Các bệnh viện công lập trực thuộc Sở Y tế TP HCM là đơn vị dự toán cấp 3, chịu sự quản lý trực tiếp từ Sở Y tế TP HCM. Ngoài chịu sự quản lý về mặt hành chính, các bệnh viện công lập chịu sự kiểm tra, kiểm soát chi của Kho bạc nhà nước, cơ quan thuế, cơ quan kiểm toán, cơ quan tài chính, Sở Tài chính TP HCM.
Hàng năm Sở Y tế TP HCM nên phối hợp với Sở Tài chính xét duyệt quyết toán các đơn vị trực thuộc hai lần một năm vào sáu tháng đầu năm và sáu tháng cuối năm thay vì một lần vào cuối năm như hiện nay nhằm nắm bắt các khoản thu chi tại các bệnh viện, hướng dẫn đơn vị chấp hành tốt chính sách chế độ của Nhà nước, kịp thời ngăn chặn những hành vi trái quy định của Nhà nước.
Hàng năm kiểm toán nhà nước nên kiểm tra ngẫu nhiên một số bệnh viện, hay những bệnh viện có nguồn thu, chi không rõ ràng, chấp hành chưa nghiêm chỉnh các quy định của pháp luật nhằm chống tham nhũng, thất thoát, lãng phí, phát hiện và ngăn chặn hành vi vi phạm pháp luật; nâng cao hiệu quả sử dụng ngân sách, tiền và tài sản nhà nước.
Bên cạnh việc kiểm tra, kiểm soát tài chính của các cơ quan chức năng thì công tác tự kiểm tra, kiểm soát là rất cần thiết, các bệnh viện phải thường xuyên tự kiểm tra kiểm tra tài chính theo quyết định số 67/2004/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ngày 13/08/2004 về việc ban hành “Quy chế về tự kiểm tra tài chính, kế toán tại các cơ quan, đơn vị có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước”. Cơ sở để bệnh viện tự kiểm tra là các quy định của
pháp luật và quy chế chi tiêu nội bộ của bệnh viện. Quy chế chi tiêu nội bộ mà xây dựng tốt thì công tác tự kiểm tra sẽ có hiệu quả, mọi khoản thu, chi không đúng với quy chế chi tiêu nội bộ phải được điều chỉnh kịp thời.
Các bệnh viện cần tăng cường tự kiểm tra ở các nội dung chi đáng chú ý như: chi mua sắm tài sản, trang thiết bị làm việc; chi tăng thu nhập cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động; chi công tác phí trong nước; chi tổ chức các cuộc họp, hội nghị; chi sử dụng xe ô tô, nhiên liệu xe ô tô...
Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ để kiểm tra tài chính-kế toán nội bộ nhằm ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động, và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình đã được thiết lập. Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp bệnh viện đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của đơn vị; giảm bớt rủi ro, gian lận hoặc thất thoát kinh phí đối với bệnh viện do bên thứ ba hoặc nhân viên bệnh viện gây ra đồng thời giúp các nhà lãnh đạo quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của bệnh viên như con người, tài sản, nguồn vốn, góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện nhiệm vụ chuyên môn được giao.
Nếu không thành lập hệ thống kiểm soát nội bộ thì các bệnh viện có thể thuê kiểm toán độc lập để kiểm toán báo cáo tài chính hàng năm. Thực hiện được như vậy công tác kế toán, báo cáo tài chính của các bệnh viện công lập sẽ cung cấp thông tin cho các bộ phận quan tâm với độ chính xác , tin cậy cao.
Cần xây dựng hệ thống kế toán quản trị song song với hệ thống kế toán tài chính nhằm thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế tài chính trong nội bộ đơn vịtrong điều kiện các bệnh viện được giao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính trong tổ chức hoạt động và theo xu hướng chuyển quy trình quản lý NSNN từ phương thức quản lý từ đầu vào sang quản lý từ đầu ra, tức là căn cứ trên hiệu quả đầu ra của công việc.
3.2.4. Ứng dụng CNTN vào công tác quản lý tài chính nói chung và công tác kế
toán nói riêng
dụng tin học vào trong quản lý tài chính nhằm nâng cao chất lượng quản lý là việc làm hết sức có ý nghĩa. Tuy nhiên, để thực hiện tin học hoá công tác kế toán thành công và thực sự hiệu quả, các bệnh cần tổ chức triển khai đồng thời một số giải pháp sau:
- Thứ nhất, đơn vị cần có kế hoạch bố trí thời gian và có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng trình độ tin học cho các nhân viên kế toán, tạo điều kiện cho cán bộ kế toán thực hành thường xuyên trên máy vi tính, ứng dụng từng phần cho đến toàn bộ công việc kế toán trên máy vi tính.
- Thứ hai, cùng với việc trang bị đồng bộ máy móc thiết bị và thiết kế đường mạng, việc lựa chọn sử dụng phần mềm kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm hoạt động của bệnh viện là rất quan trọng. Hiện nay, thị trường phần mềm kế toán Việt Nam tương đối phong phú, tuy nhiên đa số các phần mềm không có khả năng linh hoạt và thích ứng với những sửa đổi, bổ sung (gần như thường xuyên) của chính sách, chế độ kế toán tài chính. Do đó khi lựa chọn các công ty cung cấp phần mềm, các đơn vị nên đặc biệt lưu ý đến “tính mở” của sản phẩm và chế độ hậu mãi của nhà cung cấp.
- Thứ ba, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán cần được thực hiện đồng bộ ở các phần hành kế toán thì mới đảm bảo khai thác tối đa hiệu quả của các ứng dụng. Các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán nên tính đến việc kết xuất dữ liệu được phép công khai lên mạng quản lý của bệnh viện và giải pháp tham gia vào hệ thống mạng nội bộ của đơn vị cũng như phạm vi rộng hơn để tận dụng tài nguyên và tiện ích có thể có qua mạng.
- Thứ tư, để đảm bảo tính an toàn cho dữ liệu kế toán, trong kế toán sử dụng máy vi tính cần phải đề cập đến kế hoạch bảo trì máy tính diệt vi rút, kế hoạch định kỳ sao dữ liệu ra đĩa mềm để cất trữ… đề phòng các sự cố về máy tính làm ảnh hưởng đến công việc kế toán. Nếu công tác sao lưu không được thực hiện tốt vả nghiêm túc thì khi có sự cố xảy ra, rủi ro về an toàn dữ liệu cao hơn rất nhiều so với kế toán thủ công.
- Thứ năm, thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán cần đi đôi với việc sắp xếp, tổ chức nhân sự đảm bảo bộ máy kế toán gọn nhẹ và hoạt động hiệu quả.
Sở Y tế TP HCM
3.3.1. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
Tùy theo quy mô của bệnh viện mà Giám đốc sẽ tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung hay phân tán hay hỗn hợp. Hầu hết các bệnh viện công lập trực thuộc Sở Y tế TP HCM đều có quy mô lớn nên có thể xây dựng bộ máy kế toán theo mô hình kết hợp vừa tập trung vừa phân tán theo phương án tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính. Hiện nay với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin trong quản lý nói chung và trong tổ chức công tác kế toán nói riêng, việc áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán này là phù hợp và bộ máy kế toán ở các bệnh viện được tổ chức theo mô hình trên sẽ bao gồm:
- Phòng Kế toán của bệnh viện sẽ thực hiện công việc kiểm tra, hạch toán kế toán các hoạt động kinh tế tài chính có tính chất chung toàn đơn vị và các hoạt động kinh tế tài chính ở các bộ phận kế toán phụ thuộc, thực hiện tổng hợp số liệu từ các bộ phận kế toán phụ thuộc hoạt động phân tán ở các khoa và của toàn bệnh viện. Trên cơ sở đó phòng kế toán tổng hợp lập báo cáo cung cấp thông tin về toàn bộ công tác kế toán của đơn vị.
- Bộ phận kế toán của các bộ phận phụ thuộc hoạt động phân tán. Ở một số khoa thuộc nhóm các khoa cận lâm sàng như khoa chẩn đoán hình ảnh, khoa Xét nghiệm, khoa Dược, có nhiệm vụ theo dõi, tổng hợp các số liệu từ các khoa rồi báo cáo lên cho phòng kế toán của bệnh viện.
- Bộ phận kế toán viện phí sẽ thực hiện chức năng kiểm tra, xuất biên lai, hóa đơn và thu tiền viện phí, BHYT cuối ngày báo cáo số thu viện phí, BHYT cho phòng kế toán của bệnh viện và nộp tiền cho thủ quỹ.
Ngoài ra trong tương lai không xa việc chuyển đổi phương thức lập dự toán ngân sách trên cơ sở các yếu tố đầu vào sang căn cứ vào kết quả đầu ra sẽ được áp dụng rộng rãi trong các đơn vị sự nghiệp công lập nói chung và các cơ sơ y tế nói riêng. Bên cạnh đó áp lực cạnh tranh ngày càng lớn từ các cơ sở y tế ngoài công lập và các cơ sở y tế nước ngoài đòi hỏi các bệnh viện phải tổ chức thêm bộ máy kế toán làm công tác kế toán quản trị, phân tích hoạt động kinh tế là hết sức cần thiết. Kế toán quản trị là quy trình định dạng, đo lường, tổng hợp, phân tích, lập báo biểu, giải trình và thông đạt các số liệu tài
chính và phi tài chính cho lãnh đạo bệnh viện để lập kế hoạch, đánh giá, theo dõi việc thực hiện kế hoạch trong phạm vi nội bộ bệnh viện và đảm bảo cho việc sử dụng có hiệu quả các tài sản và quản lý chặt chẽ các tài sản đó.
Các bệnh viện phải rà soát lại bộ máy kế toán về năng lực, trình độ, phẩm chất đạo đức. Trên cơ sở đó tiến hành sắp xếp lại bộ máy kế toán theo hướng tinh gọn, chuyên trách, hoạt động hiệu quả. Hàng năm các cơ sở cần có kế hoạch đầu tư thích đáng, bố trí cho cán bộ nhân viên tham gia các lớp học cập nhật kiến thức về chế độ, chính sách mới, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ để không ngừng cải thiện hiệu quả công việc của từng cá nhân.
3.3.2. Hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán
Tổ chức tốt chứng từ kế toán sẽ tạo lập hệ thống thông tin hợp pháp cho việc thực hiện có hiệu quả công tác quản lý tài chính trong các bệnh viện đồng thời nâng cao tính pháp lý của công tác kế toán ngay từ giai đoạn đầu, để nâng cao hiệu quả giữa tổ chức hệ thống chứng từ kế toán gắn với nâng cao hiệu quả kiểm soát tình hình tài chính trong các bệnh viện thì cần tăng cường thực hiện các giải pháp sau:
Thứ nhất, các bệnh viện phải thực hiện lập chứng từ kế toán theo đúng mẫu chứng từ kế toán được Bộ Tài chính quy định tại Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006; Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010. Chứng từ kế toán lập nội dung phải rõ ràng, hợp lý, hợp lệ, đúng định mức, đúng mục đích sử dụng, chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không được tẩy xoá, không viết tắt, số tiền bằng chữ phải khớp đúng với số tiền bằng số; chữ ký trên chứng từ kế toán phải có đầy đủ chữ ký theo các chức danh quy định trên chứng từ... Để hạn chế đến mức tối đa những sai sót về mặt chứng từ thì kế toán cần tăng cường kiểm tra đối với tất cả các loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh kể cả thu và chi trong bệnh viện, chứng từ kế toán phát sinh liên quan đến bộ phận nào thì bộ phận đó phải có trách nhiệm kiểm tra và công việc kiểm tra phải được thực hiện một cách thường xuyên, liên tục và phải coi là một khâu bắt buộc trong khi lập và tiếp nhận chứng từ.
Thứ hai, việc bảo quản chứng từ kế toán tại các bệnh viện phải được chú trọng, phải phân loại hợp lý theo nội dung kinh tế của chứng từ để thuận lợi cho việc lưu trữ và sử
dụng lại chứng từ khi cần thiết. Chứng từ kế toán sau khi đã sử dụng xong phải đóng tập đưa vào lưu trữ, bảo quản theo chế độ quy định, không để tình trạng ẩm mốc hoặc mối mọt. Chứng từ bảo quản được xếp gọn gàng, khoa học theo thời gian và nội dung kinh tế như phân chứng từ tiền, vật tư, tài sản cố định, các khoản thanh toán… để dễ dàng tìm thấy khi cần thiết.
Thứ ba, các bệnh viện phải tổ chức kế hoạch luân chuyển chứng từ cho từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên liên tục trong bệnh viện để có thể xác định quyền lợi cũng như trách nhiệm của các đối tượng có liên quan đến nghiệp vụ nhằm tăng hiệu quả kiểm tra kiểm soát chứng từ trong bệnh viện.
Thứ tư, trong điều kiện ứng dụng CNTT trong công tác kế toán, việc lập chứng từ kế toán trên máy vi tính cần được các đơn vị nghiên cứu và vận dụng để giảm bớt khối lượng công việc. Các bệnh viện cần xây dựng các mẫu chứng từ có sẵn trong máy cho từng loại nghiệp vụ theo hướng dẫn của Chế độ kế toán, đồng thời với quá trình này, việc bảo vệ chương trình để chống vius, chống sửa chữa và lưu trữ chứng từ trên máy tính cũng cần quan tâm để đảm bảo tính pháp lý của chứng từ. Hàng năm các bệnh viện nên lưu trữ toàn bộ thông tin trên chứng từ ra các thiết bị lưu trữ khác như đĩa CD- ROM, USB và thực hiện chế độ bảo quản.
3.3.3. Hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán là bộ phận quan trọng của một hệ thống kế toán bởi nó định dạng hệ thống thông tin được xây dựng trong đơn vị. Hiện nay các cơ sở y tế của Việt nam đều thống nhất xây dựng hệ thống tài khoản kế toán trên cơ sở Quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Tuy nhiên quá trình vận dụng các tài khoản kế toán và trong hạch toán thực tế tại các đơn vị đã nảy sinh một số vấn đề còn chưa hợp lý. Do đó để phản ánh đầy đủ và cung cấp những thông tin hữu ích hơn cho các đơn vị, hệ thống tài khoản và phương pháp ghi chép trên tài khoản cần sửa đổi, bổ sung một số nội dung như sau:
Thứ nhất, đảm bảo tính khoa học và linh hoạt trong vận dụng hệ thống tài khoản kế toán theo đúng tính chất và quy định của chế độ kế toán hiện hành. Các bệnh viện cần phân định rõ hai hoạt động chính: hoạt động sự nghiệp và hoạt động SXKD. Trong đó có
thể tổ chức khoán quản tại một số bộ phận độc lập như khu vực khám chữa bệnh tự nguyện (theo yêu cầu)... Trên cơ sở đó các đơn vị tổ chức hệ thống tài khoản phản ánh các khoản thu, chi và xác định kết quả tương ứng của từng loại hoạt động.
Thứ hai, những tài khoản như 511, 531, 312, 331, 334... cần phải mở các tài khoản chi tiết cho từng đối tượng để dễ kiểm tra, theo dõi , đối chiếu từ đó tổ chức dễ dàng hệ thống báo cáo , phân tích hiệu quả hoạt động của bệnh viện cũng như theo dõi được chính xác tình hình công nợ bên trong, bên ngoài bệnh viện... Ví dụ TK 334 - Phải trả cán bộ công chức nên mở thêm đối tượng chi tiết là :
- 334- lương ngân sách
- 334- lương tăng thêm
- 334- thưởng trong năm
- 334- lương dịch vụ...