Cơ sở để các bệnh viện tổ chức công tác kế toán là các quy định của Nhà nước về chế độ kế toán áp dụng đối với các đơn vị sự nghiệp gồm có:
- Luật Ngân sách Nhà nước số 01/2002/QH11 ngày 16/12/2002 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ngân sách Nhà nước đã được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa IX, kỳ họp thứ 9 thông qua ngày 20/03/1996;
- Luật kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/06/2003 và Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nước;
- Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định về chế độ kế toán đơn vị HCSN;
- Các thông tư hướng dẫn chi tiết việc thực hiện các Luật trên và các thông tư sửa đổi, bổ sung...
Qua thực tế khảo sát công tác kế toán ở một số bệnh viện công lập trực thuộc Sở Y tế TP HCM tác giả nhận thấy các bệnh viện đều là đơn vị dự toán cấp III.
2.3.2.1. Tổ chức chứng từ kế toán
Các bệnh viện đã thực hiện đúng theo quy định của luật kế toán, Nghị định 128/2004/NĐ-CP, Quyết định 19/2006/QĐ-BTC và thông tư 185/2010/TT-BTC bao gồm:
Sử dụng các biểu mẫu chứng từ kế toán (mẫu bắt buộc) và biểu mẫu chứng từ kế toán (mẫu hướng dẫn) theo Quyết định 19/2006/QĐ-BTC và thông tư 185/2010/TT-BTC (câu 2,4 – phụ lục 08). Ví dụ các bệnh viện sử dụng biên lai thu viện phí do cơ quan thuế phát hành đối với hoạt động thu viện phí, đối với hoạt động dịch vụ, đơn vị sử dụng hóa đơn tài chính theo quy định, phiếu thu, phiếu chi thực hiện đúng mẫu quy định tại QĐ số 19/2006/QĐ-BTC.
Bên cạnh đó trong quá trình hoạt động, các bệnh viện đã cải tiến, bổ sung một số chỉ tiêu hoặc tự bổ sung một số chứng từ cho phù hợp (câu 3-phụ lục 08). Ví dụ tại các bệnh viện như BV 115, BV Nhân dân Gia Định, BV Hùng Vương …đều phát sinh thêm chứng từ thu tạm ứng viện phí, bảng kê nộp tiền viện phí...mẫu biểu của các chứng từ
này thường thiếu nhất quán mặc dù tính chất nghiệp vụ là tương tự nhau giữa các bệnh viện.
Căn cứ vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán phần hành xem xét sử dụng các loại chứng từ như phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi, giấy rút dự toán ngân sách… cho phù hợp. Việc phản ánh các yếu tố cơ bản của chứng từ như: chứng từ phải có tên, ngày và số thứ tự, tên địa chỉ của cá nhân có liên quan, nội dung kinh tế cụ thể, quy mô của nghiệp vụ về số lượng và giá trị, chữ ký của những người có trách nhiệm đã được bộ phận kế toán bệnh viện tuân thủ. Các bệnh viện cũng mở sổ đăng ký mẫu chữ ký nhân viên kế toán và thủ trưởng theo quy định (câu 6- phụ lục 08).Tuy nhiên cũng có một số bệnh viện như BV nhân dân Gia Định tuy có lập phiếu thu, phiếu chi theo đúng mẫu quy định nhưng chưa được đóng dấu theo quy định, tại bệnh viện Từ Dũ có lập phiếu xuất kho nhưng chưa có chữ ký của Kế toán trưởng (hoặc Trưởng bộ phận sử dụng) và chứng từ chưa được chuyển qua bộ phận kế toán quản lý, đối chiếu, làm căn cứ hạch toán quyết toán theo quy định tại Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC.
Khảo sát thực tế cũng cho thấy hiện nay hầu hết các bệnh viện điều sử dụng phần mềm kế toán (câu 5-phụ lục 08), do đó các mẫu chứng từ kế toán đã được thiết lặp sẵn trên phần mềm, nhân viên kế toán chỉ cần bổ sung một số nội dung cần thiết rồi in ra là có một chứng từ đầy đủ nội dung cần thiết kể cả chứng từ liên quan đến Kho bạc như : giấy rút dự toán NSNN, ủy nhiệm chi…
- Các bệnh viện như Nhân dân 115, Nguyễn Trãi, BV mắt...đã tổ chức tốt việc kiểm tra chứng từ trước khi sử dụng . Chứng từ gốc sau khi phát sinh được tập hợp chuyển đến phòng kế toán, kế toán phần hành sẽ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, đầy đủ, rõ ràng, trung thực trên chứng từ gốc sau đó lập chứng từ, định khoản nghiệp vụ phát sinh, in chứng từ và trình kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị ký duyệt (câu 7-phụ lục 08).
- Do các nghiệp vụ phát sinh đều lập trên phần mềm kế toán, nên cuối tháng kế toán tổng hợp chỉ cần kết chuyển sang phần hành tổng hợp, kiểm tra lại một lần nữa các nghiệp vụ phát sinh và định khoản bổ sung những bút toán cần thiết sau đó tiến hành kết sổ và in báo cáo.
cầu kiểm tra, đối chiếu. Kết thúc kỳ hạch toán năm, chứng từ kế toán được chuyển sang lưu trữ theo quy định (câu 9-phụ lục 08). Phần lớn các bệnh viện được khảo sát quy định thời gian lưu trữ chứng từ trực tiếp dùng để ghi sổ là 20 năm, chứng từ không trực tiếp ghi sổ là 10 năm theo đúng quy định của Nghị định 128/2004/NĐ-CP. Bên cạnh đó có một vài bệnh viện như bệnh viện đa khoa khu vực Thủ Đức do cơ sở vật chất khó khăn, kho lưu trữ chứng từ thiếu lại nằm ở tầng hầm nên một số chứng từ không được bảo quản cẩn thận, gây tình trạng ẩm mốc, mối mọt. BV 115 hay BV Ung Bướu do trước đây việc tổ chức lưu trữ không khoa học nên phải tốn vài tỷ đồng thuê công ty tư vấn sắp xếp lại hồ sơ chứng từ cho khoa học và hợp lý (câu 10-phụ lục 08). Thậm chí có trường hợp chứng từ chưa hết hạn lưu trữ đã bị hư hỏng, thất lạc hoặc chứng từ đã hết hạn lưu trữ theo quy định vẫn chưa được xử lý.
2.3.2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Kết quả khảo sát thực tế cho thấy các bệnh viện đã căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán được quy định tại chế độ kế toán HCSN ban hành theo quyết định 19/2006/QĐ- BTC để xây dựng hệ thống tài khoản kế toán cho bệnh viện mình.
Trên cơ sở các tài khoản cấp 1có sẵn, các bệnh viện đã tổ chức chi tiết các tài khoản cấp 2 và cấp 3 cho một số tài khoản chính như: tài khoản 152 - Nguyên liệu vật liệu được chi tiết cấp 2 theo vật liệu văn phòng, vật liệu khác, nguyên vật liệu dành cho chuyên môn... Trong mỗi nhóm tài khoản cấp 2 lại tiếp tục được chi tiết đến cấp 3 theo từng loại thuốc, máu, vật tư, hóa chất, bông băng, y cụ...Tài khoản 211- tài sản cố định hữu hình được chi tiết cấp 2 theo mục nhà cửa, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải...
Đối với các khoản thu kinh phí hoạt động các bệnh viện cũng tách ra các tài khoản con chi tiết như: 51111 - Thu viện phí ; 51112- Thu BHYT ; 51113- Thu phí, lệ phí; 51182 - Thu sự nghiệp khác. Đối với tài khoản 461- Nguồn kinh phí hoạt động cũng được theo dõi đồng thời theo thời gian ( 46121 - Nguồn kinh phí thường xuyên năm nay ; 46111- Nguồn kinh phí thường xuyên năm trước ), tính chất (vd 46121. 6501 là nguồn kinh phí được cấp để thanh toán tiền điện ) và nguồn huy động. Cách phân loại này giúp bệnh viện có số liệu chính xác về từng nguồn tài trợ cho hoạt động của đơn vị từ đó có kế hoạch sử dụng kinh phí hợp lý.
Các bệnh viện cũng chi tiết tài khoản chi hoạt động 661 tương ứng theo từng nguồn tài trợ chi như nguồn NSNN, nguồn thu viện phí và BHYT... và theo tính chất nghiệp vụ phát sinh. Các bệnh viện cũng mở đối tượng chi tiết khi sử dụng tài khoản 531, 631, 3311, 3318, 312...nhằm mục đích theo dõi được chính xác các khoản, đối tượng công nợ cũng như theo dõi chi tiết được các khoản thu chi dịch vụ của toàn bệnh viện hoặc các khoa phòng. Kết quả khảo sát cho thấy, việc vận dụng phương pháp kế toán các nghiệp vụ tiếp nhận và sử dụng kinh phí hoạt động ở các bệnh viện đã tuân thủ theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành.
Tuy nhiên bên cạnh đó, khảo sát thực tế cũng cho thấy cá biệt ở một số bệnh viện như Viện Y dược học dân tộc đã hạch toán thu tiền bằng sáng chế (nghiên cứu khoa học) hạch toán bổ sung trực tiếp vào chênh lệch thu chi (Nợ 1111/4212) là sai, đơn vị phải hạch toán vào nguồn thu phù hợp như 51182/ 531. Khấu hao tài sản nhà nước dùng cho hoạt động SXKD thì BV hạch toán bổ sung nguồn (TK46121), sau đó hạch toán trích lập quỹ phát triển sự nghiệp (Nợ 66121.7954/Có 4314) là sai (đơn vị phải hạch toán Nợ 631/Có 4314). Tại BV nhân dân Gia Định trong năm 2011, bệnh viện có làm mất một máy monitor với giá trị còn lại là 15.253.000đ, bệnh viện thu hồi hạch toán vào tài khoản thu sự nghiệp khác (TK 5118), và bổ sung vào nguồn là không đúng quy định tại Nghị định số 52/2009/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật quản lý, sử dụng tài sản Nhà nước, bệnh viện phải bổ sung vào quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp (TK 4314). Tại bện viện đa khoa Sài Gòn việc thanh toán cho nhà cung cấp (đối với công nợ nhà thuốc) chưa được hạch toán kế toán kịp thời theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ cái và báo cáo tài chính, thường hạch toán một bút toán tổng hợp vào cuối tháng, việc xuất kho quyết toán 661 ghi theo thực thanh toán cho nhà cung cấp, không phải theo số thực xuất dùng trên sổ báo cáo xuất nhập tồn và khi tiến hành kiểm kê thực tế thì không khớp số liệu với tồn kho trên báo cáo xuất nhập tồn.
Các bệnh viện ngoài các TSCĐ được cấp hoặc mua sắm hằng năm còn nhận hoặc mua sắm nhiều công cụ dụng cụ như bàn ghế, thiết bị văn phòng...Tuy nhiên có một số bệnh viện đã không hạch toán vào tài khoản 153 mà hạch toán thẳng vào chi phí gây khó khăn cho việc quản lý và kiểm kê công cụ dụng cụ tại bệnh viện dẫn đến thất thoát tài sản của bệnh viện. Tại bệnh viện Từ Dũ vẫn chưa làm thủ tục chuyển đổi các tài sản có
nguyên giá dưới 5 triệu đồng thành công cụ, dụng cụ theo quy định tại khoản 1, điều 4, Quyết định 32/2008/QĐ-BTC ngày 29/05/2008 của Bộ Tài chính. Về công cụ dụng cụ lâu bền đang sử dụng, bệnh viện chưa phản ánh chi tiết số hư hỏng, thanh lý vào báo cáo tài chính (bên nợ TK005) nên số liệu trên báo cáo tài chính cao hơn báo cáo tồn kho công cụ, dụng cụ bởi quy trình luân chuyển chứng từ (giấy báo hỏng, biên bản thanh lý…) không qua bộ phận kế toán để đối chiếu và ghi giảm dụng cụ trong các năm qua.
Tại một số bệnh viện như BV An Bình, BV Mắt, BV Da liễu các khoản tiền miễn giảm viện phí hay khoản tiền bệnh nhân trốn viện không thanh toán viện phí gây thất thu viện phí không được phản ánh như một khoản giảm thu viện phí thực tế của bệnh viện trên sổ sách mà chỉ được báo cáo để biết và quy trách nhiệm cho cá nhân hay khoa phòng mà thôi.
Tại bệnh viện 115, một số nguồn thu dịch vụ đáng lẽ phải hạch toán vào TK 531 ( phần doanh thu này phải nộp thuế cho nhà nước) lại được hạch toán vào tài khoản 511 ( không phải đóng thuế) gây thất thu thuế cho nhà nước.
Nhìn chung qua khảo sát cho thấy hệ thống tài khoản kế toán được xây dựng và sử dụng trong các bệnh viện hiện nay đã góp phần ghi nhận, phán ánh thường xuyên, liên tục về tình hình tài chính của bệnh viện (câu 18,19 –phụ lục 08). Tuy nhiên hệ thống tài khoản hiện nay chủ yếu chỉ phục vụ cho mục đích báo cáo cấp trên, phục vụ thông tin kế toán tài chính mà chưa quan tâm đến nhu cầu thông tin phục vụ quản trị nội bộ (một thông tin hết sức quan trọng và cần thiết cho các bệnh viện khi hoạt động theo cơ chế tự chủ tài chính).
2.3.2.3. Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán
Qua khảo sát cho thấy các bệnh viện đều sử dụng phần mềm kế toán tổng hợp của Sở Y tế theo hình thức nhật ký chung để ghi sổ và lập báo cáo tài chính (câu 26-phụ lục 08). Phần mềm này được viết dựa theo Quyết định 19/2006/QĐ-BTC, chức năng của phần mềm này là giúp tất cả bệnh viện giảm bớt công tác kế toán thủ công và tạo ra các báo cáo thống nhất giữa các bệnh viện đáp ứng cho nhu cầu quản lý, thống kê, phân tích số liệu của Sở Y tế (câu 25-phụ lục 08).
còn tổ chức hệ thống sổ chi tiết khá đầy đủ bao gồm: sổ cái; sổ quỹ tiền mặt; sổ tiền gửi ngân hàng; sổ kho; sổ chi tiết nguyên, vật liệu; sổ theo dõi tài sản cố định; sổ theo dõi công cụ, dụng cụ; sổ chi tiết các tài khoản; sổ theo dõi sử dụng nguồn kinh phí (câu 28- phụ lục 08).
Khảo sát cho thấy hầu hết các bệnh viện đều mở sổ kế toán chi tiết vào đầu năm để chuyển số dư từ sổ kế toán năm cũ sang và ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế mới phát sinh từ ngày 1/1 (câu 30-phụ lục 08). Sổ kế toán được đóng thành từng quyển, được đánh số từ trang 01 đến trang cuối cùng, giữa các trang có đóng dấu giáp lai của đơn vị (câu 32-phụ lục 08). Sổ kế toán đã thể hiện đầy đủ các nội dung như tên đơn vị, ngày tháng lập và khóa sổ kế toán, chữ ký của người lập, kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị. Tuy nhiên cũng có một số bệnh viện như BV đa khoa Sài Gòn, Viện Y dược học dân tộc vẫn chưa mở sổ chi tiết công nợ phải thu, phải trả, sổ theo dõi tài sản cố định và công cụ, dụng cụ theo quy định.
Các bệnh viện đều sử dụng phần mềm kế toán chi tiết riêng biệt tự viết hoặc thuê các công ty phần mềm viết để hạch toán và in sổ kế toán chi tiết. Thông qua phần mềm kế toán viên chỉ cần nhập số liệu từ chứng từ gốc, tiến hành hạch toán phần mềm sẽ tự động kết xuất số liệu sang các sổ có liên quan. Bằng việc ứng dụng CNTT làm cho khối lượng công việc của nhân viên kế toán được giảm nhẹ, việc sửa chữa sai sót cũng dễ dàng hơn. Hằng ngày, hằng tháng, hằng quý kế toán có nhiệm vụ in sổ kế toán trình thủ trưởng ký, lưu trữ hoặc nộp lên cấp trên theo đúng quy định.
Tuy nhiên hầu hết các bệnh viện hiện nay đang sử dụng đồng thời nhiều phần mềm khác nhau gồm phần mềm kế toán kho, phần mềm kế toán thu viện phí, phần mềm kế toán ngân hàng, kho bạc, phần mềm kế toán tổng hợp do Sở Y tế quy định…mà sự liên kết giữa các phần mềm là không có. Thông thường kế toán phần hành sẽ cập nhật số liệu vào phần hành và in chứng từ lưu. Sau đó định kỳ tổng hợp chứng từ báo cáo với kế toán tổng hợp, kế toán tổng hợp phải nhập lại toàn bộ chứng từ đó vào phần mềm kế toán tổng hợp do Sở Y tế quy định sau đó tiến hành hạch toán, lập báo cáo và in báo cáo tài chính theo đúng quy định.Việc áp dụng nhiều phần mềm kế toán tách rời nhau và thiếu sự liên kết để tổng hợp thông tin chung đã gây ra lãng phí về thời gian và công sức đồng thời
tạo thêm gánh nặng chi phí cho các bệnh viện.
2.3.2.4. Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính
Theo quy định của chế độ kế toán, cuối niên độ kế toán, các đơn vị sự nghiệp nói chung và các bệnh viện nói riêng đều phải lập hệ thống báo cáo tài chính gửi cơ quan cấp