Khảo sát thực trạng có sử dụng các phần mềm nào vào công tác nhà trường do Ban giám hiệu các trường tự đánh giá như sau:
TT Phần mềm Đơn vị Nguyễn Hữu Huân Thủ Đức Tam Phú Hiệp Bình
1 V.EMIS trên mạng cục bộ không không không không
2 V.EMIS trên máy đơn có có có không
3 SMAS có có có có
4 Quản lý CBCC của Sở Nội vụ TP.HCM có có có có
5 Website của Sở GD&ĐT TP.HCM có có có có
6 Website của Bộ GD&ĐT có có có có
7 Phần mềm hỗ trợ xếp thời khóa biểu có có Không Không
8 Phần mềm kế toán có không Không Không
9 Phần mềm khác có không Không Không
10 Website trường không không Không Không
(Nguồn từ Ban giám hiệu các trường THPT cung cấp)
Từ thăm dò thực tế và số liệu từ Ban giám hiệu các trường cung cấp ở bảng 2.7 khảo sát tình hình sử dụng các phần mềm ở các trường, đã thể hiện thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác quản lý ở các trường THPT quận Thủ Đức là hầu hết các trường sử dụng các phần mềm đơn lẻ, manh mún, chưa cài đặt và khai thác một hệ thống phần mềm hoàn chỉnh về quản lý nhà trường.
Từ thực trạng này cho thấy đa số các trường đều có sử dụng các phần mềm, có 2 trường chưa sử dụng tất cả các phần mềm thông dụng nêu trên, nhưng các trường mới chỉ cài đặt phần mềm V.EMIS trên từng máy tính đơn lẻ, chưa cài đặt trên hệ thống mạng cục bộ nên chưa khai thác được yếu tố cơ sở dữ liệu tập trung. Các trường THPT Nguyễn hữu Huân, THPT Thủ Đức có sử dụng thêm các phần mềm khác để hỗ trợ công tác xếp thời khóa biểu, kế toán…
Hầu hết các trường sử dụng các phần mềm đơn lẻ, manh mún, chưa cài đặt và khai thác một hệ thống phần mềm hoàn chỉnh về quản lý giáo dục.
Đa số CBQL ở các trường THPT quận Thủ Đức yếu về kỹ năng vi tính, thường chỉ sử dụng phần mềm soạn thảo văn bản (Microsoft Word) để gõ văn bản thay vì viết tay hoặc đánh máy chữ. Máy vi tính chỉ mới được khai thác ở góc độ đánh máy trình bày văn bản và lưu trữ. Chưa có sự kết hợp với các phần mềm khác như bảng tính (Microsoft Excel) và Mindjet Manager để lập bảng kế hoạch.
- Trong công tác quản lý nhân sự:
Đa số CBQL còn lúng túng chưa có công cụ để quản lý. Hầu hết các trường lưu trữ hồ sơ nhân sự trên giấy. Một số CBQL có khả năng sử dụng phần mềm bảng tính (Microsoft Excel) thì chỉ mới lưu trữ danh sách CB-GV- CNV dưới dạng lý lịch trích ngang, chưa khai thác được khả năng tính toán, thống kê, dự báo, cũng đánh giá cán bộ công chức hằng năm. Cần phải có phần mềm chuyên về quản lý nhân sự. Trong công tác này, hiện có hai trường THPT Nguyễn Hữu Huân và THPT Thủ Đức có cài đặt hệ thống V.EMIS và khai thác phân hệ PMIS (quản lý nhân sự) nhưng chưa thực sự khai thác hết hiệu quả, do chỉ cài đặt trên máy đơn và các thông tin cần thiết cũng chưa được nhập đầy đủ.
- Trong công tác quản lý CSVC, thiết bị:
Các trường hiện nay chưa có phần mềm quản lý tài sản thiết bị, chỉ sử dụng phần mềm bảng tính để lưu trữ. Do đó việc thống kê, kết xuất báo báo, quản lý giá trị tài sản, thanh lý tài sản hết sử dụng gặp nhiều khó khăn.
- Trong công tác giảng dạy:
Các trường đều đã có đưa CNTT vào đổi mới dạy học như giáo viên sử dụng máy vi tính để soạn bài trình chiếu, sử dụng các thiết bị công nghệ hỗ trợ như ti vi, máy chiếu, bảng tương tác, MP3, cassette… Mức độ hiệu quả
tùy thuộc vào trình độ tin học, khả năng sử dụng thiết bị hiện đại của đội ngũ giáo viên và sự đầu tư trang thiết bị công nghệ của từng trường.
Các trường sử dụng các phần mềm khác nhau tùy theo thói quen người sử dụng để hỗ trợ xếp thời khóa biểu, quản lý điểm. Có trường giao cho bộ phận học vụ nhập và tính điểm thủ công trên bảng tính Excel. Do đó công tác này còn nhiều rất bất cập, sai sót, nhầm lẫn rất tai hại.
- Trong công tác quản lý học sinh:
Các trường chỉ mới sử dụng phần mềm bảng tính để lập danh sách học sinh, phân lớp… Hệ thống SMAS cũng vừa mới được triển khai thử nghiệm các trường, do đó các trường cũng chỉ mới khai thác ứng dụng vào công tác làm điểm số. Các chức năng khác về quản lý học sinh như quản lý hồ sơ lý lịch, nề nếp học sinh vẫn chưa được khai thác.
- Trong công tác văn thư, báo cáo:
Các trường đều có sử dụng các website của Sở, Bộ Giáo dục và đào tạo để lấy văn bản, chỉ thị, thông báo, thư mời và thực hiện báo cáo qua website. Tuy nhiên mức độ hiệu quả sử dụng cũng còn tùy thuộc vào khả năng sử dụng vi tính của cán bộ.