3.2.1. Hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại Công ty
Hệ thống dự toán ngân sách cần đáp ứng được các yêu cầu như sau:
Dự toán ngân sách phải cung cấp cho nhà quản trị những thông tin về hiệu quả các hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như sự phát triển trong tương lai của công ty.
Dự toán ngân sách phải là cơ sở trong việc kiểm tra đánh giá việc thực hiện hoạt động kinh doanh trong từng bộ phận của công ty và đánh giá trách nhiệm quản lý của các nhà quản lý.
Dự toán ngân sách phải truyền đạt kế hoạch và mục tiêu kinh doanh của Ban giám đốc đến toàn bộ các bộ phận trong công ty.
Dự toán ngân sách phải được lập trên tinh thần tiết kiệm thời gian, chi phí, khoa học và có hiệu quả.
Để đáp ứng các yêu cầu trên của nhà quản trị thì hệ thống dự toán ngân sách được lập dựa trên một số nguyên tắc sau:
Việc lập dự toán ngân sách phải được thực hiện liên tục, định kỳ. Đồng thời các nhà quản trị cần thực hiện công tác kiểm tra đánh giá việc thực hiện dự toán, thường xuyên theo dõi ngân sách, so sánh với thực tế để điều chỉnh cho phù hợp, đảm bảo tính linh hoạt cho dự toán.
Trong quá trình lập dự toán cần thu thập tổng hợp các thông tin, số liệu trong và ngoài công ty để có thông tin hữu ích nhằm đảm bảo tính hiệu quả, tính thực tế cho việc lập dự toán.
Quy trình lập dự toán ngân sách:
Giai đoạn 1: Chuẩn bị cho việc lập dự toán ngân sách
Trong giai đoạn này những công việc phải thực hiên là làm sáng rõ mục tiêu của doanh nghiệp, xây dựng một mẫu dự toán ngân sách chuẩn, xác định nhiệm vụ những cá nhân, bộ phận tham gia soạn thảo dự toán và xem xét lại hệ thống cung cấp thông tin cho việc lập dự toán ngân sách
Ban giám đốc cần thiết lập cuộc họp với các phòng ban qua đó xác định các mục tiêu cần đạt được như sản lượng tiêu thụ, lợi nhuận, các khoản đầu tư, mở rộng thị trường…
Triển khai các mục tiêu này cho toàn công ty thực hiện.
Các nhà quản trị tiến hành phân công cụ thể cho nhân viên các phòng ban chịu trách nhiệm lập dự toán. Các nhân viên này sẽ chuẩn bị thông tin, số liệu, biểu mẫu cần thiết cho việc lập dự toán.
Kiểm tra đánh giá lại những thông tin đã được chuẩn bị nhằm đảm bảo cung cấp những thông tin hữu ích, chính xác.
Giai đoạn 2: Soạn thảo dự toán ngân sách
Trong giai đoạn này những cá nhân, bộ phận có liên quan trong việc lập dự toán ngân sách phải tập hợp toàn bộ thông tin về các nguồn lực sẳn có trong doanh nghiệp và thông tin về các yếu tố bên trong và bên ngoài ảnh hưởng đến hoạt động doanh nghiệp trên cơ sở đó soạn thảo các báo cáo dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán nguyên vật liệu, dự toán tiền, dự toán bảng cân đối kế toán, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh v.v…
Sau khi thu thập các thông tin bên trong và bên ngoài cần thiết cho công tác lập dự toán, các bộ phận sẽ tiến hành lập dự toán.
Nhiệm vụ lập dự toán sẽ được phân công cụ thể như sau:
Các chi nhánh: sẽ dự toán một số chỉ tiêu như số lượng sản phẩm sản xuất, số lượng sản phẩm tiêu thụ, doanh thu…cho chi nhánh của mình.
Phòng kinh doanh: căn cứ vào tình hình thị trường, tiềm năng khách hàng, các chính sách bán hàng của công ty để tiến hành lập dự toán tiêu thụ cũng như dự toán giá bán sản phẩm cho cả công ty, dự toán một số chi phí cho việc bán hàng như chi phí vận chuyển, chi phí bảo trì….
Phòng nhân sự: có trách nhiệm lập dự toán tiền lương dựa vào sự biến động nhân sự hiện tại hay nhu cầu lao động trong tương lai.
Phòng hành chánh: xác định khoản bảo hiểm cần mua cho khách hàng căn cứ vào tình hình khách hàng hiện tại, các khoản bảo hiểm cho tài sản và các chi phí khác liên quan đến việc quản lý cho cả công ty.
Phòng sản xuất: chịu trách nhiệm lập các dự toán về các khoản sửa chữa bảo trì nhà máy, dự toán sản xuất, dự toán tồn kho thành phẩm.
Phòng mua hàng: căn cứ vào tình hình sản xuất và tiêu thụ để dự toán lượng nguyên vật liệu cần mua và dự kiến giá mua theo thị trường cho cả công ty
Phòng kế toán: tổng hợp toàn bộ các số liệu từ các dự toán của các phòng ban và chi nhánh. Trên cơ sở đó tổng hợp đó tiến hành lập các dự toán: dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán chi phí bán hàng và quản lý, dự toán tiền, dự toán kết quả kinh doanh, dự toán bảng cân đối kế toán.
Mặc dù mỗi bộ phận có dự toán riêng cho bộ phận mình nhưng phải kết nối một cách chặt chẽ về số liệu giữa các bộ phận trong việc lập dự toán. Các dự toán ngân sách chi tiết bao gồm:
Dự toán tiêu thụ
Dự toán sản xuất
Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Dự toán chi phí nhân công trực tiếp
Dự toán chi phí sản xuất chung
Dự toán thành phẩm tồn kho
Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Dự toán tiền
Dự toán kết quả hoạt động kinh doanh
Các dự toán được lập theo trình tự sơ đồ sau:
(Nguồn: Kế toán quản trị, 2009)
Sơ đồ 3.1: Mối quan hệ giữa các dự toán bộ phận
Sau khi nhận được các báo cáo dự toán được tổng hợp bởi phòng kế toán cho cả công ty, ban giám đốc sẽ xem xét lại một lần nữa trước khi phê duyệt và cho triển khai thực hiện ra các phòng ban và chi nhánh.
Giai đoạn 3: Theo dõi thực hiện dự toán ngân sách
Ban giám đốc phải thường xuyên theo dõi, kiểm tra, rà soát quá trình lập dự toán của các bộ phận đánh giá tình hình thực hiện dự toán, từ đó đánh giá trách nhiệm của từng các nhân, từng bộ phận trong việc thực hiện dự toán.
Đồng thời tiến hành so sánh đối chiếu số liệu thực tế với kế hoạch đánh giá lại tính hiện thực của số liệu trong dự toán, trên cơ sở đó điều chỉnh và rút kinh nghiệm cho lần lâp dự toán ngân sách kế tiếp và phát hiện những yếu tố bất thường ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh.
Lập các báo cáo dự toán
Dự toán tiêu thụ:
Dự toán tiêu thụ là nền tảng để lập các dự toán khác, nên dự toán tiêu thụ được lập sớm nhất trong toàn bộ các dự toán của công ty.
Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Dự toán tiêu thụ sản phẩm Dự toán tồn kho
thành phẩm cuối kỳ Dự toán sản xuất
Dự toán chi phí nguyên vật liệu
trực tiếp
Dự toán chi phí nhân công trực tiếp
Dự toán chi phí sản xuất chung
Dự toán tiền
Dự toán kết quả hoạt động kinh doanh
Bảng cân đối kế toán dự toán
Dự toán tiêu thụ được lập bởi phòng kinh doanh theo tháng.
Công ty xây dựng dự toán tiêu thụ trên cơ sở dự báo sản phẩm tiêu thụ. Sản lượng tiêu thụ của công ty sẽ căn cứ vào:
Tình hình sản phẩm tiêu thụ thực tế của công ty ở kỳ trước và nhu cầu của khách hàng đối với các sản phẩm khí, sản phẩm lỏng để dự kiến số lượng tiêu thụ kỳ dự toán. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phân chia thị trường theo khu vực địa lý và khu vực khách hàng có nhu cầu sản phẩm lớn. Theo tình hình hiện tại, cần phân chia thị trường theo các khu vực sau: Các sản phẩm khí Oxy, Argon, CO2 tiêu thụ tại khu vực tỉnh Đồng Nai và Hồ Chí Minh. Nhu cầu tiêu thụ sản phẩm khí Hydyo và Nitơ lỏng cao ở Mỹ Xuân với khách hàng VGI. Nhu cầu tiêu thụ sản phẩm Hydyo cao ở Phú Mỹ với khách hàng Pomina. Nhu cầu tiêu thụ sản phẩm Nitơ lỏng và khí Oxy cao ở Bình Dương với khách hàng Sunsco. Các sản phẩm khí trộn tiêu thụ tại thị trường miền Bắc.
Các đơn đặt hàng chưa thực hiện
Chính sách giá trong tương lai, chính sách khuyến mãi
Năng lực sản xuất của các dây truyền tách khí: cần kết hợp năng lực sản xuất thực tế khi tính khối lượng sản phẩm tiêu thụ. Cụ thể, việc xây dựng dây truyền tách khí với công nghệ kết nối với máy tính giúp tăng năng lượng sản xuất Nitơ tại Biên Hòa từ khoảng 600.000 Nm3/tháng tăng lên hơn 1.000.000 Nm3/tháng. Hoặc việc hoàn thành dây chuyền sản xuất Hydro tại Phú Mỹ và đưa vào sản xuất sản phẩm Hydro có độ tính khiết cao đầu tiên tại miền Nam đã làm tăng sản lượng tiêu thụ lên.
Sau khi dự toán về số lượng sản phẩm tiêu thụ, phòng kinh doanh sẽ ước tính được doanh thu bán hàng với mức giá bán kỳ vọng:
Doanh thu dự kiến = Số lượng sản phẩm tiêu thụ dự kiến Đơn giá bán dự kiến
Từ đó đưa ra dự toán tiêu thụ cho công ty theo từng tháng và cho cả quý.
Khi phòng kinh doanh lập dự toán tiêu thụ xong, phòng kế toán sẽ dự kiến kế hoạch thu tiền. Việc ước tính lượng tiền thu được qua các kỳ sẽ căn cứ vào kế hoạch sản lượng tiêu thụ và hạn mức công nợ theo quy định công ty.
Bảng 3.1: Dự toán tiêu thụ sản phẩm Sản phẩm GH2 - Quý 4 ĐVT: VND Chỉ tiêu Tháng Quý 4 10 11 12 Số lượng sản phẩm tiêu thụ ( Nm3 ) 86,546 96,931 108,563 292,040 Đơn giá bán (đồng/Nm3) 29,500 29,500 29,500 29,500 Tổng doanh thu 2,553,100,000 2,859,472,000 3,202,609,000 8,615,180,000 SỐ TIỀN DỰ KIẾN THU ĐƯỢC QUA CÁC THÁNG
Nợ phải thu tháng
trước chuyển sang 1,841,791,000 - - 1,841,791,000
Tiền thu được từ
doanh thu tháng 7 - 2,553,100,000 - 2,553,100,000
Tiền thu được từ
doanh thu tháng 8 - - 2,859,472,000 2,859,472,000
Tiền thu được từ
doanh thu tháng 9 - - - -
Tổng cộng số tiền thu
được 1,841,791,000 2,553,100,000 2,859,472,000 7,254,363,000 (Nguồn: Tác giả xây dựng, tháng 10/2014) Trong đó:
Số lượng sản phẩm tiêu thụ thực tế tháng 6 năm 2014 là 77,273 Nm3
Số lượng sản phẩm tiêu thụ tháng 7 năm 2014 được dựa vào số lượng sản phẩm tiêu thụ thực tế trong tháng 6 năm 2014.
Số lượng sản phẩm tiêu thụ tháng 7 và các tháng tiếp theo tăng 12% so với tháng trước.
Tổng doanh thu = Số lượng sản phẩm tiêu thụ x Đơn giá
Nợ phải thu tháng trước chuyển sang =1,841,791,000 đồng
Toàn bộ tiền bán hàng tháng này sẽ được thu vào tháng sau.
Dự toán sản xuất:
Dựa trên dự toán tiêu thụ và số lượng sản phẩm tồn kho phòng sản xuất và phòng kế toán sẽ kết hợp để lập dự toán sản xuất. Dự toán sản xuất được lập cho từng sản phẩm khí riêng biệt theo từng tháng và cho cả quý.
Dự toán sản xuất phản ánh số lượng sản phẩm cần sản xuất đủ để thỏa mãn nhu cầu tiêu thụ, phát huy hết công suất của máy, đồng thời đảm bảo mức tồn kho tối thiểu tránh những chi phí không cần thiết.
Dự toán được lập sẽ căn cứ theo:
Số lượng sản phẩm dự kiến tiêu thụ trong dự toán tiêu thụ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Số lượng sản phẩm còn tồn kho.
Số lượng sản phẩm sản xuất có thể xác định như sau:
Số lượng sản xuất = Số lượng tiêu thụ + Số lượng tồn kho - Số lượng tồn kho trong kỳ trong kỳ cuối kỳ đầu kỳ
Bảng 3.2: Dự toán sản xuất Sản phẩm GH2 - Quý 4
ĐVT: Nm3
Chỉ tiêu Tháng Quý 4
10 11 12
Số lượng tiêu thụ dự toán 86,546 96,931 108,563 292,040
Số lượng tồn kho cuối kỳ 29,079 32,569 36,477 36,477
Số lượng tồn kho đầu kỳ 29,107 29,079 32,569 29,107
Số lượng cần sản xuất 86,518 100,421 112,471 299,410
(Nguồn: Tác giả xây dựng, tháng 10/2014) Trong đó:
Số lượng sản phẩm tiêu thụ dự toán lấy từ bảng dự toán tiêu thụ.
Số lượng sản phẩm tồn kho cuối kỳ = 30% nhu cầu tiêu thụ của tháng kế tiếp.
Số lượng sản phẩm tồn kho đầu kỳ = Số lượng sản phẩm tồn kho cuối kỳ trước.
Số lượng sản phẩm cần sản xuất = Số lượng sản phẩm tiêu thụ dự toán + Số lượng sản phẩm tồn kho cuối kỳ - Số lượng sản phẩm tồn kho đầu kỳ.
Số lượng sản phẩm Nitơ tồn kho thực tế cuối tháng 6 là 29,107 Nm3
Dự toán chi phí nguyên vật liệu
Dự toán chi phí nguyên vật liệu được lập để tính lượng nguyên vật liệu và chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cần thiết trong quá trình sản xuất sản phẩm. Bên cạnh đó, dự toán này còn tính toán lượng nguyên vật liệu cần mua để thỏa mãn nhu cầu sản xuất và tồn kho cuối kỳ.
Khối lượng và trị giá nguyên vật liệu cần mua được tính theo công thức:
Khối lượng NVL = Khối lượng NVL + Khối lượng NVL - Khối lượng NVL cần mua cần cho sản xuất tồn kho cuối kỳ tồn kho đầu kỳ
Khối lượng NVL = Số lượng sản phẩm Mức tiêu hao NVL cần cho sản xuất sản xuất cho một sản phẩm
Định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm phản ánh lượng nguyên vật liệu cần thiết tiêu hao cho một đơn vị sản phẩm.
Ngoài ra, dự toán còn đi kèm với bảng tính toán số tiền dự kiến chi ra cho mua nguyên vật liệu. Việc tính toán này sẽ làm căn cứ cho việc lập dự toán tiền.
Trị giá mua NVL = Khối lượng NVL cần mua x Đơn giá mua NVL
Bảng 3.3: Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Methanol - Quý 4 ĐVT: VND Chỉ tiêu Tháng Quý 4 10 11 12 Số lượng sản phẩm cần sản xuất (Nm3) 86,518 100,421 112,471 299,410 Định mức lượng nguyên vật liệu (kg/Nm3) 0.87 0.87 0.87 0.87
Nhu cầu nguyên vật liệu
cho sản xuất (kg) 75,271 87,366 97,850 260,487
Yêu cầu tồn kho nguyên
vật liệu cuối kỳ (kg) 20,094 22,506 25,206 25,206 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tồn kho nguyên vật liệu
đầu kỳ (kg) 22,983 20,094 22,506 22,983
Nguyên vật liệu cần mua
trong kỳ (kg) 72,382 89,777 100,551 262,710
Đơn giá mua 1 kg
nguyên vật liệu 12,000 12,000 12,000 12,000
Chi phí nguyên vật liệu
trực tiếp 903,249,333 1,048,392,904 1,174,200,052 3,125,842,290 Giá trị nguyên liệu mua
vào 868,583,701 1,077,328,548 1,206,607,974 3,152,520,223 SỐ TIỀN DỰ KIẾN CHI RA QUA CÁC THÁNG
Nợ phải trả tháng trước
chuyển sang 718,226,000 - - 718,226,000
Chi mua nguyên vật liệu
trong tháng 7 - 868,583,701 - 868,583,701
Chi mua nguyên vật liệu
trong tháng 8 - - 1,077,328,548 1,077,328,548
Chi mua nguyên vật liệu
trong tháng 9 - - - -
Tổng chi 718,226,000 868,583,701 1,077,328,548 2,664,138,249 (Nguồn: Tác giả xây dựng, tháng 10/2014)
Trong đó:
Số lượng sản phẩm cần sản xuất lấy từ dự toán sản xuất
Định mức tiêu hao NVL được tính toán bởi phòng sản xuất
Nhu cầu nguyên vật liệu dùng cho sản xuất = Số lượng sản phẩm cần sản xuất x Định mức tiêu hao nguyên vật liệu
Lượng nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ = 23% lượng nguyên vật liệu dùng cho sản xuất tháng kế tiếp
Lượng nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ = Lượng nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ trước
Lượng nguyên vật liệu mua vào trong kỳ = Lượng nguyên vật liệu dùng cho sản xuất + Lượng nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ - Lượng nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ
Đơn giá mua 1 kg nguyên vật liệu được phòng mua hàng xác định là 12.000 đồng
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp = Lượng nguyên vật liệu dùng cho sản xuất x Đơn giá mua nguyên vật liệu
Gía trị nguyên vật liệu mua vào = Lượng nguyên vật liệu mua vào trong kỳ x Đơn giá mua nguyên vật liệu