2.3.1. Các khái niệm và nguyên tắc chung liên quan đến xác định kết quả kinh doanh.
Kết quả kinh doanh:
Thu nhập thuần (lỗ thuần) = Doanh thu – Chi phí
Doanh thu: toàn bộ giá bán (chưa tính thuế) hàng hóa dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng trong kỳ kế toán, gồm cả bán thu tiền ngay và bán chịu.
Chi phí: giá vốn hàng hóa - dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng trong kỳ kế toán để tạo ra doanh thu; chi phí bán hàng; và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Cần nhắc lại một số khái niệm và nguyên tắc có liên quan đến việc xác định kết quả.
Khái niệm kỳ kế toán: báo cáo thu nhập phản ảnh kết quả kinh doanh trong một thời kỳ, thời kỳ báo cáo gọi là kỳ kế toán. Kỳ kế toán được tính theo thời gian: tháng, quí năm. Kỳ kế toán tính theo năm (12 tháng) gọi là niên độ kế toán hoặc năm tài
Tài liệu giảng dạy Môn KẾ TOÁN QUỐC TẾ 27
chính (Fiscal Year), có thể tính theo năm dương lịch, hoặc năm kinh doanh thường được kết thúc vào thời điểm có mức độ hoạt động kinh doanh thấp nhất trong năm. Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được kế toán giả định là hoạt động liên tục, để xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp kế toán chia thời gian hoạt động của doanh nghiệp thành những thời kỳ bằng nhau nhằm để đánh giá, so sánh kết quả giữa các thời kỳ, vì vậy cần phải tính doanh thu và chi phí trong từng thời kỳ riêng biệt
TạiViệt Nam. Niên độ kế toán tính theo năm dương lịch
Khái niệm hoạt động liên tục: kế toán giả thiết hoạt động của doanh nghiệp là liên tục vô thời hạn, để trên cơ sở đó ghi nhận tài sản của doanh nghiệp theo giá thực tế hình thành tài sản, không ghi chép theo giá thị trường vì giá thị trường thường xuyên thay đổi, và vì doanh nghiệp đầu tư tài sản là để phục vụ cho hoạt động kinh doanh liên tục, chứ không phải để bán, trừ khi có bằng chứng chắc chắn về sự giải thể hoặc phá sản của doanh nghiệp, kế toán phải báo cáo tài sản của doanh nghiệp theo giá thị trường - giá bán có thể thu được. Do vậy chi phí sử dụng tài sản cũng được tính theo giá thực tế hình thành tài sản.
Nguyên tắc tương xứng: doanh thu phải được tính vào kỳ kế toán mà hàng hóa được bán ra hoặc dịch vụ được hoàn thành, và chi phí phải được tính vào kỳ kế toán mà nó được sử dụng để tạo ra doanh thu.
Nguyên tắc nhất quán: kế toán cần phải áp dụng các phương pháp tính toán, các thủ tục kế toán một cách nhất quán từ kỳ kế toán này sang kỳ kế toán khác để có thể so sánh và hiểu được các báo cáo tài chính. Nếu có sự thay đổi về phương pháp tính toán phải giải thích trên báo cáo tài chính cho người đọc hiểu.
Nguyên tắc khách quan: số liệu kế toán cần phải có bằng chứng khách quan để có thể kiểm chứng được, vì vậy các nghiệp vụ kinh tế phải được chứng minh bằng chứng từ kế toán.
2.3.2. Qui trình điều chỉnh
Vào cuối kỳ kế toán, sau khi tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ đã được ghi sổ, một số tài khoản tài sản, nợ phải trả có số dư chưa phản ánh đúng tình hình thực tế của khoản mục mà nó phản ánh, vì vậy cần thực hiện một số bút toán điều chỉnh để tính đúng số dư của các tài khoản này và qua đó tính đúng doanh thu, chi phí của kỳ kế toán. Bút toán điều chỉnh liên quan đến một tài khoản thuộc bảng cân đối kế toán (tài sản, nợ phải trả) và một tài khoản thuộc báo cáo thu nhập (doanh thu, chi phí).
Tài liệu giảng dạy Môn KẾ TOÁN QUỐC TẾ 28
Các bút toán điều chỉnh dùng để điều chỉnh các khoản chi đã trả trước, các khoản thu đã thu trước cần phân bổ dần vào chi phí, doanh thu của nhiều kỳ và các khoản chi phải trả, các khoản thu phải thu cần tính trước vào chi phí, doanh thu trong kỳ.
2.3.2.1. Chi phí cần phân bổ dần vào chi phí của nhiều kỳ.
1. Các khoản trả trước: khi chi tiền để trả trước hình thành một khoản mục tài sản, tài sản này sẽ được tiêu dùng hoặc bị tiêu hao dần cho đến hết; khi tài sản được tiêu dùng hoặc bị tiêu hao, giá trị của nó sẽ trở thành một khoản mục chi phí.
Tiền thuê trả trước:
Ngày 2.1: Tổ chức quảng cáo Jones Murphy thuê một văn phòng trả trước hai tháng tiền thuê $800.
Đến ngày 31.1, sau một tháng sử dụng tiền thuê trả trước giảm $400 trở thành chi phí tháng 1, và chỉ còn lại $400.
Để phản ảnh đúng số dư Nợ của tài khoản Tiền thuê trả trước và tính đúng chi phí của tháng 1 cần thực hiện bút toán điều chỉnh sau:
Nợ Có Tiền thuê trả trước Chi phí thuê
Chi phí thuê 400 T1.2 800 T1.31 400 T1.31 400
Tiền thuê trả trước 400
Bảo hiểm trả trước:
Ngày 8.1: Tổ chức quảng cáo Jones Murphy trả trước $480 phí bảo hiểm một năm tính từ tháng 1.
Đến ngày 31.1, sau một tháng của thời hạn bảo hiểm, bảo hiểm trả trước giảm $40 trở thành chi phí tháng 1, chỉ còn lại $440.
Để phản ánh đúng số dư Nợ của tài khoản Bảo hiểm trả trước và tính đúng chi phí của tháng 1 cần thực hiện bút toán điều chỉnh sau:
Nợ Có Bảo hiểm trả trước Chi phí bảo hiểm
Chi phí bảo hiểm 40 T1.8 480 T1.31 40 T1.31 40
Bảo hiểm trả trước 40
2. Vật liệu:
Ngày 6.1: Tổ chức quảng cáo Jones Murphy mua chịu vật dụng mỹ thuật $1,800 và vật dụng văn phòng $800.
Đến ngày 31.1, sau một tháng sử dụng, kiểm kê vật dụng mỹ thuật còn tồn $1,300, vật dụng văn phòng còn tồn $600 như vậy vật dụng mỹ thuật đã sử dụng $500
Tài liệu giảng dạy Môn KẾ TOÁN QUỐC TẾ 29
trở thành chi phí tháng 1 chỉ còn lại $1,300, vật dụng văn phòng đã sử dụng $200 trở thành chi phí tháng 1 chỉ còn lại $600.
Để phản ánh đúng số dư Nợ của các tài khoản Vật dụng và tính đúng chi phí của tháng 1 cần thực hiện các bút toán điều chỉnh sau:
Nợ Có Vật dụng mỹ thuật Chi phí VDMT Chi phí VDMT 500 T1.6 1,800 T1.31 500 T1.31 500 Vật dụng mỹ thuật 500 Nợ Có Vật dụng văn phòng Chi phí VDVP Chi phí VDVP 200 T1.6 800 T1.31 200 T1.31 200 Vật dụng văn phòng 200
3. Khấu hao tài sản cố định:
Các tài sản có thời gian sử dụng lâu dài vào hoạt động kinh doanh được gọi là tài sản cố định. Tất cả tài sản cố định trừ đất đai, cuối cùng sẽ hư hỏng hoặc không sử dụng được nữa, do đó giá trị của chúng cần phải được chuyển thành chi phí trong suốt quá trình sử dụng. Quá trình phân bổ dần giá trị của tài sản cố định vào chi phí được gọi là khấu hao tài sản cố định.
Ngày 4.1: Tổ chức quảng cáo Jones Murphy mua thiết bị mỹ thuật $4,200. Ngày 5.1: Tổ chức quảng cáo Jones Murphy mua thiết bị văn phòng $3,000. Giả sử 2 loại thiết bị đều có thời gian sử dụng ước tính là 5 năm (60 tháng). Đến ngày 31.1, sau một tháng sử dụng
Khấu hao thiết bị mỹ thuật $4,200 : 60 tháng = $70/tháng Khấu hao thiết bị văn phòng $3,000 : 60 tháng = $50/tháng
Như vậy thiết bị mỹ thuật có giá trị hao mòn do sử dụng $70 trở thành chi phí tháng 1, giá trị còn lại $4,130 và thiết bị văn phòng có giá trị hao mòn do sử dụng $50 trở thành chi phí tháng 1, giá trị còn lại $2,950.
Để phản ánh đúng số dư Nợ của các tài khoản Thiết bị và tính đúng chi phí của tháng 1 cần thực hiện các bút toán điều chỉnh sau:
Thiết bị mỹ thuật
T1.4 4,200
Nợ Có Khấu hao lũy kế TBMT Chi phí khấu hao TBMT
CP khấu hao TBMT 70 T1.31 70 T1.31 70
Tài liệu giảng dạy Môn KẾ TOÁN QUỐC TẾ 30
Thiết bị văn phòng
T1.4 3,000
Nợ Có Khấu hao lũy kế TBVP Chi phí khấu hao TBVP
CP khấu hao TBVP 50 T1.31 50 T1.31 50
KH lũy kế TBVP 50
Tài khoản Khấu hao lũy kế là tài khoản điều chỉnh cho tài khoản Tài sản cố định, số dư của tài khoản điều chỉnh được trừ ra khỏi số dư của tài khoản Tài sản cố định trên báo cáo. Tài khoản điều chỉnh được sử dụng vì 2 lý do: nó xác nhận khấu hao là một sự ước tính, và giúp cho việc duy trì được giá trị ban đầu của tài sản cố định.
Trích một phần của bảng cân đối kế toán
Tổ chức quảng cáo Jones Murphy Bảng cân đối kế toán Ngày 31 tháng 1 năm 20xx
Tài sản cố định
Thiết bị mỹ thuật $4,200
Trừ khấu hao lũy kế TBMT 70 $4,130 Thiết bị văn phòng $3,000
Trừ khấu hao lũy kế TBVP 50 2,950
Tổng cộng tài sản cố định $7,080
Plant and Equipment Section of Balance Sheet
Jones Murphy Advertising Agency Partial Balance Sheet
January 31, 20xx
Plant and Equipment
Art Equipment $4,200 Less Accumulated Depreciation 70 $4,130 Office Equipment $3,000 Less Accumulated Depreciation 50 2,950
Total Plant and Equipment $7,080
2.3.2.2. Doanh thu được ứng trước cần phân bổ vào doanh thu của nhiều kỳ.
Doanh thu được ứng trước là khoản tiền nhận được trước khi giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ cho khách hàng, là một khoản nợ phải trả tương ứng với nghĩa vụ phải giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ sau đó.
Ngày 15.1: Tổ chức quảng cáo Jones Murphy nhận trước $1,000 tiền công về một dịch vụ trang trí mỹ thuật.
Tài liệu giảng dạy Môn KẾ TOÁN QUỐC TẾ 31
Đến ngày 31.1, giả sử tổ chức đã thực hiện được 40% khối lượng dịch vụ trị giá $400, doanh thu được ứng trước giảm $400 trở thành doanh thu tháng 1, và chỉ còn lại $600.
Để phản ánh đúng số dư Nợ của tài khoản Doanh thu được ứng trước và tính đúng doanh thu của tháng 1 cần thực hiện bút toán điều chỉnh sau:
Nợ Có Doanh thu mỹ thuật Doanh thu được ứng trước
Doanh thu được ứng trước 400 T1.31400 T1.31400 T1.15 1,000
Doanh thu mỹ thuật 400
2.3.2.3. Doanh thu phải tính trước vào doanh thu trong kỳ.
Vào cuối kỳ kế toán, một số khoản doanh thu đã phát sinh nhưng chưa được ghi chép, đó là doanh thu của hàng hóa đã giao hoặc dịch vụ đã hoàn thành nhưng kế toán chưa có căn cứ để ghi do chưa thu tiền, chưa lập hóa đơn, các khoản doanh thu này cần phải được tính trước vào doanh thu trong kỳ kế toán.
Giả sử tổ chức quảng cáo Jones Murphy đồng ý thực hiện một loạt quảng cáo cho khách hàng, và quảng cáo đầu tiên đã được thực hiện trong ngày 31.1, tiền công $200 cho lần quảng cáo này chưa được ghi vào doanh thu của tháng 1, cần thực hiện bút toán điều chỉnh:
Nợ Có Doanh thu quảng cáo Doanh thu phải thu
Doanh thu phải thu 200 T1.10 1,400
Doanh thu quảng cáo 200 T1.19 2,800
T1.31 200 T1.31 200
2.3.2.4. Chi phí phải tính trước vào chi phí trong kỳ.
Vào cuối kỳ kế toán, một số khoản chi phí đã phát sinh nhưng chưa được ghi chép, vì kế toán chưa có căn cứ để ghi, do chưa chi tiền, các khoản chi phí này cần phải được tính trước vào chi phí trong kỳ kế toán.
Giả sử lịch Tháng 1: CN T2 T3 T4 T5 T6 T7 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Tháng 2: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Tài liệu giảng dạy Môn KẾ TOÁN QUỐC TẾ 32
Cách trả lương cho nhân viên thư ký: sau 2 tuần, 5 ngày làm việc/tuần, thư ký nhận được $600 vào cuối các ngày 12, 26 tháng 1.
Tiền lương nhân viên thư ký 3 ngày 29, 30, 31 được tính: ($600 : 10) 3 = $180 là chi phí tháng 1 chưa được ghi chép vì chưa đến kỳ hạn trả (ngày 9 tháng 2), cần thực hiện bút toán điều chỉnh:
Nợ Có Lương phải trả Chi phí lương văn phòng
Chi phí lương văn phòng 180 T1.12 600
Lương phải trả 180 T1.26 600
T1.31 180 T1.31 180
Kết thúc qui trình điều chỉnh gồm 4 loại điều chỉnh nêu trên, các bút toán điều chỉnh được ghi vào sổ nhật ký, sau đó được chuyển vào sổ Cái, kế toán căn cứ vào các số liệu trên sổ Cái lập bảng cân đối thử sau điều chỉnh để kiểm tra số liệu kế toán, số liệu sau khi kiểm tra sẽ được dùng để lập báo cáo tài chính.
2.4. HOÀN TẤT CHU TRÌNH KẾ TOÁN. 2.4.1. Chu trình kế toán. 2.4.1. Chu trình kế toán.
Một chu trình kế toán bao gồm các bước công việc sau:
- Phân tích và lập các bút toán cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ các chứng từ gốc.
- Ghi các bút toán vào sổ nhật ký.
- Định kỳ chuyển các bút toán trên sổ nhật ký vào sổ Cái.
- Cuối kỳ lập các bút toán điều chỉnh, sau đó ghi vào sổ nhật ký và chuyển vào sổ Cái.
- Lập các báo cáo tài chính từ số liệu trên sổ Cái.
- Trong thực tế, để hạn chế sai lầm khi thực hiện các bút toán điều chỉnh, và chuẩn bị số liệu cho việc lập các báo cáo tài chính kế toán thực hiện bước 4 bằng cách lập bảng tính nháp.
2.4.2. Bảng tính nháp (Work Sheet).
2.4.2.1 Khái niệm.
Bảng tính nháp là một công cụ của kế toán dùng để tổng hợp và kiểm tra tính chính xác của số liệu đồng thời nhằm hạn chế các sai sót khi lập bút toán điều chỉnh và tạo thuận lợi trong việc lập báo cáo tài chính.
Tài liệu giảng dạy Môn KẾ TOÁN QUỐC TẾ 33
Lấy số dư các tài khoản trên sổ Cái ghi vào cột cân đối thử sau đó cộng các cột và kiểm tra tính cân bằng.
Ghi các bút toán điều chỉnh vào cột điều chỉnh, sau đó cộng các cột và kiểm tra tính cân bằng. Lưu ý: nếu các bút toán điều chỉnh liên quan đến các tài khoản chưa có tên trên phần cân đối thử thì mở thêm các tài khoản này ở bên dưới trong cột tên tài khoản. Mỗi bút toán điều chỉnh được ký hiệu bằng cùng một chữ cái (a, b, c,…) ở cả hai bên Nợ, Có để đối chiếu.
Lấy số liệu trên hai cột cân đối thử và điều chỉnh để tính số dư mới của các tài khoản và ghi vào cột cân đối thử sau điều chỉnh, sau đó cộng các cột và kiểm tra tính cân bằng. Lưu ý: chỉ có những tài khoản có liên quan đến các bút toán điều chỉnh mới có số dư thay đổi.
Chuyển số liệu từ cột cân đối thử sau điều chỉnh vào các cột báo cáo thu nhập và bảng cân đối kế toán: số dư của các tài khoản doanh thu và chi phí chuyển vào cột báo cáo thu nhập, số dư của các tài khoản tài sản, nợ phải trả, và vốn chủ sở hữu chuyển vào cột bảng cân đối kế toán.
Cộng số liệu các cột báo cáo thu nhập và bảng cân đối kế toán để tính thu nhập thuần (lỗ thuần).
Trên cột báo cáo thu nhập:
Tổng bên Có (doanh thu) > Tổng bên Nợ (chi phí): kết quả là thu nhập thuần (ghi bên Nợ).
Tổng bên Có (doanh thu) < Tổng bên Nợ (chi phí): kết quả là lỗ (ghi bên Có). Tổng bên Nợ (tài sản) > Tổng bên Có (nợ phải trả + vốn chủ sở hữu): kết quả là thu nhập thuần (ghi bên Có).
Tổng bên Nợ (tài sản) < Tổng bên Có (nợ phải trả + vốn chủ sở hữu): kết quả là lỗ (ghi bên Nợ).
2.4.2.3 Công dụng.
Bảng tính nháp được dùng để: Lập các báo cáo tài chính:
Sử dụng toàn bộ số liệu cột báo cáo thu nhập để lập bảng báo cáo thu nhập.
Sử dụng các số liệu vốn và rút vốn của chủ sở hữu trên cột cân đối kế toán, kết hợp với chỉ tiêu thu nhập thuần (lỗ thuần) trên bảng báo cáo thu nhập để lập bảng báo cáo vốn chủ sở hữu.
Tài liệu giảng dạy Môn KẾ TOÁN QUỐC TẾ 34
Sử dụng các số liệu còn lại trên cột cân đối kế toán để lập bảng cân đối kế toán.
Bảng tính nháp
Tổ chức quảng cáo Jones Murphy Bảng tính nháp
Cho tháng kết thúc vào ngày 31.1.20xx
Tên tài khoản Cân đối thử Điều chỉnh
Cân đối thử đã điều chỉnh Báo cáo thu nhập Bảng cân đối kế toán Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có Tiền 1,720 1,720 1,720
Khoản phải thu 2,800 2,800 2,800
Vật dụng mỹ thuật 1,800 (C) 500 1,300 1,300
Vật dụng văn phòng 800 (d) 200 600 600