7. Log off: Đăng nhập vào Microsoft ProjectCentral.
VIII CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA TASK: VIII.1 Timesheet:
VIII.1_ Timesheet:
Các công việc mà resource được phân công sẽ được thể hiện trong trang này. Timesheet cho phép các resource thực hiện các hoạt động sau:
1. Cho phép mọi thành viên (Administrators, Managers, Resources) được phép đăng nhập vào Microsoft Project Central có thể nhập Actual Work cho các công việc, và cập nhật những thông tin của các công việc khác. 2. Cho phép sắp xếp, lọc, thực hiện việc lọc tựđộng và nhóm các công việc
bằng cách click vào Filter (lọc), Grouping (nhóm).
3. Cho phép thể hiện các loại giá trị work như: Scheduled Work, Overtime Work,, Summary Task, Microsoft Outlook Task, trong View Options.
4. Delegration: Cho phép thực hiện uỷ nhiệm các công việc.
5. Hiển thị các công việc trong một giai đoạn nào đó, xác nhận ngày bắt đầu và ngày kết thúc của giai đoạn trong hộp From, To, sau đó nhấn Apply để
thực hiện.
Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu
7. Nếu muốn lưu lại các thông tin muốn cập nhật và để cập nhật sau thì nhấp Save Changes.
VIII.2_ New Task:
Cho phép các users tạo các công việc mới
1. Tạo các công việc mới bằng cách nhấn vào New Task.
• Project: Chọn file dự án muốn tạo công việc trong nó.
• Chọn mức tổ chức của công việc như sau:
Create the new task at the top outline level: Tạo một công việc mới trên các công việc khác.
Make the new task a subtask of: Tạo một công việc mới là công việc phụ của công việc trong hộp.
• Thiết lập các thông tin của công việc mới:
o Name: Tên công việc.
o Comment: Các chú thích cho công việc.
o Start Date: Ngày bắt đầu của công việc.
o Nhập thời lượng công việc.
Nhấn Create Task xác nhận việc tạo công việc mới, nhấn Cancel để huỷ bó các thao tác trên và trở về lại trang trước đó.
2. Sau khi tạo công việc mới đã hoàn thành, click Send Update để thông báo với người quản lý về công việc mới mà resource đệ trình.
VIII.3_ Personal Grantt:
Được trình bày trong menu Task, là một thành phần của Grantt Chart biểu diễn các công việc mà những công việc này được biểu diễn bởi TimeSheet theo thời gian. Có thể cho phép hiển thị hay không hiển thị các công việc tóm lược bằng cách check hoặc không check vào hộp Summary Tasks, thể hiện các Microsoft Outlook Tasks.
VIII.4_ Delegration:
Có thể thực thi lệnh này từ menu Task, và cũng có thể uỷ nhiệm một công việc trong TimeSheet bằng cách chọn một (hoặc nhiều) công việc sau đó nhấp Delegrate Task.
Khi thực hiện uỷ nhiệm công việc cho tài nguyên còn tuỳ thuộc vào vai trò của tài nguyên đối với công viêc này, user uỷ nhiệm công tác sẽ có các tuỳ
chọn sau:
1. Tuỳ chọn mặc nhiên (không có dấu check trong ô Show), nếu muốn việc chuyển giao công việc một tài nguyên khác một cách dễ dàng. Công việc này sẽ được chuyển giao đến một resource khác thì sẽ xuất hiện trong TimeSheet của tài resource trước đó với màu khác, và resource này sẽ
không được tác động hoặc chỉnh sửa công việc này.
2. All delegrated tasks that I track: Nếu muốn theo dõi công việc đã được uỷ
nhiệm cho người khác, resource có thể chọn tuỳ chọn giữ lại bản sao của công việc, nhưng resource sẽ không thể thêm bớt bất cứ điều gì cho công việc này, nhưng họ có thể quan sát được những thông tin cập nhất mới nhất từ resource mới lên công tác đó.
3. All delegrated tasks that I am Lead for: Người thực hiện uỷ nhiệm công việc cho resource khác, nếu muốn theo dõi công việc (đã được uỷ nhiệm)
đồng thời cũng muốn chuẩn y các đệ trình cho công việc này và lấy vai trò là người chỉ đạo công việc này, họ có thể thường xuyên yêu cầu việc cập nhật công việc này từ resource (tài nguyên nhận công việc uỷ
Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu
nhiệm), sau đó đệ trình các cập nhật của resource này đến người quản lý dự án nếu cảm thấy chấp nhận các thông tin hiện tại. Người quản lý cũng sẽ gởi trực tiếp từ Microsoft Project Central một TeamStatus đến họ thay vì gởi tới các resource được phân công, và cho phép họ đệ trình Update Tasks bằng cách thay mặc resource phúc đáp các thông điệp TeamStatus.
4. All delegrated tasks that I track but am not the Lead for: Với một lý do nào
đó mà người uỷ nhiệm công việc không giữ được vai trò là người chỉđạo công việc này lâu hơn được cho công việc đã được uỷ nhiệm thì họ có thể chọn tuỳ chọn Delegrated Lead Role và chuyển giao trách nhiệm đối với công việc này cho một tài nguyên khác. Họ có thể chuyển giao trách nhiệm này đến resource hiện đang được phân công thực hiện công việc này, hoặc chuyển giao cho quản lý dự án, hoặc một resource mới trong Microsoft Project Central . Sau khi họ đã chuyển giao vai trò chỉđạo công việc này cho người khác thì họ có thể xoá (Delete) hoặc sao chép (Copy) các công việc từ TimeSheet của họ.
VIII.5_ Tranfer Calendar Entries from Microsoft Outlook:
Chuyển giao một lịch nghỉ (nonworking time) đến người quản lý hoặc đến Microsoft Project Central TimeSheet, có thể thực hiện bằng hai cách:
1. My manager: Resource có thể gởi trực tiếp nonworking time đến người quản lý của họ, vì vậy nó có thể được xác nhập vào trong Microsoft Project. Sau đó nó sẽ được cập nhật vào cơ sở dữ liệu của Microsoft Project Central cho nên nó cũng được hiển thị lên TimeSheet của họ. 2. The Microsoft Project Central TimeSheet: Resource có thể gởi tất cả
nonworking time này đến TimeSheet của họ, vì vậy nó được ghi vào trong cơ sở dữ liệu của Microsoft Project Central. Tuy nhiên với cách này thì thời gian nonworking time không được cập nhật vào Microsoft Project file.
VIII.6_ Notify Your Manager of a Work Day Changes:
Thông báo đến người quản lý về một sự thay đổi thời gian làm việc mà các users có sự thay đổi trong một giai đoạn nào đó.
Vào menu Tasks, chọn Notify Your Manager of a Work Day Changes, hoặc có thể chọn Working Day Change trong hộp Actions. Xác nhận một trong các tuỳ chọn sau:
• I will be working over a period that was previously schedule as nonworking time:
• I can not work over a period that was previously schedule as working time.
• Sau đó chọn khoảng thời gian tương ứng để áp dụng tuỳ chọn trên trong phần Period From…To…
2. Nhấn Next vào bước 2, chọn người quản lý mà user muốn thông báo đến họ về sự thay đổi này, user có thể chọn và thông báo cho nhiều người bằng cách: Chọn tên của người quản lý trong hộp Project manager, sau
đó nhấn Add để chuyển họ vào danh sách Send to (những người mà user muốn thông báo đến họ).
3. Nhấn Next để xem lịch làm việc của tài nguyên muốn cập nhật được thiết lập trong các bước trên, nhấn Send để gởi đi, hoặc nhấn Cancel để huỷ
Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu