3.2.1 Nguyên tắc.
Kế toán các nghiệp vụ liên quan đến doanh thu bán hàng cần đảm bảo thực hiện các nguyên tắc: Nguyên tắc ghi nhận doanh thu (Revenue Realization Principle).
Kế toán dồn tích (Accrual Accounting).
3.2.2. Doanh thu gộp (Gross Sales).
Doanh thu gộp là tổng doanh thu bao gồm doanh thu bán hàng đã thu tiền (Sales
for Cash) và doanh thu bán chịu (Sales on Credit) phát sinh trong kỳ kế toán. Bút toán để ghi chép như sau:
Tiền (Cash) ... xxx Khoản phải thu (Accounts Receivable) ... xxx
Doanh thu bán hàng (Sales) ... xxx
3.2.3 Hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán (Sales Returns and Allowances)
Các nhà quản trị rất quan tâm đến thông tin về hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán vì những thông tin này có thể đo lường mức độ thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. Hệ thống kế toán sẽ cung cấp những thông tin này, bút toán ghi sổ như sau:
Hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán
(Sales Returns and Allowances) ... xxx Khoản phải thu (Accounts Receivable) ...
Tiền (Cash) ...
xxx xxx
3.2.4 Chiết khấu bán hàng (Sales Discounts).
Để đẩy mạnh việc bán hàng, người bán thường cho người mua chịu trong một thời hạn nhất định là 30 ngày, 60 ngày ... ký hiệu là n/30, n/60 ... và nhằm khuyến khích bên mua thanh toán nhanh, bên bán sẽ dành cho bên mua được hưởng một khoản gọi là chiết khấu (Discounts) tính theo tỷ lệ % trên giá bán. Ví dụ: bán số hàng trị giá $300, cho khách chịu trong vòng 30 ngày và nếu khách hàng thanh toán trong 10 ngày đầu sẽ được hưởng chiết khấu 2% (ký hiệu: 2/10, n/30). Giả định bên mua thanh toán trong 10 ngày đầu, như vậy bên mua sẽ được hưởng chiết khấu: 2% x $300 = $6. Bút toán ghi sổ:
Khi bán hàng:
Khoản phải thu (Accounts Receivable) ... 300 Doanh thu bán hàng (Sales) ... 300 Khi khách hàng trả tiền trong kỳ hạn được hưởng chiết khấu:
Tiền (Cash) ... 294 Chiết khấu bán hàng (Sales Discounts) ... 6
Tài liệu giảng dạy Môn KẾ TOÁN QUỐC TẾ 51
Khoản phải thu (Accounts Receivable) ... 300
Tại Việt Nam
Tiền ( Cash ) 111 hoặc 112 294
Chi phí hoạt động tài chính ( Expenses for
financial Activities ) ... 6
Khoản phải thu (Accounts Receivable) ... 300
3.3 GHI CHÉP CÁC NGHIỆP VỤ LIÊN QUAN GIÁ VỐN HÀNG BÁN.
3.3.1. Hàng mua thuần (Net Purchases).
Hàng mua thuần bằng (=) Hàng mua gộp (Gross Purchases) trừ (-) Hàng mua trả
lại và giảm giá hàng mua (Purchases Returns and Allowances) trừ (-) Chiết khấu mua hàng (Purchases Discounts) cộng (+) Chi phí vận chuyển hàng mua (Freight In).
a) Kế toán hàng mua theo phương pháp giá gộp(Gross Method)
Kế toán hàng mua theo giá mua ban đầu được gọi là kế toán theo phương pháp giá gộp. Ví dụ: Công ty mua số hàng trị giá $1,500 vào ngày 12.11, điều kiện 2/10, n/30. Bút toán ghi sổ như sau:
Theo hệ thống kê khai thường xuyên:
Hàng tồn kho (Merchandise Inventory) ... 1,500
Khoản phải trả (Accounts Payable) ... 1,500
Theo hệ thống kiểm kê định kỳ:
Mua hàng (Purchases) ... 1,500
Khoản phải trả (Accounts Payable) ... 1,500
Trong bút toán trên, tài khoản Mua hàng (Purchases) là tài khoản tạm thời và chỉ sử dụng trong hệ thống kiểm kê định kỳ để ghi chép hàng mua.
3.3.2 Hàng mua trả lại và giảm giá hàng mua (Purchases Returns and Allowances). Allowances).
Khi phát sinh nghiệp vụ trả lại hàng mua hoặc hàng mua được giảm giá, kế toán phải mở tài khoản Hàng mua trả lại và giảm giá hàng mua (Purchases Returns and Allowances) để ghi chép. Ví dụ: trong số hàng mua trị giá $1,500 ở trên, công ty trả lại nhà cung cấp số hàng trị giá $200. Bút toán như sau:
Theo hệ thống thường xuyên:
Khoản phải trả (Accounts Payable) ... 200
Tài liệu giảng dạy Môn KẾ TOÁN QUỐC TẾ 52
Theo hệ thống định kỳ:
Khoản phải trả (Accounts Payable) ... 200 Hàng mua trả lại và giảm giá hàng mua
(Purchases Returns and Allowances) ... 200
Tại Việt Nam
Khoản phải trả (Accounts Payable ) - 331 ... 200
Hàng hóa (Merchandise Inventory)-156 200
3.3.3 Chiết khấu mua hàng (Purchases Discounts).
Trong trường hợp công ty thanh toán trong thời hạn được hưởng chiết khấu mua hàng, kế toán mở tài khoản chiết khấu mua hàng (Purchases Discounts) để ghi chép. Theo ví dụ trên (mục 3.3.1 và 3.3.2) ta có bút toán:
Theo hệ thống thường xuyên:
Khoản phải trả (Accounts Payable) ... 1,300
Hàng tồn kho (Merchandise Inventory) ... 26
Tiền (Cash) ... 1,274 Theo hệ thống định kỳ:
Khoản phải trả (Accounts Payable) ... 1,300
Chiết khấu mua hàng (Purchases
Discounts) ... 26 Tiền (Cash) ... 1,274
Tại Việt Nam
Khoản phải trả (Accounts Payable) – 331 ... 1,300 Thu nhập hoạt động tài chính ( Income from
financial activities ) – 711 ... 26
Tiền ( Cash ) – 111, 112 1274
b) Kế toán hàng mua theo phương pháp giá thuần (Net price Method)
Trường hợp công ty muốn theo dõi chiết khấu mua hàng không được hưởng do thanh toán chậm, kế toán mở tài khoản Chiết khấu mua hàng bị mất (Purchases Discounts Lost) và ghi chép theo phương pháp giá thuần (Net Method)
.Ví dụ: Công ty mua số hàng trị giá $1,500 vào ngày 12.11, điều kiện 2/10, n/30. Ngày 14.11 công ty trả lại số hàng trị giá $200 và giả sử ngày 12.12 công ty mới trả tiền. Kế toán ghi chép như sau:
Theo hệ thống thường xuyên: Ngày 12.11:
Hàng tồn kho (Merchandise Inventory) ... 1,470
Tài liệu giảng dạy Môn KẾ TOÁN QUỐC TẾ 53
$1,500 ($1,500 2%) = $1,470 Ngày 14.11:
Khoản phải trả (Accounts Payable) ... 196
Hàng tồn kho (Merchandise Inventory) ... 196
$200 ($200 2%) = $196 Ngày 12.12:
Khoản phải trả (Accounts Payable) ... 1,274 Chiết khấu mua hàng bị mất (Purchases
Discounts Lost)
26
Tiền (Cash) ... 1,300
Chiết khấu bị mất được tính lại như sau:
($1,500 $200) 2% = $26
Nếu công ty thanh toán vào ngày 22.11 thì kế toán ghi:
Khoản phải trả (Accounts Payable) ... 1,274
Tiền (Cash) ... 1,274 Theo hệ thống định kỳ:
Ngày 12.11:
Mua hàng (Purchases) ... 1,470
Khoản phải trả (Accounts Payable) ... 1,470 $1,500 ($1,500 2%) = $1,470
Ngày 14.11:
Khoản phải trả (Accounts Payable) ... 196 Hàng mua trả lại và giảm giá hàng mua
(Purchases Returns and Allowances) ... 196 $200 ($200 2%) = $196
Ngày 12.12:
Khoản phải trả (Accounts Payable) ... 1,274 Chiết khấu mua hàng bị mất (Purchases
Discounts Lost)
26
Tiền (Cash) ... 1,300 Chiết khấu bị mất được tính lại như sau:
($1,500 $200) 2% = $26 Nếu công ty thanh toán vào ngày 22.11 thì kế toán ghi:
Khoản phải trả (Accounts Payable) ... 1,274
Tiền (Cash) ... 1,274
3.3.4 Chi phí vận chuyển hàng mua (Freight In).
Khi phát sinh chi phí này kế toán ghi sổ theo bút toán:
Tài liệu giảng dạy Môn KẾ TOÁN QUỐC TẾ 54
Tiền (Cash) 134
Trong một số trường hợp, hợp đồng quy định các điều kiện cơ sở giao hàng liên quan đến việc người mua hoặc người cung cấp hàng trả chi phí vận chuyển như sau:
Điều kiện FOB shipping point, nghĩa là sau khi người cung cấp chuyển hàng hóa qua lan can tàu thì quyền sở hữu hàng hóa thuộc về người mua và người mua chịu mọi chi phí vận chuyển từ cảng giao hàng trở đi.
Điều kiện FOB destination, nghĩa là sau khi người cung cấp chuyển hàng hóa qua lan can tàu thì quyền sở hữu hàng hóa vẫn thuộc về người cung cấp và người cung cấp chịu mọi chi phí vận chuyển từ cảng giao hàng cho đến cảng của người mua.
Nếu người cung cấp thanh toán chi phí vận chuyển và sau đó tính lại với người mua bằng cách ghi riêng một mục trên hóa đơn (Invoice) thì kế toán bên mua phải ghi chép nghiệp vụ mua hàng và chi phí trên các tài khoản riêng biệt. Ví dụ trên hóa đơn ghi giá trị hàng mua $1,600 chi phí vận chuyển $290. Bút toán ghi chép nghiệp vụ như sau:
Mua hàng (Purchases) hoặc Hàng tồn kho
(Merchandise Invetory) ...
1,600
Chi phí vận chuyển hàng mua (Freight in) .... 290
Khoản phải trả (Accounts Payable) ... 1,890
3.4 HÀNG TỒN KHO (MERCHANDISE INVENTORY)
Kế toán hàng tồn kho phụ thuộc vào 2 hệ thống quản lý hàng tồn kho. Có 2 phương pháp căn bản là phương pháp kiểm kê định kỳ (Periodic Inventory Method) và
phương pháp kê khai thường xuyên (Perpetual Inventory Method).
3.4.1 Phương pháp kiểm kê định kỳ
Tóm tắt như sau:
- Cân, đong, đo, đếm số lượng hàng tồn kho vào cuối kỳ kế toán. Trong suốt kỳ kế toán không có chứng từ sổ sách theo dõi hàng tồn kho, không có bút toán nào được ghi vào tài khoản hàng tồn kho (Merchandise Inventory).
- Nhân số lượng của mỗi loại hàng hóa với đơn giá vốn của từng loại.
- Cộng tổng số giá vốn của từng loại hàng để có tổng giá vốn của hàng tồn kho
(Cost of the Ending Merchandise Inventory).
- Giá vốn của hàng đã bán được tính bằng cách lấy hàng tồn đầu kỳ cộng hàng mua thuần trong kỳ trừ hàng tồn cuối kỳ.Cuối kỳ, muốn thực hiện công thức trên kế
Tài liệu giảng dạy Môn KẾ TOÁN QUỐC TẾ 55
toán phải lập bút toán xử lý hàng tồn kho như sau:
- Chuyển số dư đầu kỳ của tài khoản Hàng tồn kho (Merchandise Inventory)
sang tài khoản Xác định kết quả (Income Summary).
Xác định kết quả (Income Summary) ... xxx
... Hàng tồn kho (Merchandise Inventory) xxx
- Ghi chép hàng tồn kho cuối kỳ theo kết quả kiểm kê vào tài khoản Hàng tồn kho (Merchandise Inventory) và tài khoản Xác định kết quả (Income Summary).
Hàng tồn kho (Merchandise Inventory) ... Xxx
Xác định kết quả (Income Summary) ... Xxx
Có 2 phương pháp lập bút toán xử lý hàng tồn kho là phương pháp bút toán điều chỉnh và phương pháp bút toán khóa sổ.
Phương pháp bút toán điều chỉnh (Adjusting Entry Method)
Theo phương pháp này bút toán xử lý hàng tồn kho được thực hiện đồng thời với các bút toán điều chỉnh khác.
Phương pháp bút toán khóa sổ (Closing Entry Method)
Theo phương pháp này bút toán xử lý hàng tồn kho được thực hiện đồng thời với các bút toán khóa sổ khác.
3.4.2 Phương pháp kê khai thường xuyên
Tóm tắt như sau:
Hàng ngày, khi mua hàng, kế toán ghi vào bên Nợ tài khoản Hàng tồn kho. Khi bán ghi vào bên Có tài khoản Hàng tồn kho và bên Nợ tài khoản Giá vốn hàng bán. Như vậy, giá vốn hàng tồn kho được theo dõi thường xuyên trên tài khoản Hàng tồn kho. Các bút toán ghi sổ:
Khi mua hàng:
Hàng tồn kho (Merchandise Inventory) ... xxx
Khoản phải trả (Accounts Payable) ... xxx
Khi bán hàng:
Giá vốn hàng bán (Cost of Goods Sold) ... xxx
Hàng tồn kho (Merchandise Inventory) ... xxx
Khi sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên kế toán mở Sổ chi tiết theo dõi hàng tồn khotheo mẫu sau :
Tài liệu giảng dạy Môn KẾ TOÁN QUỐC TẾ 56
Tên hàng: Qui cách:
Ngày Mua Bán Tồn
Lượng Đơn giá Tiền Lượng Đơn giá Tiền Lượng Đơn giá Tiền
ITEM: Model:
Date Purchased Sold Balance
Units Cost Total Units Cost Total Units Cost Total
3.5 CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG (OPERATING EXPENSES).
Chi phí hoạt động là thành phần chủ yếu thứ ba trong báo cáo kết quả kinh doanh của công ty thương mại. Toàn bộ chi phí được phân làm 2 loại: chi phí bán hàng
(Selling Expenses) và chi phí quản lý doanh nghiệp (General and Administrative Expenses).
Chi phí bán hàng (Selling Expenses) bao gồm toàn bộ chi phí của cửa hàng, chi phí bảo quản, trưng bày, quảng cáo, phân phối ...
Chi phí quản lý doanh nghiệp (General and Administrative Expenses) bao gồm chi phí chung của văn phòng, chi phí bộ phận nhân sự, chi phí bộ phận kế toán và những chi phí có tính chất chung khác.
3.6. BẢNG TÍNH NHÁP (WORK SHEET).
Bảng tính nháp trong công ty thương mại có đặc điểm khác với bảng tính nháp trong công ty dịch vụ ở chỗ xuất hiện các tài khoản mới dùng để kế toán các nghiệp vụ liên quan đến việc mua bán hàng hóa, đó là các tài khoản: Doanh thu bán hàng (Sales), Hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán (Sales Returns and Allowances), Chiết khấu bán hàng (Sales Discounts), Mua hàng (Purchases), Chiết khấu mua hàng (Purchases Discounts), Hàng mua trả lại và giảm giá hàng mua (Purchases Returns and Allowances), Chi phí vận chuyển hàng mua (Freight In), Hàng tồn kho (Merchandise Inventory).
Nếu công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên thì việc lập bảng tính nháp được thực hiện bình thường như công ty dịch vụ.
Nếu công ty áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ thì việc lập bảng tính nháp phụ thuộc vào một trong hai phương pháp lập bút toán xử lý hàng tồn kho như sau:
Tài liệu giảng dạy Môn KẾ TOÁN QUỐC TẾ 57
3.6.1 Phương pháp bút toán điều chỉnh (The Adjusting Entry Method).
Theo phương pháp này việc lập bảng được tiến hành như sau: - Cột cân đối thử (Trial Balance): lập bình thường như đã biết.
- Cột điều chỉnh (Adjustments): trước hết, hai bút toán điều chỉnh hàng tồn kho
phải được ghi ngay vào cột này, do đó tài khoản Xác định kết quả (Income Summary)
phải được ghi ngay sau dòng cộng của cột cân đối thử. Các bút toán điều chỉnh khác ghi bình thường như đã biết.
- Cột cân đối thử đã điều chỉnh (Adjusted Trial Balance): lập bình thường như đã biết, hoặc có thể bỏ cột này nếu như chỉ có một vài bút toán điều chỉnh.
- Cột báo cáo thu nhập (Income Statement) và cột bảng cân đối kế toán (Balance Sheet): lập bình thường như đã biết chỉ cần lưu ý các đặc điểm sau:
– Số ghi cột Nợ và bên Có của dòng tài khoản Xác định kết quả (Income Summary) đều được chuyển sang các bên tương ứng của cột báo cáo thu nhập nhằm tính giá vốn hàng bán.
– Số dư các tài khoản Hàng bán trả lại và giảm giá hàng bán (Sales Returns and Allowances), Chiết khấu bán hàng (Sales Discounts), Mua hàng (Purchases), Chi phí vận chuyển hàng mua (Freight In) được ghi vào bên Nợ và số dư của các tài khoản Hàng mua trả lại và giảm giá hàng mua (Purchases Returns and Allowances), Chiết khấu mua hàng (Purchases Discounts) được ghi vào bên Có của cột báo cáo thu nhập.
3.6.2 Phương pháp bút toán khóa sổ (The Closing Entry Method).
Theo phương pháp này cần lưu ý các đặc điểm sau:
– Không có bút toán điều chỉnh hàng tồn kho, do đó không xuất hiện tài khoản Xác định kết quả (Income Summary) trong bảng tính nháp.
– Số dư hàng tồn kho đầu kỳ từ bên Nợ của bên cân đối thử (Trial Balance) được chuyển sang bên Nợ của cột báo cáo thu nhập (Income Statement).
– Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được ghi vào bên Có của cột báo cáo thu nhập
Tài liệu giảng dạy Môn KẾ TOÁN QUỐC TẾ 58
Ví dụ kế toán có bảng cân đối thử như sau: Công ty ABC Bảng cân đối thử
Cho tháng kết thúc vào ngày 31.12.20xx
Tiền 29,000
Khoản phải thu 42,000
Hàng tồn kho 52,000
Bảo hiểm trả trước 17,000
Vật dụng cửa hàng 2,000
Vật dụng văn phòng 1,000
Đất 5,000
Nhà 20,000
Khấu hao lũy kế, nhà 5,000
Thiết bị văn phòng 8,000
Khấu hao lũy kế, thiết bị VP 2,000
Khỏan phải trả 25,000
Vốn của Joseph Fairway 104,000
Rút vốn của Joseph Fairway 20,000
Doanh thu bán hàng 260,000
Hàng bán bị trả lại & giảm giá hàng bán 2,000
Chiết khấu bán hàng 4,000
Mua hang 130,000
Hàng mua trả lại $ giảm giá 5,000
Chiết khấu mua hàng 2,000
Chi phí vận chuyển hàng mua 8,000
Chi phí lương bán hàng 22,000
Chi phí vận chuyển hàng bán 5,000
Chi phí quảng cáo 10,000
Chi phí lương văn phòng 26,000
403,000 403,000 Thông tin bổ sung:
- Hàng tồn kho cuối kỳ: $48,000.
- Chi phí baỏ hiểm của cửa hàng đến hạn: $1,000. - Chi phí baỏ hiểm chung đến hạn: $4,000.
- Vật dụng cửa hàng tồn kho: $1,000. - Vật dụng văn phòng tồn kho: $500 - Khấu hao nhà: $2,000.
Tài liệu giảng dạy Môn KẾ TOÁN QUỐC TẾ 59
Bảng tính nháp – Phương pháp bút toán điều chỉnh Công ty ABC
Bảng tính nháp
Cho tháng kết thúc vào ngày 31.12.20xx
Tên tài khoản Cân đối thử Điều chỉnh Báo cáo thu nhập
Bảng cân đối kế toán
Nợ Có Nợ Có Nợ Có Nợ Có
Tiền 29,000 29,000
Khoản phải thu 42,000 42,000
Hàng tồn kho 52,000 b)48,000 a)52,000 48,000
Bảo hiểm trả trước 17,000 c) 5,000 12,000
Vật dụng cửa hang 2,000 d) 1,000 1,000
Vật dụng văn phòng 1,000 e) 500 500
Đất 5,000 5,000
Nhà 20,000 20,000
Khấu hao lũy kế, nhà 5,000 f) 2,000 7,000
Thiết bị văn phòng 8,000 8,000
Khấu hao lũy kế, thiết bị VP 2,000 g) 1,000 3,000
Khỏan phải trả 25,000 25,000
Vốn của ABC 104,000 104,000
Rút vốn của ABC 20,000 20,000
Doanh thu bán hang 260,000 260,000
Hàng bán bị trả lại & giảm Giá hàng bán
2,000 2,000
Chiết khấu bán hang 4,000 4,000
Mua hang 130,000 130,000
Hàng mua trả lại $ giảm giá 5,000 5,000
Chiết khấu mua hang 2,000 2,000
Chi phí vận chuyển hang mua 8,000 8,000
Chi phí lương bán hang 22,000 22,000
Chi phí vận chuyển hang bán 5,000 5,000
Chi phí quảng cáo 10,000 10,000
Chi phí lương văn phòng 26,000 26,000
403,000 403,000
Xác định kết quả a)52,000 b)48,000 52,000 48,000
Chi phí bảo hiểm, bán hàng c) 1,000 1,000
Chi phí bảo hiểm, tổng quát c) 4,000 4,000
Chi phí vật dụng cửa hàng d) 1,000 1,000
Chi phí vật dụng văn phòng e) 500 500
Chi phí khấu hao, nhà f) 2,000 2,000
Chi phí khấu hao, thiết bị VP g) 1,000 1,000