Nhằm cung cấp cho các nhà quản trị những thông tin cần thiết và hữu ích một cách nhanh chóng, kịp thời, mang tính chính xác cao, công ty Gas Việt Nhật cần ứng dụng công nghệ thông tin vào hệ thống bộ máy kế toán.
Công ty đang sử dụng hệ thống phần mềm kế toán Lemon – hệ thống phần mềm kế toán được thiết kế riêng cho tính chất đặc thù của công ty.
(Nguồn: Phần mềm Lemon, 2014)
Hiện tại, công ty đang sử dụng phần mềm để trực tiếp hạch toán các nghiệp vụ kế toán diễn ra hàng ngày. Phần mềm cho phép công ty quản lý các hợp đồng, công trình, theo dõi doanh thu, chi phí, lợi nhuận theo từng bộ phận và chi nhánh. Và thực hiện kết xuất trực tiếp từ phần mềm hệ thống báo cáo tài chính của công ty và các báo cáo khác có liên quan như báo cáo nhập xuất tồn kho, báo cáo công nợ…
(Nguồn: Phần mềm Lemon, 2014)
Hình 3.7: Giao diện module tài chính phần mềm Lemon
Hệ thống phần mềm không chỉ chứa các phần hành của kế toán, mà còn được xây dựng với các phần hành của những phòng ban khác như phòng mua hàng ( phần hành cung ứng ), phòng kinh doanh ( phần hành kinh doanh ), phòng nhân sự ( phần hành nhân sự)… Với cách thiết kế này, trong tương lai công ty sẽ tiến hành mở rộng việc ứng dụng phần mềm cho toàn bộ các phòng ban trong công ty. Như vậy, hệ thống thông tin sẽ được hệ thống hóa cho cả công ty, hệ thống thông tin cũng sẽ xuyên suốt ở tất cả các phòng ban. Từ đó, ban giám đốc sẽ có cái nhìn toàn diện hơn, nắm bắt được tốt hơn về tình hình kinh doanh hiện tại.
(Nguồn: Phần mềm Lemon, 2014)
Hình 3.8: Giao diện module kinh doanh phần mềm Lemon
Bên cạnh đó, công ty cần yêu cầu công ty phần mềm thiết kế thêm các phần hành lập dự toán ngân sách cho các phòng ban. Với phần hành mới này sẽ giúp ích rất nhiều cho việc lập dự toán trong việc thụ thập dữ liệu từ các phòng ban, giúp tiết kiệm thời gian, có tính chính xác cao hơn. Giúp ban quản trị quản lý tốt hơn trong vấn đề lập dự toán, lập các báo cáo chênh lệch giữa dự toán và thực tế. Qua đó, có những phân tích kịp thời hơn đối với những sự biến động trong sản xuất kinh doanh.
Phần mềm cũng cần thiết kế thêm các báo cáo cần thiết cho hệ thống quản trị như các báo cáo so sánh dự liệu, báo cáo tình hình thực hiện trách nhiệm của các trung tâm. Nhằm cung cấp cho nhà quản trị số liệu làm căn cứ để tiến hành đánh giá các trung tâm trách nhiệm, phân tích các chỉ số tài chính.