Căn cứ vào tình hình thực tế, công ty cần bổ sung thêm một số chứng từ nhằm phục vụ cho công tác kiểm soát chi phí của kế toán trách nhiệm.
PHIẾU XUẤT VẬT TƯ, NGUYÊN LIỆU VƯỢT ĐỊNH MỨC
Số…. Ngày…. Tháng….. Năm Bộ phận sử dụng:……….. Lý do sử dụng ………... ………... ………...
STT Tên vật tư Đơn vị tính Đơn giá CL so với định mức Số lượng Thành tiền
Cộng
Người đề nghị Thủ kho Giám đốc
( phê duyệt )
(Nguồn: Tác giả xây dựng, tháng 10/2014)
Khi một bộ phận muốn sử dụng vật tư vượt định mức quy định thì phải lập chứng từ này. Trong đó thể hiện loại vật tư cần xuất, số lượng xuất vượt định mức là bao nhiêu và lý do xuất vượt định mức. Chứng từ này phải có sự phê duyệt của giám đốc bộ phận trong trường hợp mức vượt nằm trong quyền duyệt của giám đốc. Nếu mức vượt nằm ngoài quyền duyệt của giám đốc bộ phận thì phải được phê duyệt bởi cấp quản lý cao hơn. Phiếu này là cơ cở cho kế toán hạch toán và phân tích chênh lệch chi phí so với định mức.
PHIẾU BÁO THAY ĐỔI ĐỊNH MỨC ĐIỆN (NƯỚC)
Số……… Ngày…….Tháng……Năm….. Lý do thay đổi định mức ………. ………. ………. Ngày bắt đầu thực hiện định mức mới:
……….. Định mức điện
(nước) cũ Định mức điện (nước) mới Đơn giá
Chênh lệch do thay đổi định mức
Số lượng Thành tiền
Người lập Giám đốc
( phê duyệt )
(Nguồn: Tác giả xây dựng, tháng 10/2014)
Hình 3.2: Mẫu phiếu thay đổi định mức điện (nước)
Phiếu này được lập bởi phòng kỹ thuật khi có sự thay đổi định mức sử dụng điện (nước) tại các nhà máy sản xuất khí và được phê duyệt bởi giám đốc sản xuất. Riêng cột đơn giá sẽ được kế toán tính toán và ghi nhận. Phiếu này được dùng để thông báo cho các bộ phận có liên quan về sự thay đổi định mức. Kế toán dùng
phiếu này làm cơ sở tính toán lại giá thành định mức và theo dõi sự biến động chi phí.
PHIẾU LÀM VIỆC NGOÀI GIỜ
Họ tên nhân viên………..
Bộ phận………
Ngày
Thời gian tăng ca ( Từ …. đến ….. ) Ngày làm
việc Ngày nghỉ Ca đêm Lý do Ghi chú
Người lập Giám đốc
( phê duyệt )
(Nguồn: Tác giả xây dựng, tháng 10/2014)
Hình 3.3: Mẫu phiếu làm việc ngoài giờ
Phiếu làm việc ngoài giờ là căn cứ cho phòng nhân sự tính toán khoản lương làm ngoài giờ cho từng nhân viên sản xuất. Kế toán sử dụng để theo dõi sự biến động của chi phí lương.
BẢNG PHÂN TÍCH NỢ Tháng……Năm……. Chi nhánh………. STT Khách hàng Số dư nợ Trong đó Nợ trong hạn mức Nợ quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm Nợ quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm Nợ quá hạn từ 2 năm trở lên
Người lập Kế toán trưởng ( phê duyệt )
(Nguồn: Tác giả xây dựng, tháng 10/2014)
Bảng phân tích nợ được theo dõi chi tiết cho từng khách hàng về tình hình thanh toán các khoản nợ. Qua đó có cái nhìn toàn diện về tình hình công nợ để có biện pháp thu hồi các khoản nợ quá hạn cũng như tiến hành trích lập dự phòng đối với những khoản nợ khó đòi.
3.2.4. Hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ ra quyết định
Để có thể tồn tại và phát triển, các công ty cần đưa ra những quyết định kịp thời và đúng đắn đặc biệt là trong nền kinh tế khó khăn và cạnh tranh như hiện nay. Qúa trình đưa ra quyết định là sự lựa chọn phương án có hiệu quả về mặt kinh tế đồng thời phù hợp với điều kiện kinh doanh của công ty từ nhiều phương án khác nhau. Quyết định được đưa ra sẽ có thể ảnh hưởng đến sự sống còn của công ty cho nên để đưa ra quyết định lựa chọn một phương án thích hợp nhất không phải là chuyện đơn giản. Vì vậy, các nhà quản trị của công ty cần xây dựng một hệ thống thông tin để cung cấp những thông tin chính xác, thích hợp, nhanh chóng nhằm phục vụ cho quá trình ra quyết định.
Cụ thể, công ty CP gas Việt Nhật nên sử dụng các phương pháp phân tích sau:
Phân tích mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận
Phân tích mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận là quá trình nghiên cứu sự tác động qua lại giữa các nhân tố số lượng, giá bán, chi phí khả biến, chi phí bất biến và kết cấu mặt hàng. Đồng thời nghiên cứu ảnh hưởng của sự tác động qua lại đó đến lợi nhuận.
Điều kiện để thực hiên việc phân tích này là tách toàn bộ chi phí tại công ty thành chi phí khả biến và chi phí bất biến và lập báo cáo thu nhập theo số dư đảm phí.
Phân loại chi phí: phân loại chi phí thành chi phí khả biến, chi phí bất biến và chi phí hỗn hợp
Báo cáo thu nhập theo số dư đảm phí
Một số khái niệm cơ bản sử dụng trong phân tích
Số dư đảm phí: Là chênh lệch giữa doanh thu và chi phí khả biến. Số dư đảm phí được dùng để bù đắp cho chi phí bất biến, số dôi ra sau khi bù đắp chính là lợi nhuận.
Trong tháng 3 năm 2014, ta có số liệu cho sản phẩm LN2 tại chi nhánh Bình Dương như sau:
Sản lượng tiêu thụ: 1.110.700 Nm3 Đơn giá bán: 1.023đ/Nm3 Chi phí khả biến đơn vị: 523đ/Nm3 Chi phí bất biến: 332.727.000đ
Bảng 3.16: Báo cáo thu nhập theo số dư đảm phí của sản phẩm LN2 Bình Dương – Tháng 3/2014 ĐVT: VND STT Chỉ tiêu Tổng số Đơn vị 1 Doanh thu 1,136,246,100 1,023 2 Chi phí khả biến 580,899,000 523 3 Số dư đảm phí 555,347,100 500 4 Chi phí bất biến 332,727,000 5 Lợi nhuận 222,620,100
(Nguồn: Tác giả xây dựng, tháng 10/2014) Trong đó:
Doanh thu = Sản lượng tiêu thụ x Giá bán = 1.110.700 x 1.023 = 1,136,246,100 Chi phí khả biến = Sản lượng tiêu thụ x Chi phí khả biến đơn vị
= 1.110.700 x 523 = 580,899,000
Số dư đảm phí = Doanh thu - Chi phí khả biến
= 1,136,246,100 - 580,899,000 = 555,347,100
Số dư đảm phí đơn vị = Giá bán – Chi phí khả biến đơn vị = 1.023 – 523 = 500
Dựa vào báo cáo trên ta có:
Khi sản lượng tiêu thụ bằng 0 thì chi nhánh Bình Dương sẽ lỗ 332,727,000 đồng, khoản lỗ này bằng đúng với chi phí bất biến của chi nhánh.
Công ty đạt mức hòa vốn khi lợi nhuận bằng 0, nghĩa là số dư đảm phí bằng chi phí bất biến. Nếu gọi xhv là mức sản lượng tiêu thụ mà ở đó số dư đảm phí bằng chi phí bất biến, ta có:
1.023 xhv - 523 xhv = 332,727,000
500 xhv =332,727,000
xhv = 665.454
Vậy với mức sản lượng tiêu thụ là 665.454 Nm3 thì công ty sẽ đạt mức hòa vốn với lợi nhuận bằng 0.
Tại mức sản lượng tiêu thụ lớn hơn sản lượng hòa vốn 725.630 Nm3 > 665.454 Nm3
Lợi nhuận = 500 x 725.630 - 332,727,000 = 30.088.000 đồng
Tại mức sản lượng tiêu thụ đạt 1.025.670 Nm3 > 725.630 Nm3
Lợi nhuận = 500 x 1.025.670 - 332,727,000 = 180.108.000 đồng
Khi sản lượng tăng thêm một lượng bằng 300.040 Nm3 (1.025.670 Nm3 - 725.630 Nm3) thì lợi nhuận sẽ tăng lên một lượng là 150.020.000 (300.040 Nm3 x 500).
Như vậy, có thể thấy khi sản lượng tiêu thụ tăng lên một lượng thì lợi nhuận cũng tăng một lượng bằng sản lượng tiêu thụ tăng lên nhân với số dư đảm phí đơn vị. Đây là mối quan hệ giữa sản lượng tiêu thụ và lợi nhuận của công ty.
Tỷ lệ số dư đảm phí: Là tỷ lệ % của số dư đảm phí tính trên doanh thu. Chỉ tiêu này có thể tính cho tất cả các loại sản phẩm, một loại sản phẩm hay một đơn vị sản phẩm.
Tỷ lệ số dư đảm phí được tính theo công thức:
Số dư đảm phí
Tỷ lệ số dư đảm phí = x 100% Doanh thu
Bảng 3.17: Báo cáo thu nhập theo số dư đảm phí ĐVT: VND STT Chỉ tiêu Tổng số Đơn vị Tỷ lệ 1 Doanh thu 1,136,246,100 1023 100% 2 Chi phí khả biến 580,899,000 523.00 51.1243999 3 Sổ dư đảm phí 555,347,100 500.00 48.8756001 4 Chi phí bất biến 332,727,000 5 Lợi nhuận 222,620,100
(Nguồn: Tác giả xây dựng, tháng 10/2014)
555,347,100
Tỷ lệ số dư đảm phí = x 100% = 48.87% 1,136,246,100
Tại mức sản lượng tiêu thụ là 725.630 Nm3, ta có: Doanh thu = 725.630 x 1.023 = 742.319.490 đồng
Lợi nhuận = 500 x 725.630 - 332,727,000 = 30.088.000 đồng
Tại mức sản lượng tiêu thụ là 1.025.670 Nm3, ta có: Doanh thu = 1.025.670 x 1.023 = 1.049.260.410 đồng
Lợi nhuận = 500 x 1.025.670 - 332,727,000 = 180.108.000 đồng Khi doanh thu tăng thêm một lượng bằng 306.940.920 Nm3
(1.049.260.410 đồng -742.319.490 đồng ) thì lợi nhuận sẽ tăng lên một lượng là 150.020.000 đồng (306.940.920 x 48.87% )
Như vậy, ta có thể thiết lập mối quan hệ giữa doanh thu và lợi nhuận, cụ thể là khi doanh thu tăng một lượng thì lợi nhuận cũng tăng một lượng bằng doanh thu tăng lên nhân với tỷ lệ số dư đảm phí.
Kết cấu chi phí: Là mối quan hệ tỷ trọng của từng loại chi phí khả biến, chi phí bất biến chiếm trong tổng chi phí.
Những doanh nghiệp có chi phí bất biến chiếm tỷ trọng lớn hay chi phí khả biến chiếm tỷ trọng nhỏ thì sẽ có tỷ lệ số dư đảm phí lớn. Nếu tăng giảm doanh thu thì lợi nhuận sẽ tăng giảm nhiều hơn. Những doanh nghiệp có chi phí bất biến chiếm tỷ trọng nhỏ hay chi phí khả biến chiếm tỷ trọng lớn thì sẽ có tỷ lệ số dư đảm phí nhỏ. Nếu tăng giảm doanh thu thì lợi nhuận sẽ tăng giảm ít hơn.
Dựa vào bảng 3.19 ta có:
Tổng chi phí = 580,899,000 + 332,727,000 = 913.626.000
Tỷ lệ biến phí trong tổng chi phí
580,899,000 x 100% = 63.58% 913.626.000 Tỷ lệ định phí trong tổng chi phí 332,727,000 x 100% = 36.42% 913.626.000
Tại chi nhánh Bình Dương của công ty cổ phần Gas Việt Nhật chuyên sản xuất các sản phẩm khí công nghiệp Nitơ và Hidro, mà chi phí chính để sản xuất là chi phí điện và nước nên chi phí khả biến tại chi nhánh chiếm tỷ trọng lớn hơn so với chi phí bất biến trong tổng chi phí ( 63.58% > 36.42% ). Đồng thời, hiện tại công ty chưa có những dự án đầu tư máy móc thiết bị ở chi nhánh Bình Dương nên chi phí bất biến chiếm tỷ trọng nhỏ.
Đòn bẩy hoạt động: Là mối quan hệ giữa tốc độ tăng lợi nhuận và tốc độ tăng doanh thu với điều kiện là tốc độ tăng lợi nhuận phải lớn hơn tốc độ tăng doanh thu. Đòn bẩy hoạt động được tính theo công thức:
Tốc độ tăng lợi nhuận Đòn bẩy hoạt động =
Tốc độ tăng doanh thu
Hay
Số dư đảm phí Đòn bẩy hoạt động =
Như vậy, tại mức doanh thu cho sẵn ta sẽ tính được đòn bẩy hoạt động tại mức doanh thu đó. Đồng thời, nếu dự kiến được tốc độ tăng doanh thu thì sẽ dự kiến được tốc độ tăng lợi nhuận và ngược lại
Phân tích điểm hòa vốn:
Điểm hòa vốn là điểm mà tại đó lợi nhuận bằng 0, hay nói cách khác là tại điểm hòa vốn tổng doanh thu bằng tổng chi phí hoặc tổng số dư đảm phí bằng tổng định phí.
Do đó, sản lượng và doanh thu hòa vốn được xác định như sau:
Định phí Sản lượng hòa vốn =
Số dư đảm phí đơn vị
Doanh thu hòa vốn = Sản lượng hòa vốn x Đơn giá bán
Hay công thức:
Định phí Doanh thu hòa vốn =
Tỷ lệ số dư đảm phí đơn vị
Ví dụ: Trong tháng 3 năm 2014, ta có số liệu cho sản phẩm LN2 tại chi nhánh Bình Dương như sau:
Bảng 3.18: Số liệu sản xuất của sản phẩm LN2 Sản lượng tiêu thụ 1,110,700 Nm3 Giá bán 1,023 đ Chi phí khả biến 523 đ Chi phí điện 468 đ Chi phí nước 12 đ Chi phí xử lý nước 7 đ
Chi phí sửa chữa bảo trì 14 đ
Chi phí vận chuyển 22 đ
Chi phí bất biến 332,727,000 đ
Chi phí lương 172,730,000 đ
Chi phí khấu hao 94,760,000 đ
Chi phí thuê đất 50,763,000 đ
Chi phí bảo hiểm 14,474,000 đ
(Nguồn: Tác giả xây dựng, tháng 10/2014)
Bảng 3.19: Báo cáo thu nhập theo số dư đảm phí
STT Chỉ tiêu Tổng số Đơn vị Tỷ lệ 1 Doanh thu 1,136,246,100 1,023 100% 2 Chi phí khả biến 580,899,000 523 51.12% 3 Số dư đảm phí 555,347,100 500 48.88% 4 Chi phí bất biến 332,727,000 5 Lợi nhuận 222,620,100
Phân tích điểm hòa vốn:
Định phí 332.727.000
Sản lượng hòa vốn = = = 665.454 Nm3 Số dư đảm phí đơn vị 500
Doanh thu hòa vốn = Sản lượng hòa vốn x Đơn giá bán
= 665.454 x 1.023 = 680.759.442 Đồ thị điểm hòa vốn của công ty là:
Đường doanh thu: y = 1023x
Đường chi phí: y = 523x + 332.727.000 y (đồng) 332.727.000 x (Nm3)
(Nguồn: Tác giả xây dựng, tháng 10/2014)
Hình 3.5: Đồ thị điểm hòa vốn của công ty
Có một số phương án được đưa ra như sau:
Phương án 1: Công ty đưa ra chính sách bán sản phẩm miễn phí vận chuyển cho khách hàng. Với chính sách này dự đoán lượng tiêu thụ sẽ tăng lên 16% đồng thời tăng chi phí vận chuyển lên 8đ.
Phương án 2: Công ty dự kiến giảm giá bán 200đ/Nm3, ước tính sản lượng tiêu thụ sẽ tăng lên 20% nếu áp dụng biện pháp này.
665.454 680.759.442 Điểm hòa vốn Vùng lỗ Vùng lãi Đường định phí
Phương án 3: Công ty đầu tư thêm máy móc thiết bị giúp nâng cao hiệu quả sản xuất sản phẩm. Việc đầu tư này làm chi phí khấu hao tăng lên 39,000,000 đồng nhưng làm giảm chi phí sản xuất sản phẩm, cụ thể chi phí điện giảm 30%, chi phí nước và xử lý nước giảm 10%.
Phương án 4: Với biện pháp cải tiến kỹ thuật sản xuất như ở phương án 3, công ty thực hiện chính sách giảm giá bán sản phẩm 250đ/Nm3 và dự kiến sản lượng tiêu thụ tăng 32%.
Giả sử với 4 phương án trên, công ty sẽ chọn thực hiện phương án nào để đạt lợi nhuận cao nhất.
Ta sẽ xem xét các phương án này như sau:
Phương án 1: Ta có
Chi phí khả biến mới: 523 + 5 = 528
Sản lượng tiêu thụ mới: 1,110,700 x 1.16 = 1,288,412
Lợi nhuận trong trường hợp này là
( 1,023 – 528 ) x 1,288,412 - 332,727,000 = 305,036,940
Phương án 2: Ta có Giá bán mới: 1,023 -200 = 823
Sản lượng tiêu thụ mới: 1,110,700 x 1.2 = 1,332,840
Lợi nhuận trong trường hợp này là
( 1,332,840 x 823 ) - 580,896,100 - 332,727,000 = 183,304,220
Phương án 3: Ta có
Chi phí khả biến mới: 523 – (468 x 0.3) + (12 x 0.1) + (7 x 0.1) = 380.70 Chi phí bất biến mới: 332,727,000 + 39,000,000 = 371,727,000
Lợi nhuận trong trường hợp này là
( 1,023 - 380.70 ) x 1,110,700 - 371,727,000 = 341,675,610
Phương án 4: Ta có Giá bán mới: 1,023 - 250 = 773
Sản lượng tiêu thụ mới: 1,110,700 x 1.32 = 1,466,124
Chi phí khả biến mới: 523 – (468 x 30%) + (12 x 10%) + (7 x 10%) = 380.70
Chi phí bất biến mới: 332,727,000 + 39,000,000 = 371,727,000
Lợi nhuận trong trường hợp này là
( 773 - 380.70 ) x 1,466,124 - 371,727,000 = 203,433,445
Như vậy công ty nên chọn thực hiện phương án 3 vì phương án này có mức lợi nhuận cao nhất 341,675,610 tăng 119,052,610 ( 341,675,610 - 222,623,000 ) so với lợi nhuận cũ.
Giả sử khách hàng Mabuchi muốn mua thêm 600,000 Nm3
Nitơ với các điều kiện sau: Giảm giá bán ít nhất 20%, miễn phí vận chuyển 13,000,000. Mục tiêu của công ty là đạt lợi nhuận 150,000,000 khi bán thêm 600,000 Nm3
sản phẩm. Vậy công ty có thể chấp nhận các điều kiện của khách hàng mà vẫn đảm bảo mục tiêu đề ra không? Ta sẽ xem xét trường hợp này như sau:
Mức giá bán cao nhất mà khách hàng chấp nhận là 818đ/Nm3
( 1.023 x 80% )
Trong khi đó mức giá bán thấp nhất mà công ty có thể đưa là mức giá bù đắp các yếu tố sau:
Biến phí đơn vị: 523 Chi phí vận chuyển: 22 Lợi nhuận đơn vị: 250 Giá bán thấp nhất trong trường hợp này là: 795đ/Nm3
Vậy với mức giá bán là 795đ công ty đạt được mục tiêu của mình và thỏa mãn những yêu cầu của khách hàng nên hợp đồng mua bán này sẽ được thực hiện.
Phân tích kết cấu mặt hàng:
Kết cấu mặt hàng là mối quan hệ tỷ trọng của doanh thu từng mặt hàng chiếm trong tổng doanh thu ảnh hưởng của kết cấu mặt hàng đến lợi nhuận thông