Theo Từ điển tiếng Việt thì "thủ tục là những việc phải làm theo một trật tự nhất định để tiến hành một công việc có tính chất chính thức" [43, tr. 807].
Theo C.Mác trong tuyển tập, tập 1, trang 158 bản tiếng Nga, thủ tục là hình thức sống của đạo luật và luật vật chất có hình thức thủ tục riêng của nó. Theo giáo trình Luật hành chính Việt Nam Khoa luật Đại học quốc gia Hà Nội tái bản lần thứ 7, trang 487, thủ tục ở đây được hiểu là trình tự và cách thức thực hiện những hành động nhất định nhằm đạt tới những hệ quả pháp lý mà phần quy định của pháp luật vật chất dự kiến trước. Ngoài ra, "thủ tục" còn được hiểu là phương cách giải quyết công việc theo một trình tự nhất định. Nói cách khác, thủ tục là trình tự, cách thức thực hiện những hành động cần thiết để hoàn thành một công việc hay để giải quyết một nhiệm vụ nào đó đặt ra. Với ý nghĩa đó, thủ tục là cần thiết cho giải quyết bất kỳ công việc nào đó trên thực tế.
Trong hoạt động quản lý trên các lĩnh vực, Nhà nước ban hành Hiến pháp, các đạo luật, các luật và các văn bản dưới luật. Để thực thi pháp luật, mọi hoạt động quản lý nhà nước đều được quy định phải tiến hành theo những thủ tục khoa học. Những thủ tục này gọi chung là thủ tục hành chính. Trong quá trình phát triển, khái niệm "thủ tục hành chính" đã được luật hóa tại Nghị định số 63/2010/NĐ-CP ngày 8 tháng 6 năm 2010 về kiểm soát thủ tục hành chính. Đây là Nghị định quan trọng được Chính phủ ban hành để bảo đảm, duy trì tính bền vững kết quả của Đề án 30 và tiếp tục nâng cao chất lượng các qui định về thủ tục hành chính thông qua việc thiết lập cơ chế pháp lý cho
hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính từ khâu dự thảo cho đến việc thực thi các quy định này trên thực tế. Theo đó:
"Thủ tục hành chính là trình tự, cách thức thực hiện, hồ sơ và yêu cầu, điều kiện do cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền quy định để giải quyết một công việc cụ thể liên quan đến cá nhân tổ chức" [33, Khoản 1 Điều 3].
"Trình tự là sự sắp xếp lần lượt, thứ tự trước sau" [43, tr. 887].
"Trình tự thực hiện là thứ tự các bước tiến hành của đối tượng và cơ quan thực hiện thủ tục hành chính trong giải quyết công việc cụ thể cho cá nhân, tổ chức" [33, Khoản 2, Điều 3].
Theo quy định hiện hành, một thủ tục hành chính khi được ban hành phải tuân thủ những quy định bắt buộc. Vì vậy, Nghị định số 63/2010/NĐ-CP ngày 8/6/2010 về kiểm soát thủ tục hành chính cũng đã nêu rõ việc thực hiện thủ tục hành chính trong bối cảnh cải cách, chuyên môn hóa thủ tục phải tuân thủ theo các quy định cụ thể sau đây.
1.4.1.1. Nguyên tắc kiểm soát thủ tục hành chính
Nguyên tắc thứ nhất: Kiểm soát thủ tục hành chính phải bảo đảm thực hiện có hiệu quả mục tiêu cải cách thủ tục hành chính, cải cách hành chính bảo đảm điều phối, huy động sự tham gia tích cực, rộng rãi của tất cả các cơ quan, tổ chức cá nhân vào quá trình kiểm soát thủ tục hành chính.
Nguyên tắc thứ hai: Kịp thời phát hiện để loại bỏ hoặc chỉnh
sửa thủ tục hành chính không phù hợp, phức tạp, phiền hà; bổ sung thủ tục hành chính cần thiết, đáp ứng nhu cầu thực tế; bảo đảm quy định thủ tục hành chính đơn giản, dễ hiểu, dễ thực hiện, tiết kiệm thời gian, chi phí, công sức của đối tượng và cơ quan thực hiện thủ tục hành chính.
Nguyên tắc thứ ba: Quá trình k iểm soát thủ tục hành chính được thực hiện ngay khi dự thảo quy định về thủ tục hành chính và
được tiến hành thường xuyên liên tục trong quá trình tổ chức thực hiện thủ tục hành chính [33, Điều 4].
Việc kiểm soát thủ tục hành chính của các cơ quan hành chính là cơ chế tạo ra sự ràng buộc và ý thức tôn trọng công dân trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính. Đồng thời, việc yêu cầu kiểm soát thủ tục hành chính thường xuyên trong quá trình thực hiện cũng là cách thức để khắc phục những bất cập của các thủ tục hành chính đã ban hành, từng bước chuẩn hóa thủ tục.
Nguyên tắc kiểm soát thủ tục hành chính đã giúp cho các cơ quan hành chính Nhà nước có thể phát hiện và giảm bớt các thủ tục không cần thiết để tiết kiệm thời gian, công sức cho cán bộ Nhà nước và công dân.
Tóm lại, pháp luật về thủ tục chuyển nhượng quyền sử dụng đất của hô ̣ gia đình và cá nhân là tổng hợp các quy pha ̣m pháp luâ ̣t điều chỉnh quan hê ̣ phát sinh từ chuyển nhượng qu yền sử dụng đất giữa hô ̣ gia đình và cá nhân từ thực hiê ̣n các quy đi ̣nh để các giao di ̣ch cấu thành nên thủ tục hành chính . Hô ̣ gia đình cá nhân hợp thưc hóa các quyền và nghĩa vụ của hô ̣ gia đình cá nhân theo pháp luâ ̣t Việt Nam
1.4.1.2. Nguyên tắc quy định thủ tục hành chính
Khi tiến hành các thủ tục hành chính được quy định phải bảo đảm năm nguyên tắc. Các nguyên tắc quy định thủ tục hành chính cụ thể như sau:
Nguyên tắc thứ nhất: thủ tục hành chính đơn giản, dễ hiểu và dễ thực hiện.
Nguyên tắc thứ hai: thủ tục hành chính phù hợp với mục tiêu quản lý hành chính nhà nước.
Nguyên tắc thứ ba: thủ tục hành chính bảo đảm quyền bình đẳng của các đối tượng.
Nguyên tắc thứ tư: tiết kiệm thời gian và chi phí của cá nhân, tổ chức và cơ quan hành chính nhà nước.
Nguyên tắc thứ năm: Bảo đảm tính hợp hiến, hợp pháp, thống nhất, đồng bộ, hiệu quả của các quy định về thủ tục hành chính. Thủ tục hành chính phải được cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định trên cơ sở bảo đảm tính liên thông giữa các thủ tục hành chính liên quan [33, Điều 7].
Thực hiện phân công, phân cấp rõ ràng, minh bạch, hợp lý. Các dự án, dự thảo, văn bản quy phạm pháp luật có qui định về thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của cơ quan nào, cơ quan đó phải có trách nhiệm hoàn chỉnh.
1.4.1.3. Hành vi bị nghiêm cấm trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính
Khi thực hiện thủ tục hành chính Nhà nước ta nghiêm cấm cơ quan, tổ chức, cá nhân có hành vi cản trở hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính. Đặc biệt là đối với cán bộ, công chức được phân công làm nhiệm vụ, thực hiện thủ tục không được thực hiện các hành vi sau:
Thứ nhất: tiết lộ thông tin về hồ sơ tài liệu và các thông tin liên quan
đến bí mật kinh doanh, bí mật cá nhân của đối tượng thực hiện thủ tục hành chính mà mình biết được khi thực hiện thủ tục hành chính. Trừ trường hợp được đối tượng thực hiện thủ tục hành chính đồng ý bằng văn bản hoặc pháp luật có quy định khác.
Thứ hai: từ chối thực hiện, kéo dài thời gian thực hiện hoặc tự ý yêu cầu
bổ sung thêm hồ sơ, giấy tờ ngoài qui định mà không nêu lý do bằng văn bản.
Thứ ba: hách dịch, cửa quyền, sách nhiễu, gây phiền hà, gây khó khăn cho đối tượng thực hiện thủ tục hành chính khi tiếp nhận, lợi dụng các vướng mắc về thủ tục hành chính để trục lợi.
Thứ tư: nhận tiền hoặc quà biếu dưới bất cứ hình thức nào từ đối tượng thực hiện thủ tục hành chính khi tiếp nhận giải quyết thủ tục hành chính ngoài phí, lệ phí thực hiện thủ tục hành chính đã được công bố công khai.
Thứ năm: đùn đẩy trách nhiệm, thiếu hợp tác, chậm trễ, gây cản trở trong thực hiện nhiệm vụ được giao.
Đối với đối tượng:
Các chủ thể thực hiện thủ tục hành chính là các hộ gia đình, cá nhân thì Nhà nước nghiêm cấm hành vi cản trở hoạt động của cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền, đưa hối lộ hoặc dùng các thủ đoạn khác để lừa dối cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền trong thực hiện thủ tục hành chính [33, Điều 6];
1.4.1.4. Các bộ phận cấu thành một thủ tục hành chính
Để thuận tiện cho các cơ quan nhà nước soạn thảo và kiểm soát thủ tục hành chính, Nghị định số 63/2010/NĐ-CP ngày 8/6/2010 của Chính phủ đã nêu rõ một thủ tục hành chính cụ thể chỉ hoàn thành khi đáp ứng được đầy đủ các bộ phận tạo thành cơ bản sau:
Thứ nhất: Tên thủ tục hành chính; thứ hai: Trình tự thực hiện; thứ ba: Cách thức thực hiện; thứ tư: Hồ sơ; thứ năm: Thời hạn giải quyết; thứ sáu: Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính; thứ bảy: Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính; thứ tám: Kết quả thực hiện thủ tục hành chính; thứ chín: Trường hợp thủ tục hành chính phải có mẫu đơn, tờ khai hành chính; Mẫu kết quả thực hiện thủ tục hành chính, yêu cầu, điều kiện; Phí, lệ phí thì mẫu đơn, tờ khai hành chính; Mẫu kết quả thực hiện thủ tục hành chính, yêu cầu, điều kiện; Phí, lệ phí là bộ phận cấu thành của thủ tục hành chính.
Việc nắm vững các bộ phận cấu thành của thủ tục hành chính giúp cho người dân chủ động tham gia các giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại và cán bộ Nhà nước có căn cứ để xây dựng, chuẩn hóa các thủ tục hành chính.