Các nội dung của công tác ĐTNL trong doanh nghiệp bao gồm: Xác định nhu cầu ĐTNL, xây dựng kế hoạch ĐTNL, triển khai thực hiện ĐTNL, đánh giá kết quả ĐTNL. Mỗi nội dung thể hiện những tác nghiệp cụ thể rất đa dạng (xem hình 1.1) và luận văn sẽ trình bày chi tiết trong những phần tiếp theo.
Hình 1.1: Nội dung công tác đào tạo nhân lực trong doanh nghiệp
Nội dung chƣơng trìnhđào tạo Tình hình thực hiện CV sau ĐT Kết quả học tập của học viên Triển khai ngoài doanh nghiệp Xácđịnh mục tiêu đào tạo NL
Lựa chọnđối tƣợngđào tạo NL
Xây dựng nội dung và lựa chọn phƣơng pháp đào tạo NL
Xây dựng chƣơng trìnhđào tạo
Dự tính chi phí đào tạo
Triển khai trong doanh nghiệp Xây dựng kế
hoạch đào tạo NL
Triển khai đào tạo NL
Đánh giá sau đào tạo Xácđịnh nhu cầuđào tạo NL
Phân tích doanh nghiệp
Phân tích tác nghiệp
1.2.3.1. Xác định nhu cầu đào tạo nhân lực
Xác định nhu cầu ĐTNL là quá trình thu thập thông tin và phân tích thông tin nhằm làm rõ nhu cầu cần cải thiện kết quả thực hiên công việc và xác định đào tạo hiện có phải là giải pháp nâng cao hiệu quả làm việc, khả năng phát triển nhân lực, cụ thể bao gồm các nội dung:
- Xác định khi nào có nhu cầu ĐTNL?
- Xác định ở bộ phận nào có nhu cầu ĐTNL? - Xác định nhu cầu ĐT gì?
- Xác định nhu cầu ĐT cho loại LĐ nào? Số lƣợng bao nhiêu?
Để xác định đúng nhu cầu ĐTNL cần tìm điểm chung giữa nhu cầu của NLĐ và nhu cầu của DN trong đào tạo. Nếu DN muốn ĐTNL mà NLĐ không nhiệt tình tham gia thì kết quả sẽ không cao, gây lãng phí thời gian, tiền của của DN, ngƣợc lại NLĐ muốn đƣợc ĐT nâng cao kiến thức kỹ năng mà DN không có khả năng tài chính hay không phù hợp với định hƣớng phát triển thì cũng không thể tổ chức thực hiện đƣợc.
a. Căn cứ xác định nhu cầu đào tạo nhân lực
Theo Hoàng Văn Hải, Vũ Thuỳ Dƣơng (2010), để xác định nhu cầu ĐTNL trong DN cần căn cứ vào các yếu tố sau:
(i) Chiến lƣợc kinh doanh của doanh nghiệp: Chiến lƣợc kinh doanh của DN cho biết mục tiêu của DN, những mục tiêu này đặt ra các yêu cầu khác nhau về trình độ, năng lực chuyên môn… đối với tât cả thành viên trong DN để thích ứng với công việc, nhằm thực hiện tốt nhất mục tiêu đã đề ra. Mục tiêu của ĐT là nhằm thực hiện mục tiêu của DN.
(ii) Kế hoạch nhân lực của DN: Kế hoạch nhân lực cho biết sự thay đổi trong cơ cấu DN, giúp nhà quản trị nắm đƣợc tình hình nhân lực một cách chi tiết về số lƣợng, chất lƣợng LĐ hiện tại từ đó có thể lƣợng hoá đƣợc nhu cầu
về số lƣợng, chất lƣợng LĐ, cơ cấu ngành nghề và trình độ chuyên môn sẽ biến động để xác định nhu cầu ĐT sát với thực tế.
(iii) Trình độ kỹ thuật công nghệ của doanh nghiệp: Tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ đặt ra yêu cầu khách quan là phải nâng cao trình độ NL để ứng dụng có hiệu quả những thành tựu mới của khoa học kỹ thuật, công nghệ trong hoạt động KD của DN. Vấn đề này chỉ có thể đạt đƣợc thông qua ĐTNL thƣờng xuyên trong DN.
(iv) Tiêu chuẩn thực hiện công việc: Mỗi một công việc đòi hỏi kỹ năng và cá hành vi cần thiết để thực hiện tốt công việ, đòi hỏi các năng lực, phầm chất cần phải có trong quá trình thực hiện công việc vì vậy tiêu chuẩn thực hiện công việc đặt ra nội dung cần phải ĐTNL.
(v) Trình độ năng lực chuyên môn của nhân lực: Đây là căn cứ quan trọng để xác định nhu cầu ĐTNL trong DN về: đối tƣợng, nội dung, hình thức, phƣơng pháp ĐT. Các yếu tố nhƣ trình độ chuyên môn, tay nghề, năng lực, các đặc tính cá nhân NL quyết định ai là ngƣời cần thiết đƣợc ĐT, những kỹ năng, kiến thức cân thiết nào đƣợc lĩnh hội hay chú trọng trong quá trình đào tạo.
(iv) Nguyện vọng của nhân lực: Trong DN, nhu cầu ĐT của mỗi ngƣời là khác nhau, điều đó tuỳ thuộc vào phẩm chất, năng lực, ý chí phấn đấu vƣơn lên và cả điều kiện cá nhân của họ khi làm việc tại DN. Nhu cầu thay đổi không chỉ đối với từng vị trí ở cấp quản trị hay trong cơ cấu tổ chức DN mà còn đối với từng ngƣời. Do đó để xác định chính xác nhu cầu, từ đó triển khai quá trình ĐTNL có hiệu quả cần phải nghiên cứu nhu cầu ĐT và nguyện vọng của NL trong DN.
b. Nội dung thực hiện trong việc xác định nhu cầu ĐTNL
Theo Nguyễn Ngọc Quân, Nguyễn Vân Điềm (2012), việc xác định nhu cầu ĐTNL cần tiến hành một số các phân tích bao gồm:
(i) Phân tích doanh nghiệp: Xem xét sự hợp lý của hoạt động đào tạo trong mối liên hệ với chiến lƣợc kinh doanh, nguồn lực sẵn có (thời gian, tài chính, chuyên gia) của doanh nghiệp cũng nhƣ sự ủng hộ của lãnh đạo đối với công tác ĐTNL. Trên cơ sở cơ cấu tổ chức, căn cứ vào kế hoạch nhân lực DN sẽ xác định số lƣợng, loại LĐ và các kiến thức, kỹ năng nào cần đƣợc đào tạo.
(ii) Phân tích tác nghiệp: Phân tích tác nghiệp thực chất là phân tích công việc đối với NLĐ, qua đó xác định các kiến thức, hành vi và kỹ năng cần thiết đào tạo để thực hiện tốt công việc đƣợc giao. Có thể nói phân tích công việc tập trung xác định các nhiệm vụ của công việc, các hiểu biết, năng lực và kỹ năng cần có đối với ngƣời thực hiện công việc (quan tâm đến cả những thay đổi trong môi trƣờng, sự phát triển của khoa học kỹ thuật có ảnh hƣởng đến việc thực hiện công việc, làm thay đổi biến mất hoặc phát sinh các kỹ năng mới để thực hiện công việc).
(iii) Phân tích nhân lực: Loại phân tích này chú trọng đến các năng lực và các đặc tính cá nhân của NL, đƣợc sử dụng để xác định ại là ngƣời cần thiết đƣợc ĐT và những kiến thức, kỹ năng, phẩm chất nào cần thiết đƣợc chú trọng trong quá trình ĐT. Phân tích NL đòi hỏi phải đánh giá đúng khả năng cá nhân và kỹ năng nghề nghiệp của NL, dựa trên:
- Hiểu biết kiến thức, kỹ năng có liên quan đến viêc thực hiện công việc của NL.
- Hiểu biết kiến thức, kỹ năng hiện tại chƣa liên quan đến việc thực hiện công việc nhƣng trong tƣơng lai có thể có liên quan đến việc thực hiện công việc.
- Xem xét đến nhu cầu cá nhân hoặc sự sẵn sang của NLĐ để xác định nhu cầu ĐT đối với từng cá nhân cụ thể.
Thông thƣờng để có đƣợc thông tin phân tích NL, các nhà quản lý thƣờng sử dụng thông tin từ:
- Thông tin về sự đánh giá thực hiện công việc - Thông tin từ hồ sơ nhân sự
- Xác định nhu cầu ĐTNL thông qua phân tích nhân lực có thể đƣợc đơn giản hoá bởi công thức: Nhu cầu đào tạo NL của vi trí chức danh đang đảm nhận = (kết quả công việc cần đạt đƣợc tƣơng ứng với chức danh công việc) – (kết quả công tác thực tế hiện nay của NL đang đảm đƣơng vị trí chức danh hiện nay)
c. Một số phương pháp xác định nhu cầu đào tạo nhân lực
Trong quá trình thu thập thông tin để xác định nhu cầu ĐT phải dựa vào một số phƣơng pháp, kỹ thuật nhất định. Đó có thể là một trong những phƣơng pháp sau:
Phương pháp phỏng vấn: Là phƣơng pháp đơn giản đƣợc áp dụngnhiều hiện nay. Ngƣời phỏng vấn sẽ trao đổi trực tiếp với nhân viên về những khó khăn trong thực hiện công việc, về nguyện vọng ĐT của họ (Các kiến thức, kỹ năng, thời gian phù hợp, các hỗ trợ từ phía DN).
Phỏng vấn là cơ hội tốt để trao đổi trực tiếp nhằm khai thác thông tin qua đó xác định đúng đắn nhu cầu ĐT. Phƣơng pháp này cần căn cứ vào tính chất và đặc điểm của công việc, cần chuẩn bị kỹ nội dung câu hỏi, sắp xếp hẹn gặp những ngƣời tham gia phỏng vấn, trang bị kỹ năng giao tiếp trong quá trình phỏng vấn… đồng thời phƣơng pháp này cũng đòi hỏi sự tham gia nhiệt tình của ngƣời đƣợc phỏng vấn,
Phương pháp quan sát trực tiếp :Phƣơng pháp này thông qua hành vi công tác thực tế của NV đƣợc quan sát trực tiếp tại hiện trƣờng làm việc để đƣa ra đánh giá về nhu cầu ĐT. Những hành vi công việc cần đƣợc quan sát gồm tính thành thạo và chính xác trong công việc, tốc độ làm việc, số lƣợng và chất lƣợng làm việc…
Phƣơng pháp này phù hợp với những công việc đòi hỏi nhiều thao tác tại chỗ tuy nhiên đòi hỏi ngƣời quan sát phải là ngƣời có hiểu biết và kinh nghiệm trong công việc, về quy trình và phƣơng pháp thực hiện công việc của ngƣời đƣợc quan sát nhằm phát hiện những thiếu sót trong thực hiện công việc hay đƣa ra những đề nghị cải tiến quy trình hoặc cách thức thực hiện công việc.
Phương pháp chuyên gia : Phƣơng pháp này có ƣu điểm lớn là những chuyên gia hoặc cán bộ lãnh đạo trực tiếp là những ngƣời hiểu nhân viên dƣới quyền mình nhất. Do vậy tận dụng ý kiến của những ngƣời này là dễ dàng và ít tốn kém chi phí. Tuy nhiên đây là những ý kiến chủ quan của cá nhân ngƣời quản lý nên đôi khi mâu thuẫn với ý kiến của chính nhân lực trực tiếp làm việc.
Phương pháp khảo sát điều tra bằng bảng câu hỏi : Đây cũng là một phƣơng pháp thông dụng để thu nhập thông tin về nhu cầu ĐT. Bảng hỏi đƣợc chuẩn bị sẵn có thể đƣợc chia thành nhiều phần, ngoài những thông tin chung về cá nhân, bảng hỏi cũng cho phép NV tự đánh giá năng lực thực hiện công việc của bản than qua nhiều tiêu chí khác nhau. Sự khác nhau giữa yêu cầu công việc và năng lực hiện tại của nhân viên chính là cơ sở để DN xác định nhu cầu ĐT.
Ƣu điểm của của phƣơng pháp này là thông tin thu nhập đƣợc dễ dàng xử lý, tiết kiệm thời gian do có thể lấy đƣợc thông tin từ nhiều ngƣời cùng một thời điểm. Tuy nhiên phƣơng pháp này không có sự tiếp xúc trực tiếp nên dễ dàng có khả năng hiểu lầm câu hỏi. Vì vậy khi xây dựng bảng hỏi cần xác định mục tiêu rõ ràng. Nội dung câu hỏi phải rõ ràng ngắn gọn và dễ hiểu, thu hút đƣợc sự quan tâm của nhiều ngƣời và câu hỏi nên thiết kế dạng câu hỏi mở để ngƣời đƣợc khảo sát có thể thể hiện đƣợc nguyện vọng của mình.
Phương pháp phân tích dữ liệu sẵn có :Phƣơng pháp này sử dụng những văn bản, tƣ liệu sẵn có (liên quan đến kết quả đánh giá thực hiện công
việc, báo cáo năng suất, hiệu quả làm việc…). Chẳng hạn đối với những ngƣời mới nhậm chức thì tiến hành phân tích nhu cầu ĐT phải dựa trên những tƣ liệu nhƣ bản thuyết minh, phân tích công việc và nhật ký công tác, tiến hành so sánh giữa chức trách công việc do bản thuyết mình chức vụ quy định với tình hình thực tế của ngƣời nhậm chức trong nhật ký công tác. Còn đối với nhân viên mới có thể tiến hành phân tích dựa trên hồ sơ của họ theo những tiêu chí nhƣ chuyên môn, sở trƣờng, kỹ năng…
1.2.3.2. Xây dựng kế hoạch đào tạo nhân lực
Sau khi đã xác định đƣợc nhu cầu ĐTNL, cần tiến hành xây dựng kế hoạch ĐTNL, xây dựng kế hoạch ĐTNL đƣợc hiểu là thiết lập một bản kế hoạch tổng thể gồm toàn bộ những hoạt động đào tạo, bồi dƣỡng, dự định làm trong không gian thời gian xác định với các mục tiêu, yêu cầu, cách thức, trình tự, phân công trách nhiệm, thời hạn tiến hành…cụ thể. Mục đích của nội dung này là xác định các mục tiêu ĐTNL của DN và biện pháp để thực hiện đƣợc các mục tiêu đó.
a. Xác định mục tiêu và đối tượng đào tạo nhân lực
Theo Nguyễn Ngọc Quân, Nguyễn Vân Điềm (2012), xác định mục tiêu ĐT là xác định kết quả cần đạt đƣợc của chƣơng trình đào tạo. Mục tiêu đào tạo gồm:
- Những kỹ năng cụ thể cần đƣợc đào tạo và trình độ kỹ năng có đƣợc sau ĐT Xác định trên cơ sở so sánh những kiến thức, kỹ năng, hiểu biết mà NLĐ cần phải có để có thể thực hiện đƣợc công việc và những gì mà NLĐ đang có để bổ sung những diểm thiếu và yếu.
- Số lƣợng và cơ cấu học viên: Không phải tất cả NLĐ thiếu và yếu trong DN đều cần đƣợc ĐT. Hoạt động ĐT cần tập trung và những vị trí, công việc then chốt, những kỹ năng chính thật sự cần thiết, có ảnh hƣởng lớn đến việc thực hiện công việc.Ngoài ra các nguồn lực dành cho ĐT cũng có hạn
bởi vậy xác định số lƣợng và cơ cấu học viên một cách phù hợp góp phần tăng hiệu quả của hoạt động ĐT.
- Thời gian đào tạo: Hoạt động ĐT, đặc biệt đối với những LĐ đang làm việc trong DN có ảnh hƣởng rất lớn đến hoạt động của DN, vì vậy lựa chọn thời điểm và thời gian ĐT phù hợp sẽ hạn chế những tác động tiêu cực đến hoạt động của tổ chức và mang lại những lợi ích to lớn.
Mục tiêu ĐT cần phải đảm bảo yêu cầu cụ thể, rõ ràng, dễ lƣợng hóa và có thể đánh giá đƣợc.
- Cụ thể: các mục tiêu ĐT, bồi dƣỡng cần phải rõ ràng, cụ thể và chính xác. - Đo lƣờng đƣợc: Các mục tiêu này viết ra và có thể đo lƣờng đƣợc. - Có thể đạt đƣợc: các mục tiêu này sẽ là những điều mà ngƣời tham gia đào tạo, bồi dƣỡng có đƣợc sau khóa học.
- Có liên quan: các mục tiêu này phải liên quan đến nội dung công việc và ngƣời tham gia học đang đảm nhận và cần phải đào tạo, bồi dƣỡng thêm.
- Hạn định thời gian hợp lý: các mục tiêu này cần nêu rõ thời gian mà ngƣời học sẽ đạt đƣợc kết quả nhƣ mong muốn.
b. Lựa chọn đối tượng đào tạo
Việc xác định đúng đối tƣợng tham gia ĐT có vai trò rất quan trọng đem lại kết quả cao cho khóa học và phát huy hiệu quả công việc chung của DN. Xác định đối tƣợng ĐT cần căn cứ vào yêu cầu công việc mà đối tƣợng đó đang hoặc sẽ đảm nhiệm trong tƣơng lai; đối tƣợng tham gia ĐT, bồi dƣỡng phải có trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng cần thiết phù hợp với tính chất và nội dung của khóa học để đảm bảo kết quả. Ngoài ra, cần xác định đối tƣợng ĐT dựa trên nguyện vọng các nhân của ngƣời học và điều kiện kinh phí của DN. Đối với từng phân khúc NNL ở các giai đoạn phát triển của kỹ năng khác nhau, kết hợp với mục tiêu phát triển và yêu cầu của DN đối với những
phân khúc nguồn nhân lực đó, doanh nghiệp sẽ lựa chọn đƣợc đối tƣợng cần phải đào tạo và đào tạo nhƣ thế nào.
Thông thƣờng đối tƣợng đƣợc xem xét ĐT bao gồm:
- Những NL mà việc ĐTNL có ảnh hƣởng lớn đến sự thực hiện của cá nhân và tổ chức để làm tăng sự thực hiện công việc.
- Những LĐ có thể tham gia ĐTNL nhƣng không ảnh hƣởng đến việc thực hiện công việc của DN trong hiện tại nhƣng có thể có tác dụng trong tƣơng lai, hoặc những ngƣời dôi dƣ, cần đƣợc ĐT lại…
c. Lựa chọn hình thức vàphương pháp đào tạo
Có nhiều hình thức ĐT nhƣ ĐT trong công việc thông qua kèm cặp chỉ bảo, chỉ dẫn công việc, thuyên chuyển… hay ĐT ngoài công việc nhƣ cử ngƣời đi học ở các trƣờng chính quy, tổ chức các lớp học cạnh DN, hội thảo….Tùy theo các đối tƣợng cũng nhƣ điều kiện cụ thể mà tổ chức ĐT ở các hình thức cụ thể. Mỗi phƣơng pháp có cách thực hiện, ƣu nhƣợc điểm riêng mà các tổ chức cần cân nhắc để lựa chọn cho phù hợp với điều kiện công việc, đặc điểm về LĐ và về nguồn tài chính của mình.
Có nhiều cách phân loại hình thức ĐTNL.
+ Phân loại theo sự gắn liền hay tách rời công việc trong ĐT: có 02