nhiên. Do vậy, để thực hiện nghiêm túc, có hiệu quả quy chế, thì hơn ai hết, người đứng đầu các cơ quan, đơn vị và từng CBCCVC nhận thức rõ cần phải làm gì để xây dựng cơ quan mình là cơ quan văn hoá, đáp ứng sự nghiệp cải cách hành chính với mục tiêu dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ văn minh.
Mục đích của quy chế nhằm đảm bảo tính nghiêm trang và hiệu quả hoạt động của các CQHCNN; xây dựng phong cách ứng xử chuẩn mực của CBCCVC trong hoạt động công vụ, hướng tới mục tiêu xây dựng đội ngũ CBCCVC có phẩm chất đạo đức, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Để đạt được mục tiêu trên là một yêu cầu không nhỏ đối với từng cá nhân CBCCVC trong các CQHCNN. Theo đó, cần phải chấn chỉnh những tồn tại như: không thống nhất trong viêc bài trí cơ quan công sở, đi muộn về sớm, đến cơ quan thì giành cho việc riêng quá nhiều (chơi game, tán gẫu uống nước trà) thái độ làm việc hời hợt, khi tiếp xúc với nhân dân thì hách dịch, cửa quyền, gây khó dễ cho nhân dân, thậm chí đòi hối lộ, tham nhũng. Đó là ý thức làm việc của CBCCVC, vì vậy làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc, tính nghiêm trang của công sở.
Quy chế đưa ra các hành vi cấm như: không hút thuốc lá trong phòng làm việc; sử dụng đồ uống có cồn tại công sở, trừ trường hợp được sự đồng ý của lãnh đạo cơ quan vào các dịp liên hoan, lễ tết, tiếp khách ngoại giao; quảng cáo thương mại tại công sở. Hành vi hút thuốc lá trong xã hội nói chung và tại các công sở nói riêng đang diễn ra rất phức tạp, tỷ lệ người hút thuốc lá tăng nhanh theo từng năm. Theo thống kê của Tổ chức Y tế thế giới:
Thuốc lá giết chết một nửa số người sử dụng nó. Một nửa số này chết ở lứa tuổi trung niên. Trung bình một ngày trên thế giới có 10.000 người chết do sử dụng thuốc lá, tương đương với 10 máy bay loại lớn chở khách bị tai nạn mỗi ngày. Tại Việt Nam 50% nam giới và 3,4% nữ giới hút thuốc lá (cao nhất Châu Á theo thống kê của Tổ chức sức khoẻ thế giới). 26% thanh thiếu niên có độ tuổi từ 15 đến 24 hút thuốc lá. Trên 40% nam cán bộ y tế và 1,3% nữ cán bộ y tế hút thuốc lá. Nếu không có biện pháp can thiệp kịp thời, 10% dân số Việt Nam nghĩa là vào khoảng 7,5 triệu người Việt Nam sẽ chết sớm do hút thuốc lá. Cũng theo ước tính của Tổ chức sức khoẻ thế giới, tới năm 2020 số người Việt Nam chết do sử dụng thuốc lá sẽ nhiều hơn số người chết do HIV/AIDS, lao, tai nạn giao thông và tự tử cộng lại [39].
Vì vậy, hút thuốc lá trong phòng làm việc phải bị cấm và tuyên truyền rộng tới mọi người; đồng thời coi đay là một trong những hành vi xấu cần được ngăn chặn bởi sự ra tay của cả cộng đồng. Một vấn đề tiếp theo trong quy chế cấm đó là sử dụng đồ uống có cồn tại công sở. Hành vi say xỉn, mặt đỏ tưng bừng ở một số công sở đã diễn ra trong thời gian qua, nghiêm trọng hơn có trường hợp còn có lời doạ nạt, thậm chí mất lịch sự do hành vi say rượu, bia gây ra. Hoạt động ăn uống, tiệc tùng gây ra sự lẵng phí về thời gian, tiền bạc của nhà nước, ảnh hưởng trực tiếp tới tư thế, tác phong của CBCCVC khi đang thi hành công vụ, chất lượng công tác, uy tín của cơ quan, tổ chức.
Thứ hai, về trang phục, khi thực hiện nhiệm vụ, CBCCVC phải ăn mặc
gọn gang, lịch sự; trường hợp có trang phục riêng thì thực hiện theo quy định của pháp luật như: Lực lượng Hải quan, Quản lý thị trường, Kiểm lâm… Sự
thống nhất từ trong nhận thức đến quá trình thực hiện là một điều không dễ, song để tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại thì việc mặc trang phục như thế nào lại là một vấn đề phải bàn và phải quy định cụ thể, có như vậy mới khẳng định được vị trí của cơ quan và thể hiện văn hoá trong cách ăn mặc, qua đó còn thể hiện sự tôn trọng tập thể và mọi người trong xã hội. Quy chế quy định về lễ phục, lễ phục được xác định là trang phục chính thức sử dụng trong các buổi lễ, cuộc họp trọng thể, các cuộc tiếp khách nước ngoài. Theo đó, lễ phục của nam CBCCVC: bộ comple, áo sơ mi, cravat; lễ phục của nữ CBCCVC: áo dài truyền thống, bộ comple nữ. Đối với CBCCVC là người dân tộc thiểu số, trang phục ngày hội dân tộc cũng coi là lễ phục. Đây là nét đẹp nhằm bảo tồn văn hoá truyền thống dân tộc và thể hiện sự tôn trọng phong tục tập quán của 54 dân tộc an hem trong đại gia đình Việt Nam.
Thẻ CBCCVC được quy định trong khi thực hiện nhiệm vụ, CBCCVC phải đeo thẻ. Thẻ CBCCVC phải có tên cơ quan, ảnh, họ và tên, chức danh, số hiệu của CBCCVC. Việc quy định đeo thẻ CBCCVC tạo thuận lợi cho quá trình thực thi công vụ, giao tiếp, tiếp dân của CBCCVC. Tuy nhiên để thống nhất về mẫu thẻ và cách đeo thẻ thì Chính phủ giao cho Bộ Nội vụ hướng dẫn cụ thể.
Thứ ba, giao tiếp và ứng xử. Đây không chỉ là hai hoạt động có mục
đích cảu con người mà còn là nhu cầu trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của CBCCVC. Vậy, hành vi giao tiếp, ứng xử như thế nào được coi là có văn hoá, CBCCVC nhằm thiết lập các mối quan hệ mà trong thực thi công vụ hướng tới. Theo đó, khi thi hành công vụ CBCCVC phải thực hiện quy định về những việc phải làm và những việc không được làm. Khi giao tiếp và ứng xử, CBCCVC phải có thái độ lịch sự, tôn trọng; ngôn ngữ giao tiếp phải rõ ràng, mạch lạc, không nói tục, nói tiếng lóng, quát nạt. Giao tiếp và ứng xử với nhân dân phải có thái độ nhã nhặn, lắng nghe ý kiến, giải thích, hướng dẫn rõ ràng, cụ thể về các quy định liên quan đến giải quyết công việc; đồng thời cũng quy định CBCCVC không được có thái độ hách dịch, nhũng nhiễu, gây
khó khăn, phiền hà khi thực hiện nhiệm vụ; Trong giao tiếp và ứng xử với đồng nghiệp phải có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác. Có thể nói, đây là những quy định mang tính thể hiện ý thức của mỗi người, vì thế quy chế có thực sự đi vào cuộc sống và tạo ra một phong cách ứng xử có văn hoá tuỳ thuộc rất nhiều vào thái độ tiếp thu và hoạt động nhận thức của mỗi CBCCVC trong các CQHCNN. QUy chế cũng quy định hành vi giao tiếp qua điện thoại. Khi giao tiếp qua điện thoại, CBCCVC phải xưng tên, cơ quan, đơn vị công tác, trao đổi ngắn gọn, tập trung vào nội dung công việc; không ngắt điện thoại đột ngột.
Thứ tư, về bài trí công sở. Việc treo Quốc huy được quy định treo trang
trọng tại phía trên cổng chính hoặc toà nhà chính. Kích cỡ Quốc huy phải phù hợp với không gian treo. Tuy nhiên cần lưu ý không treo Quốc huy quá cũ hoặc bị hư hỏng; treo Quốc kỳ cũng phải quy định cụ thể phải treo ở những nơi trang trọng trước cổng công sở hoặc toà nhà chính. Quốc kỳ phải đúng tiêu chuẩn về kích thước, màu sắc đã được Hiến pháp quy định, việc treo Quốc kỳ trong các buổi lễ, đón tiếp khách nước ngoài, tổ chức tang lễ.
Thứ năm, bài trí khuôn viên công sở. Bao gồm quy định về đặt biển cơ
quan, phải có và đặt tại cổng chính, trên đó ghi rõ tên gọi đầy đủ bằng tiếng Việt và địa chỉ của cơ quan. Phòng làm việc phải có biển tên ghi rõ tên đơn vị, bộ phận, họ và tên, chức danh CBCCVC; việc sắp xếp, bài trí phòng làm việc phải đảm bảo gọn gàng, ngăn nắp, khoa học, hợp lý; không lập bàn thờ, thắp hương, không đun, nấu trong phòng làm việc. Các cơ quan bố trí khu vực để phương tiện giao thông, không thu phí gửi phương tiện giao thông của người đến giao dịch, làm việc.