Khoản phải thu (Accounts Receivable) phát sinh do việc bán hàng và cho khách hàng trả chậm.
Bút toán ghi sổ:
Khoản phải thu (Accounts Receivable) ... 100,000
Doanh thu bán hàng (Sales) ... 100,000
Thường thì khách hàng thanh toán đầy đủ, nhưng vẫn có trường hợp khách hàng không có khả năng trả nợ, những khoản nợ không thể thu hồi từ những khách hàng này được gọi là nợ khó đòi (Uncollectible Accounts - Bad debts – Doubtful Accounts). Kế toán nợ khó đòi chịu sự chi phối của nguyên tắc tương xứng giữa chi phí và doanh thu
(Matching Principle) - chi phí phải phù hợp với doanh thu mà chúng đã phục vụ, điều này có nghĩa là khoản thiệt hại nợ khó đòi phải được báo cáo cùng kỳ kế toán của doanh thu mà chúng đã phục vụ. Nhưng doanh nghiệp không thể biết vào lúc nào trong thời gian bán chịu sẽ không thu được nợ, ngay cả khoản thiệt hại cũng không thể xác định cho tới cuối kỳ kế toán. Vì vậy để cho khoản thiệt hại do nợ khó đòi được ghi nhận đáp ứng yêu cầu của nguyên tắc tương xứng giữa chi phí và doanh thu, cần thiết phải ước tính khoản thiệt hại này và tính vào chi phí trong niên độ.
Ví dụ, vào cuối niên độ số tiền phải thu của khách hàng $100,000 ước tính trong đó có $6,000 là nợ khó đòi tính vào chi phí nợ khó đòi cho niên độ thứ nhất. Bút toán điều chỉnh vào cuối niên độ:
31.12 Chi phí nợ khó đòi (Uncollectible Accounts Expenses) ...
Tài liệu giảng dạy Môn KẾ TOÁN QUỐC TẾ 77
Dự phòng nợ khó đòi (Allowance for
Uncollectible Accounts) ... 6,000
Chi phí nợ khó đòi (Uncollectible Accounts Expenses) được ghi nhận trên báo cáo kết quả kinh doanh như một khoản chi phí hoạt động (Operating expenses). Dự phòng nợ khó đòi (Allowance for Uncollectible Accounts) ghi nhận trên bảng cân đối kế toán như là một tài khoản điều chỉnh giảm cho tài khoản Khoản phải thu. Hãy xem:
Tài sản lưu động (Current Assets)
Tiền (Cash) $10,000
Đầu tư ngắn hạn (Short-Term Investments) 15,000
Khoản phải thu (Accounts Receivable) $100,000 Trừ (Less): Dự phòng nợ khó đòi
(Allowance for Uncollectible Accounts) 6,000 94,000
Hàng tồn kho (Inventory) 56,000
Tổng tài sản lưu động (Total Current Assets) $175,000
4.3.1. Ước tính chi phí nợ khó đòi (Uncollectible Accounts Expenses)
Có 2 phương pháp ước tính nợ khó đòi.
Phương pháp tính theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu thuần (Percentage of Net Sales Method).
Ví dụ, Hunsen Company có tài liệu cuối năm 20x9 như sau:
Doanh thu bán hàng (Sales) $645,000 Hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán
(Sales Returns and Allowances) 40,000 Chiết khấu bán hàng (Sales Discounts) 5,000 Dự phòng nợ khó đòi
(Allowance for Uncollectible Accounts) 3,600 Tình hình trong các năm 20x6 - 20x8 như sau:
Năm
(Year)
Doanh thu thuần
(Net Sales)
Thiệt hại do nợ khó đòi
(Losses from Uncollectible Accounts)
Tỉ lệ (Percentage) 19x6 $520,000 $10,200 1,69 19x7 595,000 13,900 2,34 19x8 585,000 9,900 1,96 Tổng $1,700,000 $34,000 2,00
Tài liệu giảng dạy Môn KẾ TOÁN QUỐC TẾ 78
phí nợ khó đòi năm 20x9 được ước tính như sau:
2% x ($645,000 - $40,000 - $5,000) = 2% x $600,000 = $12,000
Như vậy TK Dự phòng nợ khó đòi (Allowance for Uncollectible Accounts) sẽ có số dư Có $15,600.
Phương pháp tính theo hạn nợ của các khoản phải thu (Accounts Receivable Aging Method).
Theo phương pháp này kế toán phân loại các khoản phải thu theo từng khách hàng và theo hạn nợ của từng khoản phải thu. Trên cơ sở phân loại đó và dựa vào kinh nghiệm sẽ ước tính tỷ lệ nợ khó đòi, từ đó tính ra nợ khó đòi.
Ví dụ, kế toán có bảng phân loại và ước tính như sau: Khách hàng (Customer) Tổng số (Total) Chưa đến hạn (Not Yet Due) Quá hạn 1-30 ngày (1-30 Days Past Due) Quá hạn 31- 60 ngày (31- 60 Days Past Due) Quá hạn 61- 90 ngày (61- 90 Days Past Due) Quá hạn trên 90ngày (Over 90 Days Past Due) A $ 150 $ 150 M 400 $ 400 J 1,000 $ 900 100 R 250 $ 250 Other 42,600 21,000 14,000 3,800 2,200 $1,600 Tổng (Totals) $44,400 $21,900 $14,250 $4,200 $2,450 $1,600 Tỉ lệ khó đòi (Percentage Uncollectible) 1% 2% 10% 30% 50%
Ước tính nợ khó đòi (Estimated
Uncollectible Accounts) $ 2,459 $ 219 $ 285 $ 420 $ 735 $ 800
Giả thiết rằng, ngày 31.12 dự phòng nợ khó đòi (Allowance for Uncollectible Accounts) có số dư $800. Như vậy chi phí khoản phải thu khó đòi là $2,459 - 800 = $1,659
Bút toán được ghi như sau:
Chi nợ khó đòi (Uncollectible Accounts Expenses) ...
1,659
Dự phòng nợ khó đòi (Allowance for
Uncollectible Accounts) ... 1,659