Trong 1 vài trường hợp việc chi bằng check không thích hợp như chi bưu phí, chi phí vận chuyển, mua vật dụng với số tiền nhỏ…
Đối với những trường hợp như vậy, phần lớn các công ty thường lập quỹ lặt vặt.
- Thiết lập quỹ lặt vặt:
Để thiết lập quỹ lặt vặt, công ty sẽ phát hành 1 tờ check với số tiền cố định ước tính cho nhu cầu chi tiêu lặt vặt trong khoảng thời gian từ 2 đến 4 tuần, check này được chuyển thành tiền mặt và được giao cho một người quản lý thường là thủ quỹ hoặc thư ký chịu trách nhiệm chi tiêu quỹ lặt vặt vì những người này thường là những người trực tiếp thực hiện việc chi từ quỹ này. Bút toán ghi nhận cho việc thiết lập quỹ lặt vặt:
Quỹ lặt vặt (Petty cash) 100
Tiền (Cash) 100
- Chi từ qũy lặt vặt:
Khi thực hiện việc chi tiêu bằng quỹ lặt vặt, người quản lý phải lập phiếu chi quỹ lặt vặt để chứng minh, tại thời điểm này kế toán không ghi nhận bút toán.
Khi quỹ lặt vặt gần chi tiêu hết, người quản lý lập báo cáo chi quỹ lặt vặt để làm căn cứ bổ sung qũy và ghi nhận bút toán chi phí. Ví dụ, qũy lặt vặt được lập $100, sau 2 tuần còn lại 14$, các khoản chi như sau :
Bưu phí (Postage): $25
Vật dụng (Supplies): 30
Chi phí vận chuyển (Freight in): 30
$85
Tồng chi phí là $85, số tiền dư là $100 - $85 = $15, nhưng thực tế chỉ còn $14, thiếu $1. Kế toán mở các tài khoản Chi phí và tài khoản Tiền thiếu hoặc thừa (Cash Short or Over) để ghi chép như sau:
Bưu phí (Postage expense) ... 25 Chi phí vật dụng (Supplies expense) ... 30 Chi phí vận chuyển (Freight in) ... 30
Tài liệu giảng dạy Môn KẾ TOÁN QUỐC TẾ 75
Tiền thiếu hoặc thừa (Cash Short or Over). 1
Tiền (Cash) ... 86
Đối chiếu nội dung trên với phần hành kế toán tiền trong hệ thống kế toán Việt nam, có 1 vài sự khác biệt trong các thủ tục kiểm soát nội bộ và các bút toán ghi nhận liên quan đến tiền mặt. Phần lớn các doanh nghiệp Việt nam hiện nay đều nỗ lực gia tăng các giao dịch thông qua ngân hàng, tuy nhiên số tiền mặt sử dụng trong thanh toán vẫn còn lớn do đó đa phần các nghiệp vụ liên quan đến tiền hạch toán trực tiếp thông qua tài khoản tiền mặt (TK 111). Cuối tháng , kế toán viên tại các doanh nghiệp thường đối chiếu sổ sách kế toán tại doanh nghiệp về tài khoản tiền gửi ngân hàng (TK112) với bảng sao kê tài khoản tiền gửi do ngân hàng cung cấp. Tuy nhiên, bảng điều hòa tiền gửi ngân hàng thường không được thiết lập và không có bút toán điều chỉnh nào được ghi nhận cho đến khi doanh nghiệp nhận được các chứng từ liên quan. Nguyên tắc tương xứng thường bị phá vỡ khi các báo cáo tài chính được lập hàng tháng.