Hệ thống tài khoản
Hiện tại, công ty đang sử dụng hệ thống tài khoản dựa trên hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính đã quy định nhằm thể hiện những thông tin chi phí thực tế phát sinh. Do đó hệ thống tài khoản cần được bổ sung, điều chỉnh nhằm cung cấp thêm thông tin chi phí cho mục đích quản trị. Căn cứ vào tình hình tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty, hệ thống tài khoản có thể được xây dựng theo dạng sau: XXXX(X)-XX(X)-X
Nhóm 1: Ba, bốn hoặc năm ký tự đầu thể hiện số hiệu tài khoản cấp 1, cấp 2 hoặc cấp 3.
Nhóm 2: Hai hoặc ba ký tự xác định chi phí theo các trung tâm trách nhiệm. Trong đó, ký tự đầu thể hiện trung tâm trách nhiệm, ký tự thứ hai thể hiện chi tiết cho từng chi nhánh (1-Biên Hòa, 2-Mỹ Xuân, 3-Phú Mỹ, 4-Bình Dương, 5- Hưng Yên), ký tự thứ ba xác định theo từng sản phẩm sản xuất tại các nhà máy, cụ thể theo bảng sau:
Bảng 3.23: Bảng mã số tài khoản
Mã số Trung tâm trách nhiệm
E11 Trung tâm chi phí – Biên Hòa – Sản xuất khí E12 Trung tâm chi phí – Biên Hòa – Sản xuất lỏng E13 Trung tâm chi phí – Biên Hòa – Dây truyền nạp
E21 Trung tâm chi phí – Mỹ Xuân – Sản xuất GN2
E22 Trung tâm chi phí – Mỹ Xuân – Sản xuất GAr
E31 Trung tâm chi phí – Phú Mỹ – Sản xuất GH2
E41 Trung tâm chi phí – Bình Dương – Sản xuất LN2
E51 Trung tâm chi phí – Hưng Yên – Sản xuất H2
R1 Trung tâm doanh thu
P1 Trung tâm lợi nhuận
I1 Trung tâm đầu tư
(Nguồn: Tác giả xây dựng, tháng 10/2014)
Nhóm 3: Gồm một ký tự thể hiện số phát sinh thực tế hoặc số dự toán, “A”: tài khoản phản ánh số thực tế, “B”: tài khoản phản ánh số dự toán.
Đối với các tài khoản chi phí như 627, 641, 642 cần thể hiện rõ thành biến phí, định phí và hỗn hợp. Cụ thể, thêm ký tự “F” (đối với định phí), “V” (đối với biến phí), “M” (đối với chi phí hỗn hợp) vào sau ký tự tài khoản.
Hệ thống sổ kế toán
Hiện tại, công ty đang sử dụng hệ thống sổ kế toán dựa trên hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính đã quy định nhằm thể hiện những thông tin chi phí thực tế phát sinh. Công ty cần lập thêm một số mẫu sổ nhằm phục vụ cho mục đích theo dõi chi tiết cũng như kiểm soát chặt chẽ tình hình sản xuất kinh doanh của nhà quản trị.
Bên cạnh hệ thống sổ kế toán hiện đang được sử dụng tại công ty, công ty có thể lập thêm một số sổ sau:
Sổ chi tiết chi phí điện - nước và sổ chi tiết chi phí nguyên liệu trực tiếp: sổ được dùng để theo dõi các chi phí thực tế phát sinh cho từng nhà máy sản xuất, cho từng loại sản phẩm. Đồng thời tìm hiểu nguyên nhân chênh lệch qua sự so sánh giữa chi phí thực tế và dự toán. (Xem phụ lục 6)
Sổ chi tiết chi phí sản xuất chung: Sổ này dùng để theo dõi tình hình chi phí sản xuất chung phát sinh thực tế so với dự toán đề ra. Qua đó phát hiện nguyên nhân để đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời phù hợp. (Xem phụ lục 7)
Sổ chi tiết bán hàng: Sổ được lập chi tiết cho từng khách hàng, theo từng sản phẩm tiêu thu và cho từng chi nhánh. Từ đó giúp nhà quản trị nắm bắt được tình hình tiêu thụ của từng sản phẩm cho từng khách hàng của công ty. (Xem phụ lục 8)