Thu thập sơ đồ tổ chức hoạt động của công ty và các chi nhánh.
Tìm hiểu chức năng hoạt động của các bộ phận, các phòng ban và chi nhánh của công ty.
Phỏng vấn về trình tự xử lý công việc của các bộ phận, các phòng ban và chi nhánh của công ty.
Qua việc tìm hiểu sơ đồ tổ chức hoạt động sản xuất cũng như chức năng của các bộ phận, ta thấy Bộ máy tổ chức nhân sự tại công ty đã chia ra các cấp quản lý, các phòng ban. Và trên cơ bản, cơ cấu tổ chức tại công ty đã chia ra thành các trung tâm trách nhiệm như sau:
Trung tâm đầu tư: Ban giám đốc – cấp quản lý cao nhất tại công ty - có quyền quyết định, kiểm soát và chịu trách nhiệm đối với vấn đề đầu tư, lợi nhuận và vốn kinh doanh của công ty và của các chi nhánh. Đánh giá hiệu quả của các trung tâm trách nhiệm khác từ đó đưa ra các chiến lược, dự báo và hoạch định các mục tiêu chung của toàn công ty. Trung tâm đầu tư bao gồm Tổng giám đốc, các Giám đốc chi nhánh, Giám đốc kinh doanh và hành chánh và Giám đốc sản xuất và công nghệ.
Trung tâm lợi nhuận: Trung tâm này thường bao gồm các bộ phận chịu trách nhiệm về lợi nhuận trong giới hạn phạm vi bộ phận của mình. Do đó, các phòng ban trong công ty đều là các trung tâm lợi nhuận. Các trưởng phòng của các phòng ban trong trung tâm lợi nhuận phải theo dõi được các khoản thu cũng như chi phí phát sinh trong bộ phận của mình.
Trung tâm doanh thu: Bao gồm phòng xuất nhập khẩu và phòng bán hàng, có quyền kiểm soát doanh thu nhưng không có quyền kiểm soát lợi nhuận và vốn đầu tư trong hệ thống tổ chức quản lý.
Phòng bán hàng: Có trách nhiệm theo dõi nhu cầu của khách hàng để xác định trọng tâm nỗ lực trong bán hàng. Tư vấn cho khách hàng về chính sách công ty và các quy trình vận hành để đảm bảo hiệu quả kinh doanh. Quyết định chào giá và giảm giá cho khách hàng dưới sự phê duyệt của Giám đốc chi nhánh và Giám đốc chi nhánh. Lập các báo cáo tiêu thụ và doanh thu định kỳ cho Ban giám đốc.
Phòng xuất nhập khẩu: Chịu trách nhiệm liên quan đến các vấn đề xuất hàng, các báo cáo tờ khai và chứng từ xuất nhập khẩu.
Trung tâm chi phí: Các nhà quản trị ở cấp này có thể quyết định cũng như kiểm soát các chi phí phát sinh trong bộ phận của mình.
Phòng mua hàng: Chịu trách nhiệm lập kế hoạch, phát triển và mua nguyên vật liệu, hàng hóa, thiết bị, vật dụng sao cho đạt hiệu quả về chi phí nhưng vẫn đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng và đặc tính kỹ thuật. Đảm bảo nhà cung cấp thích hợp với các yêu cầu của công ty về an toàn. Quản lý mối quan hệ giữa các nhà cung cấp và tích cực trong việc xây dựng các mối quan hệ đối tác. Lập các báo cáo cần thiết cho Ban giám đốc.
Phòng nạp: Chịu trách nhiệm quản lý việc nạp bồn, nạp chai, nạp bình chứa lỏng … Quản lý việc phân tích, hiệu chỉnh thích hợp. Kiểm soát việc sản xuất khí trộn và việc sản xuất khí trộn. Lập, thực hiện, duy trì và cải tiến tất cả các quá trình, quy trình cho phòng Nạp. Lập báo cáo tháng về các các trang thiết bị và sản phẩm tồn kho.
Nhà máy sản xuất khí: Lập kế hoạch, quản lý kế hoạch công việc, phân công nhân viên vận hành và công nhân của phòng sản xuất sao cho đáp ứng được mục tiêu sản xuất. Kiểm tra, kiểm soát vận hành nhà máy tách khí, kiểm tra việc phân tích dữ liệu vận hành. Kiểm tra, phối hợp với các phòng ban khác kiểm soát hao hụt trong sản xuất. Kiểm tra, lập kế hoạch bảo trì cho toàn nhà máy (điện, thiết bị, nhà máy tách khí, xe bồn, xe nâng …). Lập, kiểm tra báo cáo sản xuất hàng tháng.
Tuy nhiên, hiện tại công ty chưa có các chỉ tiêu đánh giá cũng như cách thức cụ thể trong việc đánh giá trách nhiệm của từng bộ phận trong công ty. Do đó, công ty cần hoàn thiện hệ thống chứng từ, các chỉ tiêu đánh giá trách nhiệm cho từng trung tâm trách nhiệm.
2.2.1.4. Thiết lập thông tin cho việc ra quyết định
Thực hiện phỏng vấn Giám đốc sản xuất, Trưởng phòng tài chính kế toán cũng như tiến hành quan sát cho thấy hiện tại, công ty Gas Việt Nhật chưa thực hiện việc thiết lập hệ thống thông tin cho việc ra quyết định.
Các quyết định kinh doanh được đưa ra căn cứ vào tình hình thực tế kỳ trước và dựa vào ý kiến, các dự báo chủ quan từ người ra quyết định. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình kinh doanh của công ty, do đó công ty phải chú trọng đến việc thiết lập hệ thống thông tin kế toán quản trị phục vụ cho chức năng ra quyết định của các nhà quản trị. Cụ thể là thực hiện việc phân tích mối quan hệ giữa chi phí – khối lượng – lợi nhuận, thiết lập báo cáo theo số dư đảm phí.
2.2.2. Một số đánh giá
Kế toán quản trị là một công cụ hiệu quả để phục vụ cho công tác quản lý nội bộ của công ty. Kế toán quản trị giúp cho các nhà quản trị thực hiện tốt các vai trò của mình trong việc hoạch định, tổ chức điều hành, kiểm soát và ra quyết định về
các hoạt động kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, hiện nay công ty Gas Việt Nhật vẫn chú trọng nhiều vào công tác kế toán tài chính. Mặc dù đã quan tâm đến công tác kế toán quản trị và đã thực hiện một số phần hành về kế toán quản trị nhưng công tác kế toán quản trị vẫn chưa theo một hệ thống cụ thể, rõ ràng, vẫn chưa thực sự phục vụ cho yêu cầu quản lý của các nhà quản trị.
Qua quá trình tìm hiểu về kế toán quản trị tại công ty, ta có thể đánh giá thực trạng công tác kế toán quản trị hiện đang được thực hiện tại công ty như sau:
2.2.2.1. Dự toán ngân sách
Ưu điểm
Trình tự lập dự toán của công ty được xây dựng từ cấp thấp đến cấp cao đảm bảo cho các bộ phận đều tham gia vào quá trình lập dự toán.
Do được tham gia vào quá trình lập dự toán các bộ phận sẽ chủ động hơn cũng như chịu trách nhiệm trong việc thực hiện kế hoạch đề ra.
Hiện tại công ty đang tiến hành lập dự toán chi phí sản xuất, dự toán chi phí bán hàng và quản lý, dự toán kết quả hoạt động kinh doanh.
Nhược điểm
Các chỉ tiêu trong báo cáo dự toán được lập phần lớn dựa trên ước tính của nhân viên, căn cứ chủ yếu vào số liệu kỳ trước mà chưa dựa vào tình hình thực tế cũng như chú trọng đến tương lai.
Các báo cáo dự toán đang được tiến hành riêng lẻ cho từng bộ phận mà chưa có một hệ thống báo cáo chung cho toàn công ty. Do đó, các nhà quản trị sẽ không tiếp nhận được thông tin một cách toàn diện nhất về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn công ty.
Hệ thống dự toán chưa thực hiện được vai trò là tiêu chuẩn cho công tác đánh giá hiệu quả hoạt đông của từng bộ phận và toàn bộ công ty.
Như vậy, công ty cần lập một hệ thống báo cáo dự toán chung cho cả công ty, các chỉ tiêu trong báo cáo dự toán không chỉ căn cứ vào tình hình kỳ trước mà còn phải xem xét đến các yếu tố khác có ảnh hưởng trong tương lai. Thời gian lập dự toán phải thực hiện vào đầu mỗi tháng hoặc mỗi quý. Có như vậy, hệ thống dự toán mới kịp thời cung cấp thông tin cho nhà quản trị.
2.2.2.2. Kế toán chi phí và tính giá thành:
Ưu điểm:
Công ty xác định đối tượng, tập hợp chi phí, đối tượng tính giá thành phù hợp với quy trình công nghệ tại công ty, đáp ứng được yêu cầu quản lý.
Việc tính giá thành được thực hiện hàng tháng tạo điều kiện phân tích lợi nhuận, và đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh cho từng sản phẩm cụ thể.
Hệ thống tài khoản được mở để theo dõi giá thành từng loại sản phẩm và được mở chi tiết tới tài khoản cấp 6 đáp ứng được các yêu cầu của nhà quản lý trong việc đánh giá tình hình chi phí sản xuất phát sinh.
Báo cáo chi phí tại các nhà máy sản xuất có so sánh chi phí từng khoản mục của các tháng so với doanh thu, so sánh biến động giữa các tháng để biết những khoản mục chi phí nào vượt quá định mức.
Nhược điểm:
Phương pháp tập hợp chi phí và tính giá thành chủ yếu phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính chưa đáp ứng nhu cầu thông tin cho kế toán quản trị cho việc ra quyết định.
Việc tính giá thành sản phẩm mới chỉ dừng lại ở việc phân tích biến động chi phí chứ chưa đi sâu phân tích tìm hiểu nguyên nhân để đưa ra biện pháp khắc phục.
Như vậy, công ty cần tiến hành phân loại chi phí theo cách ứng xử và tính giá thành theo chi phí định mức nhằm giúp cho công ty xác định giá thành sản phẩm một cách kịp thời từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh kịp thời. Đồng thời, các nhà quản trị có thể tiến hành so sánh, phân tích biến động chi phí để có cái nhìn toàn diện về tình hình chi phí.
2.2.2.3. Kế toán trách nhiệm
Ưu điểm
Công ty đã xác định được quyền hạn và trách nhiệm của mỗi bộ phận. Việc quyền hạn cũng như trách nhiệm của các cấp quản lý được phân định rõ ràng giúp trách tình trạng chồng chéo nhầm lẫn trong công việc.
Nhược điểm:
Chưa có công cụ đánh giá thành quả và trách nhiệm quản lý ở các trung tâm trách nhiệm.
Chưa xác định được hệ thống báo cáo trách nhiệm của các bộ phận cũng như các chỉ tiêu đánh giá trách nhiệm của các nhà quản lý.
Nhìn chung công ty đã xây dựng được trách nhiệm quyền hạn của các phòng ban trong công ty. Tuy nhiên để các nhà quản trị có thể đánh giá thành quả của các trung tâm trách nhiệm, công ty cần lập thêm một số báo cáo phục vụ cho quá trình đánh giá cũng như xây dựng các chỉ tiêu đánh giá cho các trung tâm để đánh giá đúng đắn thành quả quản lý của các nhà quản trị đối với các trung tâm trách nhiệm.
2.2.2.4. Thiết lập thông tin cho việc ra quyết định
Công ty chưa phân tích được mối quan hệ giữa chi-khối lượng-lợi nhuận, do đó không cung cấp cho các nhà quản trị những thông tin thích hợp cho việc lên kế hoạch, tổ chức và dự báo tình hình chi phí, lợi nhuận của công ty.
Công ty chưa xây dựng hệ thông báo cáo kết quả kinh doanh theo số dư đảm phí. Dẫn đến việc phân tích điểm hòa vốn cũng không được thực hiện. Làm cho việc xác định giá bán chưa chính xác ảnh hưởng đến tính cạnh tranh của công ty.
Như vậy, công ty phải thiết lập hệ thông thông tin để phục vụ cho nhu cầu phân tích, đánh giá tình hình thị trường, cung cấp thông tin hữu ích đáp ứng cho nhà quản trị trong việc ra các quyết định sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh cho công ty.
2.2.3. Nguyên nhân
Qua quá trình tìm hiểu về thực trạng kế toán tại công ty, ta có thể thấy công tác kế toán đang được thực hiện mặc dù có những phần hành gần giống với kế toán quản trị nhưng thực chất vẫn còn chú trọng vào kế toán tài chính nhiều hơn.
Một số phần hành kế toán quản trị đã và đang được thực hiện tại công ty vẫn còn nhiều thiếu sót, chưa rõ ràng nhưng chưa được ban giám đốc bổ sung hoàn thiện. Bên cạnh đó việc xác định thông tin thích hợp cho việc ra quyết định – một phần của kế toán quản trị cũng rất quan trọng trong việc sản xuất kinh doanh chưa được thực hiện tại công ty và chưa được ban giám đốc quan tâm tới.
Do ban giám đốc đã quen với cách quản lý theo phương pháp cũ và không chịu đổi mới. Với phương pháp quản lý này, các nhà quản trị chỉ chú trọng vào số liệu thực tế trên báo cáo tài chính vào cuối tháng, sau đó mới đánh giá tình hình hoạt động của tháng vừa qua và đưa ra phương hướng cho tháng sau. Như vậy theo cách này thông tin mà nhà quản trị nhận được tuy có độ chính xác cao nhưng sẽ không bắt kịp được với những thông tin trên thị trường. Từ đó dẫn đến những quyết định chậm trễ bỏ lỡ cơ hội kinh doanh.
Phương pháp trên có thể thích hợp trong những năm đầu công ty mới thành lập vì lúc đó các nghiệp vụ kinh tế phát sinh còn khá đơn giản và công ty cần có những quyết định chậm nhưng chắc. Còn trong điều kiện hiện nay, công ty đã mở rộng ra nhiều chi nhánh với cách quản lý cũ sẽ không đáp ứng được yêu cầu quản lý, đặc biệt trong tình hình kinh tế khó khăn chung nếu không có một cái nhìn tương lai công ty sẽ trở nên thụt lùi trong kinh doanh.
Ngoài ra, bộ phận kế toán của công ty cũng chưa được đào tạo cho một hệ thống kế toán quản trị hoàn chỉnh mà vẫn tập trung chủ yếu vào công tác kế toán tài chính. Nhân sự cho bộ máy kế toán còn thiếu.
Việc trang bị cơ sở vật chất chưa đáp ứng được nhu cầu của công tác tổ chức kế toán quản trị.
Mối quan hệ giữa các nhà quản lý với nhân viên các phòng ban chưa được chặt chẽ dẫn đến việc trao đổi thông tin còn nhiều khó khăn và hạn chế. Do đó việc tiếp nhận thông tin không được xuyên suốt toàn công ty.
Một nguyên nhân khách quan là hiện tại theo chế độ kế toán do Nhà nước ban hành mới chỉ bắt buộc thực hiện và chú trọng vào công tác kế toán tài chính nên các nhà quản lý coi trọng việc thực hiện và hoàn thành các báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán theo quy định của nhà nước.
TÓM TẮT CHƯƠNG 2
Thông qua quá trình tìm hiểu quan sát cũng như tiến hành phân tích thực trạng công tác kế toán tại công ty Cổ phần Gas Việt Nhật về hệ thống chứng từ, tài khoản, các báo cáo có thể nhận thấy công ty đang thực hiện công tác kế toán tài chính khá tốt. Tuy nhiên công ty lại chưa chú trọng đến kế toán quản trị. Mặc dù công ty đã thực hiện được một số một dung của kế toán quản trị như hệ thống kế toán chi phí và tính giá thành, thiết lập được các trung tâm trách nhiệm nhưng việc thực hiện các nội dung này còn nhiều thiếu sót và chưa đúng quy trình. Do đó chưa đáp ứng được nhu cầu cung cấp thông tin cho nhà quản trị
Nguyên nhân dẫn đến tình trạng này là do ban giám đốc chưa thấy được vai trò quan trọng của công tác kế toán quản trị trong quá trình phát triển công ty. Bên cạnh đó, các yêu cầu về trình độ quản lý, nhân viên và cơ sở vật chất cũng chưa đầy đủ.
Công ty đang trên đà phát triển với việc mở rộng ra nhiều chi nhánh ra nhiều thị trường tiêu thụ. Trong tình hình phát triển đó cũng như trong điều kiện cạnh tranh của nền kinh tế thì công ty phải đặc biệt chú trọng đến việc hoàn thiện công tác kế toán quản trị. Có như vậy mới nâng cao được hệ thống quản lý góp phần đến sự phát triển bền vững của công ty.