Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứuLịch có tên: ĐẦU TUẦN,dùng cho tất cả các cán bộ có lịch đ
II THIẾT LẬP CÁC TUỲ CHỌN CHO CÁC FILE:
1. Vì trong Microsoft Project 2000 chỉ tính đơn vị tiền tệ cho chi phí là $, mà trong dự án sử dụng đơn vị tiền tệ là “đồng”, vì vậy cần xác lập lại tuỳ
chọn này như sau: Vào menu Tools, Options, View, đổi biểu tượng đơn vị
tiền tệ $ thành “đồng”, chọn lại cách thức hiển thị chi phí với dạng “1
đồng”, giữ giá trị mặc nhiên của hộp Decimal degits là 2.
2. Sau khi thiết lập đơn vị tiền tệ tiếp tục xác lập đơn vị thời gian, chú ý đơn vị thời gian mặc nhiên của Microsoft Project 2000 là giờ (h), nên cần thiết lập lại. Vào tuỳ chọn Tools, Options, General, xác lập lại đơn vị thời gian mặc nhiên là 0.00 đồng /m cho các file dự án trong các hộp: Default standar rate, Default overtime rate (mặc nhiên là $0.00/h hoặc 0.00
đồng/h nếu đơn vị tiền tệ đã xác lập là đồng).
3. Xác lập các tuỳ chọn Calendar như trong hộp thoại trình bày dưới đây:
Hộp thoại trình bày các tuỳ chọn Calendar
4. Xác lập các tuỳ chọn cho lịch trình như trong hộp thoại trình bày dưới
Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu
Hộp thoại trình bày các tuỳ chọn về Schedule cho các file dự án III_ THIẾT LẬP DANH SÁCH TÀI NGUYÊN:
III.1_ Nhập danh sách tài nguyên:
Mở một file dự án mới, vào Resource Sheet nhập các thông tin tài nguyên: Tên tài nguyên, kiểu tài nguyên, Đơn vị tài nguyên (như được mô tả trong phần PHÁC THẢO DỰ ÁN)…Đặt tên file là TAI NGUYEN. File này sẽ được dùng chung cho các file dự án khác (fiel CHINH QUI, TAI CHUC).
Mẹo nhỏ:
Nếu muốn danh sách tài nguyên hoặc danh sách các công việc có một thứ tự tăng dần theo số ID đồng thời tăng dần theo tên thì có thể làm như sau: Lập danh sách tên tài nguyên trong Microsoft Excel và thực hiện sắp xếp theo ý muốn, sau đó dùng lệnh Copy (Microsoft Excel) sao chép danh sách này và dán (Paste) vào file TAI NGUYEN.
Lập lịch làm việc cho từng tài nguyên theo cách sắp lịch của trường (trình bày chi tiết trong phần PHÁT THẢO DỰ ÁN). Lịch này phản ánh thời gian mà tài nguyên có thể làm việc trong từng ngày, và theo tuần, dùng công vụ Change Working Time (được trình bày cụ thể trong phần MỘT SỐ KỸ THUẬT HOẠCH
ĐỊNH VÀ QUAN SÁT DỰ ÁN). Sau đó đưa lịch này vào thông tin tài nguyên trong cột Baseline Calendar trong Resource Sheet. Microsoft Project 2000 sẽ
tính toán thời gian của tài nguyên phải bỏ ra để thực hiện công việc khi được phân công dựa trên lịch làm việc của công việc và lịch cá nhân của tài nguyên
đó, và sẽ đưa ra hiệu báo khi có một công việc nào đó chiếm thời gian lớn hơn
đơn vị tài nguyên cho phép (hay quá tải tài nguyên). Trong công tác quản lý này thì các tài nguyên sẽ có cùng một lịch chuẩn là LỊCH DẠY (vì các cán bộ đều có thể thực hiện công tác theo lịch làm việc của Phòng Giáo Vụ, phần này được trình bày trong phần “Lịch làm việc cho tài nguyên”).
III.2_ Nhập chi phí cho tài nguyên:
Vì tài nguyên có nhiều mức chi phí khác nhau với những công việc khác nhau. Tuỳ vào việc giảng dạy chính qui hay tại chức, và còn tuỳ vào chức danh của từng cán bộ mà các mức chi phí có sự chênh lệch. Nên việc xác lập các mức chi phí như sau: Theo cách đã được nói đến trong phần “Chi phí cho tài nguyên” thực hiện như sau:
Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu
Mức cost A Mức cost B Mức cost C Mức cost D
CHỨC DANH CHÍNH QUI TỔ CHỨC THI CQ TẠI CHỨC TỔ CHỨC THI TC Trợ giảng 11000đ / tiết chuẩn 14000đ / tiết chuẩn 17000đ / tiết chuẩn 20000đ / tiết chuẩn Giảng viên 14000đ / tiết chuẩn 14000đ / tiết chuẩn 20000đ / tiết chuẩn 20000đ / tiết chuẩn Giảng viên chính 17000đ / tiết chuẩn 14000đ / tiết chuẩn 24000đ / tiết chuẩn 20000đ / tiết chuẩn Phó giáo sư 19000đ / tiết chuẩn 27000đ / tiết chuẩn Giáo sư 22000đ / tiết chuẩn 27000đ / tiết chuẩn
Ở mỗi mức chi phí chỉ nhập chi phí cho trường Standard Rate ngoài ra không cần nhập thêm bất cứ chi phí nào cho các mức chi phí nói trên.
Chú ý:
Tiết chuẩn ở đây theo lịch giảng dạy là 45 phút. Nhưng trong Microsoft Project 2000 không có đơn vị là “45 phút” nên để cho việc tính toán chính xác hơn trong chương trình sẽ sử dụng tính chi phí trên đơn vị là phút. Bằng cách dùng chi phí cho một tiết chuẩn chia cho 45 để tính ra chi phí trên một phút.
Bảng chi phí sẽ được thay đổi như sau:
Mức cost A Mức cost B Mức cost C Mức cost D
CHỨC DANH CHÍNH QUI TỎ CHỨC THI CQ TẠI CHỨC TỎ CHỨC THI TC Trợ giảng 244.44đ/phú t 311.11đ/phút 377.78đ/phút 444.44đ/phút Giảng viên 311.11đ/phú t 311.11đ/phút 444.44đ/phút 444.44đ/phút Giảng viên chính 377.78đ/phú t 311.11đ/phút 533.33đ/phút 444.44đ/phút Phó giáo sư 422.22đ/phú t 600.00đ/phút Giáo sư 488.89đ/phú t 600.00đ/phút
Áp dụng các chi phí cho từng công việc tương ứng:
1. Những chi phí cho các tài nguyên khi tham gia thực hiện các công việc trong file CHINH QUI như:
• Cán bộ tham gia giảng dạy: với mức chi phí là A.
• Cán bộ tham gia gác thi: với mức chi phí là B.
• Cán bộ tham gia công việc ra đề thi: thì được tính trực tiếp với chi phí nhất định.
Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu
2. Những chi phí cho tài nguyên khi tham gia thực hiện công việc trong file TAI CHUC như:
• Cán bộ tham gia giảng dạy: với mức chi phí là C.
• Cán bộ tham gia gác thi: với mức là D.
• Cán bộ tham gia công việc ra đề thi: Được tính trực tiếp với chi phí nhất định.
Sau khi đã thiết lập các mức chi phí cho tài nguyên. Việc tiếp theo là xác nhận xem ứng với loại công việc nào thì có mức chi phí ra sao, các bước thực hiện:
1. Chọn dạng quan sát Task Usage trong menu More Views của file DU AN. 2. Vào menu Views, chọn Tables, chọn Cost.
3. Cũng từ menu Views, chọn Tables, More Tables…, Chọn bảng Cost danh sách và thực hiện chèn thêm cột Cost Rate Table vào bảng Cost bằng cách nhấn Edit.
4. Sau khi đã chèn xong cột Cost Rate Table trở về màn hình Task Usage, vào cột Cost Rate Table trong màn hình, ứng với mỗi tài nguyên và mỗi công việc chọn mức chi phí cho công việc mà tài nguyên thực hiện, bằng cách nhấn vào mũi tên bên phải của trường, chọn mức chi phí cần thiết lập cho công việc. Thông tin chi phí cho từng loại công việc đã được trình bày trong bảng chi phí trên.
5. Phần chi phí bồi dưỡng cho cán bộ ra đề thi được nhập trực tiếp từ màn hình Task Usage. Nhập chi phí ra đề thi cho các tài nguyên tham gia công việc ra đề thi tương ứng trong trường Cost.