Kế toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất

Kế toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất

Lµo Cai, ngµy 10 th¸ng 4 n¨m 2004

Sinh viªn: Hoµng ThÞ Hång

Môc lôc

Ch¬ng I - Lý luËn chung vÒ kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu

1.1.3 - Ph©n lo¹i

1.1.4 - NhiÖm vô kÕ to¸n NVL trong doanh nghiÖp s¶n xuÊt

1.4 - KÕ to¸n tæng hîp nguyªn vËt liÖu 1.4.1 - KÕ to¸n t×nh h×nh t¨ng nguyªn vËt liÖu

Ch¬ng II - Thùc tr¹ng vÒ tæ chøc kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu

2.1.3 - §Æc ®iÓm tæ chøc qu¶n lý s¶n xuÊt kinh doanh cña xÝ nghiÖp28

2.2.2 - Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại xí nghiệp In Lào Cai 35

Chơng III - Một số giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện công

3.1- Nhận xét chung về công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu ở Xí nghiệp723.2- Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL tại Xí nghiẹp743.2.1- Thực hiện việc phân loại NVL và lập hệ thống danh điểm nguyên vật liệu71

Lời nói đầu

Sau khi chuyển đổi nền kinh tế, từ nền kinh tế kế hoạch tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trờng có sự điều tiết của Nhà nớc, nớc ta đã đạt đợc những thành tựu to lớn trong sự nghiệp phát triển kinh tế xã hội Song bên cạnh đó còn nhiều khó khăn thử thách đòi hỏi sự nỗ lực không ngừng của toàn dân tộc Nh đã biết kinh tế thị trờng vừa là cơ hội cho sự phát triển kinh tế xã hội đồng thời cũng là thử thách đôí với các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế, đặc biệt là trong môi trờng cạnh tranh gay gắt của cơ chế thị trờng Để có thể tồn tại và phát triển đợc các doanh nghiệp cần xác định các yếu tố đầu vào hợp lý sao cho kết quả đầu ra là cao nhất, đáp ứng đợc yêu cầu về chất lợng sản phẩm, giá cả phù hợp có sức thu hút đối với ngời tiêu dùng và đợc thị trờng chấp nhận.

Góp phần vào sự phát triển chung của đất nớc, mỗi doanh nghiệp sản xuất vật chất là một tế bào của nền kinh tế quốc dân có nhiệm vụ sản xuất ra những sản phẩm đảm bảo nhu cầu của thị trờng Nhận thức đợc điều đó cùng vơi các ngành khác, ngành in cũng là một trong những ngành giữ vị trí quan trọng trong việc cung cấp thông tin kịp thời cho xã hội nói chung và các đơn vị, doanh nghiệp nói riêng, nhằm đảm bảo cho việc nắm bắt thông tin một cách toàn diện để từ đó có xu hớng, giải pháp sản xuất hữu hiệu mang lại lợi ích tối đa Với vị trí quan trọng nh vậy của ngành in nói chung, Xí nghiệp In Lào Cai nói riêng cũng đã đảm bảo yêu cầu cung cấp thông tin kịp thời qua các ấn phẩm của mình nh: Báo Lào Cai, sách, báo và tạp chí khác Ngoài ra Xí nghiệp luôn giữ đợc uy tín với khách hàng về mặt chất lợng sản phẩm cũng nh số lợng, luôn giao hàng đúng hẹn, đúng hợp đồng đã ký kết Xí nghiệp không ngừng tăng qui mô sản xuất, hiện đại giây chuyền công nghệ sản xuất, tuyển mộ công nhân lành nghề với tinh thần trách nhiệm cao trong công việc.

Trong điều kiện nền kinh tế mà ở đó mỗi hoạt động sản xuất kinh doanh của một đơn vị, doanh nghiệp không chỉ có mối quan hệ chặt chẽ với các hoạt

động sản xuất kinh doanh và hoạt động khác của đơn vị trong ngành và trong nội bộ đơn vị mà còn có mối quan hệ chặt chẽ với các hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động khác trong nền kinh tế quốc dân Do vậy không chỉ muốn tồn tại và phát triển mà còn kinh doanh phải có lãi đòi hỏi xí nghiệp phải tìm ra những biện pháp giảm chi phí một cách hợp lý nhất, để từ đó phải hạch toán chính xác chi phí trong tất cả các khâu từ khâu thu mua cho đến khâu sử dụng, nhằm tiết kiệm đợc chi phí , hạ giá thành, tăng lợi nhuận Để thực hiện đợc điều đó, hạch toán kế toán là phơng pháp hữu hiệu nhất trong công tác quản lý kinh doanh của các doanh nghiệp Trong thời gian thực tập đợc sự hớng dẫn nhiệt tình của Thạc sĩ Trần Thu Phong và sự giúp đỡ của phòng kế toán Xí nghiệp in Lào Cai em đã nghiên cứu đề tài “Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ”

Đề tài gồm những nội dung chính nh sau:

Chơng I :- Những lý luận chung về tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong

doanh nghiệp sản xuất.

Chơng II :- Thực trạng về tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp In

Lào Cai.

Chơng III :- Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên

vật liệu ở xí nghiệp In Lào Cai.

Do trình độ của bản thân và thời gian có hạn nên trong đề tài nghiên cứu không tránh khỏi những sai sót, em rất mong đợc sự góp ý của các thầy, các cô và xí nghiệp In Lào Cai để em hiểu rõ hơn về đề tài này nói riêng và công tác kế toán nói chung.

Em xin chân thành cảm ơn./.

Chơng I

lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

1.1- Những vấn đề chung về nguyên vật liệu

1.1.1- Khái niệm

Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố không thể thiếu trong quá trình sản xuất Vật liệu là đối tợng lao động, là cơ sở vật chất cấu thành lên thực thể của sản

phẩm Tài sản cố định và công cụ dụng cụ khác không đủ tiêu chuẩn là tài sản cố

định là t liệu lao động, còn lao động của con ngời là yếu tố sức lao động Nh vậy có thể thấy nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình tạo ra sản phẩm.

1.1.2- Đặc điểm

Vật liệu có đặc điểm là chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh và khi tham gia vào sản xuất, dới tác dụng của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ một lần hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành thực thể của sản phẩm Về mặt giá trị, khi tham gia vào sản xuất vật liệu chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp.

1.1.3- Phân loại

Trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu bao gồm nhiều loại khác nhau với nội dung kinh tế, tính năng lý, hoá học khác nhau Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và hạch toán chi tiết đối với từng loại cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu.

Trong chi phí về nguyên vật liệu nói chung thì chi phí về nguyên vật liệu chính thờng chiếm tỷ trọng lớn.

- Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài, tăng thêm chất lợng của sản phẩm, hàng hoá, tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm đợc thực hiện bình thờng hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật Phục vụ cho quá trình lao động.

- Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lợng cho quá trình sản xuất, kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm diễn ra bình th-ờng Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn, thể khí.

- Phụ tùng thay thế: Là những vật t, sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải, công cụ, dụng cụ sản xuất

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những loại vật liệu và thiết bị đợc sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản Đối với thiết bị xây dựng ơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào công trình xây dựng cơ bản.

- Vật liệu khác: Phế liệu, các loại vật t đặc chủng:

Ngoài cách phân loại nh trên còn có các cách phân loại khác.Nếu căn cứ vào nguồn gốc bao gồm:

+ Nguyên vật liệu mua ngoài

+ Nguyên vật liệu tự gia công chế biến

+ Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến+ Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh+ Nguyên vật liệu do đợc cấp, biếu, tặng Nếu căn cứ vào tình hình sử dụng bao gồm:

+ Nguyên vật liệu dùng cho quản lý doanh nghiệp+ Nguyên vật liệu dùng cho bộ phận bán hàng.

1.1.4- Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

Tổ chức ghi chép phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển cả về mặt giá trị và hiện vật.

Thực hiện việc đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nớc và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.

Tiến hành kiểm tra, phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất.

Tổ chức kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh.

1.1.5- Công cụ, dụng cụ1.1.5.1- Khái niệm

Công cụ, dụng cụ là những t liệu lao động không có đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định đối với tài sản cố định Vì vậy, công cụ và dụng cụng đợc quản lý và hạch toán nh NVL.

1.1.5.2- Đặc điểm

Công cụ dụng cụ có thời gian sử dụng khá dài nên giá trị cũng đợc chuyển dần vào chi phí của đối tợng sử dụng nhng do giá trị của chúng không lớn nên để đơn giản cho công tác quản lý theo dõi thì hoặc là tính hết giá trị của chúng vào chi phí của đối t-ợng sử dụng trong một lần hoặc là phân bổ dần trong một số kỳ nhất định.

1.1.5.3- Tài khoản sử dụng TK153 Công cụ dụng cụ“ ”Tài khoản 153 có kết cấu nh sau:

Bên nợ: Trị giá công cụ dụng cụ nhập kho và tăng lên do các nguyên nhân khác.Bên có: Trị giá công cụ dụng cụ nhập kho và giảm lên do các nguyên nhân khác.D nợ: Trị giá công cụ dụng cụ tồn kho

TK 153 có 3 TK cấp 2:

TK1531 “Công cụ dụng cụ “TK1532 “Bao bì luân chuyển”TK 1533 “Đồ dùng cho thuê” 1.2- Tính giá nguyên vật liệu

1.2.1- Tính giá nguyên vật liệu nhập kho

Đánh giá vật liệu là việc biểu hiện giá trị của các vật liệu ra bằng tiền theo những nguyên tắc nhất định và việc đánh giá đó là một sự cần thiết để phục vụ cho việc hạch toán, tổ chức kế toán Kế toán nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu phải phản ánh theo trị giá thực tế Nội dung trị giá thực tế của nguyên vật liệu đợc xác định tuỳ theo từng nguồn nhập.

* Trị giá thực tế của nguyên vật liệu mua ngoài bao gồm giá mua ghi trên hoá đơn gồm cả thuế nhập khẩu (nếu có) cộng (+) chi phí thu mua thực tế trừ (-) các khoản chiết khấu, giảm giá (nếu có).

Trong đó: Trờng hợp doanh nghiệp mua nguyên vật liệu dùng vào sản xuất kinh doanh các mặt hàng chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thì giá trị của nguyên vật liệu mua vào đợc phản ánh theo giá mua cha có thuế GTGT.

Trờng hợp doanh nghiệp mua nguyên vật liệu dùng vào sản xuất kinh doanh các mặt hàng chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tợng chịu thuế GTGT, hoặc dùng cho hoạt động sự nghiệp, phúc lợi thì giá trị của nguyên vật liệu mua vào đợc phản ánh theo tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế GTGT đầu vào không đợc khấu trừ (nếu có).

* Trị giá thực tế của nguyên vật liệu do tự gia công chế biến, bao gồm cả thực tế của vật liệu chế biến (+) chi phí gia công chế biến.

* Trị giá thực tế của nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến bao gồm giá thực tế của nguyên vật liệu xuất thuê ngoài gia công chế biến công (+) chi phí vận chuyển vật liệu đến nới chế biến và từ nơi chế biến về đơn vị cộng (+) tiền thuê

* Trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh, cổ phần bao gồm giá thực tế đợc các bên tham gia góp vốn liên doanh trách nhiệm cộng (+) chi phí vận chuyển (nếu có).

Trị giá thực tế của nguyên vật liệu do đợc cấp biếu tặng là giá trị của vật liệu ghi trong biên bản cấp hoặc giao nhận.

Trờng hợp không xác định đợc giá trị vật liệu trong biên bản giao nhận thì có thể xác định theo giá thị trờng của chúng.

* Đối với phế liệu nhập kho: Trị giá thờng đợc đánh giá theo giá ớc tính.

1.2.2 - Tính giá vật nguyên liệu xuất kho

Để tính trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho có thể áp dụng một trong các phơng pháp:

- Theo theo giá thực tế bình gia quyền tại thời điểm xuất kho hoặc cuối kỳ.- Tính theo giá thực tế nhập trớc, xuất trớc.

- Tính theo giá thực tế nhập sau xuất trớc.- Tính theo giá thực tế đích danh.

Đơn vị lựa chọn phơng pháp tính giá nào phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán.

Cụ thể của các phơng pháp nh trên là nh sau:

* Theo phơng pháp tính theo giá thực tế bình quân gia quyền.Trị giá TT nguyên

vật liệu xuất kho =

Số lợng nguyên vật liệu xuất kho x

Đơn giá bình quânĐơn giá bình quân = Trị giá TT tồn đầu kỳ + Trị giá TT nhập trong kỳSố lợng tồn đầu kỳ + Số lợng nhập trong kỳ

Đơn giá bình quân còn có thể tính bằng đơn giá bình quân cố định hay đơn giá bình quân di động, điều này còn tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý hạch toán của đơn vị.

* Theo phơng pháp tính theo đơn giá tồn kho đầu kỳ:

Đơn giá tồn kho đầu kỳ = Trị giá TT tồn đầu kỳ

Trị giá TT của nguyên vật liệu xuất kho =

Số lợng nguyên vật liệu xuất kho x

Đơn giá tồn kho đầu kỳ* Theo phơng pháp tính theo giá thực tế nhập trớc, xuất trớc.

Theo phơng pháp này phải xác định theo đơn giá TT của từng lần nhập và giả định là hàng nào nhập trớc sẽ đợc xuất trớc và lấy đơn giá mua thực tế của lần nhập đó để tính giá hàng xuất kho.

* Theo phơng pháp tính theo giá thực tế nhập sau, xuất trớc.

Phơng pháp này đợc dựa theo giả định hàng nào nhập sau thì đợc xuất trớc và trị giá hàng xuất kho đợc tính bằngcách căn cứ vào số lợng hàng xuất kho, đơn giá của những lô hàng nhập mới nhất trong kho.

* Theo phơng pháp tính theo giá thực tế đích danh.

Phơng pháp này đợc áp dụng đối với các loại vật liệu có giá trị cao, các loại vật t đặc chủng Trị giá thực tế vật liệu xuất kho đợc căn cứ vào đơn giá thực tế vật liệu nhập kho theo từng lô, từng lần nhập và số lợng xuất kho từng lần.

Trong trờng hợp doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán trong kế toán nguyên vật liệu thì đến cuối kỳ kế toán phải tính giá thực tế của số vật liệu đã xuất kho trong kỳ trên cơ sở hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của nguyên vật liệu theo công thức:

Giá thực tế của nguyên vật liệu trong kỳ = Giá hạch toán của nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ (x) hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán.

Trong đó:Hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá

hạch toán

Giá thực tế của nguyên

vật liệu tồn kho đầu kỳ + Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập trong kỳGiá hạch toán của

nguyên vật liệu tồn đầu

giá ổn định trong kỳ kế toán Giá hạch toán đợc sử dụng để hạch toán chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu hàng ngày Giá hạch toán thờng đợc áp dụng với doanh nghiệp có qui mô lớn, chủng loại vật t nhiều sử dụng để làm giảm bớt khối lợng ghi chép tính toán hàng ngày.

Mỗi phơng pháp xác định giá thực tế của vật liệu xuất kho có nội dung khác nhau, có điều kiện áp dụng khác nhau, có u nhợc điểm khác nhau, do vậy doanh nghiệp căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, khả năng trình độ nghiệp vụ của cán bộ, yêu cầu quản lý, điều kiện trang bị kỹ thuật sử lý thông tin mà nghiên cứu áp dụng phơng pháp thích hợp Song áp dụng phơng pháp nào cũng phải đảm bảo nguyên tắc thống nhất, ổn định trong một niên độ kế toán và đ-ợc ghi vào báo cáo tài chính.

1.3- Kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mụcđích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập xuất tồn kho cho từng loại vật t kể cả chỉ tiêu số l-ợng lẫn chỉ tiêu giá trị.

1.3.1- Chứng từ sử dụng

Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT)Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT)Hoá đơn GTGT

Hoá đơn cớc phí vận chuyển (mẫu 03-BH)

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT).Biên bản kiểm kê vật t sản phẩm hàng hoá (Mẫu 08-VT).

Ngoài ra còn sử dụng thêm các chứng từ kế toán hớng dẫn mọi chứng từ kế toán vật liệu phải đợc tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian do kế toán h-ớng dẫn qui định.

1.3.2- Các phơng pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp mà kế toán có thể áp dụng một trong những phơng pháp sau:

- Phơng pháp ghi thẻ song song

- Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển- Phơng pháp sổ số d.

1.3.2.1- Phơng pháp thẻ song song

Theo phơng pháp thẻ song song, ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lợng và ở phòng kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép về mặt số lợng và giá trị.

Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu thống nhất (Mẫu 06-VT) cho từng danh điểm vật liệu và phát cho thủ kho sau khi đã đăng ký vào sổ đăng ký thẻ kho.

Tại kho: Hàng ngày khi nhận các chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi số lợng thực nhập thực xuất vào chứng từ và thẻ kho Sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất hoặc cuối ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho Cuối tháng, thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho về mặt lợng theo từng danh điểm vật t.

Thủ kho phải thờng xuyên đối chiếu số tồn kho ghi trên thẻ kho với số liệu thực tế còn lại ở kho để đảm bảo sổ sách luôn khớp nhau.

Tại phòng kế toán: Kế toán mở thẻ kế toán chi tiết vật t tơng ứng với thẻ kho mở ở kho Thẻ này có nội dung tơng tự thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị và số lợng Hàng ngày hoặc định kỳ nhân viên kế toán vật liệu phải kiểm tra chứng từ nhập xuất kho với chứng từ liên quan, ghi đơn giá vào phiếu và tính tiền trên từng chứng từ nhập, xuất Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho.

Để thực hiện đối chiếu kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp, kế toán cần phải căn cứ vào sổ kế toán chi tiết để tổng hợp nhập xuất, tồn kho vật liệu cả về số lợng,

giá trị, loại vật liệu và sau đó bảng này đợc đối chiếu với số liệu của phần kế toán tổng hợp.

Trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song theo sơ đồ sau:

Tại kho: Hạch toán vật liệu do thủ kho thực hiện trên các thẻ kho nh phơng pháp trên Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi ghi thẻ kho song thủ kho phải tập hợp

Thẻ kho

Sổ (thẻ) kế toán chi tiếtvật t

Bảng tổng hợp N-X-T vật t

toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho vật liệu phát sinh trong ngày hoặc trong kỳ theo từng nhóm vật liệu quy định Sau khi phân loại chứng từ kê rõ số lợng số hiệu các chứng từ của từng loại vật liệu, lập riêng cho phiếu nhập kho và phiếu xuất kho Sau đó phiếu này đợc đính kèm với các tập phiếu nhập kho hoặc xuất kho để giao cho phòng kế toán.

Tại phòng kế toán: Định kỳ nhân viên kế toán xuống kho để kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho của thủ kho và trực tiếp nhận các chứng từ nhập, xuất kho Sau đó kiểm tra, kế toán ký nhận vào từng loại thẻ kho và ký vào phiếu giao nhận chứng từ rồi mang chứng từ về phòng kế toán.

Tại phòng kế toán, nhân viên kế toán kiểm tra lại chứng từ và hoàn chỉnh chứng từ, sau đó tổng hợp lại giá trị của vật liệu theo từng nhóm

Cuối tháng cộng số liệu trên bảng luỹ kế nhập, bảng luỹ kế xuất, ghi các phần nhập, xuất tồn kho vật liệu rồi tính ra số tồn kho cuối tháng của từng nhóm, loại vật liệu rồi ghi vào cột tồn kho cuối tháng của bảng kê này Đồng thời, cuối tháng nhận đợc sổ số d chuyển lên, kế toán tính giá hạch toán của hàng tồn kho để ghi vào cột số d cột thành tiền Sau đó cộng theo nhóm, loại vật liệu trên sổ số d, số liệu này phải khớp với số liệu tồn kho cuối tháng của nhóm, loại hàng tồn tơng ứng trên bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho cùng kỳ.

1.3.2.3- Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Phơng pháp này đợc hình thành trên cơ sở cải tiến một bớc phơng pháp thẻ song song

Tại kho: Để hạch toán chi tiết vật liệu, tại kho vẫn phải mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lợng đối với từng danh điểm vật liệu nh phơng pháp thẻ song song.

Tại phòng kế toán: Định kỳ, sau khi nhận đợc các chứng từ nhập xuất kho từ thủ kho, kế toán thực hiện kiểm tra và hoàn thiện chứng từ Kế toán mở sổ đối

chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập xuất kho về số lợng và giá trị của từng thứ vật liệu ở từng kho.

Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập bảng kê nhập, xuất dựa vào các chứng từ nhập xuất định kỳ do thủ kho chuyển đến.

Cuối tháng, tiến hành kiểm tra, đối chiếu số lợng vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với số lợng trên thẻ kho của thủ kho và đối chiếu số tiền của từng loại vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với số liệu kế toán tổng hợp.

Mỗi phơng pháp đều có u nhợc điểm riêng Tuy nhiên phơng pháp thẻ song song và đối chiếu luân chuyển đơn giản, dễ làm, song vẫn có sự trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lợng Hơn nữa việc kiểm tra đối chiếu ở kho và phòng kế toán vì vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán với u nhợc điểm nh vậy điều kiện áp dụng thích hợp là các doanh nghiệp có khối lợng vật t không nhiều, khối lợng vào các nghiệp vụ nhập xuất phát sinh ít

Với phơng pháp sổ số d: Phơng pháp này đã hạn chế đến mức thấp nhất khối lợng hạch toán của kế toán và thờng xuyên kiểm tra đợc việc ghi chép của thủ kho trên thẻ kho cũng nh tình hình quản lý vật t, đặc biệt là công việc kế toán không bị dồn vào cuối tháng nên đã đáp ứng vào yêu cầu kịp thời Song bên cạnh đó do chỉ theo dõi các chỉ tiêu giá trị đến từng nhóm vật t nên tại thời điểm bất kỳ nếu muốn biết tình hình nhập - xuất - tồn của một thứ vật t nào đó thì không thể xem trên sổ kế toán mà buộc phải căn cứ vào thẻ kho Hơn nữa, nếu cuối tháng phát hiện sai sót thì khó phát hiện đợc sai sót ở đâu, khâu nào với đặc điểm trên phơng pháp này áp dụng phù hợp cho doanh nghiệp có chủng loại vật t nhiều, các nghiệp vụ nhập, xuất phát sinh lớn Xây dựng đợc hệ thống giá hạch toán ổn định đối với từng thứ vật t.

1.4- Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu

1.4.1- Kế toán tình hình biến động tăng nguyên vật liệu

1.4.1.1- Kế toán tình hình biến động tăng nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

Để hạch toán vật liệu nói riêng và các loại hàng tồn kho nói chung, phơng pháp thờng xuyên là phơng pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho một cách thờng xuyên liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại tồn kho Phơng pháp này đợc sử dụng phổ biến, tuy nhiên với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t, hàng hoá có giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dùng phơng pháp này sẽ rất tổn thất nhiều công sức Dù vậy, phơng pháp này độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật Kế toán có thể xác định đợc lợng nhập, xuất, tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng ở bất kỳ thời điểm nào.

a- Tài khoản sử dụng

* Tàikhoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu”.

Nội dung: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của các loại nguyên liệu, vật liệu trong kho của doanh nghiệp.

* Tài khoản 152 có các tài khoản cấp II:

- Tài khoản 1521 “Nguyên vật liệu chính”- Tài khoản 1522 “Vật liệu phụ”

- Tài khoản 1523 “Nhiên liệu”

- Tài khoản 1524 “ Phụ tùng thay thế”

- Tài khoản 1525 “ Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản”- Tài khoản 1528 “ Vật liệu khác”.

* Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đờng”.

Nội dung: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá của các loại hàng hoá vật t mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp còn trên đờng vận chuyển hoặc đã về đến doanh nghiệp nhng đang chờ kiểm nhận nhập kho.

Nội dung: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho ngời bán vật t hàng hoá, ngời cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết Tài khoản này cũng đợc dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho ngời nhận thầu xây lắp chính, phụ.

- Tài khoản 331 đợc mở sổ theo dõi chi tiết cho từng đối tợng cụ thể, từng ngời bán, từng ngời nhận thầu Khi lập “bảng cân đối kế toán” số d chi tiết bên Nợ đợc ghi vào chi tiêu trả trớc cho ngời bán (mã số 132) và số d chi tiết bên Có đợc ghi vào chỉ tiêu phải trả cho ngời bán (mã số 313).

Ngoài ra kế toán còn sử dụng các TK liên quan khác : TK 111, TK 112, TK 128, TK 222, TK 627

b- Phơng pháp hạch toán

Là việc hạch toán tổng hợp vật liệu nhập kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên đợc thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2

TK 152TK 111, 112, 331

Nhập kho NVL mua vàoTK 133TK 151

Nhập kho đang đi đờngKỳ trớc

TK 154

Thuê ngoài gia công hoàn thànhTK 333

Thuế nhập khẩuTK 338

Phát hiện thừa khi kiểm kêTK 128, 222

Nhận lại vốn góp liên doanhTK 411

Nhận vốn góp liên doanh=NVLTK 412

Chênh lệch tăng do đánh giá lạiTK 621,627

Xuất dùng không sử dụng hếtnhập lại kho

Ưu điểm: Đơn giản, khối lợng công việc hạch toán đợc giảm nhẹ nhng độ chính xác không cao, giá trị vật t, hàng hoá xuất dùng, xuất bán phụ thuộc vào sự quản lý vật t, chỉ thích hợp với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t, hàng hoá với quy cách mẫu mã khác nhau, giá trị thấp và đợc xuất dùng, xuất bán thờng xuyên.

a- Tài khoản sử dụng

Tài khoản 611 “mua hàng”

Nội dung : Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá nguyên vật liệu công cụ, dụng cụ, hàng hoá mua vào trong kỳ.

TK 611 có hai tài khoản cấp 2,TK 6111 - mua nguyên vật liệuTK 6112 - Mua hàng hoá.b- Phơng pháp hạch toán

Việc hạch toán đợc thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 3

TK 611TK 152

Kết chuyển trị giá NVL còn lại đầu kỳ

liên doanhc- Sổ kế toán sử dụng

Chứng từ sử dụng: Phiếu nhập kho, phiếu xuát khoHoá đơn bán hàng

Biên bản kểm kê

Biên bản kiểm nghiệm vật t

Các chứng từ phản ánh chi phí vận chuyển, bốc dỡCác chứng từ thanh toán.

Việc tính toán xác định trị giá vật t xuất dùng theo phơng pháp hệ số giá đợc thực hiện trên bảng kê số 3 “ tính giá thành thực tế vật liệu và công cụ, dụng cụ” (TK 152, 153) Riêng đối với hàng hoá thì đợc thực hiện trên bảng kê số 9

“tính giá thành thực tế thành phẩm hàng hoá”.Căn cứ lập bảng kê số 3 là:

+ NKCT số 5 phần chi Có TK 331, Nợ các TK 152, 153.+ NKCT số 6 phần chi Có TK 151, Nợ các TK 152, 153+ NKCT số 2 phần chi Có TK 112, Nợ các TK 152, 153.

- Việc tính toán phân bổ giá trị vật liệu công cụ, dụng cụ xuất dùng và chi phí của các đối tợng sử dụng đợc thực hiện trên bảng phân bổ số 2 “Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ”.

Cơ sở để lập là căn cứ vào các chứng từ xuất kho vật liệu và hệ số chênh lệch giữa giá hạch toán và giá thực tế của từng vật liệu lấy từ bảng kê số 3.

Ngoài ra tuỳ theo hình thức kế toán doanh nghiệp đang áp dụng, kế toán vật t hàng hoá việc thực hiện trên nhiều sổ kế toán khác nhau:

Nếu doanh nghiệp áp dụng kế toán theo hình thức nhật ký chung sổ kế toán sử dụng bao gồm: Sổ NKC; sổ cái; các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

Nếu doanh nghiệp áp dụng kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ , sổ kế toán sử dụng bao gồm: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái, Sổ thẻ kế toán chi tiết.

Nếu doanh nghiệp áp dụng kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ sổ kế toán sử dụng bao gồm nhật ký chứng từ số 5,6,1,2; Bảng kê (bảng kê số 4; bảng kê số 8); Sổ cái.

1.4.2- Kế toán tình hình biến động giảm nguyên vật liệu

1.4.2.1- Kế toán tình hình biến động giảm nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

a- Chứng từ kế toán sử dụng

Khi xuất kho vật liệu với nhiều mục đích khác nhau thì kế toán sử dụng chứng từ khác nhau.

- Trong trờng hợp xuất kho vật liệu không thờng xuyên với số lợng ít thì sử dụng phiếu xuất vật t Phiếu này lập thành 3 liên: 1 liên do phòng vật t giữ, một liên giao cho bộ phận giao vật t giữ và 1 liên giao cho phòng kế toán giữ.

- Trong trờng hợp vật t xuất thờng xuyên trong tháng và doanh nghiệp đã lập đợc định mức tiêu hao vật t cho sản phẩm thì sử dụng phiếu xuất vật t theo hạn mức.Phiếu này đợc lập thanh 2 liên: 1 liên giao cho thủ kho giữ và một liên giao cho đơn vị lĩnh Sau mỗi lần xuất kho, thủ kho ghi số thực xuất vào thẻ kho Cuối tháng thủ kho phải thu lại phiếu của đơn vị lĩnh,kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho, ký và chuyển một liên cho bộ phận cung ứng, liên còn lại chuyển cho phòng kế toán.

_ Đối với xuất bán vật liệu, bộ phận cung ứng lập thành 3 hoá đơn và kiêm phiếu xuất kho lập thành 3 liên: 1 liên cho phòng cung ứng, 1 liên cho khách hàng, 1 liên cho thủ kho và chuyển lên phòng kế toán sau khi thủ kho đã ghi vào thẻ kho.

- Trờng hợp xuất kho vật liệu để gia công chế biến, di chuyển nội bộ doanh nghiệp thì sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.

b- Phơng pháp hạch toánSơ đồ 4

TK 152

TK 111, 331Trả lại cho ngời bán

TK 621Xuất kho dung cho sản

xuất chế tạo sản phẩm

TK 154NVL, xuất kho tự gia công

hoặc thuê ngoài GC chê biến

TK 632Xuất bán

TK 138Phát hiện thiếu khi kiểm kê

TK 128, 222NVL xuất kho góp vốn LD

TK 411Xuất kho trả lại vốn góp LD

TK 412Chênh lệch giá do đánh giá lại

TK 627,641,241Xuất kho phục vụ quản lý

SX, bán hàng, QLDN, XĐCB

1.4.2.2- Kế toán tình hình biến động giảm nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

TK 611

TK 133

Trị giá NVL, trả lại cho

TK 331ngời bán

TK 138, 642, 821 Trị giá NVL, mất mát, thiếu

hụt (nếu có)

TK 621, 632Xuất kho NVL, dùng cho sản

xuất sản phẩm để bán

TK 151, 152

K/c trị giá NVL cuối kỳ

Chơng II

Thực trạng về tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp in Lào Cai

2.1- Đặc điểm chung về tổ chức và quản lý sxkd

2.1.1.- Quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp

Xí nghiệp in Lào Cai đóng trên địa bàn phờng Kim Tân - Thị xã Lào Cai tỉnh Lào Cai Đây là một doanh nghiệp Nhà nớc, tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính có t cách pháp nhân đặt dới sự chỉ đạo trực tiếp của Tỉnh uỷ Lào Cai với nhiệm vụ chính là in báo Lào Cai và các tài liệu quản lý kinh tế, văn hoá xã hội trong toàn tỉnh.

Tiền thân của Xí nghiệp In Lào Cai là xởng in báo Lào Cai Nằm trong cơ quan báo Lào Cai, có trụ sở đặt tại thị xã Cam Đờng, tỉnh Lào Cai (theo Quyết định số 24 ngày 21/01/1991) với số vốn kinh doanh là 60 triệu đồng, trong đó vốn

cố định là 25 triệu đồng và vốn lu động là 35 triệu đồng Trong những năm đầu mới thành lập, do đặc điểm là một đơn vị sản xuất nằm trong địa bàn của tỉnh miền núi biên giới phía Bắc xã xôi của Tổ Quốc, xí nghiệp gặp không ít khó khăn với cơ sở vật chất kỹ thuật, phơng tiện sản xuất cũ kỹ, lạc hậu, trình độ và tay nghề còn hạn chế, lạc hậu so với công nghệ ngày càng hiện đại nh hiện nay Bên cạnh đó cơ chế thị trờng không loại trừ ai, song với khả năng vơn lên từ chính sức của mình, sự nỗ lực, cố gắng của toàn thể cán bộ, công nhân viên chức, xí nghiệp In Lào Cai đã từng bớc khẳng định mình, khắc phục khó khăn, vơn lên đứng vững và ngày càng phát triển.

Đến tháng 10./1993 với Quyết định số 212/QĐ-UB ngày 06/10/1993 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Lào Cai quyết định thành lập xí nghiệp In Lào Cai trực thuộc Tỉnh uỷ Lào Cai.

Hiện nay toàn Xí nghiệp có 34 cán bộ công nhân viên với 6 cán bộ đại học, 11 trung cấp và 10 công nhân lành nghề, số còn lại đợc đào tạo tại xí nghiệp, hàng năm xí nghiệp tổ chức thi tay nghề cho công nhân, chọn ra những công nhân có trình độ tay nghề cao, có sáng kiến mới để tiếp tục đào tạo nhằm nâng cao tay nghề hơn nữa, bổ sung cho đội ngũ công nhân giỏi của Xí nghiệp đồng thời cũng cải thiện tay nghề cho các đồng nghiệp Xí nghiệp có bộ máy lãnh đạo với cơ cấu tổ chức hoàn thiện, hầu hết đội ngũ cán bộ công nhân viên đã đợc đào tạo tơng đối hoàn chỉnh.

Năm 1993 Xí nghiệp chuyển hệ thống máy in cũ sang dây chuyền in OFFSET chế bản bằng hệ thống máy vi tính hoàn thiện và hiện đại, có thể đảm bảo nhu cầu của khách hàng Công suất máy móc thiết bị đạt từ 200 đến 250 triệu trang in 13 x 19/năm với 4 máy in từ 4 đến 16 trang in nhiều màu và dàn vi tính chế tạokhuôn in, một máy phới hoàn toàn tự động Hệ thống máy cắt, máy đóng thành phẩm bảo đảm công suất máy sử dụng, vận hành với tổng vốn đầu t thiết bị trên 2,5 tỷ đồng.

Khi tiến hành sản xuất, sử dụng, Xí nghiệp đã cho in các loại sản phẩm khác nhau nh báo, bu ảnh, bu thiếp, biểu mẫu, sách các loại, ấn phẩm với mẫu mã, kích thớc khác nhau Từ đó từng bớc thu thập về thông tin, về nhu cầu của thị trờng trên cơ sở đó rút ra kinh nghiệm để xác định hớng đi chính của Xí nghiệp, ổn định dây chuyền công nghệ, sản xuất các mặt hàng, các ấn phẩm khác nhau Với kỹ thuật in đẹp, cẩn trọng, giá thành hợp lý, xí nghiệp In Lào Cai đã gây đợc sự chú ý của khách hàng.

Với việc áp dụng chế độ hạch toán kinh doanh lấy thu bù chi đồng thời thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đói với Nhà nớc Tình hình kinh doanh của Xí nghiệp đ-ợc chứng minh nh sau:

Tình hình xí nghiệp năm 2000 - 2001 - 2002Năm

2.1.2- Đặc điểm quy trình sản xuất của xí nghiệp

Để phát triển kinh tế, hoạt động sản xuất, kinh doanh là không thể thiếu trong đó có nhiều loại hình kinh doanh Tuy nhiên bên cạnh những loại hình kinh doanh thông thờng cũng có những loại hình kinh doanh đặc biệt mà ở đó in là một trong những loại hình này Tất cả các sản phẩm in đều là sản phẩm chính, không có sản phẩm phụ, quy cách sản phẩm đều thực hiện theo qui ớc của ngành in, với hình thức sản xuất sản phẩm theo đơn đặt hàng, thông thờng đơn đặt hàng chỉ có một loại sản phẩm.

Quy trình sản xuất sản phẩm ở Xí nghiệp đợc chia thành các giai đoạn sau:Giai đoạn 1 : Lập ma két

Giai đoạn 2: Tách màuGiai đoạn 3 : Bình bản

Giai đoạn 4: Chế bản khuôn inGiai đoạn 5 : In

giao việc cho các bộ phận làm theo các giai đoạn của qui trình sản xuất trên (tuỳ theo đơn đặt hàng) Khi kết thúc qui trình đã thành phẩm thì nhập kho Phòng tổng

hợp vật t chịu trách nhiệm toàn bộ về chất lợng, số lợng thành phẩm khi giao cho khách hàng và kết thúc hợp đồng.

2.1.3- Đặc điểm quản lý tổ chức SXKD của Xí nghiệp

Là một doanh nghiệp Nhà nớc, sản xuất cung cấp cho xã hội một loạt hàng hoá đặc biệt, vừa sản xuất vừa tự tiêu thụ (thông qua các hợp đồng kinh tế) do vậy

công tác quản lý là hết sức quan trọng Chất lợng quản lý tốt hay sấu có ảnh hởng lớn tới sự tồn tại và phát triển của Xí nghiệp Dới sự chỉ đạo trực tiếp của tỉnh uỷ Lào Cai, bộ máy quản lý của Xí nghiệp đợc tổ chức rất gọn nhẹ, theo chế độ một thủ trởng, ngời đứng đầu sẽ là giám đốc Xí nghiệp, đồng thời cũng là ngời có quyền lực cao nhất.

Bên cạnh giám đốc là Phó giám đốc có nhiệm vụ phụ trách sản xuất và một số phòng ban nghiệp vụ của Xí nghiệp.

Với chức năng của Giám đốc là ngời chịu trách nhiệm chung và trực tiếp quản lý các khâu trọng yếu Phó giám đốc và các trởng phòng nghiệp vụ vừa tham mu cho giám đốc vừa trực tiếp quản lý các phòng ban, phân xởng sản xuất kinh doanh nhằm giúp cho giám đốc có quyết định sáng suốt, điều hành và lãnh đạo Xí nghiệp.

Phòng tổng hợp - hành chính : Có chức năng ký kết , nhận hợp đồng kinh tế, chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, lý lịch của công nhân viên, thực hiện các chính sách của Đảng và Nhà nớc đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của công nhân viên.

Phòng vật t: Có chức năng cung cấp toàn bộ vật t, nguyên liệu phục vụ cho quá trình sản xuất Đồng thời chịu trách nhiệm toàn bộ về giá trị, chất lợng, số l-ợng thành phẩm khi giao cho khách hàng.

Phòng kế toán: Có chức năng tính toán, phân tích các hoạt động kinh tế giúp cho giám đốc nắm bắt đợc tình hình cụ thể của Xí nghiệp, có nhiệm vụ tham

mu cho Giám đốc về các chính sách chế độ tài chính, quản lý thu chi theo các qui định của tài chính kế toán hiện hành Phản ánh trung thực, kịp thời tình hình tài chính của Xí nghiệp và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Phân xởng sản xuất đợc chia thành:1- Phân xởng chế biến

2- Phân xởng in3- Phân xởng cắt dọc

Sơ đồ 2.1- Sơ đồ bộ máy tổ chức của xí nghiệp in Lào Cai

2.1.4- Đặc điểm tổ chức công tác kế toán Xí nghiệp

Xuất phát từ tình hình thực tế của Xí nghiệp, từ đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức bộ máy quản lý Đồng thời để phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp có qui mô nhỏ, hoạt động tập trung trên địa bàn Xí nghiệp In Lào Cai áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung.

Theo hình thức này thì toàn bộ công tác kế toán từ khâu ghi chép ban đầu, mọi chứng từ phát sinh hàng ngày đều đợc tập hợp hạch toán tại phòng kế toán của Xí nghiệp.

Do qui mô của Xí nghiệp nhỏ nên bộ máy kế toán đợc sắp xếp một cách gọn nhẹ đảm bảo mang lại hiệu quả công việc cao nhất.

Giám đốc

Phó giám

đốcphòng tổng hợp-HCPhòng vật tPhòng kế toánPX chế bảnPhân x-

ởng inPX cắt dọc

- 1 Kế toán trởng: Có nhiệm vụ phụ trách chung toàn bộ công tác kế toán- 1 kế toán thanh toán kiêm kế toán tiền lơng trong Xí nghiệp

- 1 kế toán tổng hợp vật t, tài sản và giá thành- 1 thủ quĩ của Xí nghiệp.

Phòng Kế toán đợc đặt dới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Xí nghiệp, các nhân viên kế toán đặt dới sự điều hành của Kế toán trởng.

Bộ máy kế toán đợc tổ chức theo sơ đồ sau

Hình thức kế toán đợc áp dụng tại Xí nghiệp là hình thức “chứng từ ghi sổ” Đặc điểm cơ bản của hình thức này là tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sịnh phản ánh ở chứng từ gốc đều đợc phân loại để lập chứng từ ghi sổ trên cơ sở các chứng từ gốc cùng loại, cùng nội dung kinh tế.

Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ kế toán tổng hợp:Hệ thống sổ kế toán của Xí nghiệp

- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ- Sổ cái các tài khoản

-Sổ chi tiết vật liệu- Sổ tài sản cố định- Sổ quĩ tiền mặt

- Sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng- Các sổ chi tiết khác

- Định kỳ (cuối mỗi tháng) căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ tiến hành phân

loại và lập chứng từ ghi sổ.

- Các chứng từ thu - chi quĩ tiền mặt sau khi vào sổ quĩ, thủ quĩ sẽ chuyển chi kế toán vào cuối tháng, kế toán tổng hợp kiểm tra chứng từ hợp lệ, chính xác trên chứng từ ghi sổ và vào sổ đăng ký chứng từ, sau đó đợc dùng để ghi vào sổ cái.

- Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ đợc dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

- Cuối tháng căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết, căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh các tài khoản Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ Cái với bảng tổng hợp chi tiết, giữa bảng cân đối số phát sinh các tài khoản với sổ đăng ký chứng từ ghi sổ thì đợc dùng để lập báo cáo tài chính.

Trình tự trên đợc thể hiện cụ thể ở sau

Sơ đồ số 2.3

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu kiểm tra

2.2- Tình hình thực tế về hạch toán NVL tại xí nghiệp2.2.1- Đặc điểm NVL sử dụng tại xí nghiệp

Xí nghiệp in là một xí nghiệp quy mô vừa và nhỏ tuy nhiên số lợng chủng loại NVL ở xí nghiệp khá phong phú đa dạng nh giấy Bãi Bằng, mực xanh, đen nhập từ nhiều nguồn khác nhau…

Bảng tổng hợp số liệu chi tiết

Báo cáo tài chính

Khi tham gia vào quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm thì giá trị của vật liệu đợc chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị của sản phẩm Khi đa vào quy trình công nghệ sản xuất sau khi qua dây chuyền sản xuất chúng bị biến đổi hoàn toàn về hình thức và giá trị, tạo ra các loại với nhiều chủng loại, mẫu mã khác nhau.

Trong tổng số chi phí để sản xuất ra các sản phẩm thì chi phí về NVL chiếm tỷ trọng lớn nhất, trong đó chi phí về NVL chính chiếm 80% trong tổng chi phí NVL.

- NVL chính là đối tợng lao động chủ yếu, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành lên sản phẩm mới nh: Giấy, mực…

- NVL phụ gồm keo, mầu, xà phòng, giẻ lau…- Nhiên liệu gồm xăng, dầu nhờn…

- Phụ tùng thay thế là vòng bi, cu doa, bu lông, má phanh …

Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất của xí nghiệp in Lào Cai là sản xuất theo đơn đặt hàng nên chủng loại, kích cỡ, mẫu mã khác nhau, đặc biệt sản xuất đến đâu tiêu thu ngay đến đó, do vậy có hạn chế là mức chủ động điểm không cao, công việc không ổn định, lúc dồn dập, lúc nhàn rỗi gây khó khăn trong việc sắp xếp việc làm cho công nhân viên Đặc điểm này ảnh hởng đến việc cung cấp vật liệu cho sản phẩm.

Nguyên vật liệu của Xí nghiệp thờng là phải mua ngoài thị trờng nên chịu ảnh hởng của sự biến động về cung cầu trên thị trờng điều này có ảnh hởng trực tiếp tới trị giá vốn của nguyên vật liệu xuất kho Tuy nhiên trong những năm gần đây giá cả mua vào của nguyên vật liệu tơng đối ổn định.

2.2.2- Phân loại và đánh giá VNL ở xí nghiệp In Lào Cai2.2.2.1.- Phân loại nguyên vật liệu ở xí nghiệp In Lào Cai

Căn cứ vào chức năng và nội dung kinh tế của nguyên vật liệu, xí nghiệp In

Nguyên vật liệu chínhVật liệu phụ

Nhiên liệu

Phụ tùng thay thếPhế liệu

- Nguyên vật liệu chính của xí nghiệp In bao gồm giấy các loại, giấy Bãi Bằng, giấy cuộn Trung Quốc các loại, giấy bìa các loại của nhà máy giấy Việt Trì, Công ty giấy Thăng Long.

- Mực : Gồm mực xanh, mực đổ, mực vàng, mực đen của Trung Quốc, Nhật, Đức.

- Vật liệu phụ bao gồm: Xà phòng, giẻ lau, dây đay, bột hồ, mỡ, kẽm, sơn- Nhiên liệu gồm: Xăng, dầu nhờn, dầu Diezen

- Phụ tùng thay thế gồm: Vòng bi các loại, bu lông, cu doa, má phanh.Ngoài việc phân loại vật liệu trên, xí nghiệp In còn lập mục lục vật t với chủng loại phong phú Xí nghiệp cũng xây dựng một bộ mã vật t thống nhất để tiện cho việc theo dõi với từng loại, từng thứ nguyên vật liệu và tạo sự phối hợp giữa kho, bộ phận sản xuất, kỹ thuật, bộ phận vật t và bộ phận kế toán.

Mục lục vật tSố

Số thẻ kho

Tên và qui cách vật t Số TT

Số thẻ kho

Tên và qui cách vật t

11 11 Mực đên Trung QuốcKho 1522 - VLP1 1 Bút chì đên2 2 Ghim số 3 15 15 Bột hồ

Kho 1523 nhiên liệu

12 12 Dầu Điezen

2.2.2.2- Đánh giá nguyên vật liệu ở xí nghiệp In Lào Cai

Nguyên vật liệu trong xí nghiệp chủ yếu là nhập từ kho các nguồn sau:- Nguồn nguyên vật liệu xí nghiệp khai thác trên thị trờng theo giá thoả thuận Xí nghiệp mua nhiều chủng loại vật t ở các công ty, các cơ quan khác nhau Ví dụ nh giấy trong công ty giấy Bãi Bằng, mực gồm nhiều loại nh mực đỏ, mực xanh của Trung Quốc và Nhật.

- Tuy Xí nghiệp phải nhập kho nguyên vật liệu từ nguồn ngoài với nhiều chủng loại nhng khi xuất có những đơn đặt hàng chỉ dùng một số loại, do đó xí nghiệp có thể nhập nguyên vật liệu một lần nhng sử dụng trong một thời gian dài.

Trong công tác kế toán nguyên vật liệu xí nghiệp In, chúng đợc đánh giá theo giá thực tế, việc đánh giá nh vậy giúp cho việc hạch toán đợc chính xác, giảm đợc dsố lợng ghi sổ sách Song bên cạnh đó cũng có hạn chế là việc tính toán chậm, cha phát huy đợc hết vai trò của kế toán trong quản lý.

* Trị giá vốn thực tế nhập kho:

Tại Xí nghiệp do không có đội vật t vận tải riêng cho nên nếu mua vật t với số lợng lớn thì chi phí vậnchuyển bên bán vật t phải chịu và chi phí này đợc cộng vào giá bán vật t Ngợc lại nếu mua vật t với số lợng nhỏ thì phòng vật t sẽ cử ngời đi mua mang về mà không tính vào chi phí vận chuyển.

Xí nghiệp mua vật t về sản xuất mặt hàng thuộc đối tợng chịu thuế GTGT tính theo phơng pháp trực tiếp, do đó trị giá vốn nhập kho của nguyên vật liệu là tổng giá thanh toán ghi trong hoá đơn.

Ví dụ minh hoạ: Xí nghiệp mua giấy Bãi Bằng 56gm của công ty giấy Bãi bằng và nguyên vật liệu mực xanh Nhật của công ty Ka Long Hoá đơn nhận đợc từ bên bán nh sau:

Biểu số 1

Hóa đơn GTGTNgày 10/10/2002 No 083864

Đơn vị bán hàng: Công ty giấy Bãi Bằng

Địa chỉ: Số tài khoản Họ tên ngời mua hàng: Trịnh Huy Hoàng

Đơn vị: Xí nghiệp in Lào Cai

Địa chỉ: Phờng Kim Tân - thị xã Lào Cai Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Chuyển khoản

MS: 5400105198Số

Tổng cộng tiền thanh toán: 60.500.000

Số tiền viết bằng chữ: (Sáu mơi triệu năm trăm nghìn )

Biểu số 2

Hóa đơn GTGT

Ngày 11/11/2002 No 084732Đơn vị bán hàng: Công ty Ka - Long

Địa chỉ: Số tài khoản Họ tên ngời mua hàng: Trịnh Huy Hoàng

Đơn vị: Xí nghiệp in Lào Cai

Địa chỉ: Phờng Kim Tân - thị xã Lào Cai Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: 5400105198

Tổng cộng tiền thanh toán: 5.500.000

Số tiền viết bằng chữ: (Năm triệu năm trăm nghìn )

Căn cứ vào hoá đơn, kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho:

Biểu số 3

phiếu nhập kho

Ngày 12/10/2002 Số 20Nợ TK 152

Có TK 331Đơn vị: Xí nghiệp in Lào Cai

Nguồn nhập: Công ty giấy Bãi Bằng

Nhận của: Trịnh Huy Hoàng theo HĐ số 083864 ngày 10/10/2002Đơn vị tính: kg

Thức

nhậpđơn vịGiá Thành tiền Giá đơn vị Thành viền

01Giấy B i Bằng 56gmã5.000 5.00012.10060.500.00012.10060.500.000(Có thuế GTGT)

Cộng tiền hàng:

(Sáu mơi triệu năm trăm ngàn đồng)

Ngời lập

(Ký, họ tên)(Ký, họ tên)Thủ kho Kế toán trởng(Ký, họ tên) Thủ trởng đơn vị(Ký, họ tên)