Tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian. Tài khoản kế toán phản ảnh và kiểm soát thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí do ngân sách nhà nước cấp và các nguồn kinh phí khác cấp, thu, chi hoạt động, kết quả hoạt động và các khoản khác ở các đơn vị hành chính sự nghiệp.
Tài khoản kế toán được mở cho từng đối tượng kế toán có nội dung kinh tế riêng biệt. Toàn bộ các tài khoản kế toán sử dụng trong đơn vị kế toán hình thành hệ thống tài
khoản kế toán. Bộ Tài chính quy định thống nhất hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho tất cả các đơn vị hành chính sự nghiệp trong cả nước. Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp do Bộ Tài chính quy định thống nhất về loại tài khoản, số lượng tài khoản, ký hiệu, tên gọi và nội dung ghi chép của từng tài khoản.
Hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp gồm các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản và các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản (phụ lục 02).
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp do Bộ Tài chính quy định gồm 7 loại, từ loại 1 đến loại 6 là các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản và được phản ánh theo phương pháp ghi sổ kép, loại 0 là các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản được phản ánh theo phương pháp ghi sổ đơn .
Mỗi đơn vị căn cứ vào đặc điểm hoạt động của đơn vị để tổ chức sử dụng hệ thống tài khoản một cách phù hợp và đúng đắn.
1.3.1.3. Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến đơn vị hành chính, sự nghiệp.
Việc tổ chức hệ thống sổ kế toán phải đáp ứng các nguyên tắc và yêu cầu sau: + Sổ kế toán tổng hợp phải đảm bảo mối quan hệ thống nhất giữa ghi sổ theo thời gian với ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở doanh nghiệp.
+ Đảm bảo thống nhất mối quan hệ giữa sổ kế toán tổng hợp với sổ kế toán chi tiết đối với các chỉ tiêu kế toán tài chính tổng hợp.
+ Phải đảm bảo mối quan hệ kiểm tra, đối chiếu số liệu nhằm bảo đảm tính chính xác tuyệt đối trong quá trình hệ thống hóa thông tin kế toán từ các chứng từ kế toán.
Chế độ sổ kế toán dành cho đơn vị hành chánh sự nghiệp được quy định gồm ba hình thức kế toán sau:
Nhật ký- Sổ Cái
Nhật ký chung
Đơn vị HCSN có thể áp dụng một trong ba hình thức kế toán tùy theo đặc điểm hoạt động, quy mô của đơn vị, và có thể thực hiện ghi thủ công hoặc sử dụng phần mềm máy tính
Hình thức kế toán Nhật ký- Sổ Cái phù hợp với các đơn vị HCSN quy mô nhỏ.
Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ phù hợp với các đơn vị HCSN quy mô trung bình.
Hình thức kế toán nhật ký chung có thể áp dụng cho các đơn vị HCSN bất kể quy mô hoạt động.
Các đơn vị hành chính sự nghiệp đều phải mở sổ kế toán, ghi chép, quản lý, bảo quản, lưu trữ sổ kế toán theo đúng quy định.
Đối với các đơn vị kế toán cấp I và cấp II (Gọi tắt là cấp trên) ngoài việc mở sổ kế toán theo dõi tài sản và sử dụng kinh phí trực tiếp của cấp mình còn phải mở sổ kế toán theo dõi việc phân bổ dự toán, tổng hợp việc sử dụng kinh phí và quyết toán kinh phí của các đơn vị trực thuộc (đơn vị kế toán cấp II và cấp III) để tổng hợp báo cáo tài chính về tình hình sử dụng kinh phí và quyết toán với cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính đồng cấp.
1.3.1.4. Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính
Đơn vị HCSN có trách nhiệm lập báo cáo tài chính vào cuối mỗi kỳ kế toán để cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng thông tin trong đơn vị và ngoài đơn vị.
Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách dùng để tổng hợp tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí ngân sách của Nhà nước; tình hình thu, chi và kết quả hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp trong kỳ kế toán, cung cấp thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình và thực trạng của đơn vị, là căn cứ quan trọng giúp cơ quan nhà nước, lãnh đạo đơn vị kiểm tra, giám sát điều hành hoạt động của đơn vị.
Báo cáo tài chính được nhà nước quy định thống nhất về danh mục, mẫu biểu và chỉ tiêu trong từng báo cáo, phương pháp lập, nơi gửi báo cáo. Đơn vị HCSN phải tổ chức
lập báo cáo đúng theo mẫu biểu quy định, phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu đã quy định, phải lập đúng kỳ hạn, nộp đúng thời hạn và đầy đủ báo cáo tới từng nơi nhận báo cáo.
1.3.2. Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán trong đơn vị HCSN là tổ chức sử dụng nhân sự để thực hiện công tác kế toán trong đơn vị HCSN. Tổ chức bộ máy kế toán trong đơn vị HCSN bao gồm các vấn đề sau:
Xác định số lượng người cần phải có trong bộ máy.
Phân công, phân nhiệm để thực hiện các phần hành kế toán.
Xác lập mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán cũng như đối với các bộ phận khác có liên quan trong đơn vị, để thu thập, luân chuyển và xử lý dữ liệu, cung cấp thông tin.
Xây dựng kế hoạch công tác, quy trình làm việc của các bộ phận kế toán nhằm đảm bảo quy định của nhà nước, đạo đức nghề nghiệp…
Căn cứ vào các đặc điểm hiện có của đơn vị sự nghiệp như đặc điểm về quy mô, địa bàn hoạt động của đơn vị; mức độ phân cấp quản lý tài chính trong đơn vị; trình độ trang thiết bị, sử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại và yêu cầu trình độ quản lý cũng như trình độ chuyên môn nghiệp vụ của bộ máy quản lý và kế toán, mô hình tổ chức bộ máy kế toán ở các đơn vị sự nghiệp có thể lựa chọn một trong ba mô hình dưới đây:
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán
Thông thường, các đơn vị HCSN tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung.
1.3.3. Tổ chức trang bị các điều kiện vật chất kỹ thuật
Tổ chức trang bị những phương tiện kỹ thuật để xử lý thông tin trong điều kiện công nghệ tin học phát triển sẽ tạo ra những bước đột phá quan trọng trong việc đảm bảo tính nhanh nhạy và hữu ích của thông tin kế toán cho nhiều đối tượng khác nhau
Tổ chức trang bị những phương tiện kỹ thuật để ứng dụng công nghệ tin học bao gồm trang bị phần cứng (hệ thống máy tính) và trang bị phần mềm (chương trình kế toán trên máy)
Công nghệ thông tin có ảnh hưởng rất lớn đối với công tác kế toán trong đơn vị HCSN, nếu biết ứng dụng công nghệ thông tin thì đơn vị sẽ thu được những lợi ích sau:
- Giảm khối lượng công việc tổng hợp, tính toán, xử lý số liệu kế toán nhưng vẫn đảm bảo thu được kết quả nhanh chóng và chính xác.
- Giảm khối lượng nhân sự cần sử dụng để làm những công việc tổng hợp, tính toán, số liệu vì đã có máy vi tính làm thay.
- Giảm khối lượng ghi chép thông tin và không gian lưu trữ dữ liệu vì chúng ta có thể sử dụng đĩa cứng của máy để lưu trữ.
- Có thể đem dữ liệu từ nơi này đến nơi khác dễ dàng nhờ chép dữ liệu vào ổ đĩa di động.
- Có thể lưu trữ dữ liệu an toàn nhờ sử dụng mật khẩu, khi đó chỉ người nào biết mật khẩu mới có thể tiếp cận được dữ liệu trong máy.
- Giúp cho việc tìm kiếm dữ liệu được nhanh chóng, chính xác nhờ vào các công cụ hỗ trợ của máy. Việc điều chỉnh, thay đổi số liệu cũng được thực hiện dễ dàng mà không phải mất nhiều thời gian và cũng không phải tẩy xóa dữ liệu cũ.
1.3.4. Tổ chức kiểm tra kế toán
Điều4, Luật Kế toán định nghĩa “ Kiểm tra kế toán là xem xét, đánh giá việc tuân
thủ pháp luật về kế toán, sự trung thực, chính xác của thông tin, số liệu kế toán” [21,tr4]. Như vậy kiểm tra kế toán là một trong những nội dung quan trọng của tổ chức công tác kế toán bởi cũng như các hoạt động khác của hệ thống, mục tiêu của tổ chức công tác kế toán là hiệu quả. Vì vậy việc đánh giá hiệu quả của tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị tốt hay xấu, đạt hay chưa đạt yêu cầu là kết quả của công tác kiểm tra kế toán.
Thông thường nhiệm vụ của công tác kiểm tra kế toán trong các đơn vị sự nghiệp bao gồm:
- Thứ nhất, kiểm tra tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh; tính hiệu lực, hiệu quả của các hoạt động tài chính, kế toán tại đơn vị, của công tác tổ chức và điều hành hoạt động thực hiện nhiệm vụ được giao và các họat động khác.
chính của các đơn vị được cung cấp thông qua báo cáo tài chính và các báo cáo khác.
- Thứ ba, kiểm tra sự tuân thủ các cơ chế tài chính, các chế độ chính sách của Nhà nước liên quan đến tình hình chi tiêu NSNN và các quỹ tại đơn vị.
- Thứ tư, xây dựng báo cáo về kết quả kiểm tra, tình hình xử lý các vi phạm đã được phát hiện trong năm hoặc các lần kiểm tra trước đó.
Nội dung cụ thể của kiểm tra kế toán trong các đơn vị sự nghiệp thường bao gồm kiểm tra các khoản thu, chi ngân sách, thu hoạt động và chi khác của đơn vị; kiểm tra việc xác định chênh lệch thu chi cho hoạt động và trích lập các quỹ; kiểm tra việc quản lý và sử dụng các khoản vốn bằng tiền, TSCĐ, vật liệu, công cụ dụng cụ, quỹ lương; kiểm tra các quan hệ thanh toán; kiểm tra công tác đầu tư xây dựng cơ bản; kiểm tra việc thực hiện quyết toán thu chi tài chính; kiểm tra việc tổ chức và lãnh đạo công tác tài chính kế toán…
Những công việc kiểm tra trên có thể tiến hành thường xuyên, định kỳ hay đột xuất, kiểm tra toàn diện hay kiểm tra đặc biệt một hoặc một số nội dung.
1.4. Vai trò của công tác kế toán đối với công tác quản lý tài chính tại các đơn vị
sự nghiệp có thu
1.4.1. Mối quan hệ giữa công tác kế toán đối và công tác quản lý tài chính
Quản lý tài chính có nhiều công cụ khác nhau như hệ thống định mức, tiêu chuẩn kinh tế kỹ thuật, hệ thống các chính sách tài chính, hệ thống các báo cáo cung cấp các số liệu thống kê, hệ thống thông tin kế toán…Trong đó thông tin kế toán đóng vai trò hết sức quan trọng và không thể thiếu trong hệ thống thông tin để ra quyết định quản lý.
Mối quan hệ giữa công tác kế toán và công tác quản lý tài chính được thể hiện qua các yếu tố như:
- Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán với công tác quản lý tài chính. Hệ thống chứng từ phải được xây dựng trên cơ sở chế độ kế toán HCSN hiện hành và quy định của các văn bản pháp luật khác. Thông qua việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ kế toán, các đơn vị đã tăng cường công tác quản lý các nguồn thu, các khoản chi
nhằm đem lại hiệu quả sử dụng các nguồn lực tại đơn vị (chứng từ là căn cứ để kiểm tra kế toán, thanh tra, kiểm toán hoạt động của các đơn vị)
- Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán đầy đủ , chi tiết , tuân thủ chế độ kế toán HCSN, luật kế toán, đáp ứng yêu cầu quản lý , góp phần phản ánh và kiểm soát thường xuyên, liên tục có hệ thống về tình hình tài sản, tình hình tiếp nhận và sử dụng kinh phí do NSNN cấp và các nguồn kinh phí khác… từ đó góp phần quản lý chặt chẽ các khoản thu, chi đúng nội dung, mục đích. Cung cấp thông tin kế toán kịp thời và hiệu quả cho quá trình quản lý.
- Tổ chức hệ thống sổ kế toán trên cơ sở phân loại các nghiệp vụ đã được ghi nhận ban đầu trên hệ thống chứng từ kế toán đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin cho các nhà quản lý trong nội bộ đơn vị, các tổ chức, cá nhân có liên quan một cách kịp thời, nhanh chóng.
- Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước và các cơ quan quản lý có khả năng cung cấp bức tranh toàn cảnh về tình hình tài chính của đơn vị. Trên cơ sở đó các đơn vị có thể tiến hành đánh giá, phân tích hiệu quả hoạt động trong kỳ và lập kế hạch hoạt động cho các kỳ tiếp theo.
- Thông qua kiểm tra kế toán, nhà quản lý có thể đánh giá mức độ tuân thủ các chính sách, chế độ về quản lý kinh tế tài chính của đơn vị, đánh giá được tình hình chấp hành dự toán ngân sách hàng năm tại đơn vị theo quy định của pháp luật. Cũng thông qua kết quả kiểm tra, đơn vị đánh giá được chất lượng hoạt động, quản lý các khoản thu chi tài chính, tình hình quản lý và sử dụng tài sản của đơn vị…Đồng thời phát hiện và kịp thời chấn chỉnh các sai phạm nếu có. Bằng việc đánh giá những tồn tại, tìm ra nguyên nhân và đưa ra phương hướng, biện pháp khắc phục, các đơn vị có thể rút kinh nghiệm và nâng cao chất lượng công tác quản lý tài chính kế toán tại đơn vị.
1.4.2. Vai trò của công tác kế toán
Công tác kế toán sẽ không chỉ là việc ghi chép, báo cáo, phản ánh đơn thuần thông tin kế toán mà còn đóng vai trò là hệ thống thông tin kinh tế-tài chính cung cấp chính xác, trung thực, kịp thời phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo, ra quyết định quản lý và điều hành hoạt động tài chính của đơn vị. Thông tin do kế toán cung cấp sẽ là cơ sở cho việc lập dự
toán thu chi, theo dõi tình hình chấp hành dự toán và là căn cứ đánh giá kết quả thực hiện dự toán.
Công tác kế toán được thiết kế khoa học sẽ đóng vai trò cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác cho hoạt động quản lý. Tài liệu trong các sổ sách kế toán cung cấp đầy đủ các dữ kiện cần thiết phản ánh tình hình tài chính của đơn vị, giúp các nhà quản lý nắm được bức tranh tòan cảnh về tình hình của đơn vị và từ đó đưa ra những quyết định quản lý đúng đắn.
Ngoài ra công tác kế toán được thiết kế khoa học sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính hiệu quả. Bằng những thông tin tài chính-kế toán được cung cấp kịp thời sẽ tiết kiệm được thời gian tìm kiếm thông tin, là cơ sở cho nhà quản lý dự trù chính xác kinh phí cần thiết, tránh thất thoát kinh phí cũng như tránh tình trạng sử dụng kinh phí không đúng mục đích. Quản lý tài chính cần những thông tin chính xác từ công