1.3.3.1. Định nghĩa kế toán trách nhiệm
Kế toán trách nhiệm là hệ thống thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin có thể kiểm soát theo phạm vi trách nhiệm của từng nhà quản trị nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức.
Thông tin có thể kiểm soát của một bộ phận là những thông tin về doanh thu, chi phí, vốn đầu tư… mà nhà quản trị của bộ phận đó có thể đưa ra các quyết định tác động lên nó.
Thông tin có thể kiểm soát cụ thể đối với từng nhà quản trị phụ thuộc vào trách nhiệm quản lý của nhà quản trị đó.
1.3.3.2. Các trung tâm trách nhiệm
Trung tâm trách nhiệm là một bộ phận trong một tổ chức mà các nhà quản trị của nó chịu trách nhiệm đối với thành quả hoạt động của chính bộ phận do mình phụ trách.
Đứng trên quan điểm về mặt trách nhiệm, người ta chia tổ chức thành 4 trung tâm trách nhiệm:
Trung tâm chi phí: Là trung tâm có quyền kiểm soát chi phí nhưng không kiểm soát được lợi nhuận và vốn đầu tư trong hệ thống tổ chức quản lý. Trung tâm chi phí thường là các phân xưởng sản xuất. Cơ sở để đánh giá kết quả hoạt động của trung tâm về chi phí là dựa vào tình hình thực hiện các định mức về chi phí.
Trung tâm doanh thu: Là trung tâm có quyền kiểm soát doanh thu nhưng không kiểm soát được lợi nhuận và vốn đầu tư trong hệ thống tổ chức quản lý. Trung tâm doanh thu thường là các cửa hàng hoặc bộ phận bán hàng. Cơ sở để đánh giá kết quả hoạt động của trung tâm doanh thu là dưạ vào tốc độ tăng doanh thu ngày càng cao qua các kỳ hoạt động dựa vào sự biến động của doanh thu thực tế so với dự toán.
Trung tâm lợi nhuận: Là trung tâm có quyền kiểm soát chi phí, doanh thu, lợi nhuận nhưng không kiểm soát được vốn đầu tư trong hệ thống tổ chức quản lý. Trung tâm lợi nhuận thường là cấp xí nghiệp của công ty. Cơ sở để đánh giá kết quả hoạt động của trung tâm lợi nhuận dựa vào tốc độ tăng lợi nhuận ngày các cao qua các kỳ hoạt động dựa vào sự biến động của lợi nhuận thực tế do với dự toán.
Trung tâm đầu tư: Là trung tâm có quyền kiểm soát cho phí doanh thu lợi nhuận và vốn đầu tư trong hệ thống tổ chức quản lý. Trung tâm đầu tư thường là cấp tập đoàn hoặc cấp tổng công ty. Cơ sở để đánh giá kết quả hoạt động của trung tâm đầu tư là dựa vào tỉ lệ hoàn vốn đầu tư (ROI) và lợi nhuận còn lại (RI).
1.3.4. Thiết lập thông tin kế toán cho việc ra quyết định
Quyết định là sự lựa chọn phương án thích hợp nhất từ nhiều phương án khác nhau, để thực hiện phương án có hiệu quả về mặt kinh tế và phù hợp với điều kiện kinh doanh ở doanh nghiệp.
Ra quyết định là một trong những chức năng của nhà quản trị. Những nhà quản trị phải thường xuyên đương đầu với các quyết định về sản xuất những sản phẩm nào, sử dụng phương pháp sản xuất nào, nên tự sản xuất hay nên mua, nên
giải thể hay chấp nhận sự tồn tại của một bộ phận… Các quyết định ngày càng khó khăn và phức tạp trước sự gia tăng và biến động của những thông tin liên quan đến hoạt động.
Quá trình ra quyết định của các nhà quản trị cũng là sự lựa chọn của nhiều phương án kinh doanh, việc lựa chọn các phương án kinh doanh được ứng dụng từ mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận.
Phân tích mối quan hệ giữa chi phí – khối lượng – lợi nhuận là nghiên cứu sự tác động qua lại giữa các nhân tố sản lượng, giá bán, chi phí khả biến, chi phí bất biến, và kết cấu mặt hàng. Đồng thời nghiên cứu ảnh hưởng của sự tác động qua lại đó đến lợi nhuận
Phân tích mối quan hệ giữa chi phí – khối lượng – lợi nhuận giúp nhà quản trị đưa ra những quyết định nhằm tăng khối lượng sản phẩm tiêu thụ để tận dụng năng lực của máy nóc thiết bị, tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. Giúp nhà quản trị đưa ra những quyết định kinh doanh.
Để đảm bảo ra quyết định đúng đắn nhà quản trị cần phải phân biệt được những thông tin thích hợp với những thông tin không thích hợp. Nhận diện thông tin thích hợp là cơ sở quan trọng để đưa ra các quyết định như: tiếp tục hay ngừng kinh doanh một bộ phận, sản xuất hay mua ngoài, bán hay tiếp tục sản xuất. Việc nhận diện thông tin thích hợp rất cần thiết vì:
Thông tin để lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh chi tiết của từng phương án kinh doanh thường không có sẵn, vì vậy nhà quản trị phải biết cách nhận diện những thông tin nào là thích hợp trong điều kiện thông tin giới hạn đó để phục vụ cho việc ra quyết định.
Việc sử dụng lẫn lộn các thông tin thích hợp và không thích hợp sẽ làm giảm sự chú ý của nhà quản trị vào những vấn đề chính cần giải quyết và dễ dẫn đến những quyết định sai lầm.
Nhận diện thông tin thích hợp, giúp cho nhà quản trị có được những thông tin nhanh hơn nhưng vẫn đảm bảo tính khoa học chính xác lựa chọn đúng.
Để nhận diện được những thông tin thích hợp, quá trình thu thập, phân tích, tổng hợp thông tin thích hợp được thực hiện theo những nội dung và trình tự sau:
Bước 1: Tập hợp tất cả thông tin về các khoản thu và chi có liên quan với các phương án được xem xét.
Bước 2: Loại bỏ những khoản chi phí chìm, là những khoản chi phí đã chi ra và không thể trách được ở mọi phương án được xem xét.
Bước 3: Loại bỏ các khoản thu và chi như nhau ở các phương án đang xem xét.
Bước 4: Những thông tin còn lại sau khi loại bỏ ở bước 2 và bước 3 là những thông tin thích hợp cho việc ra quyết định.
Bên cạnh đó phải chú ý quan điểm của kế toán quản trị: “Thông tin khác nhau dùng cho mục đích nghiên cứu khác nhau.” đối với mục đích này thì nhóm thông tin này thích hợp, nhưng đối với mục đích khác thì lại cần những thông tin khác.
1.4. Nội dung tổ chức công tác kế toán quản trị tại doanh nghiệp 1.4.1. Tổ chức phân loại chi phí 1.4.1. Tổ chức phân loại chi phí
Đối với các nhà quản trị thì việc quản lý các chi phí phát sinh trong doanh nghiệp sao cho có hiệu quả luôn là mối quan tâm hàng đầu, bởi vì những chi phí chi ra sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình lợi nhuận. Để thực hiện tốt vấn đề này nhà quản trị cần thực hiện phân loại chi phí thành biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp.
Biến phí là những chi phí mà giá trị của nó sẽ tăng, giảm theo sự tăng, giảm về mức độ hoạt động. Tuy nhiên nếu tính trên một đơn vị của mức độ hoạt động thì biến phí lại không đổi trong phạm vi phù hợp. Biến phí xuất hiện khi doanh nghiệp hoạt động nghĩa là mức độ hoạt đông lớn hơn không và ngược lại khi doanh nghiệp không hoạt động, biến phí bằng không.
Định phí là những chi phí mà tổng số của nó không thay đổi khi mức độ hoạt động thay đổi. Nhưng nếu xét trên một đơn vị của mức độ hoạt động thì tỷ lệ nghịch với mức độ hoạt động. Như vậy dù doanh nghiệp có tồn tại hay không thì vẫn tồn tại định phí, ngược lại, khi doanh nghiệp tăng mức độ hoạt động thì định phí trên một đơn vị mức độ hoạt động sẽ giảm dần. Định phí có thể chia thành hai loại như sau:
Định phí bắt buộc: là những chi phí có liên quan đến máy móc thiết bị, cơ sở hạ tầng…Những chi phí này có hai đặc điểm là có bản chất lâu dài và không
thể cắt giảm đến không.
Định phí không bắt buộc là những định phí cỏ thể thay đổi trong từng kỳ dự toán của doanh nghiệp. Những chi phí này có hai đặc điểm là có bản chất ngắn hạn và có thể cắt giảm trong những trường hợp cần thiết.
Chi phí hỗn hợp là chi phí mà thành phần của nó bao gồm cả yếu tố bất biến và yếu tố khả biến. Ở mức độ hoạt động căn bản, chi phí hỗn hợp thường thể hiện các đặc điểm của định phí, ở mức độ hoạt động vượt quá mức căn bản, chi phí hỗn hợp thể hiện các đặc điểm của biến phí.
1.4.2. Tổ chức hệ thống thông tin đầu vào
Thông tin đầu vào mà kế toán thu thập được là chứng từ kế toán. Kế toán quản trị cũng sử dụng thông tin kế toán đầu vào là chứng từ kế toán giống như kế toán tài chính, nhưng có sự khác biệt trong việc phân loại và xử lý thông tin.
Ngoài việc sử dụng những thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự đã hoàn thành trên các chứng từ bắt buộc, kế toán quản trị còn sử dụng hệ thống chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế trong nội bộ doanh nghiệp.
Để tổ chức tốt công tác chứng từ, cần thực hiện các công việc sau:
Sử dụng chứng từ phù hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp
Căn cứ vào từng mẫu chứng từ kế toán sẵn có để điều chỉnh bổ sung thêm các chỉ tiêu, các thông tin cần thiết cho việc cung cấp thông tin quản trị nội bộ.
Lập thêm chứng từ cần sử dụng theo yêu cầu quản lý cụ thể của các nhà quản trị tại doanh nghiệp.
Thiết lập hệ thống thu thập, kiểm tra, xử lý và luân chuyển chứng từ, nhằm đảm bảo cung cấp các thông tin cụ thể, nhanh chóng và thích hợp cho việc ra các quyết định quản lý.
1.4.3. Tổ chức quá trình xử lý thông tin
Tổ chức hệ thống tài khoản
Hệ thống tài khoản phụ thuộc vào quy mô của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp tổ chức hệ thống tài khoản căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành.
Bên cạnh đó, để có số liệu một cách chi tiết phục vụ nhu cầu quản trị doanh nghiệp, kế toán quản trị phải sử dụng những tài khoản chi tiết đáp ứng yêu cầu quản lý từng chỉ tiêu cụ thể.
Như vậy, căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán Nhà nước ban hành cho kế toán tài chính, doanh nghiệp lựa chọn các tài khoản cần thiết cho yêu cầu quản lý. Sau đó, tiến hành mở thêm các khoản cấp 2, các tài khoản cấp 3, cấp 4… và chi tiết các tài khoản theo từng địa điểm phát sinh chi phí, từng loại sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ… và tổ chức mã hoá hệ thống tài khoản phục vụ cho kế toán quản trị.
Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến doanh nghiệp.
Hệ thống sổ kế toán đối với kế toán quản trị được thiết lập cơ bản trên nền tảng hệ thống sổ kế toán do Nhà nước quy định. Doanh nghiệp có thể thêm các chỉ tiêu chi tiết cho từng mục đích sử dụng, từng đối tượng quản lý nhằm phục vụ cho công tác quản lý nội bộ.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống sổ kế toán mới riêng biệt, cụ thể phù hợp với từng mục đích quản lý tại đơn vị.
1.4.4. Tổ chức hệ thống thông tin đầu ra
Thông tin đầu ra của kế toán quản trị là hệ thống các báo cáo kế toán quản trị Các yêu cầu thiết lập đối với hệ thống báo cáo kế toán quản trị
Hệ thống báo cáo kế toán quản trị cần được xây dựng phù hợp với yêu cầucung cấp thông tin phục vụ quản lý nội bộ của từng doanh nghiệp cụ thể.
Nội dung hệ thống báo cáo kế toán quản trị cần đảm bảo cung cấp đầy đủvà đảm bảo tính so sánh được của các thông tin phục vụ yêu cầu quản lý, điều hành và ra các quyết định kinh tế của doanh nghiệp.
Các chỉ tiêu trong báo cáo kế toán quản trị cần phải được thiết kế phù hợpvới các chỉ tiêu của kế hoạch, dự toán và báo cáo tài chính nhưng có thể thay đổitheo yêu cầu quản lý của các cấp.
Hệ thống báo cáo kế toán quản trị của một doanh nghiệp thường bao gồm:
Báo cáo tình hình thực hiện:
Báo cáo doanh thu, chi phí và lợi nhuận của từng loại sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ.
Báo cáo khối lượng hàng hoá mua vào và bán ra trong kỳ theo đối tượng khách hàng, giá bán, chiết khấu và các hình thức khuyến mại khác.
Báo cáo chi tiết khối lượng sản phẩm (dịch vụ) hoàn thành, tiêu thụ.
Báo cáo chấp hành định mức hàng tồn kho.
Báo cáo chi tiết sản phẩm, công việc hoàn thành.
Báo cáo cân đối nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, sản phẩm, hàng hoá.
Báo cáo chi tiết nợ phải thu theo thời hạn, khách hàng và khả năng thu nợ.
Báo cáo chi tiết các khoản nợ vay, nợ phải trả theo thời hạn nợ và chủ nợ.
Báo cáo bộ phận lập cho trung tâm trách nhiệm.
Báo cáo phân tích:
Phân tích mối quan hệ giữa chi phí, khối lượng và lợi nhuận.
Phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất và tài chính.
Ngoài ra, căn cứ vào yêu cầu quản lý, điều hành của từng giai đoạn cụ thể, doanh nghiệp có thể lập các báo cáo kế toán quản trị khác.
TÓM TẮT CHƯƠNG 1
Kế toán quản trị cung cấp cho doanh nghiệp các thông tin kịp thời, chính xác, thích hợp về tình hình tài chính, tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Những thông tin do kế toán quản trị mang lại là yếu tố mang tính quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp. Do đó hoàn thiện công tác kế toán quản trị tại công ty có một ý nghĩa quan trọng. Hoàn thiện công tác kế toán quản trị là sẽ hoàn thiện những nội dung của kế toán quản trị như hệ thống dự toán ngân sách, các trung tâm trách nhiệm, hệ thống kế toán chi phí và tính giá thành, nhận diện và ứng dụng thông tin thích hợp cho việc ra quyết định. Trên cơ sở tình hình thực hiện công tác kế toán quản trị tại công ty để đưa ra các giải pháp hoàn thiện.
Nắm vững các nội dung của kế toán quản trị là cơ sở đánh giá những nội dung của công tác kế toán quản trị của một doanh nghiệp cụ thể, từ đó đề xuất những biện pháp hoàn thiện công tác kế toán quản trị. Từ đó giúp cho hệ thống kế toán quản trị của công ty đạt được được hiệu quả cao nhất. Khi đó kế toán quản trị kết hợp với kế toán tài chính sẽ trở thành công cụ hỗ trợ cho nhà quản trị trong việc giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả kinh doanh cao nhất.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GAS VIỆT NHẬT
2.1.Giới thiệu tổng quan về công ty và tình hình tổ chức công tác kế toán 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty cổ phần Gas Việt Nhật (VIJAGAS), được thành lập bởi Tập đoàn Taiyo Nippon Sanso và Tomoe Shokai. Ngày 16 tháng 1 năm 1996 VIJAGAS được thành lập theo giấy phép Đầu tư số 1475/GP do Ban quản lý khu công nghiệp tỉnh Đồng Nai cấp. Sau 3 năm xây dựng, công ty đã chính thức đi vào hoạt động từ năm 1999. VIJAGAS là công ty có 100% vốn đầu tư Nhật Bản do ông Haruhiko Yasuga, chức vụ Tổng Giám Đốc, làm đại diện. Văn phòng của công ty đặt tại số 33, Đường 3A, Khu công nghiệp Biên Hòa II, TP. Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai, Việt Nam.