Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứuĐể lọc danh sách công việc hay tài nguyên Khi cần xác định xem các đặc
GIẢI QUYẾT SỰ ĐỤNG ĐỘ TÀI NGUYÊN I NHẬN BIẾT CÁC ĐỤNG ĐỘ TÀI NGUYÊN:
I_ NHẬN BIẾT CÁC ĐỤNG ĐỘ TÀI NGUYÊN:
Trong quá trình phân bổ tài nguyên cho các công việc thì đôi khi người sử
dụng gặp phải vấn đề là một người tại cùng một thời điểm làm nhiều hơn một công việc và các công việc này chiếm thời gian như nhau vượt ngoài khả năng cho phép của tài nguyên, lúc đó tên của tài nguyên trong Resource Sheet sẽ có màu đỏ. Để biết được sự quá tải có thể sử dụng Resource Graph.
Microsoft Project 2000 cung cấp một bộ chỉ thị ở giữa thanh trạng thái tại
đáy màn hình để cảnh báo với người sử dụng khi có một hay nhiều tài nguyên quá tải. Có thể dùng Task Entry (Vào menu View, More Tables…, Task Entry, Apply), khi đó màn hình dạng mặc nhiên của Task Entry sẽ xuất hiện trên màn hình là một kết hợp của giữa Grantt Chart và Task Detail Form. Với màn hình này người sử dụng có thể quan sát kết hợp xem cả tài nguyên lẫn công việc. Biết được công việc do ai thực hiện và các công việc có quan hệ phụ thuộc.
I.1_ Làm việc với Resource Usage:
Để nhận biết tên tất cả các tài nguyên bị quá tải, người sử dụng cần phải dùng một dạng quan sát tài nguyên, như Resource Sheet (bảng tài nguyên) hay Resource Usage (cách sử dụng tài nguyên). Nếu một tài nguyên bị quá tải suốt giai đoạn bất kỳ trong vòng đời của dự án đó, thì sẽ nổi bật tên tài nguyên màu
đỏ trong các dạng quan sát này. Người sử dụng cần phải sử dụng một dạng quan sát tài nguyên có thời gian nếu muốn thấy giai đoạn xảy ra quá tải. Dạng Resource Usage là màn hình chuẩn bị thiết kế đặc biệt để trình bày việc phân bổ tài nguyên trên một giai đoạn.
Sử dụng Resource Usage để xác định các tài nguyên quá tải
Ngoài ra Microsoft Project 2000 còn cho phép người sử dụng có thể quan sát tỉ mỉ hơn về các tài nguyên và các công việc mà họ đảm trách. Resourec Allocation (Vào menu View, More Tables…, Resource Allocation, Apply) là sự
kết hợp biểu đồ Grantt với Resource Usage với sự kết hợp này người sử dụng có thể nhận diện các tài nguyên quá tải trong ô trên, và trong ô cửa sổ dưới,
Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu
người sử dụng sẽ thấy danh sách công việc được chỉđịnh cho tài nguyên được chọn đó đang bị xung đột.
Khi chọn một tên tài nguyên trong ô cửa sổ trên, biểu đồ Grantt trong ô dưới sẽ nhận ra tất cả các công việc được giao tài nguyên đã chọn. Các thanh của biểu đồ Grantt sẽ xếp chồng nếu nhiều công việc được lên lịch cho tài nguyên đó trong cùng một giai đoạn. Trong những giai đoạn có sự quá tải, nhìn qua người sử dụng có thể thấy được các công việc xếp chồng góp phần tạo nên vấn đề khó khăn.
Người sử dụng có thể áp dụng bộ lọc Overallocation để lọc ra các tài nguyên quá tải trong Resource Usage. Bộ lọc này chỉ hạn chế danh sách ở ô cửa sổ trên vì ô cửa sổ dưới đã được sàng lọc để trình bày chi tiết về vùng chọn của ô cửa sổ trên, biểu đồ Grantt trong cửa sổ dưới sẽ trình bày tất cả các công việc của tài nguyên đã chọn, cho dù phân bổ đó có quá tải hay không.
Người sử dụng có thể dùng phần thang thời gian của dạng Resource Usage để trình bày một trong tám giá trị trên một đơn vị thời gian.
Giá trị mặc nhiên hiển thị trong dạng này là tổng số giờ làm việc trên một
đơn vị thời gian. Người sử dụng có thể dùng menu Fortmat, Details để chọn và cho hiển thị các giá trị thuộc những trường khác. Người sử dụng có thể cho thấy khối lượng quá tải, chẳng hạn, bằng cách chọn kiểu trường Overallocation. Kết quả trình bày chỉ là lượng quá tải, thay vì tổng số công việc phân bổ
trong mỗi giai đoạn. Phần này trình bày thoáng qua có bao nhiêu công việc người sử dụng có thể chuyển giao cho các tài nguyên khác để giải quyết quá tải. Giá trị Overallocation hữu ích khi tài nguyên đó có một ngày làm việc không theo chuẩn và người sử dụng phải biết lịch làm việc hàng ngày của tài nguyên
đó để tính ra tổng khối lượng công việc bị quá tải là bao nhiêu.
Dạng quan sát Resource Allocation I.2_ Làm việc với Resource Graph:
Resource Graph cung cấp một dạng quan sát tài nguyên quá tải khác, không những cho thấy sự phân bổ tài nguyên trên một giai đoạn, mà còn trình bày các số đơn vị tài nguyên khả dụng tối đa trong cùng một khung thời gian và bộ phận nào của tổng số phân bổ là bị quá tải. Người sử dụng có thể dùng
Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu
Resource Graph một cách hiệu quả bằng cách đặt đồ thị trong ô cửa sổ dưới, bên dưới dạng Resource Usage.
Resource Graph là một đồ thị phân bố tượng trưng cho dữ liệu tài nguyên trên một giai đoạn. Giá trị mặc nhiên được trình bày là Peak Units (đơn vịđỉnh)
được bố trí trong suốt giai đoạn đó. Giá trị Peak Units đo lường số đơn vị tài nguyên được chỉ định cho tất cả các công việc bên trong giai đoạn trên đồ thị. Thanh trình bày giá trị chỉđịnh màu xanh, cao bằng lượng tài nguyên khả dụng tối đa. Tất cả các phần chỉ định quá lượng tối đa trong giai đoạn được đo trên
đồ thị thì xuất hiện màu đỏ trong Resource Graph cho biết một tài nguyên bị
quá tải.
Nhận biết tài nguyên qua tải bằng Resource Graph II_ CÁC GIẢI PHÁP:
Nếu có tài nguyên bị quá tải, người sử dụng có thể giải quyết xung đột theo nhiều cách, nhưđược trình bày trong danh sách sau:
II.1_ Thêm tài nguyên:
Người sử dụng có thể thêm tên tài nguyên mới vào vốn tài nguyên trong nhiều dạng: Resource Sheet, Resource Form, Resource Usage, Task Entry…
Để đưa số đơn vị tối đa khả dụng của một tài nguyên ở trong dạng Resource Usage hay Resource Graph, có thể theo những bước sau:
1. Chọn tên tài nguyên.
2. Nhấn công cụ Information để hiển thị hộp thoại Resource Information. 3. Chọn trường Max Units và nhập giá trị mới.
4. Chọn nút OK để hoàn tất việc nhập.
Nếu Task Form được hiển thị, hãy chọn một công việc mà tài nguyên đó
được phân bổ vào và sau đó chọn tên tài nguyên trong các trường Resource ở đáy của mẫu đó. Người sử dụng có thể chọn công cụ Information để thay đổi chi tiết về tài nguyên này.
Sau khi người sử dụng xác định các tài nguyên được thêm là một phần của vốn tài nguyên, người sử dụng có thể chỉ định những tài nguyên này cho các công việc đang bị quá tải. Người sử dụng phải dùng một dạng quan sát trình bày các công việc theo mục đích này. Task Form, là một ô cửa sổ dưới của dạng Task Entry, là một lựa chọn đúng bởi vì các giá trị trong các trường Resource được hiển thị ở đáy thì bị tách thành cột khiến cho chúng dễ hiểu.
Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu
Người sử dụng cũng có thể dùng công cụ Resource Assign với bất kỳ dạng quan sát nào để thêm các tài nguyên cho một công việc hay để tăng hoặc giảm số đơn vịđược gán cho một tài nguyên được phân bổ lúc trước.
II.2_ Sắp lịch ngoài giờ:
Người sử dụng dùng cũng có thể lên lịch giờ phụ trội cho tài nguyên để bổ
sung giờ làm việc theo lịch bình thường. Nếu người sử dụng, Microsoft Project 2000 sẽ trừ số giờ này ra khỏi tổng khối lượng công việc được lên lịch trong giờ
làm việc bình thường của lịch tài nguyên. Người sử dụng không được giảm số
giờ làm việc cho công việc đó khi thêm giờ phụ trội; chỉ đưa vào số lượng giờ
sẽ được làm ngoài giờ. Dĩ nhiên, các giờ phụ trội này thường được trả ở một giá thưởng theo giờ. Sử dụng Overtime để giải quyết các vấn đề quá tải có thể
là một phương pháp tốn kém những thường không tốn kém bằng phương pháp thuê thêm tài nguyên.
Có thể nhập giờ phụ trội trên Task Form. Trong mỗi trường hợp người sử
dụng phải Format, Details để hiển thị các trường Work. Nếu dùng Task Form ở
mỗi thời điểm chỉ thấy một công việc được nêu. Nếu dùng Resource Form, thì trong bảng có các trường Work sẽ hiển thị tất cả các công việc mà tài nguyên
đó được thực hiện, mà người sử dụng có thể chỉđịnh giờ phụ trội đồng thời cho nhiều công việc trong trường Overtime.
Khi giờ phụ trội được thực hiện thì không gây vấn đề gì đối với Microsoft Project 2000. Người sử dụng không thể chỉđịnh chính xác khi nào các giờ phụ
trội được thực hiện. Người sử dụng chỉ có thể chỉđịnh những giờ này được áp dụng trên công việc nào, và việc xác lập chính xác các tài nguyên được dùng vào những giờ phụ trội là một vấn đề riêng biệt. Những giờ phụ trội là một vấn
đề riêng biệt. Những giờ phụ trội không trình bày lên bất kỳ lịch trình nào.
II.3_ Mở rộng lịch làm việc cho tài nguyên:
Nếu các tài nguyên làm thêm giờ và giá Overtime tương tự như giá bình thường, thì người sử dụng có thể điều chỉnh lịch cho tài nguyên để trình bày các giờ phụ trội. Tất cả những giờ làm việc bình thường trên lịch được tính phí
ở giá chuẩn đối với tài nguyên đó.
Nếu chỉ những tài nguyên nhất định thực hiện những giờ phụ trội, người sử
dụng hãy thay đổi trên các lịch tài nguyên riêng rẽ. Nếu tất cả các tài nguyên
đều làm việc ở những giờ phụ trội, người sử dụng có thể thay đổi trên lịch nền.
Để mở rộng các giờ làm việc bình thường cho tài nguyên, thực hiện như
sau:
1. Từ menu Tools, chọn Change Working Time.
2. Dùng mũi tên List trong hộp văn bản For để chọn tài nguyên có giờ mà người sử dụng muốn mở rộng.
3. Chọn những ngày tháng mà người sử dụng muốn có giờ phụ trội. 4. Nhập thời gian phụ trội trong các Hours.
5. Chọn OK đểđóng hộp thoại và cho thi hành giờđược đổi.
II.4_ Thay tài nguyên quá tải bằng tài nguyên chưa khai thác hết:
Phương pháp này là tìm kiếm tài nguyên thay thế để chia sớt bớt một phần công việc của tài nguyên quá tải. Để sử dụng phương pháp này hiệu quả có thể
tham khảo các điểm sau:
1. Danh sách tài nguyên quá tải và khối lượng công việc hiện thời của chúng trên một giai đoạn.
Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu
2. Những công việc có tài nguyên quá tải làm việc trong các giai đoạn quá tải.
3. Khối lượng công việc của những tài nguyên được phân bổ hoàn toàn cho những công việc trong những giai đoạn qua tải.
4. Mức độ kỹ năng của các tài nguyên khác có thể sử dụng được để thực hiện công việc và chúng phải mất bao nhiêu thời gian để tìm công việc phải làm.
5. Chi phí sử dụng mỗi tài nguyên.
6. Tổng số công việc cho mỗi công việc có thể được thay tài nguyên
II.5_ Giải quyết qua tải bằng cách trì hoãn công việc:
Nếu tài nguyên quá tải là kết quả của việc sắp lịch của nhiều công việc cùng một lúc, người sử dụng có thể trì hoãn một hay nhiều công tác để cân đối hay mở rộng những nhu cầu về tài nguyên trên một giai đoạn dài, giảm bớt nhu cầu vào những ngày quá tải. Người sử dụng có thể trì hoãn các công việc bằng cách xem xét lịch trình công việc và lựa chọn công việc trì hoãn hoặc người sử
dụng có thể cho Microsoft Project 2000 chọn các công việc trì hoãn theo lệnh của người sử dụng hoặc tự động khi các công việc được thêm vào lịch trình. Nếu người sử dụng tự chọn công việc trì hoãn thì hãy chọn trường Leveling Delay (trong bảng Leveling Grantt, trong menu View, More Tables, Leveling Grantt) của cơ sở dữ liệu công việc để nhập thời trễ cho những ngày tháng bắt
Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu
Chương VI