Quản lý tài chính của các trường THPT cũng được thưc hiện theo ba khâu: quản lý quá trình lập và phân bổ dự toán; quản lý quá trình chấp hành; quản lý quá trình quyết
toán.
*Quản lý quá trình lập dự toán: Việc lập dự toán ngân sách các trường THPT hiện nay được thực hiện theo quy trình từ cấp thấp lên cấp cao (Trường - Sở Giáo dục và Đào tạo - Sở Tài chính). Cụ thể các trường tiến hành lập dự toán thu, chi thuộc nhiệm vụ được giao gửi Sở Giáo dục và Đào tạo; Sở Giáo dục và Đào tạo tổng hợp, xem xét, điều chỉnh để hoàn thiện, sau đó phối hợp với cơ quan tài chính dự thảo kế hoạch ngân sách và trình HĐND, UBND tỉnh phê duyệt.
Đây là công việc khởi đầu của một chu trình quản lý tài chính của các trường trung học phổ thông công lập. Lập dự toán một cách đúng đắn, có cơ sở khoa học, thực tiễn sẽ có tác dụng quan trọng đối với kế hoạch hoạt động giáo dục của các trường THPT. Lập dự toán thu, chi quyết định chất lượng phân bổ và sử dụng nguồn lực tài chính; nó cũng là căn cứ quan trọng cho việc quản lý và kiểm soát chi phí phát sinh hàng năm của NSNN.
Vì vậy, để phát huy vai trò tích cực của công tác lập dự toán của các trường THPT, lập dự toán phải đáp ứng các yêu cầu nhất định và dựa vào những căn cứ nhất định với những phương pháp và trình tự có tính khoa học và thực tiễn đáp ứng yêu cầu cơ bản sau:
Một là, đảm bảo việc xâydựng dự toán thu, chi của các trường THPT dựa trên hệ thống chế độ, chính sách, tiêu chuẩn định mức được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Hai là, đảm bảo việc xây dựng dự toán thu, chi của các trường THPT được thực hiện đúng với trình tự và thời gian quy định.
Ba là, dự toán thu, chi phải bao quát được toàn bộ hoạt động của trường THPT, phản ánh đầy đủ các khoản thu, chi của trường.
Thực chất dự toán của các trường THPT là phản ánh sự phân phối sử dụng các nguồn lực tài chính để đáp ứng nhiệm vụ hoạt động của trường. Vì vậy trước khi lập dự toán phải dựa trên các căn cứ sau:
giáo dục trong năm kế hoạch; Hệ thống chính sách, chế độ, các định mức, tiêu chuẩn thu, chi của Nhà nước; Chỉ tiêu về số lượng trường, lớp, biên chế giáo viên, số lượng giáo viên, số lượng học sinh, sinh viên...; Khả năng bố trí chi thường xuyên ngân sách cho giáo dục - đào tạo trên cơ sở cân đối tổng thể chi NSNN năm kế hoạch ngoài ra việc lập dự toán cần phải căn cứ vào kết quả phân tích việc thực hiện dự toán thu, chi của trường trong năm tài chính trước. Đây là căn cứ quan trọng bổ sung cho những kinh nghiệm cần thiết cho việc lập dự toán trong kỳ kế hoạch.
Phân bổ và giao dự toán: Căn cứ vào định mức phân bổ ngân sách do Thủ tướng Chính phủ quyết định, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương dựa vào khả năng tài chính ngân sách và đặc điểm tình hình ở địa phương, trình HĐND ban hành định mức phân bổ chi ngân sách giáo dục để làm căn cứ xây dựng dự toán và phân bổ ngân sách giáo dục địa phương. Mỗi địa phương khi phân bổ ngân sách chi thường xuyên cho các cơ sở giáo dục thường sử dụng một hoặc kết hợp hai hoặc ba trong các tiêu chí sau: học sinh, giáo viên, lớp, loại trường, chi con người, chi khác
(ngoài chi con người). Căn cứ vào Nghị quyết của HĐND cấp tỉnh, UBND cùng cấp quyết định giao nhiệm vụ thu, chi ngân sách giáo dục cho Sở Giáo dục và Đào tạo. Sau
khi nhận được quyết định giao nhiệm vụ thu, chi ngân sách của UBND tỉnh, Sở Giáo
dục và Đào tạo tiến hành phân bổ kế hoạch ngân sách cho các trường gửi Sở Tài chính thẩm tra và căn cứ vào kết quả thẩm tra, Sở Giáo dục và Đào tạo quyết định giao dự toán thu, chi cho từng trường.
*Quản lý quá trình chấp hành dự toán NSNN: Trong quản lý chi NSNN, khâu chấp hành kế hoạch chi là nội dung quan trọng bởi đây là giai đoạn đồng vốn NSNN được cấp phát, chi trả trực tiếp ra khỏi quỹ NSNN. Để có thể quản lý tốt quá trình thực hiện dự toán phải thực hiện được các nội dung sau:
Thứ nhất, đối với các đơn vị cơ sở giáo dục: Phảicụ thể hóa dự toán chi cả năm để Kho bạc Nhà nước làm căn cứ quản lý, cấp phát, thanh toán; Phải chấp hành nghiêm túc những định mức, tiêu chuẩn của từng khoản chi đã được giao trong dự
toán; Phải lập đầy đủ các chứng từ hợp pháp, hợp lệ trước khi gửi Kho bạc Nhà nước
thanh toán.
cấp phát, trách nhiệm và quyền hạn của các cơ quan (tài chính, kho bạc, cơ sở giáo dục...). Nghiêm túc điều hành theo dự toán đã được lập, xoá bỏ cơ chế xin cho, thực hiện nghiêm túc các chỉ tiêu, định mức đã đề ra. Sử dụng tổng hợp các biện pháp kinh tế, tài chính và hành chính nhằm biến các chỉ tiêu chi trong kếhoạch NSNN trở thành hiện thực; Cơ quan tài chính phải chủ động đảm bảo kinh phí cho giáo dục - đào tạo; trong trường hợp nguồn thu không đảm bảo nhu cầu chi phải phối hợp với cơ quan giáo dục điều chỉnh kịp thời dự toán chi trong phạm vi cho phép; Cơ quan tài chính và kho bạc nhà nước phối hợp kiểm tra tình hình quản lý và sử dụng kinh phí NSNN ở các đơn vị cơ sở giáo dục nhằm nâng cao hiệu quả của đồng vốn ngân sách.
*Quản lý quá trình quyết toán: Quyết toán ngân sách là việc tổng kết, đánh giá lại quá trình lập và chấp hành ngân sách. Theo nguyên tắc hiện nay là quyết toán ngân sách phảilàm từ cơ sở, tổng hợp từ dưới lên, cấp trên không được làm thay cấp dưới. Quản lý quá trình quyết toán các khoản chi phải thực hiện được một số nội dung sau:
Một là, phải đảm bảo tính chính xác của số liệu quyết toán: Sau khi thực hiện
xong công tác khoá sổ cuối năm, số liệu trên sổ sách kế toán của đơn vị, cơ sở giáo dục phải được đối chiếu, đảm bảo cân đối và khớp đúng với số liệu của cơ quan tài
chính và kho bạc nhà nước cả về tổng số và chi tiết. Khi đó đơn vị mới được tiến hành lập báo cáo quyết toánnăm.Ngoài ra, để đảm bảo được yêu cầu quản lý chi các đơn vị cơ sở giáo dục phải lập đầy đủ các biểu mẫu quyết toán theo quy định của Nhà nước gửi cơ quan tài chính đồng cấp theo đúng thời gian quy định.
Hai là, phải xác định được thẩm quyền xét duyệt quyết toán: Đối với các đơn vị dự toán thì đơn vị dự toán cấp trên xét duyệt quyết toán của đơn vị dự toán cấp dưới. Sau đó đơn vị dự toán cấp 1 có nhiệm vụ tổng hợp và lập báo cáo quyết toán nămgửi cơ quan tài chính đồng cấp; Đối với cáccấp ngân sách địaphương phải có trách nhiệm xét duyệt báo cáo quyết toán năm của các đơn vị dự toán trực thuộc và thẩm tra báo cáo quyết toán chi cho giáo dục - đào tạo của ngân sách cấp dưới. Sau đó, tổng hợp thành báo cáo chi ngân sách địa phương cho giáo dục - đào tạo gửi cho cơ quan tài chính cấp trên.
Báo cáo quyết toán chi ngân sách của các đơn vị dự toán các cấp và báo cáo quyết toán ngân sách các cấp chính quyền trước khi cơ quan Nhà nước có thẩm quyền
phê chuẩn, theo yêu cầu của Luật NSNN phải được cơ quan kiểm toán Nhà nước kiểm toán xác nhận.
Việc quyết toán chi NSNN cho giáo dục - đào tạo được thực hiện cùng với quyết toán chi NSNN hàng năm của các Bộ, cơ quan Trung ương và địa phương theo quy định của Luật NSNN hiện hành.
*Quản lý theo các nhóm mục chi: Nộidung của công tác quản lý các khoản chi cho con ngườibao gồm: Quản lý các khoản chi lương, phụ cấp, tiền thưởng, các khoản đóng góp, phúc lợi xã hội... Đây là nhóm chi chiếm tỷ trọng (%) lớn nhất trong tổng số chi thường xuyên NSNN cho sự nghiệp giáo dục - đào tạo, ảnh hưởng trực tiếp đến đời sống của những người làm công tác giáo dục nên việc quản lý nhóm mục chi này phải được thực hiện nghiêm túc, công bằng, đúng chế độ chính sách.
Quản lý các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn: Nhóm chi này bao gồm các
khoản chi chủ yếu như: Thanh toán dịch vụ công cộng (tiền điện, tiền nước …), vật tư văn phòng, thông tin tuyên truyền, liên lạc, hội nghị, công tác phí, mua sắm trang thiết bị, đồ dùng giảng dạy, sách giáo khoa, đồ dùng học tập, thí nghiệm... Đây là khoản chi rất cần thiết, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng giáo dục - đào tạo. Quản lý tiết kiệm, tránh lãng phí trong chi tiêu các khoản chi này sẽ giúp các trường có thêm nguồn kinh phí nâng cao chất lượng dạy và học.
Quản lý các khoản chi mua sắm trang thiết bị, sửa chữa, xây dựng nhỏ: Hàng
năm do nhu cầu hoạt động giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học, do sự xuống cấp của các tài sản cố định dùng cho các hoạt động nên phát sinh nhu cầu về kinh phí để mua sắm, trang bị thêm hoặc phục hồi giá trị của tài sản cố định. Thuộc nhóm chi này bao gồm các khoản chi như: Chi mua sắm, bổ sung tài sản, máy móc, chi sửa chữa máy móc, thiết bị, nhà cửa...Quản lý các khoản chi này phải đáp ứng được các yêu cầu quản lý: đầu tư có trọng điểm, sử dụng đúng mục đích, thựchiện sửa chữa, xây dựng nhỏ theo đúng các quy định của pháp luật...
Quản lý các khoản chi khác: Đây là khoản chi nhằm đảm bảo cho công tác quản lý hành chính phục vụ cho hoạt động của các cơ sở giáo dục. Mức độ chi tiêu nhiều hay ít của nhóm này phụ thuộc vào quy mô của các trường, định mức và mức độ sử dụng của các đơn vị: Chi tiếp khách, chi lập các quỹ khen thưởng, phúc lợi, quỹ phát
triển hoạt động sự nghiệp, chi bảo hiểm tài sản...
2.2.2.5. Nguyên tắc quản lý chung về sử dụng ngân sách nhà nước dành cho các trường THPT