Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứuLịch có tên: ĐẦU TUẦN,dùng cho tất cả các cán bộ có lịch đ
IV THIẾT LẬP CÁC FILE:
IV.1_ Thiết lập danh sách công việc:
Áp dụng cho file CHINH QUI và TAI CHUC.
Bắt đầu từ màn hình Grantt Chart mở hộp thoại Change Working Time tạo các lịch cho các công việc của dự án (đã được nói rõ ở phần lý thuyết).
Với tuỳ chọn chọn Start On Project Start Day trong ô New tasks của tuỳ
chọn Tools, Options, Schedule sẽ xác nhận việc khi có một công việc mới thì khởi điểm của nó chính là ngày khởi điểm của dự án, mọi thay đổi về ngày bắt
đầu thật sự của dự án sẽđược tính toán lại sau khi đã nhập công việc kèm theo lịch của chính nó, Microsoft Project 2000 sẽ tự động làm công việc này.
Để thuận lợi cho việc tính toán các thời khoảng của công việc đồng thời tránh công việc phiền phức là phải tính toán ước lượng thời gian cho từng công việc, thực hiện các bước sau:
1. Từ màn hình Grantt Chart, vào menu View, chọn Tables, More Tables.
2. Trong hộp thoại More Tables, chọn Entry. 3. Nhấn Edit để thêm vào hai trường đó là:
• Number1: Trường này được chèn vào sau trường Task name dùng để lưu số tiết, nếu công việc nào không có số tiết thì trường này mặc nhiên bằng sẽ 0.
• Duration1: Trường này được chèn vào sau trường number1 nhưng trước trường Duration và được dùng để lưu giá trị thời khoảng ước lượng tạm thời được tính toán từ một hàm. Hàm này được tạo như sau:
Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu
o Sau khi đã chèn xong các trường nói trên, từ màn hình Grantt Chart, vào menu Tools, Customize, Fields. Xuất hiện hộp thoại sau:
Hộp thoại Costumize Fields
o Trong hộp Type chọn Duration, một danh sách các trường thuộc loại thời khoảng sẽđược liệt kê trong hộp Fields bên dưới.
o Nhấp chọn trường Duration1 và nhấn Formula để xác lập một hàm cho trường này.
o Quan sát hộp thoại sau với một hàm được xác lập.
Hộp thoại thiết lập hàm cho các trường
o Nhấn OK kết thúc.
• Khi nhập dữ liệu số tiết vào trường thì Microsoft Project 2000 sẽ tự động tính thời gian cho công việc và hiển thị trong trường
Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu
Duration1, người sử dụng nhập thời khoảng từ trường này vào trường Duration là trường thời khoảng chính thức. Phương pháp này không tối ưu tuy nhiên khi áp dụng cũng tạm chấp nhận.
• Nhập tên các công việc phác thảo vào trường Task name của Grantt Chart.
Dùng Task Information để xác lập các thông tin cho từng công việc:
Hộp thoại Task Information trình bày những thông tin của công việc
Đối với các công việc giảng dạy: Khi nhập công việc vào chủ nhiệm dự án không cần phải xác lập ngày khởi đầu cho công việc mà Microsoft Project 2000 sẽ căn cứ vào lịch thực hiện của công việc và ngày khởi đầu của dự án mà tự động xác lập ngày bắt đầu và kết thúc dự kiến. Điều này đòi hỏi người quản lý phải ước lượng thời gian thực hiện của từng công việc (từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc).
Đối với công tác Ngày thi: vì thời gian thực hiện công việc này ít (từ 30 phút – 180 phút) lịch coi thi sẽđiều chỉnh chỉ một ngày không theo lịch chuẩn là ngày thi (vì nếu điều chỉnh tất cả thời gian về Nonworking time và duy chỉ có ngày thi là Nondefault working time thì Microsoft Project 2000 sẽ báo lỗi ngay lập tức). Người quản lý sẽ phải thiết lập ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho công việc này một cách chính xác. Đểđảm bảo công việc phải hoàn thành đúng ngày qui đinh người quản lý cần thiết lập ràng buộc thời gian cho công việc này là Mush Finish On (phải hoàn thành đúng ngày qui định). Thực hiện: Chọn công tác cần xác lập ràng buộc thời gian, mở Task Information, chọn Advance, thiết lập ràng buộc này trong ô Constraint Type.
Công tác tóm lược thì các trường thời gian thời khoảng người sử dụng không được nhập vào mà Microsoft Project 2000 sẽ tự tính toán từ các công tác thứ cấp sao đó đưa ra kết quả.
IV.2_ Tạo ràng buộc về thời gian thực hiện và đưa lịch làm việc cho từng công việc vào thông tin của công việc:
Thời gian cần để hoàn thành công việc Ngày bắt đầu Ngày kết thúc Tỷ lệ hoàn thành
Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu
Mỗi một môn học và một lớp học có một lịch học tương ứng tạo bằng Change Working Time…và lịch này phải được tạo trước đó để đưa vào các ràng buộc cho công việc, lịch được tạo như ví dụ minh hoạ sau:
Ví dụ về lịch dạy môn Anh văn chuyên ngành 2 của cô Võ Huỳnh Trâm
Trong menu Tool, Option, Advance:
1. Trong hộp Constraint type chọn As Soon As Possible (không ràng buộc)
đối với các công việc giảng dạy bình thường, với các công việc coi thi thì chọn Mush Fihnish On (phải kết thúc đúng ngày qui định).
2. Task type chọn Fixed Duration; công việc có thời khoảng cốđịnh. 3. Calendar: Đưa lịch riêng của công việc vào đây (Chú ý: Lịch này phải
được tạo trước và riêng cho từng công việc). Cụ thể như sau:
Hộp thoại Task Information Advance IV.3_ Chia sẻ tài nguyên:
Vì các cán bộ giảng dạy chỉ trực thuộc một khoa đó là Khoa Công Nghệ
Thông Tin, nhưng vì yêu cầu quản lý nên phải tách việc tổ chức công việc ra làm hai file (CHINH QUI và TAI CHUC), nhưng cũng chỉ có những cán bộ này tham gia công tác giảng dạy, và mỗi cán bộ có những thông tin nhất định, đồng thời có thể dùng file này làm mẫu tài nguyên cho những file dự án khác nên file
Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu
tài nguyên được tổ chức là một Resource Pool. File này chỉ nhập danh sách các tài nguyên, ngoài ra không có những thông tin nào khác. Các file dự án khác muốn dùng tài nguyên của file này thì phải thực hiện chia sẻ tài nguyên.
Thực hiện như sau: Vào menu Tools, Resources, Share Resource…, Use Resource, chọn tên file TAI NGUYEN, đánh dấu chọn Sharer take precedence. Thực hiện điều này với cả hai file CHINH QUI và TAI CHUC.
Chú ý: Lúc này tất cả các file muốn sử dụng tài nguyên lẫn file nắm giữ tài nguyên đều phải được mở trong chương trình.
Sau khi thực hiện chia sẻ tài nguyên. Từ file tài nguyên vào Tools, Resource, Share Resource, xuất hiện hộp thoại sau:
Tên các file có sử dụng tài nguyên của file TAI NGUYEN sẽ có trong hộp Share links
Hình Chia sẻ tài nguyên của file resource pool
Sau khi đã thực hiện chia sẻ tài nguyên thì mỗi khi một file (được sử dụng tài nguyên ) được mở, Microsoft Project 2000 sẽ hỏi người sử dụng có muốn mở file tài nguyên kèm theo không, nếu muốn mở thì chọn Open resource pool to see assignments across all share files, ngược lại không muốn mở chọn Do not open other files.
Chú ý: File TAI NGUYEN được mở là file chỉ đọc. Nếu có sự thay đổi nào có liên quan đến tài nguyên thì thực hiện cập nhật lại tài nguyên bằng cách vào menu Tools, Resource, Update Resource Pool.
Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu
khi mở một file sử dụng Resource Pool IV.4_ Phân công tài nguyên đảm trách công việc:
Hộp thoại Task Information Resource
Phân công cán bộ cho các công việc kèm với đơn vị thời gian của cán bộ
phải mất để thực hiện và hoàn thành công việc. Đơn vị này tuỳ thuộc vào lịch riêng của công việc so với lịch làm việc của cán bộ.
Ngoài ra cũng có thể dùng Task Entry để phân công và tạo các quan hệ
giữa các công việc. Với Task Entry là dạng kết hợp của Grantt Chart ở cửa sổ
phía trên và Task Form ở cửa sổ bên dưới người sử dụng có thể quan sát công việc tỉ mỉ hơn.
IV.5_ Thiết lập các ràng buộc giữa các công việc:
Tuỳ thuộc vào quan hệ giữa các công việc mà thiết lập các ràng buộc phù hợp. Thực hiện như sau:
Hộp thoại Task Information Predecessors
Đưa các công việc có ràng buộc với công việc được chọn vào cột Task Name, thiết lập loại ràng buộc của công việc tương ứng với công việc được chọn. Nếu có thời gian trễ hoặc sớm thì ghi vào cột Lag. Ởđây, vì môn Anh văn chuyên ngành 2 có hai cán bộ dạy, và tất cả các lớp học môn này thì thi cùng ngày, nên công việc ra đề thi phải do hai cán bộ này cùng thực hiện, đồng thời
Trung tâm Học liệu ĐH Cần Thơ @ Tài liệu học tập và nghiên cứu
công tác giảng dạy của cả hai cán bộ dạy môn này phải đảm bảo kết thúc môn trước ngày thi ít nhất là cùng một lúc với ngày nộp đề thi cho hội đồng thi. Ràng buộc ở đây là công việc giảng dạy của các cán bộ dạy môn này và công tác ra
đề thi phải có quan hệ Finish-to-Finish, và công việc Ngày thi có quan hệ với công việc ra đề thi là Sart-to-Finish và thời gian trễ là -3d do phải biết được ngày thi thì mới biết được hạn chót phải hoàn thành công việc ra đề thi.
Các file CHINH QUI và TAI CHUC thì có các cấu trúc và các quan hệ ràng buộc được thực hiện như mô tả ở trên. Về file dự án thì có cấu trúc tương tự
như file CHINH QUI. Nhưng phần nhập lượng các công tác thì không có mà thay vào đó là chèn các file CHINH QUI và TAI CHUC vào nhằm có cái nhìn tổng quát về dự án.
Thực hiện việc chèn các file như sau: 1. Vào menu Insert.
2. Chọn Project.
3. Xuất hiện hộp thoại Insert Project.
4. Chỉđường dẫn đến thư mục lưu file muốn chèn. 5. Trong hộp File name chọn tên file cần chèn. 6. Nhấn OK kết thúc.