Sử dụng cách biện pháp phỏng vấn, quan sát trực tiếp và thu thập để tìm hiểu về thực trạng công tác lập dự toán của công ty. Cụ thể:
Phỏng vấn các phòng ban về tình hình lập dự toán cũng như quy trình lập dự toán tại các phòng ban. Các phòng ban liên quan trực tiếp đến việc lập dự toán được phỏng vấn là Phòng kinh doanh, Phòng sản xuất, Phòng mua hàng, Phòng Tài chính – Kế toán và một số phòng ban khác như Phòng Hành chánh – Nhân sự, Phòng ISO…
Quan sát thời gian, cách thức cũng như quy trình lập các báo cáo dự toán tại các phòng ban trong công ty.
Thu thập, xem xét các báo cáo dự toán hiện đang được thực hiện tại công ty của các phòng ban.
Thông qua quá trình tìm hiểu hệ thống dự toán của công ty, có thể thấy việc lập ngân sách được tiến hành theo trình tự sau:
Cuối mỗi năm, ban giám đốc công ty sẽ căn cứ vào tình hình thực tế năm trước để đưa ra các chỉ tiêu dự toán trong năm sau. Các chỉ tiêu được lập trong
các ngân sách chủ yếu là các khoản cần chi cho các phòng ban vào năm sau. Sau đó, ban giám đốc sẽ đưa các chỉ tiêu này xuống cho các chi nhánh và các phòng ban.
Căn cứ vào kế hoạch ban giám đốc đưa xuống, giám đốc các chi nhánh cũng như các trưởng phòng sẽ xem xét tình hình thực hiện ngân sách tại bộ phận như thế nào. Từ đó đề xuất những ý kiến của mình về ngân sách lên ban giám đốc.
Dựa trên ý kiến đề xuất, ban giám đốc sẽ tiến hành đánh giá lại một lần nữa để thống nhất đưa ra các chỉ tiêu dự toán ngân sách cho từng phòng ban, từng chi nhánh.
Căn cứ vào chỉ tiêu ngân sách chung cho từng phòng ban, các phòng ban sẽ lập dự toán chi tiết cho phòng mình do các trưởng phòng là người chịu trách nhiệm lập và trình lên cho ban giám đốc. Các dự toán này được Ban giám đốc xem xét điều chỉnh nếu cần thiết và sau đó sẽ gửi lên Tổng giám đốc để xem xét và đưa ra phê duyệt cuối cùng.
Cụ thể, các nhà máy sẽ lập các chỉ tiêu dự toán về chi phí sản xuất (bao gồm chi phí nguyên liệu trực tiếp, chi phí điện, nước và chi phí bảo trì). Phòng hành chánh và nhân sự sẽ dự toán các chỉ tiêu chi phí chung (bao gồm phí thuê đất, duy tu, thuê xe, bảo hiểm, bảo vệ, bào trì văn phòng…) và lương. Phòng kinh doanh dự toán các chi tiêu và doanh thu và chi phí bán hàng. Căn cứ, vào dự toán của các phòng ban, phòng kế toán sẽ tiến hành tổng hợp để làm báo cáo dự toán chi phí sản xuất, dự toán chi phí bán hàng và quản lý và dự toán kết quả hoạt động kinh doanh (Xem phụ lục 1).