Bất cứ hoạt động có tổ chức nào của con người cũng cần được quản lý. Các hoạt động quản lý có một đặc điểm chung là phải xử lý một lượng lớn thông tin và thông tin đó thường rất đa dạng. CNTT sẽ giúp nhà quản lý xử lý thông tin một cách hiệu quả nhất. CBQL là người phải xử lý thông tin hằng ngày:
- Lập kế hoạch và quản lý kế hoạch hoạt động nhà trường.
- Tiếp nhận các thông tư, văn bản, thông báo, thư mời họp… từ các cấp lãnh đạo: Sở giáo dục và đào tạo, các cơ quan địa phương.
- Thực hiện các báo cáo đột xuất và định kỳ. - Thông tin nội bộ từ hoạt động dạy và học. - Thông tin phụ huynh học sinh…
Nếu CBQL biết sử dụng các công cụ CNTT thì sẽ giải quyết công việc một cách tốt hơn.
CNTT là ngành khoa học công nghệ cao, tác động đến nhiều lĩnh vực trong xã hội, trong đó có quản lý trường học. Ứng dụng CNTT làm cho việc quản lý trở nên sâu sát hơn, cụ thể hơn, người quản lý không mất nhiều thời gian vào những việc cụ thể mà dành nhiều thời gian hơn cho công việc hoạch định chiến lược cho nhà trường.
thông tin của nhà trường được công khai với cộng đồng. Sự công khai thông tin là cơ sở để phụ huynh học sinh đánh giá nhà trường, làm cho nhà trường trở nên thân thiện gần gũi với mọi người. Thông tin được công khai cũng làm cho đơn vị chủ quản đơn vị nắm được tình hình hoạt động của nhà trường; phụ huynh nắm được tình hình học tập của con em mình. Ngoài ra, CNTT giúp học sinh có thể tham khảo thông tin phục vụ bài học, có thể tự học trong những thời gian khác nhau, ở những địa điểm khác nhau, học sinh chủ động học tập cá nhân hoặc làm việc nhóm theo hướng “trường học thân thiện, học sinh tích cực”.
CNTT làm cho quá trình quản lý nhanh chóng, chính xác, kịp thời. Máy tính là một công cụ chủ yếu trong CNTT. Công nghệ truyền thông đã dần tiến tới trình độ hoàn thiện ở mức độ cao nên thông tin được truyền đi nhanh chóng, rộng khắp. Nhờ CNTT, thông tin quản lý được truyền đến người quản lý hầu như tức thì, trực tiếp không thông qua khâu trung gian nên người quản lý nắm bắt được thông tin một cách nhanh chóng, chân thực. Từ nguồn thông tin đó, người quản lý có thể xử lý thông tin quản lý kịp thời và chính xác.
CNTT giúp cho nhà quản lý ra những quyết định quản lý hiệu quả, sát với thực tế đang diễn ra, đáp ứng với những biến đổi không ngừng của xã hội. Tốc độ thay đổi của xã hội hiện đại càng nhanh, càng yêu cầu người lãnh đạo phải cân nhắc tức thời để ra được quyết định quản lý phù hợp với tình hình thực tế. CNTT giúp cho việc cân nhắc các điều kiện thực tế một cách nhanh chóng, đặc biệt là việc tính toán các đại lượng có thể đo đếm được. Khả năng tính toán của máy tính có thể là một cơ sở để hỗ trợ cho các nhà quản lý giáo dục ra quyết định một cách đúng đắn và nhanh nhất.
Tóm lại ứng dụng CNTT trong QLGD của trường THPT giúp: Giảm chi phí về thời gian, kinh phí; tăng hiệu quả; xử lý thông tin nhanh, kịp thời,
chính xác, dễ chia sẻ tài nguyên; dễ bảo mật và lưu giữ lâu dài.