3.2.5.1. Hoàn thiện việc phân loại chi phí
Công ty cần phân loại toàn bộ chi phí thành chi phí bất biến, chi phí khả biến và chi phí hỗn hợp.
Biến phí: bao gồm chi phí điện, nước, xử lý nước, các chi phí về vận chuyển, phí bảo trì xe bồn, các khoản chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí điện và các phí dịch vụ khác.
Định phí: bao gồm chi phí lương cho nhân viên, chi phí khấu hao, chi phí thuê đất, chi phí thuê nhà, chi phí bảo hiểm, phí thuê bảo vệ, phí thuê xe…
Chi phí hỗn hợp: chi phí vật liệu sử dụng cho phân xưởng, chi phí điện thoại, các chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác.
Để phân tích chi phí hỗn hợp thành biến phí và định phí, có thể sử dụng phương pháp bình phương bé nhất để xác định. Theo phương pháp này để xác định chi phí khả biến và bất biến ta giải hệ phương trình sau:
∑xy = b∑x + a∑x2
∑y = nb + a∑x Trong đó:
x: là mức độ hoạt động
y: là chi phí hỗn hợp
a: là yếu tố khả biến đơn vị
b: là yếu tố bất biến
3.2.5.2. Hoàn thiện tổ chức thu thập, xử lý thông tin
Hệ thống tài khoản
Hiện tại, công ty đang sử dụng hệ thống tài khoản dựa trên hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính đã quy định nhằm thể hiện những thông tin chi phí thực tế phát sinh. Do đó hệ thống tài khoản cần được bổ sung, điều chỉnh nhằm cung cấp thêm thông tin chi phí cho mục đích quản trị. Căn cứ vào tình hình tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty, hệ thống tài khoản có thể được xây dựng theo dạng sau: XXXX(X)-XX(X)-X
Nhóm 1: Ba, bốn hoặc năm ký tự đầu thể hiện số hiệu tài khoản cấp 1, cấp 2 hoặc cấp 3.
Nhóm 2: Hai hoặc ba ký tự xác định chi phí theo các trung tâm trách nhiệm. Trong đó, ký tự đầu thể hiện trung tâm trách nhiệm, ký tự thứ hai thể hiện chi tiết cho từng chi nhánh (1-Biên Hòa, 2-Mỹ Xuân, 3-Phú Mỹ, 4-Bình Dương, 5- Hưng Yên), ký tự thứ ba xác định theo từng sản phẩm sản xuất tại các nhà máy, cụ thể theo bảng sau:
Bảng 3.23: Bảng mã số tài khoản
Mã số Trung tâm trách nhiệm
E11 Trung tâm chi phí – Biên Hòa – Sản xuất khí E12 Trung tâm chi phí – Biên Hòa – Sản xuất lỏng E13 Trung tâm chi phí – Biên Hòa – Dây truyền nạp
E21 Trung tâm chi phí – Mỹ Xuân – Sản xuất GN2
E22 Trung tâm chi phí – Mỹ Xuân – Sản xuất GAr
E31 Trung tâm chi phí – Phú Mỹ – Sản xuất GH2
E41 Trung tâm chi phí – Bình Dương – Sản xuất LN2
E51 Trung tâm chi phí – Hưng Yên – Sản xuất H2
R1 Trung tâm doanh thu
P1 Trung tâm lợi nhuận
I1 Trung tâm đầu tư
(Nguồn: Tác giả xây dựng, tháng 10/2014)
Nhóm 3: Gồm một ký tự thể hiện số phát sinh thực tế hoặc số dự toán, “A”: tài khoản phản ánh số thực tế, “B”: tài khoản phản ánh số dự toán.
Đối với các tài khoản chi phí như 627, 641, 642 cần thể hiện rõ thành biến phí, định phí và hỗn hợp. Cụ thể, thêm ký tự “F” (đối với định phí), “V” (đối với biến phí), “M” (đối với chi phí hỗn hợp) vào sau ký tự tài khoản.
Hệ thống sổ kế toán
Hiện tại, công ty đang sử dụng hệ thống sổ kế toán dựa trên hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính đã quy định nhằm thể hiện những thông tin chi phí thực tế phát sinh. Công ty cần lập thêm một số mẫu sổ nhằm phục vụ cho mục đích theo dõi chi tiết cũng như kiểm soát chặt chẽ tình hình sản xuất kinh doanh của nhà quản trị.
Bên cạnh hệ thống sổ kế toán hiện đang được sử dụng tại công ty, công ty có thể lập thêm một số sổ sau:
Sổ chi tiết chi phí điện - nước và sổ chi tiết chi phí nguyên liệu trực tiếp: sổ được dùng để theo dõi các chi phí thực tế phát sinh cho từng nhà máy sản xuất, cho từng loại sản phẩm. Đồng thời tìm hiểu nguyên nhân chênh lệch qua sự so sánh giữa chi phí thực tế và dự toán. (Xem phụ lục 6)
Sổ chi tiết chi phí sản xuất chung: Sổ này dùng để theo dõi tình hình chi phí sản xuất chung phát sinh thực tế so với dự toán đề ra. Qua đó phát hiện nguyên nhân để đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời phù hợp. (Xem phụ lục 7)
Sổ chi tiết bán hàng: Sổ được lập chi tiết cho từng khách hàng, theo từng sản phẩm tiêu thu và cho từng chi nhánh. Từ đó giúp nhà quản trị nắm bắt được tình hình tiêu thụ của từng sản phẩm cho từng khách hàng của công ty. (Xem phụ lục 8)
3.2.5.3. Hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán quản trị
Hệ thống báo cáo kế toán quản trị là hệ thống thông tin đầu ra của công tác kế toán quản trị. Thông tin từ báo cáo quản trị sẽ giúp nhà quản lý trong quá trình điều hành và đưa ra các quyết định kinh doanh trong tương lai.
Hệ thống báo cáo quản trị được lập trên yêu cầu linh hoạt có thể thay đổi theo yêu cầu quản lý, phù hợp với các chỉ tiêu kế hoạch, dự toán và báo cáo tài chính của công ty.
Ngoài các báo cáo dự toán, báo cáo trách nhiệm được lập như đã nói ở trên, công ty cần lập thêm một số báo cáo cung cấp thông tin chung về tình hình chi phí, doanh thu, lợi nhuận, về kết quả hoạt động và các báo cáo về phân tích biến động. (Tham khảo một số mẫu báo cáo tại phụ lục 9,10,11)
3.2.5.4. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán quản trị
Hiện tại, bộ phận kế toán tại công ty tuy có thực hiện một số phần hành của kế toán quản trị nhưng bộ máy kế toán vẫn còn chung chung chưa có sự phân tách rõ ràng giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính. Do đó cần tổ chức lại bộ máy kế toán nhằm phân chia trách nhiệm công việc một cách cụ thể nhưng vẫn nắm bắt được toàn bộ công tác kế toán. Từ đó phát huy hết hiệu quả của bộ máy kế toán để cung cấp cho nhà quản trị những thông tin hữu ích nhất góp phần vào sự phát triển của công ty.
Bộ máy kế toán nên được thiết kế lại như sau: Tách riêng hai bộ phận kế toán tài chính và kế toán quản trị, hai bộ phận này đều chịu sự quản lý của Kế toán trưởng theo sơ đồ:
(Nguồn: Tác giả xây dựng, tháng 11/2014)
Sơ đồ 3.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Với cách tổ chức này, kế toán quản trị được xây dựng thành một bộ phận chuyên môn riêng nhưng vẫn đặt trong bộ phận kế toán kết nối linh hoạt với bộ phận kế toán tài chính. Cách tổ chức này sẽ tốn kém chi phí hơn so với cách tổ chức bộ máy kế toán cũ, tuy nhiên sẽ giúp cho công việc của kế toán được phân chia cụ thể rõ ràng tránh tình trạng chồng chéo trong công việc dễ gây ra sự sai lệch cũng như sự nhầm lẫn trong việc cung cấp thông tin.
Kế toán trưởng:
Chịu trách nhiệm quản lý và điều hành toàn bộ bộ máy kế toán bao gồm cả hai bộ phận kế toán tài chính và kế toán quản trị. Chịu trách nhiệm với ban giám đốc về toàn bộ các hoạt động của bộ máy kế toán. Chịu trách nhiệm cung cấp kịp thời, chính xác các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và những báo cáo nội bộ khác theo yêu cầu của cấp trên. Phát triển và duy trì mô hình tài chính ngắn hạn và trung hạn cho công ty và tất cả các chi nhánh của công ty để đảm bảo thông tin được cập nhật liên lục và cung cấp thông tin chính xác để ra quyết định.
KẾ TOÁN TRƯỞNG
Kế Toán quản trị Kế toán tài chính
Kế toán kho
Nhân viên
Kế toán thanh toán
Nhân viên Kế toán TSCĐ và giá thành Kế toán thuế Nhân viên Bộ phận xây dựng dự toán Nhân viên Bộ phận phân tích biến động Nhân viên Bộ phận đánh giá quyết định Nhân viên Kế toán tổng hợp
Bộ phận kế toán tài chính:
Bộ phận kế toán tài chính có nhiệm vụ thu thập, kiểm tra và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra hằng ngày tại công ty. Chịu trách nhiệm lập các báo cáo tài chính ( Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ). Bộ phận kế toán tài chính bao gồm các vị trí như sau:
Kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm chuẩn bị, phân tích các báo cáo tài chính và hồ sơ kế toán theo chuẩn mực kế toán Việt Nam, luật kế toán và luật thuế. Kiểm tra tài liệu, sách giao dịch kế toán để đảm bảo kiểm soát chi phí và thanh toán đúng hạn. Giám sát hàng hóa tồn kho và kiểm soát kho định kỳ hàng quý và hàng năm. Xem xét sổ cái tổng hợp và lập cân bằng thử hàng tháng để chuẩn bị báo cáo tài chính. Yêu cầu các kế toán viên khác chỉnh sửa lại các hồ sơ, báo cáo không phù hợp với tiêu chuẩn kế toán Việt Nam. Chuẩn bị báo cáo tài chính về dưới sự hướng dẫn của Trưởng phòng.
Kế toán thanh toán: Chịu trách nhiệm theo dõi toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền như các nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng, các khoản chi trả bằng tiền mặt,… Theo dõi công nợ các khoản phải thu từ khách hàng cũng như các khoản phải trả cho nhà cung cấp. Chuẩn bị các báo cáo liên quan đến thanh toán.
Kế toán kho: Theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu sử dụng cho làm công trình, kho phụ tùng thay thế. Theo dõi tình hình đầu tư xây dựng cơ bản. Theo dõi tình hình các khoản vật liệu xuất dùng cho bảo trì dây chuyền sản xuất khí, các khoản sửa chữa thường xuyên. Chuẩn bị sổ cái kho và sổ phân tích hàng tồn kho cho phụ tùng thay thế. Chuẩn bị các báo cáo liên quan tới nhập xuất kho và báo cáo cho bảo trì nhà máy.
Kế toán TSCĐ và giá thành: Tính toán chi phí sản xuất cho tất cả sản phẩm của công ty. Tính toán chi phí mua khí. Đề nghị các kế toán viên khác sửa chữa lại các hồ sơ không phù hợp với việc tính toán chi phí. Thay mặt phòng Tài chính & Kế toán làm rõ các vấn đề với các phòng ban liên quan về tính toán chi phí. Thực hiện tập hợp chi phí, tính toán giá thành tất cả sản phẩm vào cuối tháng. Chuẩn bị sổ sách báo cáo sản xuất, sổ sách mua hàng. Chuẩn bị các bảng phân tích lợi nhuận gộp.
Kế toán thuế: Có trách nhiệm đối chiếu tờ khai thuế với sổ sách kế toán hàng tháng. Thực hiện các báo cáo cho cơ quan Nhà nước về các loại thuế phát sinh tại công ty như thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế nhà thầu…Thực hiện báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, báo cáo quyết toán tình hình sử dụng hóa đơn, các báo cáo khác liên quan đến báo cáo tài chính.
Bộ phận kế toán quản trị:
Bộ phận kế toán quản trị có nhiệm vụ thu thập, xử lý, tổng hợp các thông tin về tình hình tài chính, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, của đối thủ cạnh tranh, tình hình thị trường, phương án kinh doanh... Chịu trách nhiệm lập các báo cáo quản trị như các báo cáo dự toán, các báo cáo phân tích đánh giá và các báo cáo khác theo yêu cầu của nhà quản trị. Bộ phận kế toán quản trị bao gồm các vị trí như sau:
Bộ phận dự toán ngân sách: Căn cứ vào tình hình sản xuất thực tế tại công ty để lập các định mức chi phí. Chịu trách nhiệm lập các báo cáo dự toán thông qua việc thu thập và xử lý các thông tin cần thiết cho việc lập dự toán từ các phòng ban khác.
Bộ phận phân tích biến động: Căn cứ vào các báo cáo dự toán đã được lập, bộ phận này có nhiệm vụ so sánh đối chiếu kết quả thực hiện trên thực tế với dự toán. Từ đó tiến hành phân tích tình hình thực hiện dự toán, phân tích các chỉ tiêu trách nhiệm tại các trung tâm. Phân tích mối quan hệ giữa chi phí – khối lượng - lợi nhuận nhằm cung cấp thông tin cho các nhà quản lý trong việc ra quyết định. Lập các báo cáo phân tích tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh. Qua đó chỉ ra những nguyên nhân khách quan và chủ quan dẫn đến sự biến động đó.
Bộ phận đánh giá, quyết định: Dựa trên các báo cáo phân tích tình hình biến động để đánh giá mức ảnh hưởng đến tình hình sản xuất của công ty. Lập các báo cáo đánh giá tình hình thực hiện dự toán của các phòng ban, báo cáo đánh giá cho các trung tâm trách nhiệm. Thông qua những nguyên nhân được bộ phận phân tích chỉ ra để đề xuất những biện pháp khắc phục hạn chế và đề xuất những chiến lược phù hợp trong tương lai.
3.2.5.5. Ứng dụng công nghệ thông tin
Nhằm cung cấp cho các nhà quản trị những thông tin cần thiết và hữu ích một cách nhanh chóng, kịp thời, mang tính chính xác cao, công ty Gas Việt Nhật cần ứng dụng công nghệ thông tin vào hệ thống bộ máy kế toán.
Công ty đang sử dụng hệ thống phần mềm kế toán Lemon – hệ thống phần mềm kế toán được thiết kế riêng cho tính chất đặc thù của công ty.
(Nguồn: Phần mềm Lemon, 2014)
Hiện tại, công ty đang sử dụng phần mềm để trực tiếp hạch toán các nghiệp vụ kế toán diễn ra hàng ngày. Phần mềm cho phép công ty quản lý các hợp đồng, công trình, theo dõi doanh thu, chi phí, lợi nhuận theo từng bộ phận và chi nhánh. Và thực hiện kết xuất trực tiếp từ phần mềm hệ thống báo cáo tài chính của công ty và các báo cáo khác có liên quan như báo cáo nhập xuất tồn kho, báo cáo công nợ…
(Nguồn: Phần mềm Lemon, 2014)
Hình 3.7: Giao diện module tài chính phần mềm Lemon
Hệ thống phần mềm không chỉ chứa các phần hành của kế toán, mà còn được xây dựng với các phần hành của những phòng ban khác như phòng mua hàng ( phần hành cung ứng ), phòng kinh doanh ( phần hành kinh doanh ), phòng nhân sự ( phần hành nhân sự)… Với cách thiết kế này, trong tương lai công ty sẽ tiến hành mở rộng việc ứng dụng phần mềm cho toàn bộ các phòng ban trong công ty. Như vậy, hệ thống thông tin sẽ được hệ thống hóa cho cả công ty, hệ thống thông tin cũng sẽ xuyên suốt ở tất cả các phòng ban. Từ đó, ban giám đốc sẽ có cái nhìn toàn diện hơn, nắm bắt được tốt hơn về tình hình kinh doanh hiện tại.
(Nguồn: Phần mềm Lemon, 2014)
Hình 3.8: Giao diện module kinh doanh phần mềm Lemon
Bên cạnh đó, công ty cần yêu cầu công ty phần mềm thiết kế thêm các phần hành lập dự toán ngân sách cho các phòng ban. Với phần hành mới này sẽ giúp ích rất nhiều cho việc lập dự toán trong việc thụ thập dữ liệu từ các phòng ban, giúp tiết kiệm thời gian, có tính chính xác cao hơn. Giúp ban quản trị quản lý tốt hơn trong vấn đề lập dự toán, lập các báo cáo chênh lệch giữa dự toán và thực tế. Qua đó, có những phân tích kịp thời hơn đối với những sự biến động trong sản xuất kinh doanh.
Phần mềm cũng cần thiết kế thêm các báo cáo cần thiết cho hệ thống quản trị như các báo cáo so sánh dự liệu, báo cáo tình hình thực hiện trách nhiệm của các trung tâm. Nhằm cung cấp cho nhà quản trị số liệu làm căn cứ để tiến hành đánh giá các trung tâm trách nhiệm, phân tích các chỉ số tài chính.
3.3. Kiến nghị
3.3.1. Ban lãnh đạo
Cần nhận thức rõ vai trò của kế toán quản trị đối với việc phát triển các