Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứuĐể lọc danh sách công việc hay tài nguyên Khi cần xác định xem các đặc
VII TÌM HIỂU CÁC TRƯỜNG DÙNG CẬP NHẬT:
Người sử dụng có thể gõ một hay nhiều trường theo dõi sau đây cho các công việc, nhiều trường này được Microsoft Project 2000 tính toán khi có một nhập lượng ở một trong những trường khác trong danh sách:
1. Actual Start Date: Ngày tháng thực sự bắt đầu. 2. Actual Finish Date: Ngày tháng thực sự kết thúc. 3. Percentage Completed: Phần trăm hoàn tất. 4. Actual Duration: Thời khoảng thật sự.
5. Remaining Duration: Thời khoảng còn lại. 6. Schedule Duration: Thời khoảng theo lịch trình.
7. Revised Scheduled Duration: Thời khoảng theo lịch trình. 8. Actual Work: Công việc thực sự
9. Percentage of Work Completed: Số phần trăm công việc hoàn tất. 10. Remaining Work: Công việc còn lại.
11. Actual Fixed Cost: Định phí thực sự.
12. Actual Cost: Chi phí thực sự tính theo tổng số. 13. Remaining Cost: Chi phí còn lại cũng tính tổng số. Một số trường đáng chú ý:
1. Actual Start Date: Ngày tháng thực sự bắt đầu. Khi chưa nhập một ngày tháng thật sự thì tường này có giá trị là NA, Khi người sử dụng ghi nhận ngày tháng thực sự, Microsoft Project 2000 thay đổi các ngày tháng bắt
đàu và ước tính hiện thời, để trình bày ngày tháng thật sự. Do đó, khi một dự án tiến triển, những nhập lượng về ngày tháng thực sự sẽ thay cho những nhập lượng ước tính, và lịch trình chứa ngày càng nhiều dữ liệu. 2. Actual Finish Date (Ngày tháng thực sự kết thúc): Trường này hiển thị NA
khi chưa nhập hay tính ngày tháng kết thúc công việc. Người sử dụng có thể nhập Actual Finish Date lên tất cả các dạng mẫu theo dõi một cách trực tiếp hay gián tiếp, bằng cách cho tính ngày tháng kết thúc. Nếu người sử dụng nhập một ngày tháng vào trường này, Microsoft Project 2000 thi hành các thủ tục sau:
• Dời ngày tháng kết thúc thực sựđến ngày tháng kết thúc hiện thời.
• Đạt tỷ lệ hoàn tất (của thời khoảng đó) về 100%.
• Đặt ngày tháng bắt đầu thực sự bằng ngày tháng bắt đầu hiện thời, nếu không có ngày tháng hiện thời bắt đầu nào nhập.
• Tính trường có thời khoảng thật sự, và thay đổi thời khoảng nếu cần cho phù cho phù hợp với thời khoảng thực sự.
Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu
• Tính các trường chi phí thực sự và công việc thực sự, dựa vào thời khoảng thực sự. Nếu thời khoảng thực sự khác với thời khoảng nguyên thuỷ, thì công việc và chi phí được điều chỉnh một cách tương ứng.
3. Percentage Completed (phần trăm hoàn tất): Sau khi một công việc bắt
đầu, người sử dụng có thể theo dõi tiến trình công việc đó bằng cách nhập số phần trăm hoàn tất. Người sử dụng cũng có thể theo dõi tiến trình bằng cách nhập thời khoảng thực sự đối với ngày tháng cho công việc hay bằng cách nhập thời khoảng còn lại (Actual Duration, Remaining Duration).
Sự quan hệ giữa ba biến số này được xác định bởi các phương trình sau:
• Percentage Complete = Actual Duration / Scheduled Duration.
• Remaining Duration = Scheduled Duration - Actual Duration.
Khi người sử dụng ghi nhận một ngày tháng kết thúc cho một công việc, Microsoft Project 2000 hiển thị 100% trong trường Percentage Complete cho công việc đó. Nếu người sử dụng muốn theo dõi quá trình quá độ trên một công việc, người sử dụng có thể nhập từng tỷ lệ hoàn tất. Người sử dụng có thể
nhập trường này lên hầu hết tất cả các dạng quan sát và các mẫu cập nhật. Nếu người sử dụng muốn nhập một con số vào trường số phần trăm hoàn tất, Microsoft Project 2000 thay đổi tương tự như thay đổi được mô tả dưới dạng Actual Finish Date trong phần trước.
4. Actual Duration (Thời khoảng thật sự): Trong trường này chỉ khả dụng trên hộp thoại Tracking Table và Update Tasks (người sử dụng có thể
truy xuất hộp thoại Update Tasks bằng cách chọn Tools, Tracking, Update Tasks). Khi người sử dụng nhập một giá trị vào trường này bằng hay ít hơn thời khoảng theo lịch trình, Microsoft Project 2000 giả định rằng công việc đang tiến hành theo kế hoạch. Theo đó chương trình tự động xác lập ngày tháng bắt đầu thực sự theo lịch (trừ phi nó đã được xác lập trước đó) và tiến hành tỷ lệ hoàn tất và thời khoảng còn lại bằng cách so sánh thời khoảng thực sự với thời khoảng tính toán hay nguyên thuỷđược nhập.
5. Remaining Duration (Thời khoảng còn lại): Nếu người sử dụng nhập một giá trị vào trường Remaining Duration, Microsoft Project 2000 giả định rằng công việc đã được bắt đầu như lịch trình, và tất cả đã hoàn tất trừ
lượng thời khoảng theo lịch này. Chương trình tính toán và xác lập thời khoảng thực sự và tỷ lệ hoàn tất dựa trên thời khoảng nguyên thuỷ và giá trị mới. Nếu chưa xác lập, Microsoft Project 2000 đặt ngày tháng bắt đầu thực sự như bất kỳ ngày tháng nào đã được xếp lịch. Nếu Updating Tasks Status Updates Resource Status được bật, và được tính tổng cho công việc đó.
Nếu người sử dụng nhập 0 trong trường Remaining Duration, nó cũng tương tự như nhập 100% trong trường Percetage Complete. Ngày tháng bắt đầu thật sự sẽđược cập nhật như lịch trình nguyên thuỷ.
Nếu trong trường Remaining Duration, người sử dụng nhập một con số
lớn hơn con số hiện có, Microsoft Project 2000 giả định rằng người sử
dụng đang nhập một con số ước tính mới cho thời khoảng tổng và người sử dụng không theo dõi tiến trình thực sự. Nếu không thấy một nhập lượng nào cho thấy công việc đã bắt đầu, thì giá trị thời khoảng còn lại
Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu
này được dùng làm tăng thời khoảng theo lịch trình của công việc. Nếu công việc được đánh dấu là đã bắt đầu, thì nhập lượng Remaining Duration mới được dùng để kéo dài thời khoảng theo lịch. Thời khoảng lịch trình mới sẽ bằng thời khoảng thật sự đã trình bày công việc với thời khoảng ước tính còn lại này để hoàn tất công việc. Tỷ lệ hoàn tất được tính lại, cho thấy con số thời khoảng thực sự là một số phần trăm của thời khoảng tổng mới, dài hơn; và các con số chi phí và công việc được tính lại tương ứng.
6. Schedule Duration (thời khoảng theo lịch trình): Những ước tính rà xét thời khoảng theo lịch có thể được nhập vào bất kỳ vị trí nào để xác định một công việc. Nếu người sử dụng thay đổi một thời khoảng lịch trình sau khi một công việc đã được khởi động và thời khoảng thật sự lớn hơn zero, thời khoảng thật sự đã ghi nhận vẫn được để không đổi và các trường tỷ lệ hoàn tất và thời khoảng còn lại được phản ánh để điều chỉnh thời khoảng tổng mới ước lượng.