- Trưởng phòng là người tham mưu và chịu trách nhiệm chính thức với trưởng Ga về các lĩnh vực: chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao cho từng phòng, trưởng phòng chịu sự chỉ đạo điều hành của Trưởng ga, Phó ga ở các mảng phần việc được Trưởng ga phân công hoặc thực hiện các lệnh đột xuất do các Phó ga khác giao. Đồng thời có trách nhiệm chấp hành nghiêm chỉnh chế độ chính sách và pháp luật của Nhà nước ở lĩnh vực các công việc do phòng tham mưu.
- Mối quan hệ giữa các phòng chức năng dựa trên cơ sở bình đẳng, tôn trọng nhau, phối hợp công việc theo chức năng nhiệm vụ được giao để cùng tham mưu hoàn thành tốt nhiệm vụ chung của Ga và của từng phòng.
- Khi công việc có liên quan đến từ hai phòng trở lên, các trưởng phòng phải chủ động bàn bạc, kí kết thống nhất để triển khai công việc theo đúng tiến độ yêu cầu, tránh thụ động hoặc đùn đẩy trách nhiệm ( kể cả khi soạn thảo các văn bản và trả lời các kiến nghị, giải đáp các chế độ chính sách cho CBCNV theo các quy chế)
- Chế độ thông tin báo cáo:
- Trưởng phòng phải thực hiện đầy đủ chế độ thông tin báo cáo tổng hợp nhiệm vụ của phòng với Trưởng ga. Báo cáo Phó ga phụ trách về nội dung, thời hạn, kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao( kể cả báo cáo: từng thời gian, theo yêu cầu điều hành Trưởng ga đã trực tiếp chỉ đạo phòng giải quyết công việc để Phó ga phụ trách mảng công việc biết tiếp tục chỉ đạo)
- Trưởng các phòng phải nghiên cứu kĩ các chức năng – nhiệm vụ và quyền hạn được giao để chủ động tham mưu, chỉ đạo hoàn thành đúng đủ công việc được giao.
- Trong quá trình thực hiện có điều gì khó khăn vướng mắc hoặc vượt quá thẩm quyền giải quyết của Trưởng phòng phải kịp thời báo cáo ngay Trưởng ga cho ý kiến chỉ đạo.
- Văn bản đựơc thực hiện kể từ ngày kí, bãi bỏ các quy định về chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của các phòng trái với văn bản này.