Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứuLịch có tên: ĐẦU TUẦN,dùng cho tất cả các cán bộ có lịch đ
THEO DÕI VÀ TRAO ĐỔI THÔNG TIN I QUAN SÁT DỰ ÁN:
I_ QUAN SÁT DỰ ÁN:
Phải đảm bảo việc hoạch định dự án phải hoàn thành trước ngày dự án khởi động đểđảm bảo việc quản lý , phân công, theo dõi chính xác và đúng tiến
độ thực hiện.
Sau khi đã hoạch định hoàn chỉnh dự án. Chủ nhiệm dự án cần lấy bản cơ
sở để làm cơ sở cho việc so sánh kết quả thực hiện của dự án với kế hoạch ban đầu.
Quan sát tiến trình thực hiện dự án bằng các phương pháp đã được nói
đến trong phần lý thuyết.
Hiệu chỉnh thông tin, thêm bớt dữ liệu, sau mỗi lần thực hiện các công việc này cần lưu lại và cập nhật lại bản cơ sở cho phù hợp.
Trong quá trình thực hiện dự án có thể có các công việc bị trì hoãn hoặc cần rút ngắn thời gian thực hiện.
Thường xuyên cập nhật thông tin về tỷ lệ hoàn thành của công việc để
Microsoft Project 2000 có thể tính toán chính xác các khoản về thời gian và chi phí. Và đồng thời có thể cập nhật kịp thời những thay đổi có thểảnh hưởng đến kết quả dự án.
Phần này được trình bày chi tiết trong phần “Quan sát tiến trình thực hiện dự án”.
I.1_ Ai? Làm gì? Ở đâu? Thời điểm nào?
Dùng Resource Usage để quan sát tất cả những công việc mà tài nguyên
được phân công. Khi đó dưới mỗi tên tài nguyên Microsoft Project sẽ liệt kê một danh sách các công việc và kèm theo lịch làm việc bên màn hình bên phải.
Lợi ích của việc này là giúp người quản lý có thể biết được thông tin liên quan đến cán bộ, đồng thời với màn hình này vào menu Views, Tables, chọn bảng Cost để xem tổng thu nhập của mỗi tài nguyên sau khi đã thực hiện, hoặc hoàn thành các công việc được giao trong trường Cost (chi phí thực tế được tính theo mức độ hoàn thành công việc).
Mặt khác cũng có thể nhận biết sự sai biệt về chi phí thực tế (Variance) so với chi phí theo kế hoạch ban đầu (Baseline Cost).
I.2_ Công việc gì? Do ai thực hiện? Như thế nào?
Dùng Task Usage trình bày các thông tin này quan sát xem công việc do ai thực hiện, thời gian, địa điểm thực hiện công việc. Kết hợp với lịch bên phải màn hình có thể xem được thời lượng thực hiện của từng công việc theo lịch tương ứng của chúng. Qua đó có thể quan sát thêm các thông tin chi tiết về
công việc như: work (thời lượng công việc), Actual work (thơi lượng thực tế của công việc), Cost (chi phí cho công việc), Actual Cost (chi phí thực tế cho công việc) bằng cách nhấp chuột phải vào khoảng giữa của cửa sổ bên phải.
Nếu cửa sổ bên phải trình bày dạng lịch mặc nhiên của Microsoft Project 2000, thì nhấp chuột phải vào dòng tiêu đề của cửa sổ bên phải, chọn Timescale…để thay đổi lịch, chọn thẻ Nonworking Time, trong hộp Calendar
đưa vào lịch làm việc chung cho dự án là LỊCH DẠY.