khoa Quảng Nam năm 2013
3.2.1. Quản lý sử dụng danh mục thuốc tại BVĐKQN.
Tại Bệnh viện đa khoa Quảng Nam danh mục thuốc được xây dựng mỗi năm một lần và được xây dựng theo tên hoạt chất chính, mỗi hoạt chất có khoản 3 tên thuốc (một thuốc có nguồn gốc châu Âu ; một thuốc thuộc châu Á và một thuốc sản suất tại Việt Nam). Danh mục thuốc bệnh viện được HĐT&ĐT xây dựng dựa trên danh mục thuốc thiết yếu, danh mục thuốc chủ yếu của Bộ Y tế ban hành, từ nhu cầu thực tế sử dụng của các khoa lâm sàng, mô hình bệnh tật và nguồn kinh phí của bệnh viện. Sau khi HĐT&ĐT thống nhất thông qua, danh mục được trình Giám đốc bệnh viện phê duyệt và ban hành trong toàn viện.
61
Danh mục thuốc được gởi tới các khoa lâm sàng, cận lâm sàng, phòng Kế hoạch tổng hợp, Tài chính kế toán làm hợp đồng mua bán với các công ty.
Hoạt động quản lý danh mục thuốc bệnh viện theo hai hệ thống: quản lý danh mục thuốc nội trú và quản lý danh mục thuốc ngoại trú.
3.2.1.1. Quản lý sử dụng danh mục thuốc ngoại trú tại BVĐKQN: Bệnh viện đa khoa Quảng Nam đã triển khai ứng dụng phần mềm quản lý Bệnh viện đa khoa Quảng Nam đã triển khai ứng dụng phần mềm quản lý bệnh viện, nên tất cả những thuốc nhập vào kho ngoại trú đều được vào máy tính trên phần mềm quản lý danh mục thuốc ngoại trú. Thuốc sau khi được kiểm nhập, bộ phận thống kê của khoa Dược có trách nhiệm nhập các thông tin các thuốc vào hệ thống máy tính với đầy đủ các nội dung:
- Tên thuốc (generic) trừ các trường hợp thuốc đa thành phần thì điền tên biệt dược
- Nồng độ hoặc hàm lượng,đơn vị tính; số lô; hạn sử dụng; nước sản xuất; hãng sản xuất
- Giá tiền; số lượng; nhóm tác dụng dược lý. - Kho sử dụng ngoại trú
Sau khi điền đầy đủ các thông tin trên, thuốc sẽ tự động cập nhập vào máy, và khoa Dược sẽ mở khóa để các phòng khám có thể kê đơn thuốc. Bộ phận thống kê dược có nhiệm vụ theo dõi, kiểm tra việc xuất nhập tồn, thủ kho có nhiệm vụ theo dõi số lượng, hạn sử dụng trên máy để tiện trong việc dự trù tránh để tồn kho quá nhiều, để thuốc hết hạn, các bác sĩ có thể chủ động trong việc kê đơn như biết được số lượng; giá tiền của từng thuốc và đặc biệt là không có sự kê đơn sai tên thuốc. Bộ phận dược lâm sàng sẽ kiểm tra tình hình kê đơn thuốc ngoại trú: phù hợp với chỉ định, tương tác thuốc, lạm dụng và quy chế kê đơn và báo cáo về Trưởng khoa Dược trình HĐT&ĐT xem xét loại bỏ ra khỏi danh mục những thuốc thường lạm dụng.
Bệnh nhân ngoại trú sau khi khám bệnh sẽ được bác sĩ kê đơn thuốc trên hệ thống mạng vi tính, bằng phiếu khám chữa bệnh ngoại trú và được duyệt tại phòng bảo hiểm y tế sau đó nhận thuốc tại kho cấp phát thuốc ngoại trú.
62
3.2.1.2. Quản lý sử dụng danh mục thuốc nội trú tại BVĐKQN
Danh mục thuốc nội trú sử dụng tại BVĐKQN được cập nhật, sử dụng và quản lý theo qui trình chặt chẽ, được giám sát bởi: HĐT&ĐT, khoa Dược, phòng Tài chính kế toán, Bảo hiểm y tế.
Bác sĩ điều trị kê đơn vào hồ sơ bệnh án, điều dưỡng các khoa lâm sàng dựa trên danh mục thuốc của BVĐKQN hiện có được thể hiện trên máy tính để tổng hợp thuốc vào các phiếu lĩnh thuốc khác nhau (phiếu lĩnh thuốc viên, phiếu lĩnh thuốc nước, phiếu lĩnh thuốc nghiện, hướng tâm thần). Trong trường hợp những thuốc có kê trong hồ sơ bệnh án nhưng không có trong danh mục hiện có tại bệnh viện hoặc có trong danh mục thuốc bệnh viện nhưng đã hết số lượng thì điều dưỡng sẽ báo cho bác sĩ kê đơn biết để thay đổi thuốc khác thay thế.
Bộ phận cấp phát thuốc của khoa dược BVĐKQN có nhiệm vụ kiểm tra, đối chiếu phiếu lĩnh thuốc của các khoa lâm sàng với danh mục hiện có tại bệnh viện trên máy tính kho cấp phát. Sau khi kiểm tra xong chuyển sang bộ phận thống kê dược để làm phiếu xuất thuốc. Toàn bộ phiếu xuất thuốc của khoa dược và phiếu lĩnh thuốc ở các khoa lâm sàng được chuyển cho Trưởng khoa dược ký, sau đó điều dưỡng các khoa lâm sàng lĩnh thuốc tại các kho.
3.2.1.3. Quản lý sử dụng thuốc trong danh mục tủ thuốc trực
Tất cả các khoa lâm sàng và một số khoa cận lâm sàng tại BVĐKQN đều có tủ thuốc trực, danh mục tủ thuốc trực do các khoa lâm sàng tự xây dựng gởi về khoa Dược kiểm tra, đối chiếu với các thuốc có trong danh mục thuốc bệnh viện, loại bỏ một số thuốc không cần thiết, tùy theo từng khoa mà cơ số và số lượng thuốc có sự thay đổi, thuốc trong tủ thuốc trực chủ yếu là những thuốc cấp cứu. Danh mục thuốc tủ trực ở các khoa lâm sàng, cận lâm sàng được Giám Đốc bệnh viện phê duyệt.
Hàng ngày điều dưỡng trực kiểm tra tủ thuốc trực lúc giao nhận ca theo đúng danh mục và cơ số thuốc theo đúng qui định.
63
BVĐKQN thành lập Hội đồng kiểm kê tủ thuốc trực bao gồm nhân viên khoa dược, điều dưỡng trưởng khoa lâm sàng, bộ phận thống kê dược kiểm tra tủ thuốc trực mỗi quý một lần. Tổng hợp báo cáo gởi Giám đốc bệnh viện.
Kết quả kiểm tra tủ thuốc trực ở các khoa lâm sàng, cận lâm sàng năm 2013 tại BVĐKQN phát hiện một số tồn đọng sau cần phải được chấn chỉnh.
Bảng 3.17. Quản lý thuốc trong danh mục tủ thuốc trực
Stt Nội dung Trường hợp
1 Thuốc hết hạn 2
2 Thuốc chuyển màu (kém chất lượng) 3
3 Không có sự luân chuyển thuốc trong tủ trực 8 4 Chưa bổ sung kịp thời số lượng các thuốc đã sử
dụng 3
Qua nghiên cứu cho thấy năm 2013 tại BVĐKQN, việc quản lý và sử
dụng thuốc trong danh mục tủ thuốc trực ở các khoa còn nhiều điều bất cập, có những thuốc trong tủ thuốc trực nhiều khoa phòng ít sử dụng đến dẫn đến hết hạn có 2 trường hợp, hoặc để thuốc chuyển màu kém chất lượng 3 trường hợp. Một số khoa phòng không chú ý đến sự luân chuyển thuốc trong tủ trực 8 trường hợp dễ ảnh hưởng đến chất lượng của thuốc trong điều trị. Cũng có 3 trường hợp sau khi đã sử dụng hết một số thuốc trong tủ trực lại không bổ sung kịp thời làm ảnh hưởng đến công tác cấp cứu cho người bệnh.
3.2.1.4. Quản lý việc thay đổi thuốc trong danh mục tại BVĐKQN Hằng tháng HĐT&ĐT BVĐKQN họp để đánh giá tình hình sử dụng Hằng tháng HĐT&ĐT BVĐKQN họp để đánh giá tình hình sử dụng thuốc ở các khoa lâm sàng, Hội đồng thảo luận, phân tích và đề xuất các ý kiến liên quan đến thuốc và công tác điều trị. HĐT&ĐT cũng đề nghị bổ sung những thuốc mới đáp ứng điều trị lâm sàng có trong danh mục thuốc BHYT thanh toán, loại bỏ những thuốc không đủ chất lượng theo Thông báo của Cục quản lý dược, thuốc không đáp ứng điều trị, những thuốc có dấu hiệu lạm dụng. Việc bổ sung
64
và loại bỏ thuốc ra khỏi danh mục đều thông qua ý kiến của HĐT&ĐT và được thể hiện ở bảng sau:
Bảng 3.18. Một số thay đổi trong danh mục thuốc
Stt Nội Dung Lý do Số
lượng Tổng 1 Thuốc bổ sung vào
danh mục bệnh viện Triển khai kỹ thuật mới 8 8 Hiệu quả điều trị không rõ 5
Thuốc kém chất lượng 2 2
Thuốc loại bỏ khỏi danh mục (không sử dụng) Thuốc lạm dụng 4 11 3 Thuốc cần mua sử dụng ngoài danh mục BHYT
Yêu cầu điều trị 5 5
Qua kết quả nghiên cứu năm 2013 tại BVĐKQN có thêm 8 khoản thuốc được bổ sung vào danh mục phần lớn chủ yếu tập trung ở các thuốc ung bướu, tim mạch, hồi sức, loại ra khỏi danh mục 11 khoản thuốc trong đó hiệu quả điều trị không rõ 5 khoản; thuốc kém chất lượng thu hồi theo Thông báo của Cục quản lý dược 2 khoản; thuốc bị lạm dụng nhiều 4 khoản. Ngoài ra mua ngoài danh mục BHYT 5 khoản để đáp ứng nhu cầu điều trị.
3.2.1.5. Quản lý sử dụng các thuốc đặc biệt trong danh mục
Trong danh mục thuốc có những thuốc cần quản lý đặc biệt như những thuốc có dấu (*) đó là những thuốc dự trữ, hạn chế sử dụng và phải được hội chẩn (trừ trường hợp cấp cứu).
Ngoài ra trong danh mục còn có những thuốc có dấu (**) được quy định bởi Giám đốc bệnh viện, đó là những thuốc đắt tiền hạn chế sử dụng, khi cần thiết sử dụng phải hội chẩn khoa, trưởng khoa ký vào biên bản hội chẩn và được Giám đốc bệnh viện phê duyệt mới được sử dụng.
Số lượng thuốc (*) và (**) trong danh mục thuốc bệnh viện năm 2013 tại BVĐKQN được thể hiện qua bảng sau.
65
Bảng 3.19. Số lượng các thuốc đặc biệt sử dụng trong danh mục
Stt Nội dung Số lượng Tỷ lệ (%)
1 Thuốc có đánh dấu (*) 54 5,3
2 Thuốc có đánh dấu (**) 8 0,7
Trong danh mục thuốc BVĐKQN năm 2013 có 54 loại thuốc có (*) chiếm tỷ lệ 5,3 % và 8 loại thuốc (**) chiếm tỷ lệ 0,7 % so với tổng danh mục thuốc bệnh viện.
3.2.2. Quản lý hoạt động mua sắm thuốc tại BVĐKQN
3.2.2.1. Nguồn kinh phí cho cung ứng thuốc của bệnh viện
Kinh phí mua thuốc của Bệnh viện đa khoa Quảng Nam chủ yếu từ nguồn bảo hiểm y tế và viện phí. Nguồn kinh phí mua thuốc tại Bệnh viện đa khoa Quảng Nam năm 2013 được trình bày ở bảng sau:
Bảng 3.20. Kinh phí mua thuốc của bệnh viện đa khoa Quảng Nam năm 2013
(Đơn vị tính: triệu VNĐ)
Tổng tiền Kinh phí thuốc/Quý
mua thuốc
Bảo hiểm y tế Viện phí
Q1 19.597 15.719 3.878 Q2 16.605 12.905 3.700 Q3 17.518 13.666 3.852 Q4 11.242 8.790 2.452 Tổng 64.962 51.080 (78,6%) 13.885 (21,4%)
Qua kết quả nghiên cứu phần lớn nguồn kinh phí dành để mua thuốc của BVĐKQN lấy từ nguồn BHYT chiếm tỷ lệ 78,6%, nguồn còn lại từ nguồn viện phí của bệnh viện 21,4%. Kinh phí mua thuốc có sự thay đổi theo từng quý, thường quý 4 tỷ lệ tiền mua thuốc thấp nhất do kết quả thầu hết thời hạn, hạn chế mua thuốc để chờ kết quả đấu thầu mới.
66
Tỷ trọng tiền mua thuốc trong tổng kinh phí của bệnh viện
Bảng 3.21. Tỷ lệ tiền mua thuốc trong tổng kinh phí tại BVĐKQN (Đơn vị tính: triệu VNĐ)
Quý Tổng kinh phí Tổng tiền mua thuốc Tỷ lệ tiền mua thuốc/tổng kinh phí (%) Q1 46.352 19.597 42 Q2 44.708 16.605 37 Q3 48.993 17.518 36 Q4 42.834 11.242 26 Tổng 182.887 64.962 35,5
Qua kết quả nghiên cứu ta thấy tỷ lệ tiền mua thuốc giảm dần từng quý so với tổng kinh phí của BVĐKQN, cao nhất là quý 1 tỷ lệ tiền mua thuốc chiếm 42% và thấp nhất quý 4 còn 26%. Năm 2013 tỷ lệ tiền mua thuốc so với tổng kinh phí 35,5%. Điều này phù hợp với chủ trương của HĐT&ĐT, Ban Giám đốc quy định tỷ lệ sử dụng thuốc ở các khoa lâm sàng, hạn chế việc lạm dụng thuốc trong điều trị.
3.2.2.2. Hoạt động mua sắm tại BVĐKQN.
Phương thức mua sắm thuốc tại Bệnh viện đa khoa Quảng Nam
Tại Bệnh viện đa khoa Quảng Nam năm 2013, bệnh viện mua thuốc theo kết quả trúng thầu của Sở Y tế Quảng Nam. Với 126 Công ty trúng thầu và ký kết hợp đồng với bệnh viện.
Một số thuốc không có trong kết quả trúng thầu nhưng cần thiết trong điều trị, bệnh viện mua theo hình thức báo giá sau khi có đề nghị của các khoa lâm sàng được HĐT&ĐT đồng ý và Giám đốc bệnh viện phê duyệt.
Lập dự trù mua thuốc
Trong tuần thứ 4 hàng tháng, khoa Dược lập kế hoạch dự trù mua thuốc cho tháng tiếp theo, dự trù phải căn cứ vào số lượng xuất nhập tồn, tình hình sử dụng trong tháng của các khoa lâm sàng và số lượng ký hợp đồng với các nhà cung ứng. Dự trù phải được Giám đốc bệnh viện phê duyệt. Mỗi tháng dự trù 2 lần vào đầu tháng và giữa tháng. Việc chủ động dự trù hàng tháng sẽ tránh được
67
hiện tượng thiếu thuốc, giảm diện tích lưu kho, đảm bảo trong công tác bảo quản và đặc biệt hạn chế việc tồn đọng một lượng kinh phí lớn ở kho thuốc.
Kiểm nhập thuốc
Hội đồng kiểm nhập BVĐKQN được thành lập năm 2013 với đầy đủ các thành phần theo hướng dẫn của Thông tư 22/2011/TT-BYT ngày 10-6-2011 của Bộ Y tế. Trong quá trình kiểm nhập thuốc năm 2013, Hội đồng kiểm nhập của BVĐKQN đã phát hiện một số sai sót từ các nhà cung ứng được trình bày ở bảng sau:
Bảng 3.22. Một số sai sót trong cung ứng thuốc
Stt Nội dung sai sót Số lần
1 Viết sai hóa đơn 4
2 Thiếu thông tin trong hóa đơn 16
3 Thiếu, thừa số lượng 7
4 Thuốc không đạt chất lượng 3
5 Điều kiện bảo quản không đảm bảo 2
6 Vỡ, hỏng 5
Qua kết quả trên ta thấy trong năm 2013 Hội đồng kiểm nhập thuốc của BVĐKQN đã phát hiện được 37 trường hợp sai sót trong cung ứng thuốc bệnh viện, có 2 trường hợp không đảm bảo điều kiện bảo quản, 3 trường hợp thuốc không đạt chất lượng như đổi màu (thuốc nước), bong (viên nén), viết hóa đơn sai: nhầm tên thuốc, sai giá thành (4 trường hợp), đặc biệt những sai sót thường hay gặp là viết thiếu thông tin trong hóa đơn (16 trường hợp) như thiếu hàm lượng, nước sản xuất, hạn sử dụng, số lô.
3.2.3. Quản lý hoạt động cấp phát thuốc và tồn trữ tại BVĐKQN 3.2.3.1. Quản lý hoạt động cấp phát thuốc 3.2.3.1. Quản lý hoạt động cấp phát thuốc
Kết quả hoạt động cấp phát thuốc tại BVĐKQN được thể hiện qua bảng sau:
68
Bảng 2.23. Kết quả công tác cấp phát thuốc:
Stt Nội dung Kết quả
-Được thực hiện tốt theo quy trình cấp phát thuốc đến các khoa lâm sàng. Cấp phát 75% cho các khoa lâm sàng, có sổ giao và ký nhận.
- Khoa dược thực hiện việc cấp phát thuốc tận tay người bệnh
1 Cấp phát thuốc đến các khoa phòng
- Hướng dẫn bệnh nhân sử dụng thuốc đúng liều, đúng thời điểm…góp phần vào việc nâng cao hiệu quả điều trị cho bệnh nhân. -Thực hiện tốt theo quy chế cấp phát thuốc nghiện hướng thần
2
Cấp phát nghiện, hướng thần tại khoa
dược - Chỉ cấp cho những phiếu lĩnh thuốc có chữ ký của bác sĩ đăng ký kê đơn được Giám đốc bệnh viên phê duyệt.
-Tạo niềm tin cho người bệnh -Minh bạch trong vấn đề tài chính 3 Công khai thuốc cho
bệnh nhân -Giúp cho người bệnh sử dụng thuốc hiệu quả, không quên thuốc.
4 Sai sót trong cấp phát
Đảm bảo cấp phát thuốc đúng thuốc và đủ về số lượng, không nhầm lẫn, các thuốc được cấp đều đảm bảo chất lượng.
Để bệnh nhân nhận được thuốc thích hợp với tình trạng bệnh lý của họ và liều phù hợp với từng cá thể người bệnh (đúng liều, đúng đường dùng, đúng thời gian). Vì thế, ngoài quản lý danh mục thuốc, quản lý quy chế chuyên môn trong chỉ định thuốc, thì quản lý hoạt động giao cấp phát thuốc cũng đóng một vai trò không nhỏ nhằm nâng cao chất lượng điều trị cho người bệnh.
69
Quy trình cấp phát thuốc tại Bệnh viện đa khoa Quảng Nam được mô tả ở hình sau:
THUỐC
Hình 3.13. Quy trình cấp phát thuốc tại bệnh viện đa khoa Quảng Nam
Cấp phát thuốc cho bệnh nhân ngoại trú theo quy trình (phụ lục 4)
Bệnh viện đa khoa Quảng Nam đã ứng dụng công nghệ thông tin trong kê đơn, cấp phát thuốc điều trị ngoại trú giúp cho việc kê đơn thuốc được chính xác hơn, tăng cường giám sát sử dụng thuốc, giảm sai sót do chữ viết, bệnh nhân dễ đọc và dễ sử dụng, các thuốc trong đơn đều là thuốc tên gereric theo đúng quy chế kê đơn ngoại trú.
Trung bình một ngày số lượng bệnh nhân tới khám và lĩnh thuốc ngoại trú từ 600 – 700 lượt, vì vậy với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong kê đơn, cấp phát sẽ giúp cho: Phiếu lĩnh thuốc nội trú Kho cấp phát