III. QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO 1 QUY TRÌNH
III.1.9 Quy trình kiểm kê kho
Bước thực hiện Mô tả Đơn vị thực hiện Các giấy tờ, tài liệuliên quan
KH-090-010
Thành lập hội đồng kiểm kê
Định kỳ hàng quýtiến hành kiểm kê các kho của công ty. Hội đồng kiểm kê được thành lập bao gồm đại diện của Ban giám đốc, Phòng kế toán, và phòng kế hoạch vật tư. Hội đồng kiểm kê chịu trách nhiệm thành lập các nhóm kiểm kê theo các khu vực kho. Mỗi nhóm kiểm kê cần bao gồm thủ kho và kế toán kho.
Ban Giám đốc • Quyết định thành lập hội đồng kiểm kê
KH-090-020
Thông báo tạm dừng các giao dịch xuất nhập kho
Hội đồng kiểm kê thông báo tạm dừng các giao dịch xuất nhập kho cho các kho trong thời gian thực hiện kiểm kê
Hội đồng kiểm kê
KH-090-030
Chốt số liệu sổ sách, in danh mục hàng tồn kho
Tiến hành chốt số liệu hàng tồn kho và in danh sách hàng tồn kho theo từng khu vực kiểm kê
Kế toán kho • Danh mục hàng tồn kho trên sổ sách
KH-090-040
vào danh mục hàng tồn kho. - Hội đồng kiểm kê thực hiện chọn mẫu, kiểm đếm thực tế đối chiếu với các mẫu được chọn. Kế toán kho ghi nhận chênh lệch nếu có và ký xác nhận vào danh mục hàng tồn kho.
KH-090-050
Tổng hợp kết quả kiểm kê, đối chiếu báo cáo tự kiểm kê
Kết quả kiểm kê tại từng kho được tập hợp để lập biên bản kiểm kê và xác định các chênh lệch.
Hội đồng kiểm kê • Biên bản kiểm kê
KH-090-060
Thực hiện cập nhật lại thông tin hàng tồn kho
Trong trường hợp có chênh lệch, tiến hành cập nhật thông tin hàng tồn kho
Kế toán kho • Biên bản kiểm kê
KH-090-070
Thông báo cho bộ phận có liên quan xác định nguyên nhân
Trong trường hợp có chênh lệch, kết quả kiểm kê được thông báo cho các bộ phận có liên quan để xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý thích hợp.