- Tất cả các thông tin thể hiện trong Hợp đồng chuyển nhượng, Tờ khai lệ phí trước bạ, Tờ khai thuế thu nhập cá nhân phải đúng như trong Giấy
2.5.5. Hệ thống cơ sở dữ liệu đất đai còn chưa được xây dựng bài bản, đầy đủ
bản, đầy đủ
Một thực tế là trong suốt quá trình thực hiện công tác quản lý nhà nước về đất đai trong những năm qua chúng ta chưa coi trọng đến việc lưu trữ các tài liệu về đất đai cũng như xây dựng hệ thống hồ sơ dạng số. Lấy ví dụ như thành phố Hà Nội, trung tâm chính trị, kinh tế, văn hóa của cả nước nhưng xét về hồ sơ đất đai chúng ta cũng không lưu được nhiều. Hiện nay tại Hà Nội chỉ có các quận nội thành Hà Nội cũ (Hai Bà Trưng, Đống Đa, Hoàn Kiếm, Ba Đình) là tương đối đầy đủ và chi tiết do được thừa hưởng từ thời
thực dân Pháp đô hộ để lại còn các huyện ngoại thành hồ sơ hầu như không có gì.
Bắt đầu từ năm 1998, Tổng cục Địa chính nay là Bộ Tài nguyên và Môi trường đã ban hành Thông tư số 346/1998/TT-TCĐC ngày 16 tháng 3 năm 1998 về việc hướng dẫn thủ tục đăng ký đất đai, lập hồ sơ địa chính và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Nội dung Thông tư quy định và hướng dẫn việc kê khai đăng ký đất đai; Tổ chức đăng ký đất đai, lập và quản lý hồ sơ địa chính; thống nhất mẫu giấy chứng nhận; Thẩm quyền, trình tự thủ tục xét duyệt cấp giấy chứng nhận. Mặc dù vậy nhưng trong thực tế việc áp dụng các quy định tại Thông tư này chỉ dừng lại ở một số tỉnh thành và ở mức tổ chức kê khai đăng ký cấp giấy chứng nhận.
Ngày 30 tháng 11 năm 2001, Tổng cục Địa chính ban hành Thông tư số 1990/2001/TT-TCĐC về việc hướng dẫn đăng ký đất đai, lập hồ sơ địa chính và cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất thay thế Thông tư số 346/1998/TT-TCĐC. Về cơ bản, nội dung của Thông tư số 1990/2001/TT- TCĐC không khác so với Thông tư số 346/1998/TT-TCĐC nhưng cụ thể, chi tiết và dễ thực hiện hơn. Kết quả là trong thời gian có hiệu lực (từ năm 2002 đến 1/12/2004) UBND cấp huyện và xã đã lập được sổ Mục kê, sổ địa chính, sổ theo dõi cấp giấy chứng nhận, sổ đăng ký biến động theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư trong quá trình thực hiện kê khai đăng ký đất đai.
Ngày 01 tháng 7 năm 2004, Luật Đất đai năm 2003 có hiệu lực kéo theo việc Thông tư số 1990/2001/TT-TCĐC ngày 30/11/2001 hết hiệu lực và bị thay thế bởi Thông tư số 29/2004/TT-BTNMT ngày 01 tháng 11 năm 2004 về việc hướng dẫn lập, chỉnh lý, quản lý hồ sơ địa chính. Điểm mới của Thông tư là đã quy định hệ thống mã các loại đất để tiện cho việc theo dõi và hệ thống mẫu sổ sách, bảng biểu, đơn … kèm theo. Tuy nhiên, do các quy định quá phức tạp nên việc triển khai thực hiện gặp nhiều khó khăn và không đem lại hiệu quả. Vì vậy, ngày 02 tháng 8 năm 2007, Bộ Tài nguyên và Môi trường đã ban hành Thông tư số 09/2007/TT-BTNMT thay thế Thông tư
29/2004/TT-BTNMT. Nội dung Thông tư này đã hướng đến việc lập hồ sơ địa chính dạng số và đã từng bước được triển khai trên thực tế. Tuy nhiên kết quả đạt được chưa cao.
Qua những số liệu trên chúng ta nhận thấy việc lập, quản lý và chỉnh lý hồ sơ địa chính mới chỉ thực sự được quan tâm từ năm 1998 và cơ quan quản lý nhà nước trong lĩnh vực này (Bộ Tài nguyên và Môi trường) vẫn còn rất lúng túng trong việc quy định, hướng dẫn cấp dưới thực hiện. Ngay cả hiện nay, việc ứng dụng công nghệ tin học vào công tác quản lý đất đai mặc dù đã được quan tâm nhưng cũng chưa có giải pháp phù hợp. Kết quả là cho đến nay chúng ta vẫn chưa có được một cơ sở dữ liệu địa chính đầy đủ và hiện đại. Điều này khiến cho công tác quản lý và cấp nhật biến động gặp rất nhiều khó khăn mà cụ thể là hiện nay chúng ta không thể quản lý nổi một chủ sử dụng đất có bao nhiêu thửa đất để thu thuế.