III. QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO 1 QUY TRÌNH
III.1.2 Quy trình Nhập kho hàng mua mớ
Bước thực hiện Mô tả Đơn vị thực hiện Các giấy tờ, tài liệu liên quan
KH-020-010
Tiếp nhận thông tin kế hoạch nhập hàng
Thủ kho tiếp nhận các thông tin về kế hoạch nhập hàng từ phòng Kinh doanh để chuẩn bị tiếp nhận hàng vào kho. Kế hoạch nhập hàng bao
Phòng Kinh doanh Thủ kho
hàng, thời gian nhập hàng v.v
KH-020-020
Thông báo cho thủ kho liên quan chuẩn bị nhập hàng
Dựa trên các thông tin về kế hoạch nhập hàng, các thủ kho có liên quan chuẩn bị nhân sự, kho bãi để tiếp nhận hàng Thủ kho KH-020-030 Hàng về, đối chiếu chứng từ giao hàng với kế hoạch
Thực hiện đối chiếu số lượng và chủng loại hàng thực tế nhận được với kế hoạch nhận hàng và chứng từ giao hàng (packing list, vận đơn, tờ khai hải quan)
Thủ kho
Phòng Kinh doanh
• Chứng từ giao hàng
KH-020-040
Kiểm tra chất lượng
hàng Thực hiện kiểm tra chấtlượng hàng trước khi nhập. Thủ khoBộ phận kiểm tra chất lượng
• Biên bản kiểm tra
KH-020-050
Xác định nguyên nhân, thông báo phòng kinh doanh và kế toán phải trả
Trong trường hợp kiểm tra chất lượng không đạt yêu cầu, bộ phận kiểm tra chất lượng xác định nguyên nhân và chuyển biên bản kiểm tra tới phòng kinh doanh, kế
Bộ phận kiểm tra chất lượng
KH-020-060
Lập phiếu nhập kho, chuyển thủ kho
Trường hợp hàng đạt chất lượng, dựa trên biên bản kiểm tra hàng nhập, kế toán kho lập phiếu nhập kho và chuyển cho thủ kho.
Kế toán kho • Biên bản kiểm tra
• Phiếu nhập kho
KH-020-070
Nhập kho, cập nhật thẻ kho
Tiếp nhận nhập hàng vào khu vực thích hợp trong kho (theo mã hàng); cập nhật thẻ kho với các nội dung: ngày nhập kho, số lượng, chủng loại và mã hàng, sau đó ký xác nhận phiếu nhập kho.
Thủ kho • Phiếu nhập kho
• Thẻ kho
KH-020-080
Thông báo phòng kinh doanh, kế toán kho, kế toán công nợ
Sau khi nhập hàng, chuyển phiếu nhập kho cho kế toán kho và thông báo cho phòng kinh doanh và kế toán công nợ phải trả để lập công nợ mua hàng.
Thủ kho • Phiếu nhập kho