Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứuĐể lọc danh sách công việc hay tài nguyên Khi cần xác định xem các đặc
XV TẠO VÀ CHIA SẺ TÀI NGUYÊN:
XV.1_ Tạo tài nguyên dùng chung (Resourec Pool):
Trong thực tế có thể có những tài nguyên cùng một lúc tham gia nhiều dự
án. Để quản lý và phân công một cách chính xác về thời lượng công việc cho tài nguyên và để tránh quá tải, người sử dụng cần tạo một file resource dùng chung cho tất cả các dự án. Cách thức như sau:
Hàm liên kết Chọn thuộc tính cần lọc Điều kiện đi kèm Giá trị tương ứng với điều kiện Tên bộ lọc
Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu
1. Mở một file dự án mới bằng lệnh File, New.
2. Nhập các thông tin của tài nguyên vào Resource Sheet. 3. Lưu và đặt tên cho file tài nguyên.
Sau khi các file muốn dùng chung tài nguyên đã được liên kết với file tài nguyên, thì danh sách các file liên kết sẽ được liệt kê trong hộp thoại Share Resources.
XV.1_ Chia sẻ tài nguyên dùng chung:
Trong khi file tài nguyên đang được mở, mở tiếp file dự án muốn chia sẻ tài nguyên với file tài nguyên, từ cửa sổ Microsoft Project của file muốn chia sẻ tài nguyên thực hiện các công việc sau:
1. Từ file dự án muốn chia sẻ tài nguyên vào menu Tool, Resources, Share Resources…
2. Trong hộp thoại Share Resources, chọn Uses Resources. 3. Trong hộp From, chọn file tài nguyên muốn sử dụng.
4. Trong On conflict with calendar or resource information có hai tuỳ chọn:
• Pool takes precedence: Nếu muốn giải quyết các định nghĩa xung
đột theo nhập lương trong file chứa vốn tài nguyên.
• Sharer takes precedence: Giải quyết xung đột theo nhập lượng trong file sử dụng vốn tài nguyên đó (Hãy đánh dấu vào nút Sharer takes precedence).
Hộp thoại chia sẻ tài nguyên từ các file muốn dùng chung tài nguyên XVI_ NHÌN TOÀN CẢNH DỰ ÁN:
Sau khi đã xác định các công việc, thời khoảng ràng buộc, mối quan hệ
phụ thuộc, và các phân bổ tài nguyên, Microsoft Project tính ngày tháng bắt đầu và kết thúc cho mỗi công việc, và ngày tháng kết thúc cho dự án. Hộp thoại Project Statistics là một khung nhìn toàn cảnh nhất về dự án. Tất cả những dữ
liệu trong hộp thoại Project Statistics đều được tính toán người sử dụng không thể chỉnh sửa bất kỳ trường nào trên mẫu đó.
Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu
Hộp thoại Project Statistics thể hiện thông tin tóm lược về dự án XVII_ DI CHUYỂN NHANH BẰNG LỆNH GO TO:
Sử dụng lệnh Go To để di chuyển thẳng đến một ngày tháng hay một số ID của công việc riêng biệt. Lệnh Go To này có thể truy xuất bằng cách điểm vào vùng tên tháng, hoặc nơi bất kỳ nhưng ngay trên một thanh công việc, và nhấn chuột phải để hiển thị menu Shortcut, hoặc có thể vào menu Edit, Go To. Khi vào lệnh hộp thoại Go to sau xuất hiện:
Lệnh này có thể áp dụng cho tất cả các dạng quan sát, nhằm di chuyển nhanh đến một đối tượng dữ liệu cần thiết, chính xác và hiệu quả cho công việc theo dõi và quản lý tiến độ thực hiện dự án.
Hộp thoại di chuyển nhanh bằng lệnh Go To XIX_ ĐỊNH VỊ DỮ LIỆU BẰNG LỆNH FIND:
Khi quản lý một dự án lớn, dữ liệu dự án hay số công việc nhiều, khi đó muốn tìm một công việc có những đặc tính đặc trưng nào đó thì đôi khi rất cực. Lệnh Find là một công cụ mà Microsoft Project cung cấp cho người sử dụng nhằm giải quyết vấn đề này. Để thực hiện lệnh này có thể nhấn phím tắt Ctrl + F, hoặc vào menu Edit, Find xuất hiện hộp thoại sau:
Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu
Hộp thoại Find dùng để tìm một công việc hay tài nguyên XX_ TÌM HIỂU CHI PHÍ:
XX.1_ Chi phí cho tài nguyên:
Nhập chi phí cho tài nguyên có hai cách:
1. Thiết lập một mức chi phí cho tài nguyên. Thực hiên như sau: từ file chứa tài nguyên, chọn Resource Sheet, nhập chi phí trên một đơn vị thời gian cho việc sử dụng tài nguyên trong trường Standard Rate.
2. Thiết lập nhiều mức chi phí: Thực hiện như sau: từ file chứa tài nguyên, chọn Resource Sheet, chọn tài nguyên cần thiết lập, nhấp double vào tài nguyên, hoặc mở Resource Information, chọn Cost. Quan sát bảng chi phí sau:
Hộp thoại cho phép thiết lập các mức chi phí cho tài nguyên
Với Cost rate tables người sử dụng có thể thiết lập nhiều mức (A, B, C, D và E) chi phí cho tài nguyên ứng với những công việc khác nhau. Trong mỗi mức người sử dụng có thể thiết lập những ngày đặc biệt áp dụng cho chi phí này. Thông tin cụ thể như sau:
• Effective Date: Bị ảnh hưởng bởi các chi phí Standard Rate, Overtime Rate, Per Use Cost.
Đoạn dữ liệu cần tìm. Xác định trường chứa dữ liệu cần tìm. Xác định hướng tìm kiếm. Điều kiện cho dữ liệu cần tìm.
Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu
• Standard Rate (chi phí trên một đơn vị thời gian cho việc sử dụng tài nguyên): Gõ chi phí bình quân là một con số, kèm theo dấu gạch slash và sau đó gõ một trong những mẫu tự đơn vị thời gian: m (phút), h (giờ), d (ngày), w (tuần), y (năm). Nếu không đưa đơn vị
thời gian vào Microsoft Project 2000 sẽ dùng lượng đó tính theo giờ.
• Overtime Rate (phí phụ trội): Chi phí này được dùng khi giờ phụ trội
được thêm vào lịch trình công việc. Nếu giá làm việc ngoài giờ tương tự như giá bình thường, thì người sử dụng phải nhập lượng này một lần nữa trong trường Overtime rate, hoặc những giờ phụ trội sẽ được trả giá mặc nhiên là zero.
• Per Use Cost (phí sử dụng): Là chi phí được tính một lần cho một cho mỗi đơn vị tài nguyên được chỉ định cho công tác bất kỳ. Giả sử
rằng chi phí sử dụng là $10 và một đơn vị tài nguyên được gán cho công tác A là 30 phút làm việc. Phí sử dụng cho công tác là $10. Nếu hai đơn vị tài nguyên tương tự được gán cho công tác B là $20.
• Accrue at (tích luỹ): Trường này có ba nhập lượng: Start, End và Prorated. Phương pháp tích luỹ (accure) xác định cách Microsoft Project 2000 tính toán các chi phí thực tế sau khi người sử dụng nhập một ngày tháng bắt đầu hay bắt đầu công việc trên một dự án. Phương pháp tích luỹ mặc nhiên là Prorated có nghĩa là sau khi công việc trên dự án khởi động và người sử dụng nhập khối lượng công việc thực tế (hay số phần trăm thực hiện), Microsoft Project 2000 tính các chi phí thực tế cho phần công việc đã thực hiện.
Nếu người sử dụng chọn Start, khi nhập một ngày tháng bắt đầu thực tế cho công tác đó, thì Microsoft Project 2000 tính toàn bộ chi phí của công tác bằng chi phí thực tế theo ngày tháng bắt đầu đó. Nếu người sử dụng chọn End cho phương pháp tích luỹ, Microsoft Project 2000 hoãn nhận diện chi phí thực tế cho đến khi người sử
dụng nhập một ngày tháng kết thúc hay cho đến lúc công tác hoàn tất 100%.
XX.2_ Áp dụng các mức chi phí cho các công việc khác nhau:
Sau khi đã thiết lập các mức chi phí cho tài nguyên thì việc còn lại là phải áp dụng các mức chi phí này vào các công việc tương ứng. Thực hiện như sau: Mở Task Usage, vào menu Insert, chọn Column, trong hộp Field name chọn Cost Rate Table, hiển thị mức chi phí áp dụng của tài nguyên với từng công việc. Kèm theo những tên tài nguyên tương ứng với các công việc, trong trường Cost Rate Table chọn mức chi phí áp dụng cho công việc.
Khi đó để nhận diện chi phí cho tài nguyên dùng Resource Usage, sau đó vào menu View, chọn Tables, Cost. Các trường dưới đây phản ánh các chi phí của tài nguyên:
• Cost: Thể hiện chi phí trên lịch trình của các công việc mà tài nguyên
được phân công.
• Baseline cost: Thể hiện chi phí hoạch định của các công việc mà tài nguyên được phân công.
• Variance: Thể hiện sự khác biệt giữa Cost và Baseline cost.
• Actual cost: Thể hiện tổng chi phí đã gánh chịu theo tỷ lệ hoàn thành của các công việc mà tài nguyên được phân công.
Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu
• Remaining cost: Chi phí còn lại của các công việc mà tài nguyên
được phân công.
XX.3_ Chi phí cho công việc:
Để nhập chi phí cho các công việc, từ màn hình Grantt Chart, vào menu View, chọn Tables, chọn Cost. Khi đó có thể thiết lập Fixed cost cho các công việc, một Fixed cost là chi phí cố định cho công việc sẽ không bịảnh hưởng bởi
đơn vị tài nguyên phân công, hoặc bị ảnh hưởng bởi thời khoảng (Duration) thực hiện của công việc.
Khi nhập một chi phí vào trường Fixed cost cho một công việc thì cho dù công việc này có kéo dài thời gian thực hiện so với kế hoạch ban đầu thì chi phí cho công việc này cũng không thay đổi.