Hiện tại, bộ phận kế toán tại công ty tuy có thực hiện một số phần hành của kế toán quản trị nhưng bộ máy kế toán vẫn còn chung chung chưa có sự phân tách rõ ràng giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính. Do đó cần tổ chức lại bộ máy kế toán nhằm phân chia trách nhiệm công việc một cách cụ thể nhưng vẫn nắm bắt được toàn bộ công tác kế toán. Từ đó phát huy hết hiệu quả của bộ máy kế toán để cung cấp cho nhà quản trị những thông tin hữu ích nhất góp phần vào sự phát triển của công ty.
Bộ máy kế toán nên được thiết kế lại như sau: Tách riêng hai bộ phận kế toán tài chính và kế toán quản trị, hai bộ phận này đều chịu sự quản lý của Kế toán trưởng theo sơ đồ:
(Nguồn: Tác giả xây dựng, tháng 11/2014)
Sơ đồ 3.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Với cách tổ chức này, kế toán quản trị được xây dựng thành một bộ phận chuyên môn riêng nhưng vẫn đặt trong bộ phận kế toán kết nối linh hoạt với bộ phận kế toán tài chính. Cách tổ chức này sẽ tốn kém chi phí hơn so với cách tổ chức bộ máy kế toán cũ, tuy nhiên sẽ giúp cho công việc của kế toán được phân chia cụ thể rõ ràng tránh tình trạng chồng chéo trong công việc dễ gây ra sự sai lệch cũng như sự nhầm lẫn trong việc cung cấp thông tin.
Kế toán trưởng:
Chịu trách nhiệm quản lý và điều hành toàn bộ bộ máy kế toán bao gồm cả hai bộ phận kế toán tài chính và kế toán quản trị. Chịu trách nhiệm với ban giám đốc về toàn bộ các hoạt động của bộ máy kế toán. Chịu trách nhiệm cung cấp kịp thời, chính xác các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và những báo cáo nội bộ khác theo yêu cầu của cấp trên. Phát triển và duy trì mô hình tài chính ngắn hạn và trung hạn cho công ty và tất cả các chi nhánh của công ty để đảm bảo thông tin được cập nhật liên lục và cung cấp thông tin chính xác để ra quyết định.
KẾ TOÁN TRƯỞNG
Kế Toán quản trị Kế toán tài chính
Kế toán kho
Nhân viên
Kế toán thanh toán
Nhân viên Kế toán TSCĐ và giá thành Kế toán thuế Nhân viên Bộ phận xây dựng dự toán Nhân viên Bộ phận phân tích biến động Nhân viên Bộ phận đánh giá quyết định Nhân viên Kế toán tổng hợp
Bộ phận kế toán tài chính:
Bộ phận kế toán tài chính có nhiệm vụ thu thập, kiểm tra và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra hằng ngày tại công ty. Chịu trách nhiệm lập các báo cáo tài chính ( Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ). Bộ phận kế toán tài chính bao gồm các vị trí như sau:
Kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm chuẩn bị, phân tích các báo cáo tài chính và hồ sơ kế toán theo chuẩn mực kế toán Việt Nam, luật kế toán và luật thuế. Kiểm tra tài liệu, sách giao dịch kế toán để đảm bảo kiểm soát chi phí và thanh toán đúng hạn. Giám sát hàng hóa tồn kho và kiểm soát kho định kỳ hàng quý và hàng năm. Xem xét sổ cái tổng hợp và lập cân bằng thử hàng tháng để chuẩn bị báo cáo tài chính. Yêu cầu các kế toán viên khác chỉnh sửa lại các hồ sơ, báo cáo không phù hợp với tiêu chuẩn kế toán Việt Nam. Chuẩn bị báo cáo tài chính về dưới sự hướng dẫn của Trưởng phòng.
Kế toán thanh toán: Chịu trách nhiệm theo dõi toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền như các nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng, các khoản chi trả bằng tiền mặt,… Theo dõi công nợ các khoản phải thu từ khách hàng cũng như các khoản phải trả cho nhà cung cấp. Chuẩn bị các báo cáo liên quan đến thanh toán.
Kế toán kho: Theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu sử dụng cho làm công trình, kho phụ tùng thay thế. Theo dõi tình hình đầu tư xây dựng cơ bản. Theo dõi tình hình các khoản vật liệu xuất dùng cho bảo trì dây chuyền sản xuất khí, các khoản sửa chữa thường xuyên. Chuẩn bị sổ cái kho và sổ phân tích hàng tồn kho cho phụ tùng thay thế. Chuẩn bị các báo cáo liên quan tới nhập xuất kho và báo cáo cho bảo trì nhà máy.
Kế toán TSCĐ và giá thành: Tính toán chi phí sản xuất cho tất cả sản phẩm của công ty. Tính toán chi phí mua khí. Đề nghị các kế toán viên khác sửa chữa lại các hồ sơ không phù hợp với việc tính toán chi phí. Thay mặt phòng Tài chính & Kế toán làm rõ các vấn đề với các phòng ban liên quan về tính toán chi phí. Thực hiện tập hợp chi phí, tính toán giá thành tất cả sản phẩm vào cuối tháng. Chuẩn bị sổ sách báo cáo sản xuất, sổ sách mua hàng. Chuẩn bị các bảng phân tích lợi nhuận gộp.
Kế toán thuế: Có trách nhiệm đối chiếu tờ khai thuế với sổ sách kế toán hàng tháng. Thực hiện các báo cáo cho cơ quan Nhà nước về các loại thuế phát sinh tại công ty như thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế nhà thầu…Thực hiện báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, báo cáo quyết toán tình hình sử dụng hóa đơn, các báo cáo khác liên quan đến báo cáo tài chính.
Bộ phận kế toán quản trị:
Bộ phận kế toán quản trị có nhiệm vụ thu thập, xử lý, tổng hợp các thông tin về tình hình tài chính, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, của đối thủ cạnh tranh, tình hình thị trường, phương án kinh doanh... Chịu trách nhiệm lập các báo cáo quản trị như các báo cáo dự toán, các báo cáo phân tích đánh giá và các báo cáo khác theo yêu cầu của nhà quản trị. Bộ phận kế toán quản trị bao gồm các vị trí như sau:
Bộ phận dự toán ngân sách: Căn cứ vào tình hình sản xuất thực tế tại công ty để lập các định mức chi phí. Chịu trách nhiệm lập các báo cáo dự toán thông qua việc thu thập và xử lý các thông tin cần thiết cho việc lập dự toán từ các phòng ban khác.
Bộ phận phân tích biến động: Căn cứ vào các báo cáo dự toán đã được lập, bộ phận này có nhiệm vụ so sánh đối chiếu kết quả thực hiện trên thực tế với dự toán. Từ đó tiến hành phân tích tình hình thực hiện dự toán, phân tích các chỉ tiêu trách nhiệm tại các trung tâm. Phân tích mối quan hệ giữa chi phí – khối lượng - lợi nhuận nhằm cung cấp thông tin cho các nhà quản lý trong việc ra quyết định. Lập các báo cáo phân tích tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh. Qua đó chỉ ra những nguyên nhân khách quan và chủ quan dẫn đến sự biến động đó.
Bộ phận đánh giá, quyết định: Dựa trên các báo cáo phân tích tình hình biến động để đánh giá mức ảnh hưởng đến tình hình sản xuất của công ty. Lập các báo cáo đánh giá tình hình thực hiện dự toán của các phòng ban, báo cáo đánh giá cho các trung tâm trách nhiệm. Thông qua những nguyên nhân được bộ phận phân tích chỉ ra để đề xuất những biện pháp khắc phục hạn chế và đề xuất những chiến lược phù hợp trong tương lai.