6. Kết cấu của luận văn
2.5.3. Về tính độc lập, khách quan của HĐQT
* Thành viên HĐQT không điều hành [10, tr25].
Thành viên HĐQT không điều hành là thành viên không đồng thời là Giám đốc/Tổng giám đốc, Phó giám đốc/Phó tổng giám đốc, Kế toán trưởng và những cán bộ quản lý khác được Hôi đồng quản trị bộ nhiệm. Trong các công ty cổ phần thường tồn
81
tại nguy cơ xung đột lợi ích giữa một bên là các cổ đông với tư cách là người sở hữu vốn với một bên là những người trực tiếp quản lý và sử dụng vốn hàng ngày- những người điều hành hoạt động của công ty. Do đó, luật về quản trị công ty của các quốc gia, đặc biệt là đối với thị trường niêm yết thường yêu cầu trong cơ cấu HĐQT công ty phải có sự tham gia của các thành viên HĐQT độc lập (Independent directors- ID). Mặc dù có những sự khác biệt nhất định giữa các quốc gia trong quy định cụ thể về ID, nhưng tựu chung lại có thể thấy ID phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Độc lập trong quan hệ nhân thân [46]:
+ Không từng là nhân viên, người quản lý điều hành của công ty, người đại diện vốn của công ty mẹ tại công ty trong vòng 3-5 năm trước đó;
+ Không có mối quan hệ, liên kết với người quản lý điều hành, nhân sự cấp cao của công ty, cổ đông lớn (sở hữu một tỷ lệ nhất định vốn cổ phần của công ty);
+ Không là người làm tư vấn, kiểm toán cho công ty, công ty liên quan trong một khoảng thời gian nhất định trước đó với tư cách cá nhân hoặc là người quản lý điều hành, nhân viên, đối tác, chủ sở hữu... của hãng cung cấp các dịch vụ này;
+ Thời gian tham gia làm thành viên HDDQT của công ty không quá một số năm nhất định kể từ ngày được bổ nhiệm lần đầu tiên (tại Anh, HongKong là 09 năm).
- Độc lập trong quan hệ kinh tế [46]:
+ Không phải là người sáng lập, cổ đông lớn hay là người đại diện của cổ đông lớn; + Ngoại trừ thù lao từ việc làm thành viên HĐQT, không hưởng bất kỳ lợi ích vật chất nào khác (như quyền mua cổ phiếu, các khoản trợ cấp...) từ công ty.
+ Trong vòng 03 năm trước đó không nhận các khoản bồi thường, đền bù,... từ công ty (trừ lương hưu, thù lao do tham gia các ủy ban...) trên mức quy định;
+ Không có quan hệ kinh tế (với danh nghĩa cá nhân hay với tư cách là người quản lý điều hành, chủ sở hữu...) dưới dạng hợp đồng, thỏa thuận, cam kết với công ty và công ty liên quan trong một khoảng thời gian (2 năm tại HongKong, Malaysia; 3 năm tại Mỹ, Úc) trước có giá trị cao hơn mức quy định (VD: 120.000 USD hoặc 2% tổng doanh thu gộp hợp nhất theo quy định tại Mỹ; 1 triệu Ringgit hoặc 5% doanh thu theo quy định của Malaysia...).
82
Theo quy định của Sở Giao dịch Chứng khoán NewYork (NYSE) hoặc Sở Giao dịch Chứng khoán Úc (ASX), công ty niêm yết phải có đa số thành viên HĐQT là độc lập. Các ID phải họp thường kỳ (ít nhất mỗi năm 1 lần) không có sự tham gia của những người quản lý hoặc các thành viên HĐQT điều hành/không độc lập. Công ty phải thiết lập và công khai cơ chế để mọi tổ chức, cá nhân quan tâm có thể liên hệ với ID. Còn tại HongKong và Malaysia theo các quy định về niêm yết thì HĐQT của công ty niêm yết phải có ít nhất 1/3 hoặc 3 (HongKong) hay 2 (Malaysia) thành viên HĐQT độc lập, tùy số nào lớn hơn [22].
Tại Việt Nam, theo Thông tư 121/2012/TT-BTC, thành viên HĐQT độc lập là thành viên đáp ứng các điều kiện: (i) là thành viên HĐQT không điều hành và không phải là người có liên quan với Giám đốc/Tổng giám đốc, Phó giám đốc/Phó tổng giám đốc, Kế toán trưởng và những cán bộ quản lý khác được Hôi đồng quản trị bộ nhiệm; (ii) không phải là thành viên HĐQT, Giám đốc/Tổng giám đốc, Phó giám đốc/Phó tổng giám đốc của các công ty con, công ty liên kết, công ty do công ty đại chúng nắm quyền kiểm soát; (iii) không phải là cổ đông lớn hoặc người đại diện của cổ đông lớn hoặc người có liên quan của cổ đông lớn của công ty; (iv) không làm việc tại các tổ chức cung cấp dịch vụ tư vấn pháp luật, kiểm toán cho công ty trong 02 năm gần nhất; (v) không phải là đối tác hoặc người liên quan của đối tác có giá trị giao dịch hàng năm với công ty chiếm từ 30% trở lên tổng doanh thu hoặc tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào của công ty trong 02 năm gần nhất. Công ty niêm yết phải có ít nhất 05 thành viên và tối đa 11 thành viên HĐQT, trong đó, tối thiểu 1/3 tổng số thành viên HĐQT là thành viên độc lập. Thành viên HĐQT của một công ty niêm yết không được đồng thời là thành viên HĐQT của trên 05 công ty khác, trừ trường hợp là thành viên HĐQT của các công ty trong cùng tập đoàn, hoặc các công ty hoạt động theo nhóm công ty.
* Việc công bố thẩm quyền, thành phần và quy trình hoạt động của các ủy ban của HĐQT [10, tr25].
Việc thành lập các tiểu ban hỗ trợ cho hoạt động của HĐQT đã được ghi nhận tại Thông tư 121/2012/TT-BTC, HĐQT quy định chi tiết việc thành lập, trách
83
nhiệm của các tiểu ban và trách nhiệm của từng thành viên; tuy nhiên không có quy định bắt buộc phải công bố rõ ràng các nội dung này.
* Cam kết thực hiện các trách nhiệm một cách hiệu quả của thành viên HĐQT [10, tr25].
Theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Thông tư 121/2012/TT-BTC, khi thực hiện bầu chọn thành viên HĐQT, các ứng viên HĐQT phải có cam kết bằng văn bản về tính trung thực, chính xác và hợp lý của các thông tin cá nhân được công bố và phải cam kết thực hiện nhiệm vụ một cách trung thực nếu được bầu làm thành viên HĐQT.