3.2.3.1. Xây dựng các chỉ tiêu đánh giá thành quả của các trung tâm trách nhiệm
Xây dựng chỉ tiêu đánh giá thành quả trung tâm chi phí:
Theo quá trình tìm hiểu trung tâm trách nhiệm ở chương 2, trung tâm chi phí là các phân xưởng sản xuất tại công ty và các chi nhánh, nhà quản trị tại các trung tâm này có trách nhiệm điều hành các hoạt động sản xuất để đạt được kế hoạch sản xuất đồng thời đảm bảo chi phí phát sinh không vượt quá dự toán.
Như vậy, thành quả của các nhà quản trị ở trung tâm chi phí được thể hiện qua việc kiểm soát chi phí, hoàn thành kế hoạch sản xuất để gia tăng lợi nhuận cho công ty. Và thành quả của trung tâm chi phí được thể hiện qua tình hình thực hiện các chỉ tiêu cơ bản sau:
Chênh lệch chi phí: Chỉ tiêu này cho phép nhà quản trị so sánh chi phí thực tế so với chi phí dự toán. Trung tâm chi phí được xem là kiểm soát tốt chi phí khi đạt được sự chênh lệch về chi phí nhỏ hơn không.
Chênh lệch chi phí = Chi phí thực tế - Chi phí dự toán
Tỷ lệ chi phí thực tế so với dự toán: Chỉ tiêu này thể hiện tỷ lệ kiểm soát chi phí thực tế so với dự toán tại trung tâm chi phí. Tỷ lệ này nhỏ hơn hoặc bằng 1 là dấu hiệu tốt cho việc kiểm soát, dự toán chi phí. Và ngược lại, nếu tỷ lệ này lớn hơn 1 thì là một dấu hiệu bất lợi.
Chi phí thực tế
Tỷ lệ chi phí thực tế so với dự toán = x 100% Chi phí dự toán
Tỷ lệ chi phí trên doanh thu: Chỉ tiêu này cho thấy hiệu suất tài chính của trung tâm chi phí. Chỉ tiêu này cho thấy cứ một đơn vị doanh thu sẽ phải chi ra bao nhiêu đơn vị chi phí. Do đó tỷ lệ này càng nhỏ thỉ hiệu quả càng cao.
Chi phí thực tế
Tỷ lệ chi phí trên doanh thu = x 100% Tổng doanh thu
Thông qua việc so sánh giữa chi phí thực tế và chi phí dự toán, các nhà quản trị sẽ đưa ra các phân tích về sự chênh lệch, chênh lệch nào là tốt, chênh lệch nào là xấu. Từ đó xác định những nguyên nhân tác động đến tình hình đó.
Ví dụ: Phân tích sự biến động chi phí trong tháng 5 năm 2014 tại nhà máy sản xuất khí hydro tại Hưng Yên:
Dự kiến sản xuất 11,045 Nm3, với chi phí định mức cho 1 sản phẩm như sau:
Bảng 3.12: Chi phí định mức cho một sản phẩm
Chi phí Số lượng Đơn giá Thành
tiền
Tổng biến phí Nguyên liệu trực tiếp 0.80 14,000 11,200 123,704,000
Sản xuất chung 0.42 3,714 1,560 17,228,875
Cộng 12,760 140,932,875
Thực tế sản xuất được 11,045 Nm3, với mức tiêu hao nguyên liệu như sau:
Bảng 3.13: Chi phí thực tế cho một sản phẩm
Chi phí Số lượng Đơn giá Thành tiền Tổng biến
phí
Nguyên liệu trực tiếp 0.90 13,000 11,700 129,226,500
Sản xuất chung 0.42 4,000 1,680 18,555,600
Cộng 13,380 147,782,100
(Nguồn: Tác giả xây dựng, tháng 10/2014)
Ta thấy, nhà máy sản xuất Hydro đã hoàn thành kế hoạch sản xuất, tuy nhiên mức chi phí đã tăng lên 620đ ( 13,380 – 12,760 ) so với dự toán
Để đánh giá trách nhiệm của trung tâm chi phí này, ta sẽ phân tích sự biến động của các chi phí thông qua bảng so sánh sau:
Bảng 3.14: Phân tích biến động chi phí
Chi phí Kế hoạch Thực tế Chênh lệch
Nguyên liệu trực tiếp 123,704,000 129,226,500 5,522,500 Sản xuất chung 17,228,875 18,555,600 1,326,725 Cộng 140,932,875 147,782,100 6,849,225
(Nguồn: Tác giả xây dựng, tháng 10/2014) Như vậy chi phí nguyên liệu trực tiếp tăng 5,522,500 là do
- Do số lượng nguyên liệu trực tiếp tăng 0.1 kg nên chi phí nguyên liệu trực tiếp tăng 13,000 x (0.9 - 0.8) x 11,045 = 14,358,500
- Do giá mua nguyên liệu giảm 1000 đ/kg nên nên chi phí nguyên liệu trực tiếp giảm 0.8 x (14000 - 13000) x 11,045 = 8,836,000
- Do đơn giá chi phí sản xuất chung tăng 286 nên chi phí sản xuất chung tăng
0.42 x (4,000 - 3,714) x 11,045 = 1,326,725
Xây dựng chỉ tiêu đánh giá thành quả trung tâm doanh thu:
Thành quả của trung tâm doanh thu được thể hiện qua việc hoàn thành dự toán về tiêu thụ sản phẩm và kiểm soát sự gia tăng chi phí trong mối quan hệ với doanh thu. Thành quả của trung tâm doanh thu được thể hiện qua tình hình thực hiện các chỉ tiêu cơ bản sau:
Chênh lệch doanh thu: Chỉ tiêu này thể hiện tình hình thực hiện doanh thu thực tế so với kế hoạch đặt ra. Trung tâm doanh thu được xem là đạt được thành quả tài chính khi đạt được mức chênh lệch doanh thu dương.
Chênh lệch doanh thu = Doanh thu thực tế - Doanh thu dự toán
Tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu: Chỉ tiêu này cho thấy hiệu suất tài chính của trung tâm doanh thu. Tỷ lệ này dương thể hiện một kết quả tốt và ngược lại.
Lợi nhuận thực tế
Tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu = x 100% Tổng doanh thu dự toán
Thông qua việc so sánh doanh thu có thể kiểm soát giữa thực tế so với dự toán, các nhà quản trị sẽ đưa ra phân tích về các chênh lệch phát sinh. Từ đó xác định những nguyên nhân ảnh hưởng đến việc thực hiện dự toán tiêu thụ và sự phát sinh chi phí của các bộ phận trong kỳ kế hoạch.
Ví dụ: Đánh giá kết quả hoạt động tháng 3 năm 2014, tại trung tâm kinh doanh đối với sản phẩm LO2 thuộc Biên Hòa
Kế hoạch tiêu thụ tháng 3 năm 2014: 998,292 Nm3. Đơn giá bán kế hoạch: 3,365 đ/Nm3. Thực tế tiêu thụ tháng 3 năm 2014: 1,325,091 Nm3. Đơn giá bán kế hoạch: 3,189 đ/Nm3.Lợi nhuận đạt được tháng 3 năm 2014: 684,238,610
Đánh giá ảnh hưởng của nhân tố giá bán và sản lượng tiêu thụ đến tình hình doanh thu như sau:
Bảng 3.15: Đánh giá ảnh hướng của các nhân tố đến doanh thu
Chỉ tiêu Kế hoạch Thực tế Chênh lệch Ảnh hưởng giá bán Ảnh hưởng lượng bán Tổng cộng Sản lượng (Nm3) 998,292 1,325,091 (233,216,016) (233,216,016) Giá bán (đ/Nm3) 3,365 3,189 1,099,678,635 1,099,678,635 Doanh thu 3,359,252,580 4,225,715,199 866,462,619
Như vậy, trung tâm doanh thu này đạt được thành quả tài chính với mức chênh lệch doanh thu dương, cụ thể doanh thu sản phẩm LO2 tăng 866,462,619đ, nguyên nhân ảnh hưởng đến tình hình này là:
- Do khối lượng sản phẩm tiêu thụ tăng 326,799 Nm3 nên doanh thu tăng
(1,325,091 x 3,365) - 3,359,252,580 = 1,099,678,635
- Do giá bán giảm 176đ/Nm3 nên doanh thu giảm
4,225,715,199 - (1,325,091 x 3,365) = (233,216,016)
684,238,610
Tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu = x 100% = 20.37% 3,359,252,580
Ta thấy, tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu là 20.37% > 0, tỷ lệ dương này thể hiện trung tâm doanh thu đã có một kết quả tốt.
Xây dựng chỉ tiêu đánh giá thành quả trung tâm lợi nhuận:
Thành quả của trung tâm lợi nhuận được thể hiện qua việc đảm bảo mức lợi nhuận và đảm bảo sự gia tăng tốc độ lợi nhuận cao hơn sự gia tăng tốc độ về vốn. Trung tâm lợi nhuận là tổng hợp của trung tâm doanh thu và trung tâm chi phí nên các chỉ tiêu đánh giá thành quả của trung tâm lợi nhuận ngoài các chỉ tiêu được sử dụng ở hai trungg tâm chi phí và doanh thu còn có các chỉ tiêu như sau:
Chênh lệch lợi nhuận: Chỉ tiêu này giúp các nhà quản trị đánh giá tình hình thực hiện lợi nhuận thực tế so với lợi nhuận dự toán. Trung tâm lôi được xem là đạt được một dấu hiệu tích cực về thành quả khi đạt được mức chênh lệch lợi nhuận dương.
Chênh lệch lợi nhuận = Lợi nhuận thực tế - Lợi nhuận dự toán
Tỷ lệ lợi nhuận trên vốn hoạt động: Chỉ tiêu này cho thấy hiệu suất của trung tâm lợi nhuận. Tỷ lệ này dương thể hiện một kết quả tốt và ngược lại.
Lợi nhuận thực tế
Tỷ lệ lợi nhuận trên vốn hoạt động = x 100% Nguồn vốn hoạt động
Thông qua việc so sánh lợi nhuận có thể kiểm soát giữa thực tế so với dự toán, các nhà quản trị sẽ đưa ra phân tích về các chênh lệch phát sinh. Từ đó xác định những nguyên nhân ảnh hưởng đến đảm bảo mức lợi nhuận như dự toán và sự phát sinh chi phí cũng như tình hình doanh thu của các bộ phận trong kỳ kế hoạch.
Xây dựng chỉ tiêu đánh giá thành quả trung tâm đầu tư:
Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (ROI):
Tỷ lệ hoàn vốn vốn đầu tư = Tỷ suất lợi nhuận doanh thu x Số vòng quay vốn
Trong đó:
Lợi nhuận
Tỷ suất lợi nhuận doanh thu = x 100% Doanh thu Doanh thu Số vòng quay vốn = x 100% Vốn sử dụng bình quân Hay Lợi nhuận
Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư = x 100% Vốn sử dụng bình quân
Chỉ tiêu tỷ lệ hoàn vốn đầu tư được các nhà quản trị sử dụng để đánh giá thành quả của trung tâm đầu tư. Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư càng cao cho thấy nguồn vốn càng được sử dụng hiệu quả. Do đó, công ty cần có những biện pháp tăng tỷ lệ hoàn vốn đầu tư như:
Tăng doanh thu:
Nếu tăng doanh thu tạo ra được một tốc độ tăng lợi nhuận lớn hơn tốc độ tăng doanh thu thì tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu sẽ tăng lên và tỷ lệ hoàn vốn đầu tư tăng lên.
Nếu tăng doanh thu nhưng vốn sử dụng bình quân tăng với tốc độ nhỏ hơn thì sẽ làm cho số vòng quay vốn tăng lên từ đó làm cho tỷ lệ hoàn vốn đầu tư tăng.
Tiết kiệm chi phí:
Đối với chi phí khả biến: Để tiết kiệm, công ty phải tiến hành áp dụng những biện pháp kỹ thuật mới nhằm nâng cao năng suất của máy móc thiết bị, thực hiện tự động hóa sản xuất, tổ chức lao động khoa học nhằm tăng năng suất lao động, từ đó tiết kiệm chi phí nguyên liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và các chi phí sản xuất khả biến khác.
Đối với chi phí bất biến: Chi phí bất biến là những chi phí cố định như chi phí thuê đất, chi phí tuyển dụng đào tạo người lao động, … do đó, để tiết kiệm nhưng chi phí này không có nghĩa là giảm những chi phí này về số tuyệt đối mà vấn đề là phải sử dụng những chi phí này một cách hiệu quả nhất.
Tiết kiệm vốn sử dụng:
Đối với vốn lưu động: Để tiết kiệm, công ty cần phải dự trự một lượng tiền hợp lý, đẩy nhanh tốc độ thanh toán để giảm các khoản nợ phải thu.
Đối với vốn cố định: Để tiết kiệm, công ty phải tận dụng hết năng lực của tài sản cố định mà cụ thể là tận dung hết công suất sản lượng tối đa của máy móc thiết bị.
3.2.3.2. Báo cáo đánh giá từng trung tâm trách nhiệm
Hệ thống báo cáo trách nhiệm được lập để báo cáo về kết quả thực hiện theo từng trung tâm trách nhiệm nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin riêng biệt của từng nhà quản trị. Cùng với hệ thống báo cáo dự toán giúp cho nhà quản trị hoạch định, báo cáo đánh giá trách nhiệm giúp cho nhà quản trị kiểm soát tình hình sản xuất kinh doanh của công ty. Hệ thống báo cáo trách nhiệm bao gồm các báo cáo sau:
Báo cáo đánh giá hiệu quả của trung tâm chi phí: Báo cáo được
dùng để đánh giá thành quả của các nhà quản trị ở trung tâm chi phí đối với những chi phí có thể kiểm soát được. Thông qua việc so sánh giữa chi phí thực tế và chi phí dự toán, các nhà quản trị có thể biết được những chênh lệch nào tốt, chênh lệch nào xấu, từ đó kiểm soát chi phí một cách hiệu quả nhất. (Xem phụ lục 2)
Báo cáo đánh giá hiệu quả của trung tâm doanh thu: Báo cáo đánh giá thành quả của các nhà quản trị ở trung tâm doanh thu bằng việc so sánh doanh thu có thể kiểm soát được giữa thực tế và phát sinh và phân tích các chênh lệch phát sinh. (Xem phụ lục 3)
Báo cáo đánh giá hiệu quả của trung tâm lợi nhuận: Báo cáo dùng để đánh giá thành quả của các nhà quản trị ở trung tâm lợi nhuận. Báo cáo thể hiện sự chênh lệch giữa lợi nhuận thực tế và dự toán. Để đánh giá lợi nhuận có thể kiểm soát được cần căn cứ vào doanh thu có thể kiểm soát và chi phí có thể kiểm soát từ báo cáo của trung tâm doanh thu và trung tâm chi phí. (Xem phụ lục 4)
Báo cáo đánh giá hiệu quả của trung tâm đầu tư: Báo cáo dùng để
đánh giá hiệu quả hoạt động của trung tâm đầu tư. Đánh giá thành quả thông qua việc sử dụng các thước đo thành quả đối với các khoản vốn đầu tư bao gồm tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (ROI) và lợi nhuận còn lại (RI). (Xem phụ lục 5)
3.2.3.3. Xây dựng hệ thống chứng từ kế toán trách nhiệm
Căn cứ vào tình hình thực tế, công ty cần bổ sung thêm một số chứng từ nhằm phục vụ cho công tác kiểm soát chi phí của kế toán trách nhiệm.
PHIẾU XUẤT VẬT TƯ, NGUYÊN LIỆU VƯỢT ĐỊNH MỨC
Số…. Ngày…. Tháng….. Năm Bộ phận sử dụng:……….. Lý do sử dụng ………... ………... ………...
STT Tên vật tư Đơn vị tính Đơn giá CL so với định mức Số lượng Thành tiền
Cộng
Người đề nghị Thủ kho Giám đốc
( phê duyệt )
(Nguồn: Tác giả xây dựng, tháng 10/2014)
Khi một bộ phận muốn sử dụng vật tư vượt định mức quy định thì phải lập chứng từ này. Trong đó thể hiện loại vật tư cần xuất, số lượng xuất vượt định mức là bao nhiêu và lý do xuất vượt định mức. Chứng từ này phải có sự phê duyệt của giám đốc bộ phận trong trường hợp mức vượt nằm trong quyền duyệt của giám đốc. Nếu mức vượt nằm ngoài quyền duyệt của giám đốc bộ phận thì phải được phê duyệt bởi cấp quản lý cao hơn. Phiếu này là cơ cở cho kế toán hạch toán và phân tích chênh lệch chi phí so với định mức.
PHIẾU BÁO THAY ĐỔI ĐỊNH MỨC ĐIỆN (NƯỚC)
Số……… Ngày…….Tháng……Năm….. Lý do thay đổi định mức ………. ………. ………. Ngày bắt đầu thực hiện định mức mới:
……….. Định mức điện
(nước) cũ Định mức điện (nước) mới Đơn giá
Chênh lệch do thay đổi định mức
Số lượng Thành tiền
Người lập Giám đốc
( phê duyệt )
(Nguồn: Tác giả xây dựng, tháng 10/2014)
Hình 3.2: Mẫu phiếu thay đổi định mức điện (nước)
Phiếu này được lập bởi phòng kỹ thuật khi có sự thay đổi định mức sử dụng điện (nước) tại các nhà máy sản xuất khí và được phê duyệt bởi giám đốc sản xuất. Riêng cột đơn giá sẽ được kế toán tính toán và ghi nhận. Phiếu này được dùng để thông báo cho các bộ phận có liên quan về sự thay đổi định mức. Kế toán dùng
phiếu này làm cơ sở tính toán lại giá thành định mức và theo dõi sự biến động chi phí.
PHIẾU LÀM VIỆC NGOÀI GIỜ
Họ tên nhân viên………..
Bộ phận………
Ngày
Thời gian tăng ca ( Từ …. đến ….. ) Ngày làm
việc Ngày nghỉ Ca đêm Lý do Ghi chú
Người lập Giám đốc
( phê duyệt )
(Nguồn: Tác giả xây dựng, tháng 10/2014)
Hình 3.3: Mẫu phiếu làm việc ngoài giờ
Phiếu làm việc ngoài giờ là căn cứ cho phòng nhân sự tính toán khoản lương làm ngoài giờ cho từng nhân viên sản xuất. Kế toán sử dụng để theo dõi sự biến động của chi phí lương.
BẢNG PHÂN TÍCH NỢ Tháng……Năm……. Chi nhánh………. STT Khách hàng Số dư nợ Trong đó Nợ trong hạn mức Nợ quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm Nợ quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm Nợ quá hạn từ 2 năm trở lên
Người lập Kế toán trưởng ( phê duyệt )
(Nguồn: Tác giả xây dựng, tháng 10/2014)
Bảng phân tích nợ được theo dõi chi tiết cho từng khách hàng về tình hình thanh toán các khoản nợ. Qua đó có cái nhìn toàn diện về tình hình công nợ để có biện pháp thu hồi các khoản nợ quá hạn cũng như tiến hành trích lập dự phòng đối với những khoản nợ khó đòi.
3.2.4. Hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ ra quyết định
Để có thể tồn tại và phát triển, các công ty cần đưa ra những quyết định kịp thời và đúng đắn đặc biệt là trong nền kinh tế khó khăn và cạnh tranh như hiện nay. Qúa trình đưa ra quyết định là sự lựa chọn phương án có hiệu quả về mặt kinh tế