II. KẾ TOÁN CÔNG NỢ PHẢI TRẢ 1QUY TRÌNH
Quy trình này áp dụng cho các trường hợp công nợ liên quan đến hàng mua nhập kho, hàng mua không nhập kho và các khoản công nợ khác.
Bước thực hiện Mô tả Đơn vị thực hiện Các giấy tờ, tài liệu liên quan PC-010-010
từ bộ phận liên quan và thực hiện xác định điều khoản thanh toán đã quy định trong hợp đồng
PC-010-020
Tiếp nhận yêu cầu mua hàng
Áp dụng với trường hợp công nợ mua hàng, dịch vụ, công nợ khác không ký hợp đồng mua.
Tiếp nhận các yêu cầu mua hàng đã được phê duyệt từ bộ phận liên quan.
Phòng Kế toán – Kế toán công nợ phải trả Bộ phận thực hiện mua hàng
• Yêu cầu mua hàng
PC-010-030
Lập công nợ khoản đặt cọc/ứng trước, trình duyệt
- Trường hợp Hợp đồng mua (Yêu cầu mua) có điều khoản đặt cọc/ứng trước/thanh toán trước: Kế toán căn cứ vào các điều khoản thanh toán/ứng trước/đặt cọc quy định chi tiết trong Hợp đồng để theo dõi, thực hiện lập công nợ khoản đặt cọc/ứng trước/thanh toán trước, trình duyệt.
- Trường hợp không có điều khoản đặt cọc/ứng trước/thanh toán trước,
Phòng Kế toán – Kế toán công nợ phải trả
PC-030
Thanh toán công nợ Trường hợp khoản đặt cọc/ứng trước/thanh toán trước được duyệt, thực hiện bước PC-030 thanh toán khoản công nợ đặt cọc. Trường hợp khoản công nợ đặt cọc/ứng trước/thanh toán trước trình duyệt có sai sót, quay lại bước PC-010-030.
Phòng Kế toán – Kế toán công nợ phải trả Phòng Kế toán – Kế toán trưởng
PC-010-040
Nhận hóa đơn bán hàng, phiếu nhập kho, biên bản kiểm tra, biên bản nghiệm thu dịch vụ.
Kế toán tiếp nhận hóa đơn bán hàng, phiếu nhập kho, biên bản kiểm tra từ kế toán kho và biên bản nghiệm thu dịch vụ từ phòng ban liên quan.
Phòng Kế toán – Kế toán công nợ phải trả
• Hóa đơn bán hàng
• Phiếu nhập kho
• Biên bản kiểm tra
• Biên bản nghiệm thu dịch vụ (nếu có)
PC-010-050
Đối chiếu các chứng từ mua hàng
Trường hợp hàng hóa mua là hàng dịch vụ, công nợ khác, thực hiện đối chiếu với hợp đồng (nếu có) và biên bản nghiệm thu dịch vụ (nếu có)
Phòng Kế toán – Kế toán công nợ phải trả
• Hóa đơn bán hàng
• Biên bản nghiệm thu (nếu có)
• Hợp đồng mua dịch vụ (nếu có)
PC-010-060
Đối chiếu các chứng từ
mua hàng Trường hợp hàng mua nhậpkho, thực hiện đối chiếu với hợp đồng mua hàng, phiếu
Phòng Kế toán – Kế toán công nợ phải trả
• Hóa đơn bán hàng
• Biên bản kiểm tra
PC-010-070
Thông báo yêu cầu hoàn thiện hóa đơn
Trường hợp đối chiếu có sự sai lệch:
- Với công nợ liên quan đến hàng nhập kho, Kế toán thông báo với Phòng kinh doanh, yêu cầu làm việc với nhà cung cấp hoàn thiện hóa đơn;
- Với công nợ hàng dịch vụ, công nợ khác, Kế toán liên lạc với nhà cung cấp yêu cầu hoàn thiện hóa đơn.
Phòng Kế toán – Kế toán công nợ phải trả Phòng Kinh doanh
• Hóa đơn bán hàng
• Biên bản kiểm tra / nghiệm thu • Phiếu nhập kho • Hợp đồng mua hàng PC-010-080 Lập công nợ phải trả, trình duyệt
Trường hợp đối chiếu không có sự sai lệch, kế toán lập công nợ phải trả, trình duyệt.
Phòng Kế toán – Kế toán công nợ phải trả
• Chứng từ công nợ mua hàng
PC-010-090
Kiểm tra thông tin chứng từ công nợ
Kiểm tra thông tin chứng từ công nợ:
• Số tiền, loại tiền, tỷ giá (nếu có)
• Chủng loại hàng, sô lượng, đơn giá, thuế • Tài khoản hạch toán
• … Phòng Kế toán – Kế toán trưởng • Chứng từ công nợ mua hàng PC-010-100
Ghi nhận, theo dõi công nợ, rà soát khoản đặt cọc
Trường hợp các khoản công nợ phải trả được duyệt, kế toán thực hiện ghi nhận, theo dõi công nợ và rà soát lại các khoản đặt cọc/ứng
Phòng Kế toán – Kế toán công nợ phải trả
PC-010-110
Áp khoản đặt cọc giảm trừ công nợ
Trường hợp có phát sinh khoản đặt cọc/ứng trước/thanh toán trước, thực hiện áp khoản đặt cọc/ứng trước/thanh toán để giảm trừ công nợ thanh toán.
Sau khi thực hiện giảm trừ công nợ thanh toán:
- Nếu không còn công nợ cần, Kế toán thực hiện lưu hóa đơn chứng từ liên quan. - Nếu còn công nợ, chuyển sang Quy trình PC-030- Quản lý thanh toán Công nợ
Phòng Kế toán – Kế toán công nợ phải trả